Campañas de capacitación

Guía de campañas de capacitación

En la pestaña Capacitación de su consola de KnowBe4, puede crear campañas de capacitación, editar plantillas de notificaciones de capacitación, redactar políticas de reconocimiento del usuario y ver reportes de capacitación. Las campañas de capacitación le permiten seleccionar el contenido que sus usuarios verán en la Experiencia de aprendizaje.

Si prefiere los tutoriales en video, consulte nuestros videos Cómo crear una campaña de capacitación y Cómo supervisar las campañas de capacitación

Cómo prepararse para su campaña de capacitación

Antes de crear una campaña de capacitación, le recomendamos que siga los pasos a continuación:

  1. Personalice su Experiencia de aprendizaje (LX). Para obtener más información, consulte nuestra Guía de experiencia de aprendizaje.
  2. Si tiene políticas que quiere que sus usuarios acepten, agréguelas a la consola de KnowBe4. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo crear y administrar políticas en su consola de KnowBe4.
  3. Agregue nuestro contenido de capacitación a su biblioteca o cargue su propio contenido de capacitación. Para obtener más información, consulte nuestra Guía de la biblioteca y ModStore y nuestro artículo Cómo cargar contenido personalizado a su plataforma de KnowBe4.
  4. Revise nuestras notificaciones de capacitación o personalice sus propias notificaciones de capacitación. Para obtener más información, consulte nuestros artículos Notificaciones de la campaña de capacitación o Cómo personalizar las notificaciones de capacitación .

Cómo crear una campaña de capacitación

Para crear una campaña de capacitación, inicie sesión en su consola de KnowBe4 y haga clic en la pestaña Capacitación. Luego, haga clic en el botón + Crear campaña de capacitación que se encuentra en la esquina superior derecha de la página. Cuando haya hecho clic en este botón, verá la página Crear nueva campaña de capacitación.

Nombre de la campaña, Contenido e Inscribir grupos son los únicos campos obligatorios para crear una campaña. Sin embargo, le recomendamos que personalice la configuración de la campaña tanto como quiera. Cuando esté satisfecho con la configuración de la campaña, haga clic en el botón Crear campaña en la esquina inferior izquierda de la página.

Para obtener información sobre un campo específico, haga clic en el nombre del campo en la lista desplegable a continuación.

Nota: Puede crear una campaña de capacitación para asignarles evaluaciones a sus usuarios. Para obtener instrucciones específicas sobre cómo configurar una campaña de capacitación para asignar evaluaciones, consulte nuestro artículo Cómo usar las evaluaciones.
  • Póngale un nombre descriptivo a su campaña, como “Capacitación para trabajar desde casa” o “Capacitación sobre medidas correctivas”. El nombre de la campaña puede ayudarle a recordar el propósito o el alcance de su campaña.

    Nota: Los usuarios inscritos verán el nombre de la campaña en la pestaña Capacitación de su Experiencia de aprendizaje (LX) y en algunas notificaciones de capacitación.
  • Establezca la hora a la que debe comenzar esta campaña. Este campo es útil si desea crear una campaña que comience en una fecha posterior.

    Nota: De manera predeterminada, las campañas de capacitación usarán la zona horaria que está establecida en Configuración de la cuenta. Si quiere que la campaña use una zona horaria diferente, puede seleccionar la zona horaria que prefiera del menú desplegable. Para obtener más información sobre el establecimiento de una zona horaria en su configuración de la cuenta, consulte nuestro artículo Cómo editar la configuración de la cuenta.
  • Seleccione la fecha en la que debe completarse esta capacitación. Existen tres opciones de fecha de finalización:

    • Fecha específica: Seleccione una fecha y una hora específicas para la finalización de esta campaña. La capacitación debe completarse antes de esta fecha, independientemente del momento en el que los usuarios se inscriban en la campaña.
    • Duración relativa (recomendada): Con esta opción, puede establecer la fecha límite en función del momento en el que los usuarios se inscriban en la campaña. Puede establecer esta duración en días, semanas o meses. Por ejemplo, si un usuario se inscribe en la campaña el 1 de marzo y la duración relativa se establece en tres semanas, el usuario tendrá hasta el 21 de marzo para completar la capacitación en esta campaña.
    • Sin fecha de finalización: Seleccione esta opción si quisiera que la campaña no tuviera una fecha de finalización. Si ha habilitado el Aprendizaje opcional en la configuración de su cuenta, esta campaña de capacitación se considerará opcional. El contenido de capacitación seleccionado se agregará a la pestaña Biblioteca en la Experiencia de aprendizaje (LX) de cada usuario. Consulte nuestra Guía de aprendizaje opcional para obtener más información.
    Importante: Si cambia la fecha de finalización de una campaña después de su comienzo, esto afectará las notificaciones de capacitación basadas en la fecha de finalización de la campaña. Por ejemplo, si extiende la fecha límite de la campaña después de enviar una notificación de Recordar antes de la fecha límite, sus usuarios recibirán notificaciones adicionales.
  • Seleccione la casilla Permitir que las asignaciones se completen después de la fecha límite para permitir que los usuarios completen sus asignaciones después de la fecha de finalización de la campaña. Cuando esta opción esté habilitada, se mostrará un ícono de reloj junto a la duración de la campaña en la pestaña Campañas.

    Nota: Si habilitó la configuración Permitir que se completen tareas después de la fecha límite y su campaña está completada, sus usuarios aún podrán completar la capacitación después de la fecha de finalización de la campaña. Si su campaña está completada y habilita esta configuración, también podrá seguir enviándoles a sus usuarios Notificaciones vencidas, si así lo desea. No obstante, si habilitó la configuración Permitir que se completen tareas después de la fecha límite y su campaña está cerrada, sus usuarios no podrán completar la capacitación después de la fecha de finalización de la campaña. Si la campaña ha sido cerrada, sus usuarios no recibirán ninguna notificación vencida. Para obtener más información sobre y los diferentes estados de la campaña, consulte la sección Cómo administrar y editar campañas de capacitación a continuación.

    Para obtener más información sobre esta configuración, consulte nuestro artículo Cómo modificar las fechas límite de la capacitación.

  • Utilice el menú desplegable Contenido para agregar contenido a su campaña. Puede seleccionar políticas que haya agregado, así como contenido de capacitación que se haya agregado a su biblioteca.

    Consejo: Si desea agregar contenido a su biblioteca, puede hacer clic en el enlace Visitar ModStore. Este enlace abre la subpestaña ModStore en una pestaña nueva del navegador, donde podrá agregar contenido a su biblioteca. Después de agregar contenido, regrese a la página Crear nueva campaña de capacitación y haga clic en el botón de actualización para actualizar el contenido disponible.

    Dentro del menú desplegable, puede clasificar el contenido por título, duración y fecha de publicación. También puede escribir una palabra en el campo Buscar para filtrar el contenido.

    De manera predeterminada, no se incluirá en el menú desplegable el contenido de capacitación retirado. Para ver el contenido retirado, seleccione la casilla Incluir contenido retirado en el menú desplegable.

    Una vez que haya seleccionado el contenido, haga clic fuera del menú desplegable para ver la lista de contenidos. Si desea cambiar el orden del contenido, haga clic en los títulos de contenido y arrástrelos para ubicarlos en el orden en el que quiere que los usuarios vean su lista de capacitación.

    Nota: Cuando comience una campaña, no podrá agregar ni eliminar contenido de ella. Incluya toda la capacitación y las políticas necesarias antes de comenzar la campaña. Si se olvida de incluir contenido, puede asignar el contenido en otra campaña de capacitación.
  • Si selecciona la casilla Habilitar encuesta de contenido, se les indicará a los usuarios que realicen una encuesta después de cada tarea de capacitación que completen. Habilitar encuestas permite que los usuarios le brinden comentarios sobre su plan de capacitación. Si selecciona la casilla Permitir que los usuarios hagan comentarios, los usuarios podrán hacer comentarios en la encuesta. Consulte nuestro artículo Cómo usar las encuestas para obtener más información.  

  • Seleccione la casilla Permitir que los usuarios hagan comentarios para permitir que los usuarios agreguen un comentario de texto adicional a su respuesta de la encuesta. Si no desea tener comentarios de texto, deje esta función deshabilitada.

  • Seleccione la casilla Seguimiento de los puntajes para guardar los puntajes del usuario individual para todo el contenido elegible de esta campaña. Para ver estos puntajes, vaya a la subpestaña Usuarios de su campaña de capacitación o a la subpestaña Línea temporal del usuario del perfil de un usuario.

  • Seleccione Anonimizar los puntajes de evaluación para ocultar los puntajes de evaluación del usuario en la subpestaña Usuarios de la página Descripción general de la campaña de capacitación. Solo verá esta opción si selecciona una evaluación en el menú desplegable Contenido.

  • Utilice la opción Inscribir usuarios para inscribir usuarios en esta campaña. Para inscribir a todos los usuarios, haga clic en Todos los usuarios. Para inscribir a usuarios específicos, haga clic en Usuarios específicos y seleccione cualquier grupo de usuarios en el menú desplegable que aparece.

    Consejo: Si desea crear un grupo para inscribir a usuarios específicos, puede hacer clic en el enlace Ver todos los grupos. Este enlace abre la subpestaña Usuarios en una pestaña nueva del navegador, donde podrá crear un grupo nuevo. Después de crear un grupo, regrese a la página Crear nueva campaña de capacitación y haga clic en el botón de actualización para actualizar los grupos disponibles.
  • Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un archivo CSV con el que inscribir a los usuarios de forma masiva. Esta opción le permite inscribir a varios usuarios con un archivo CSV y solo está disponible si ha seleccionado Usuarios específicos.

    Importante: Solo puede adjuntar un archivo CSV a la vez. Si elimina y reemplaza el archivo CSV existente, solo se inscribirán los usuarios del nuevo archivo CSV cuando comience la campaña. Si elimina y reemplaza el archivo CSV existente durante una campaña activa, se agregarán nuevos usuarios y no se eliminarán los existentes.
  • Seleccione la casilla Habilitar la inscripción automática de nuevos usuarios para inscribir automáticamente a usuarios en esta campaña cuando se agreguen a un grupo que esté inscrito en esta campaña.

    Si elige inscribir a todos los usuarios, todos los usuarios que se agreguen a la consola después de que comience la campaña se inscribirán de manera automática en esta campaña.

  • La configuración Habilitar el reinicio del progreso para capacitaciones sobre medidas correctivas solo debe usarse para las campañas de capacitación sobre medidas correctivas. Esta configuración reinicia el progreso original de la capacitación de un usuario si vuelve a inscribirse en esta campaña. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo usar los grupos para la capacitación sobre medidas correctivas.

  • Tiene la opción de agregar usuarios que completen esta campaña de capacitación a un grupo específico. Para agregar a estos usuarios a un grupo, seleccione el grupo que prefiera del menú desplegable Agregar usuarios completados a.

    Consejo: Si desea crear un grupo, puede hacer clic en el enlace Visitar todos los grupos que se encuentra arriba del menú desplegable Inscribir grupos. Este enlace abre la subpestaña Usuarios en una pestaña nueva del navegador, donde podrá crear un grupo nuevo. Después de crear un grupo, regrese a la página Crear nueva campaña de capacitación y haga clic en el botón de actualización para actualizar los grupos disponibles.

    Puede utilizar esta configuración para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de phishing simulado en cuanto completen la capacitación para reforzar las habilidades que aprendieron como parte de la capacitación. Por ejemplo, puede crear una campaña de phishing continua dirigida a un grupo de Usuarios capacitados. Luego, en sus campañas de capacitación, puede utilizar esta configuración para añadir los usuarios completados al grupo Usuarios capacitados una vez que completen su capacitación asignada.

  • Tiene la opción de eliminar usuarios que completen esta capacitación de un grupo específico. Para eliminar a estos usuarios, seleccione el grupo que prefiera del menú desplegable Eliminar usuarios completados de.

    Puede utilizar esta configuración para ayudar con las campañas de capacitación sobre medidas correctivas y para asignar capacitación de forma escalonada u ordenada. Para obtener más información sobre cómo usar de manera eficaz los grupos con las campañas de capacitación, lea la sección Grupos y campañas de capacitación del artículo Usuarios y grupos.

  • En la sección Notificaciones, tiene la opción de configurar las notificaciones automáticas que les enviará a los usuarios, gerentes y administradores de su cuenta. No existe un límite en la cantidad de notificaciones que puede configurar. Para configurar las notificaciones para una campaña, haga clic en el botón +Agregar notificación. A continuación, podrá ver una descripción general de las opciones de notificación. Para obtener más información sobre esta sección, consulte nuestro artículo Notificaciones de campañas de capacitación.

    1. Tipo de notificación: Desde este menú desplegable, seleccione el período en el que se enviará la notificación. Seleccione una de las siguientes opciones: Bienvenida, Recordar después de la inscripción, Recordar antes de la fecha límite, Finalización de la campaña y Vencida.
    2. Seleccionar destinatarios y plantillas: Seleccione la casilla de verificación apropiada para enviar notificaciones a los destinatarios que prefiera. Seleccione una de las siguientes opciones: Usuario, Gerente y Administrador, o una combinación de las tres opciones.
    3. Seleccionar plantilla: Desde el menú desplegable, seleccione qué plantilla de notificación quiere enviar al tipo de destinatario. Para obtener una vista previa de la plantilla seleccionada, haga clic en el ícono del ojo a la derecha del campo.
      Nota: Si tiene habilitados los inicios de sesión sin contraseña en su Configuración de la cuenta, asegúrese de seleccionar las notificaciones de capacitación etiquetadas como “Sin contraseña”.
    4. Administrar plantillas de notificación sobre capacitaciones: Haga clic en este enlace para ver las plantillas de notificación disponibles en una ventana nueva. Ofrecemos varias plantillas de correo electrónico del sistema que puede elegir. Puede hacer clic en esta opción para personalizar nuestras notificaciones o crear sus notificaciones propias.

      Cuando esté satisfecho con sus selecciones de notificación, haga clic en el botón Guardar. Para agregar otra notificación, vuelva a hacer clic en el botón +Agregar notificación.

Cómo administrar y editar campañas de capacitación

Una vez que haya creado campañas de capacitación, puede administrar o editar la campaña en cualquier momento. Para administrar y editar sus campañas de capacitación, navegue hacia Capacitación > Campañas.

Para obtener más información sobre las opciones de esta sección, consulte a continuación:

  1. Activas, Inactivas y Todas: Use estos botones para filtrar el tipo de campañas que le gustaría ver. Para obtener más información sobre los filtros, consulte la lista a continuación:
    • Activa: use este filtro para ver solo las campañas con estado Creada y En curso.
    • Inactivo: use este filtro para ver solo las campañas con estado Completada y Cerrada.
    • Todas: use este filtro para ver todas las campañas.
  2. Campañas de capacitación: Esta tabla enumera las campañas de capacitación por nombre. En cada campaña, podrá ver qué grupos están inscritos, qué contenido se incluye y el porcentaje de usuarios que han completado la capacitación.
  3. Estado de la campaña: Por encima del nombre de la campaña, puede ver un banner que muestra el estado de la campaña. por ejemplo, la campaña que se muestra en la captura de pantalla anterior muestra el estado En curso. Para obtener más información sobre los estados de la campaña, consulte la lista siguiente:
    • Inscribiendo: se está creando la campaña y se está inscribiendo a los usuarios.
    • Creada: La campaña todavía no comenzó.
    • En curso: La campaña está activa y en curso debido a que no llegó a su fecha de finalización o porque tiene una duración relativa. Mientras una campaña tenga este estado, puede seguir inscribiendo a más usuarios.
      Nota: Las campañas que tengan una duración relativa tendrán siempre el estado En curso, incluso si el porcentaje de finalización es del 100 %. Estas campañas están activas, de modo que puede inscribir a usuarios en la campaña más adelante.
    • Completada: La campaña está inactiva debido a que llegó a su fecha de finalización.
      Nota: Si la casilla de verificación Permitir que se completen tareas después de la fecha límite de la campaña está seleccionada y la campaña tiene el estado Completada, los usuarios inscritos igualmente podrán completar su capacitación y recibir notificaciones de capacitación para la campaña.
    • Cerrada: La campaña está inactiva debido a que un administrador la cerró de forma manual. Los usuarios ya no recibirán notificaciones de capacitación para esta campaña.
  4. Name: Haga clic en el nombre de una campaña para ver los detalles. Para obtener más información, consulte la sección Descripción general de la campaña individual a continuación.
  5. Duración total: esta columna detalla el tiempo combinado de todos los módulos de esta campaña.
  6. Acciones: Haga clic en la flecha desplegable en la columna del extremo derecho para ver las acciones disponibles para una campaña. Estas acciones incluyen las siguientes:
    • Editar: haga clic en Editar para abrir la pantalla Editar campaña de capacitación, que es similar a la pantalla Crear campaña de capacitación nueva. Edite las opciones según sea necesario y luego haga clic en el botón Actualizar campaña en la esquina inferior izquierda de la página para guardar sus cambios. Las opciones en gris no se pueden cambiar.
      Nota: Si edita o agrega notificaciones automatizadas, estas no se enviarán de manera retroactiva. Por ejemplo, si agrega una notificación de bienvenida, los usuarios que ya se hayan inscrito en esta capacitación no recibirán la notificación nueva. Le recomendamos que envíe notificaciones de capacitación manuales para una campaña en curso.
    • Clonar: Haga clic en Clonar para crear una copia de una campaña existente. La nueva campaña tendrá la misma configuración y el mismo contenido que la original, pero con una hora de inicio nueva y la palabra “clon” agregada a su nombre. Cuando haga clic en Clonar, se lo redirigirá a la pantalla Editar campaña de capacitación, en la que podrá cambiar el nombre de la campaña y otras configuraciones antes de guardar la campaña clonada.
    • Cerrar: Haga clic en Cerrar para finalizar una campaña y guardar los datos de finalización del usuario.
      Nota: Una campaña cerrada es diferente a una campaña completada. Para obtener más información sobre la diferencia entre el estado de campaña cerrada y el estado de campaña completada, consulte la letra C anterior.
    • Eliminar: Haga clic en Eliminar para eliminar de manera permanente una campaña de capacitación y todos los datos asociados. Esto incluye los datos de finalización de todos los usuarios inscritos.
      Importante: Tenga cuidado al hacer clic en Eliminar en una campaña de capacitación. Esta acción eliminará permanentemente la campaña y todos los datos asociados.
    • Inscribir usuarios: Haga clic en Inscribir usuarios para inscribir de manera individual a usuarios adicionales en esta campaña. Para obtener más información, consulte el artículo ¿Puedo inscribir usuarios en una campaña de capacitación que está en curso?.
      Nota: Esta opción solo se mostrará para las campañas de capacitación activas que estén En curso.

    Descripción general de la campaña individual

    En la pestaña Campañas, haga clic en el nombre de una campaña para ver la subpestaña Descripción general de la campaña. Para obtener más información sobre la descripción general de la campaña individual, consulte nuestro video Monitoreo de las campañas de capacitación o revise la información a continuación.

    1. La subpestaña Usuarios ofrece información más detallada sobre cada usuario y su progreso durante la campaña de capacitación. También puede hacer modificaciones manuales al progreso de un usuario, enviar notificaciones manuales y descargar certificados de finalización. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Progreso de capacitación del usuario.
    2. La subpestaña Resultados de la encuesta solo se mostrará si habilitó las encuestas de contenido para la campaña de capacitación. En esta pestaña, se incluyen los resultados de estas encuestas. Consulte nuestro artículo Cómo usar las encuestas para obtener más información.
    3. En la sección Contenido de la campaña, podrá ver una lista de todo el contenido incluido en la campaña junto con el porcentaje de finalización de todo el contenido.
    4. Similar a la subpestaña Usuarios, el botón Progreso del usuario lo lleva a una página que contiene detalles específicos del usuario para esa tarea de la capacitación. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Progreso de capacitación del usuario.
    5. El botón Resultados de la evaluación solo se mostrará si les asignó a sus usuarios una Evaluación de la competencia en concientización sobre seguridad (SAPA) o una Encuesta de cultura de la seguridad (Security Culture Survey, SCS). Haga clic en este botón para ver los resultados de la evaluación. Consulte nuestro artículo Cómo usar las evaluaciones para obtener más información.
    6. Haga clic en el botón Notificar a los usuarios para enviar notificaciones de capacitación manuales a los usuarios, los gerentes o los administradores de la cuenta.
    7. La sección Resumen de la campaña incluye un gráfico que muestra cuáles son los usuarios que han completado todo el contenido de la campaña. Esta sección también incluye el estado, la fecha de comienzo, la duración relativa, la cantidad de usuarios, la opción de inscripción automática y las notificaciones programadas para la campaña.

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