Campagnes de formation

Guide des campagnes de formation

À partir de l’onglet Formation de votre console KnowBe4, vous pouvez créer des campagnes de formation, modifier des modèles de notification de formation, préparer des politiques d’acceptation de l’utilisateur et afficher des rapports de formation. Les campagnes de formation vous permettent de sélectionner le contenu que vos utilisateurs pourront voir dans le cadre de leur expérience de l’apprenant.

Si vous préférez voir des tutoriels vidéos, écoutez nos vidéos Configuration d’une campagne de formation et Suivi des campagnes de formation.

Préparer votre campagne de formation

Avant de créer une campagne de formation, nous vous recommandons de procéder aux étapes suivantes :

  1. Personnalisez votre Expérience de l’apprenant (Learner Experience, LX). Pour obtenir plus d’informations, consultez notre Guide de l’Expérience de l’apprenant.
  2. Si vous avez des politiques que vous souhaitez que vos utilisateurs acceptent, ajoutez-les à votre console KnowBe4. Pour plus d’informations, lisez notre article sur Comment créer et gérer des politiques à partir de votre console KnowBe4.
  3. Ajoutez notre contenu de formation à votre bibliothèque ou téléversez votre propre contenu de formation. Pour plus d’informations, lisez notre document ModStore et guide de bibliothèque, ainsi que notre article Téléverser du contenu personnalisé dans votre plateforme KnowBe4.
  4. Revoyez nos notifications de formation ou personnalisez les vôtres. Lisez nos articles Notifications de campagne de formation ou Personnalisation des notifications de formation pour plus d’informations.

Créer une campagne de formation

Pour créer une campagne de formation, connectez-vous à votre console KnowBe4 et cliquez sur l’onglet Formation. Cliquez ensuite sur le bouton + Créer une campagne de formation situé dans le coin supérieur droit de la page. Lorsque vous aurez cliqué sur ce bouton, vous verrez la page Créer une nouvelle campagne de formation.

Nom de la campagne, Contenu et Inscrire des groupes sont les seuls champs nécessaires pour créer une campagne. Cependant, nous vous encourageons à personnaliser les paramètres de la campagne autant que vous le voulez. Lorsque les paramètres de la campagne vous satisfont, cliquez sur le bouton Créer la campagne dans le coin inférieur gauche de la page.

Pour plus d’informations sur un champ donné, cliquez sur le nom du champ dans la liste déroulante ci-dessous.

Remarque : Vous pouvez créer une campagne de formation afin d’attribuer des évaluations à vos utilisateurs. Pour obtenir des instructions spécifiques sur la manière de configurer une campagne de formation afin d’attribuer des évaluations, lisez notre article Comment utiliser les évaluations.
  • Trouvez un nom de campagne descriptif, comme « Formation sur le télétravail » ou « Formation de rattrapage ». Le nom de la campagne peut vous aider à garder en tête l’objectif et la portée de cette campagne.

    Remarque : Les utilisateurs inscrits verront le nom de la campagne dans l’onglet Formation de leur Expérience de l’apprenant (LX) et dans certaines notifications de formation.
  • Réglez l’heure de début de cette campagne. Ce champ est utile si vous voulez créer une campagne qui débute ultérieurement.

    Remarque : Par défaut, les campagnes de formation utiliseront le fuseau horaire configuré dans vos Paramètres du compte. Si vous souhaitez que la campagne soit sur un autre fuseau horaire, vous pouvez sélectionner celui désiré à partir du menu déroulant. Pour plus d’informations sur la configuration du fuseau horaire dans vos paramètres du Compte, lisez notre article Comment modifier les paramètres de votre compte.
  • Déterminez la date à laquelle cette formation doit être terminée. Il existe trois options de date de fin :

    • Date précise : sélectionnez une date et une heure précises pour déterminer la fin de cette campagne. La formation doit être terminée pour cette date, quelle que soit la date d’inscription des utilisateurs pour cette campagne.
    • Durée relative (recommandé) : cette option permet de définir la date d’échéance en fonction de l’inscription d’un utilisateur à cette campagne. Vous pouvez définir cette durée en jours, en semaines ou en mois. Par exemple, si un utilisateur s’inscrit à la campagne le 1er mars et que la durée relative de cette campagne est de trois semaines, l’utilisateur a jusqu’au 21 mars pour terminer sa formation dans le cadre de cette campagne.
    • Pas de date de fin : sélectionnez cette option si vous ne voulez pas que la campagne ait une date de fin. Si vous avez activé Apprentissage facultatif dans vos paramètres du compte, cette campagne de formation sera considérée comme facultative. Le contenu de formation sélectionné sera ajouté à l’onglet Bibliothèque dans l’Expérience de l’apprenant de chaque utilisateur. Voir le Guide d’apprentissage facultatif pour plus d’informations.
    Important : Si vous changez la date de fin d’une campagne après qu’elle ait commencé, les notifications de formation associées à la date de fin de la campagne seront affectées. Par exemple, si vous repoussez la date d’échéance de la campagne après avoir envoyé une notification de Rappel avant la date d’échéance, vos utilisateurs recevront de nouvelles notifications à cet effet.
  • Cochez la case Autoriser l’achèvement des tâches après la date d’échéance pour permettre aux utilisateurs de terminer leurs tâches après la date d’échéance de la campagne. Lorsque cette option est activée, une icône d’horloge s’affiche à côté de la durée de la campagne sur l’onglet Campagnes.

    Remarque : Si vous avez activé le paramètre Autoriser l’achèvement des tâches après la date d’échéance et que votre campagne est terminée, vos utilisateurs pourront toujours compléter leur formation par la suite. Si votre campagne est terminée et que vous activez ce paramètre, vous pourrez tout de même envoyer des notifications Passé la date d’échéance, si vous le désirez. Cependant, si vous avez activé le paramètre Autoriser l’achèvement des tâches après la date d’échéance et que vous campagne est fermée, vos utilisateurs ne pourront plus compléter leur formation après la date d’échéance. Si la campagne est fermée, les utilisateurs ne recevront pas de notifications Passé la date d’échéance. Pour plus d’informations sur les différents statuts de campagne, consultez la section Gérer et modifier les campagnes de formation ci-dessous.

    Pour plus d’informations concernant ce paramètre, lisez l’article Comment modifier les échéances des formations.

  • Utilisez le menu déroulant Contenu afin d’ajouter du contenu à votre campagne. Vous pouvez aussi sélectionner des politiques, de même que du contenu de formation qui ont été ajoutés à votre bibliothèque.

    Conseil : Si vous souhaitez ajouter du contenu à votre bibliothèque, vous pouvez cliquer sur le lien Visiter le ModStore. Ce lien ouvre le sous-onglet ModStore dans un nouvel onglet de votre navigateur, à partir duquel vous pouvez ajouter du contenu à votre bibliothèque. Après avoir ajouté du contenu, retournez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton pour rafraîchir le contenu disponible.

    Au sein du menu déroulant, vous pouvez trier le contenu par titre, durée et date de publication. Vous pouvez également saisir un mot-clé dans le champ Recherche pour filtrer le contenu.

    Par défaut, le contenu de formation placé hors service ne sera pas affiché dans le menu déroulant. Pour voir le contenu retiré, cochez la case Inclure le contenu retiré du menu déroulant.

    Dès que vous avez sélectionné votre contenu, cliquez hors du menu déroulant pour afficher votre liste de contenu. Si vous voulez modifier l’ordre du contenu, cliquez sur les titres de contenu et glissez-les dans l’ordre que vous voulez que les utilisateurs voient leurs formations.

    Remarque : Dès que la campagne commence, vous ne pouvez plus ajouter ou retirer du contenu à la campagne. Incluez toute la formation et toutes les politiques nécessaires avant de commencer votre campagne. Si, malgré tout, vous oubliez du contenu, vous pouvez attribuer le contenu en utilisant une autre campagne de formation.
  • Si vous cochez la case Activer le sondage sur le contenu, les utilisateurs seront invités à remplir un sondage après l’achèvement de chaque tâche de formation. Activer les sondages permet aux utilisateurs de vous faire part de leurs commentaires quant à votre plan de formation. Si vous cochez la case Permettre aux utilisateurs de laisser des commentaires, ils pourront le faire dans les sondages auxquels ils répondront. Lisez l’article Comment utiliser des sondages pour plus d’informations.  

  • Cochez la case Autoriser les utilisateurs à laisser des commentaires pour permettre aux utilisateurs d’ajouter un commentaire texte dans leur réponse au sondage. Laissez cette fonctionnalité désactivée si vous ne souhaitez pas de commentaires texte.

  • Cochez la case Suivre les notes pour enregistrer les notes d’utilisateur individuel pour tout contenu admissible dans cette campagne. Pour voir ces notes, rendez-vous au sous-onglet Utilisateurs de votre campagne de formation ou au sous-onglet Chronologie des utilisateurs d’un profil d’utilisateur.

  • Sélectionnez l’option Anonymiser les résultats d’évaluation pour masquer les résultats d’évaluation des utilisateurs dans le sous-onglet Utilisateurs de la page d’aperçu de la campagne de formation. Vous ne verrez cette option que si vous sélectionnez une évaluation dans le menu déroulant Contenu.

  • Utilisez l’option Inclure des utilisateurs afin d’ajouter des utilisateurs à cette campagne. Pour inclure tous vos utilisateurs, cliquez sur Tous les utilisateurs. Pour n’inclure que des utilisateurs précis, cliquez sur Utilisateurs spécifiques et sélectionnez les groupes d’utilisateurs souhaités dans le menu déroulant qui s’affiche.

    Conseil : Pour créer un groupe de façon à inclure des utilisateurs en particulier, cliquez sur le lien Afficher tous les groupes. Ce lien ouvre le sous-onglet Utilisateurs dans un nouvel onglet de votre navigateur, à partir duquel vous pouvez créer un nouveau groupe. Après avoir créé un groupe, retournez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton pour rafraîchir les groupes disponibles.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier CSV à partir duquel inscrire un groupe d’utilisateurs. Cette option vous permet d’inscrire plusieurs utilisateurs à la fois à partir d’un fichier CSV. Elle n’est disponible que si vous sélectionnez Utilisateurs spécifiques.

    Important : Vous ne pouvez joindre qu’un seul fichier CSV à la fois. Lorsque vous supprimez et remplacez votre fichier CSV, seuls les utilisateurs dans le nouveau fichier sont inclus au lancement de la campagne. Lorsque vous supprimez et remplacez votre fichier CSV en cours de campagne, cela ajoute les nouveaux utilisateurs, mais ne supprime pas les utilisateurs existants.
  • Cochez la case Activer l’inscription automatique des nouveaux utilisateurs pour inscrire automatiquement les utilisateurs à cette campagne lorsqu’ils sont ajoutés à un groupe inscrit à cette campagne.

    Si vous choisissez d’inscrire tous les utilisateurs, alors tout utilisateur qui sera ajouté à la console après le début de la campagne sera automatiquement inscrit à cette campagne.

  • Le paramètre Activer la réinitialisation de la progression pour la formation de rattrapage ne devrait être utilisé que pour les campagnes de formation de rattrapage. Ce paramètre réinitialise la progression de formation originale de l’utilisateur qui se réinscrit dans cette campagne. Lisez l’article Utiliser les groupes pour de la formation de rattrapage.

  • Vous avez l’option d’ajouter des utilisateurs qui ont terminé cette campagne de formation à un groupe spécifique. Pour ajouter ces utilisateurs à un groupe, sélectionnez le groupe désiré dans le menu déroulant Ajouter des utilisateurs ayant terminé leur formation à.

    Conseil : Si vous souhaitez créer un groupe, vous pouvez cliquer sur le lien Visiter tous les groupes situé au-dessus du menu déroulant Inscrire des groupes. Ce lien ouvre le sous-onglet Utilisateurs dans un nouvel onglet de votre navigateur, à partir duquel vous pouvez créer un nouveau groupe. Après avoir créé un groupe, retournez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton pour rafraîchir les groupes disponibles.

    Vous pouvez utiliser ce paramètre pour vous assurer que vos utilisateurs reçoivent les courriels d’hameçonnage simulé dès qu’ils ont terminé leur formation, afin de consolider les connaissances acquises. Par exemple, vous pouvez créer une campagne d’hameçonnage permanente dédiée à un groupe d’utilisateurs formés. Vous pouvez ensuite utiliser ce paramètre dans vos campagnes de formation pour ajouter des utilisateurs ayant terminé la formation au groupe d’utilisateurs formés dès la complétion des tâches de formation qui leur ont été assignées.

  • Vous avez la possibilité de retirer des utilisateurs qui ont terminé cette formation d’un groupe spécifique. Pour retirer ces utilisateurs, sélectionnez le groupe souhaité à partir du menu déroulant Retirer les utilisateurs ayant terminé leur formation de.

    Vous pouvez utiliser ce paramètre en soutien aux campagnes de formation de rattrapage, ainsi que pour assigner des formations de manière échelonnée ou progressive. Pour plus d’informations sur l’utilisation efficace des groupes dans le cadre des campagnes de formation, lisez la section Groupes et campagnes de formation de l’article Utilisateurs et groupes.

  • Dans la section Notifications, vous avez la possibilité de définir des notifications automatiques qui seront envoyées aux utilisateurs, gestionnaires et administrateurs de votre compte. Il n’y a aucune limite quant au nombre de notifications que vous pouvez configurer. Pour configurer des notifications pour une campagne, cliquez sur le bouton +Ajouter une notification. Voir l’aperçu des options de notifications ci-dessous. Pour obtenir plus d’informations sur cette section, voir l’article Notifications pour les campagnes de formation.

    1. Type de notification : À partir de ce menu déroulant, sélectionnez le moment où sera envoyée la notification. Faites votre choix parmi les options suivantes : Bienvenue, Rappel après l’inscription, Rappel avant la date d’échéance, Achèvement de la campagne ou Passé la date d’échéance.
    2. Sélectionner les destinataires et les modèles Cochez la case appropriée afin d’envoyer des notifications aux destinataires désirés. Faites votre choix parmi les options suivantes : Utilisateur, Gestionnaire, Administrateur ou une combinaison des trois options.
    3. Sélectionner un modèle : À partir du menu déroulant, sélectionnez quel modèle de notification vous voulez envoyer au type de destinataire. Pour prévisualiser le modèle sélectionné, cliquez sur l’icône de l’œil à la droite du champ.
      Remarque : Si vous avez autorisé les connexions sans mot de passe dans vos Paramètres du Compte, assurez-vous de sélectionner les notifications de formation portant l’étiquette « Sans mot de passe ».
    4. Gérer les modèles de notification de formation : Cliquez sur ce lien pour voir les modèles de notification disponibles dans une nouvelle fenêtre. Nous fournissons plusieurs modèles de courriels système que vous pouvez choisir. Vous pouvez cliquer sur cette option pour personnaliser nos notifications ou créer les vôtres.

      Lorsque vous êtes satisfait de vos choix de notifications, cliquez sur le bouton Enregistrer. Pour ajouter une autre notification, cliquez encore sur le bouton +Ajouter une notification.

Gérer et modifier des campagnes de formation

Une fois que vous avez créé des campagnes de formation, vous pouvez gérer ou modifier la campagne à tout moment. Pour gérer et modifier vos campagnes de formation, accédez à Formation > Campagnes.

Pour en savoir plus sur les options disponibles dans cette section, consultez ce qui suit :

  1. Actives, Inactives, ou Toutes : Utilisez ces boutons pour filtrer les types de campagnes que vous souhaitez voir. Pour plus d’informations au sujet des filtres, consultez la liste ci-dessous.
    • Actives : Utilisez ce filtre pour afficher uniquement les campagnes dont le statut est Créée ou En cours.
    • Inactives : Utilisez ce filtre pour afficher uniquement les campagnes dont le statut est Terminée ou Fermée.
    • Toutes : Utilisez ce filtre pour afficher toutes les campagnes.
  2. Campagnes de formation : Ce tableau affiche les campagnes de formation par nom. Pour chaque campagne, vous pouvez voir quels groupes sont inscrits, quel contenu est inclus et le pourcentage d’utilisateurs qui ont terminé la formation.
  3. Statut de la campagne : Au-dessus du nom de la campagne, vous pouvez voir une bannière indiquant l’état de la campagne. Par exemple, le statut de la campagne dans la capture d’écran ci-dessus indique En cours. Pour plus d’informations au sujet des différents états d’une campagne, consultez la liste ci-dessous.
    • Inscription : La campagne est en cours de création et les utilisateurs sont en cours d’inscription.
    • Créée : La campagne n’a pas encore commencé.
    • En cours : La campagne est active et en cours puisque sa date de fin n’est pas atteinte ou parce que la campagne est d’une durée relative. Lorsqu’une campagne est dans cet état, vous pouvez continuer à inscrire des utilisateurs supplémentaires.
      Remarque : L’état des campagnes qui sont d’une durée relative indique toujours En cours, même si le pourcentage d’achèvement est de 100 %. Ces campagnes sont actives afin que vous puissiez y ajouter des utilisateurs à une date ultérieure.
    • Terminée : La campagne est inactive parce que la date de fin de la campagne est dépassée.
      Remarque : Si la case Autoriser l’achèvement des tâches après la date d’échéance est cochée et que le statut de la campagne est Terminée, les utilisateurs inscrits pourront quand même terminer leur formation et recevoir les notifications de formation de la campagne.
    • Fermée : La campagne est inactive parce qu’un administrateur a fermé la campagne manuellement. Les utilisateurs ne recevront plus de notifications de formation pour cette campagne.
  4. Nom : Cliquez sur le nom d’une campagne pour en afficher les détails. Pour obtenir plus d’informations, voir la section Aperçu d’une campagne individuelle ci-dessous.
  5. Durée totale : Cette colonne indique la durée combinée de tous les modules inclus dans la campagne.
  6. Actions : Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne de droite pour afficher les actions disponibles pour une campagne. Ces actions comprennent :
    • Modifier : Cliquez sur Modifier pour ouvrir l’écran Modifier la campagne de formation, qui ressemble à l’écran Créer une nouvelle campagne de formation. Modifiez les options au besoin, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour la campagne au bas inférieur gauche de la page pour enregistrer vos modifications. Les options grisées ne peuvent être modifiées.
      Remarque : Si vous modifiez ou ajoutez des notifications automatisées, elles ne seront pas envoyées de façon rétroactive. Par exemple, si vous ajoutez une notification de bienvenue, les utilisateurs qui sont déjà inscrits à la formation ne la recevront pas. Nous vous recommandons d’envoyer des notifications de formation manuelle pour envoyer de nouvelles notifications pour une campagne en cours.
    • Cloner : Cliquez sur Cloner pour créer une copie d’une campagne existante. La nouvelle campagne possédera les mêmes paramètres et le même contenu que celle d’origine, mais elle aura une nouvelle heure de départ et le mot « Clone » sera attenant au nom de la campagne. Lorsque vous aurez cliqué sur Cloner, vous serez redirigé vers l’écran Cloner la campagne de formation, où vous pourrez modifier le nom de la campagne et d’autres paramètres avant d’enregistrer la campagne clonée.
    • Fermer : Cliquez sur Fermer pour mettre fin à une campagne et enregistrer les données d’achèvement des utilisateurs.
      Remarque : Une campagne fermée n’est pas la même chose qu’une campagne terminée. Pour en savoir plus sur la différence entre une campagne fermée et une campagne terminée, consultez le point C ci-dessus.
    • Supprimer : Cliquez sur Supprimer pour supprimer de façon permanente une campagne de formation et toutes les données qui y sont associées. Ceci comprend les données d’achèvement de tous les utilisateurs inscrits.
      Important : Soyez prudent lorsque vous cliquez sur Supprimer une campagne de formation. Cette action supprimera la campagne de manière permanente, ainsi que toutes les données qui lui sont associées.
    • Inscrire des utilisateurs : Cliquez sur Inclure des utilisateurs afin d’inscrire d’autres utilisateurs à cette campagne. Pour plus d’informations, lisez notre article Puis-je inscrire des utilisateurs dans une campagne de formation toujours en cours?
      Remarque : Cette option ne s’affiche que pour les campagnes de formation actives en cours.

    Aperçu d’une campagne individuelle

    À partir de l’onglet Campagnes, cliquez sur le nom d’une campagne pour afficher le sous-onglet Aperçu de la campagne. Pour en apprendre plus sur l’aperçu d’une campagne individuelle, écoutez notre vidéo Suivi des campagnes de formation ou consultez les informations ci-dessous.

    1. Le sous-onglet Utilisateurs donne plus de détails sur chaque utilisateur et sa progression pendant la campagne de formation. Vous pouvez aussi ajuster manuellement la progression d’un utilisateur, envoyer des notifications manuelles et télécharger des certificats d’achèvement. Pour obtenir plus d’informations, lisez l’article Progression de la formation de l’utilisateur.
    2. L’onglet secondaire Résultats des sondages ne sera visible que si vous avez activé les sondages sur le contenu pour la campagne de formation. Cet onglet affiche les résultats de ces sondages. Lisez l’article Comment utiliser des sondages pour plus d’informations.
    3. Dans la section Contenu de la campagne, vous pouvez voir une liste de tout le contenu inclus dans la campagne ainsi que le pourcentage d’achèvement pour chacun.
    4. Semblable au sous-onglet Utilisateurs, le bouton Progression de l’utilisateur vous mène à une page comprenant des détails d’utilisateurs spécifiques pour cette tâche de formation. Pour obtenir plus d’informations, lisez l’article Progression de la formation de l’utilisateur.
    5. Le bouton Résultats de l’évaluation ne s’affiche que si vous avez attribué une Évaluation des compétences en matière de sensibilisation à la sécurité (SAPA) ou un Sondage sur la culture de sécurité (SCS) a vos utilisateurs. Cliquez sur ce bouton pour afficher les résultats de l’évaluation. Lisez l’article Comment utiliser les évaluations pour plus d’informations.
    6. Cliquez sur le bouton Notifier les utilisateurs pour envoyer des notifications de formation manuelles aux utilisateurs, aux gestionnaires ou aux administrateurs de comptes.
    7. La section Résumé de la campagne comprend un graphique qui montre quels utilisateurs ont terminé tout le contenu de la campagne. Cette section affiche aussi l’état, la date de début, la durée relative, le nombre d’utilisateurs, l’option d’inscription automatique et les notifications planifiées de la campagne.

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