Guide des modèles de notification sur les formations

Les notifications de formation sont les e-mails que vos utilisateurs, responsables et administrateurs reçoivent tout au long d’une campagne de formation. Elles accueillent les utilisateurs lorsqu’ils sont inscrits, leur rappellent les formations à venir ou expirées, et confirment l’achèvement d’une formation. Vous pouvez utiliser les notifications intégrées de KnowBe4 telles quelles, les personnaliser pour les adapter à votre organisation ou créer les vôtres.

Pour gérer vos modèles de notifications de formation, accédez à Formation > Modèles de notification.

Cette page comporte deux sous-onglets :

• Mes modèles : modèles que vous créez ou enregistrez, regroupés par catégories que vous gérez.
• Modèles système : modèles de notification intégrés de KnowBe4, regroupés dans des catégories préchargées telles que Notification de bienvenue, Notification d’expiration et Notification d’achèvement.

Depuis l’un ou l’autre des sous-onglets, vous pouvez prévisualiser et masquer des modèles, et en rechercher par leur nom.

Dans le sous-onglet Mes modèles, vous pouvez également créer des catégories et y déplacer des modèles afin que vos notifications personnalisées soient prêtes à être utilisées dans une campagne de formation.

Mes modèles

Sous Mes modèles, vous pouvez créer ou enregistrer des modèles. Vos modèles sont regroupés par catégories que vous gérez. Lorsque vous modifiez un modèle préchargé, une version est enregistrée dans la catégorie Brouillons. À partir de là, vous pouvez déplacer le modèle vers une autre catégorie.

Pour en savoir plus au sujet des options présentées dans cette section, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. Mes catégories: liste de toutes les catégories sous Mes modèles.
2. Ajouter : cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle catégorie.
3. Afficher les éléments cachés : sélectionnez le bouton bascule pour afficher tous les modèles, y compris ceux que vous avez masqués.
4. + Modèle de notification de nouvelle formation : cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau modèle.
5. Recherche: utilisez ce champ pour rechercher des modèles.
6. Actions : Dans la colonne Actions, sélectionnez l’icône à trois points pour ouvrir le menu des actions, puis choisissez l’une des options suivantes pour un modèle :
   • Voir un aperçu : cliquez sur cette icône pour obtenir un aperçu de la notification.
   • Cloner : sélectionnez cette option pour créer une copie du modèle que vous pourrez modifier de manière indépendante. Pour plus d’informations, consultez la section Cloner un modèle de notification de formation ci-dessous.
   • Cacher le modèle : sélectionnez le bouton bascule pour masquer le modèle dans la liste.

Modèles préchargés

Nos modèles de notification intégrés sont regroupés dans des catégories préchargées telles que Notification de bienvenue, Notification d’expiration et Notification d’achèvement. Vous pouvez utiliser ces modèles tels quels ou vous en servir comme point de départ pour créer les vôtres.

Pour en savoir plus au sujet des options présentées dans cette section, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. Catégories du système: liste de toutes les catégories sous Modèles préchargés.
2. Afficher les éléments masqués : sélectionnez le bouton bascule pour afficher tous les modèles, y compris ceux que vous avez masqués.
3. Recherche: utilisez ce champ pour rechercher des modèles.
4. Actions : sélectionnez l’une des deux actions pour un modèle :
   • Voir un aperçu : cliquez sur cette icône pour ouvrir une fenêtre contextuelle affichant un aperçu de la notification.
   • Cacher le modèle : sélectionnez le bouton bascule pour masquer le modèle dans la liste.

Utiliser des modèles dans plusieurs langues

Mes modèles et Modèles préchargés peuvent tous deux inclure plusieurs langues. Dans l’une ou l’autre liste de modèles, la colonne Langues indique le nombre de langues incluses dans un modèle. Chaque modèle occupe une ligne dans la liste, quel que soit le nombre de langues incluses.

Un modèle qui inclut une langue indique cette langue, comme Français (France). Un modèle qui inclut plusieurs langues affiche le nombre de langues sous forme de lien, par exemple 4 langues.

Chaque langue d’un modèle constitue une version distincte de la notification, avec son propre objet et son propre corps. Vous pouvez prévisualiser, modifier ou copier n’importe quelle version linguistique d’un modèle. Vous pouvez également choisir les langues à copier lorsque vous ajoutez un modèle à l’une de vos catégories.

Deux conditions doivent être remplies pour que vos utilisateurs reçoivent une notification dans leur propre langue. Le modèle doit inclure une version dans cette langue, et les notifications de formation localisées doivent être activées pour votre compte. Pour savoir comment activer ce paramètre, consultez notre Guide de localisation.

Voir un aperçu d’un modèle personnalisé en plusieurs langues

Pour voir un aperçu d’un modèle personnalisé dans plusieurs langues, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans le sous-onglet Mes modèles, trouvez le modèle que vous souhaitez prévisualiser, puis cliquez sur le nom du modèle dans la colonne Nom du modèle. Une page s’ouvre listant les langues du modèle.

    

2. Dans la colonne Actions, cliquez sur l’icône de prévisualisation. La fenêtre Aperçu de l’e-mail s’ouvre.

   

3. Cliquez sur M’envoyer un test pour vous envoyer à vous-même par e-mail un test de la notification dans la langue que vous avez ouverte.
4. Remarque : M’envoyer un test envoie la version linguistique que vous avez ouverte.
5. Cliquez sur Fermer pour revenir à la page de langue du modèle.
6. Pour modifier le modèle, cliquez sur l’icône ellipses dans la colonne Actions. Vos options diffèrent selon que vous modifiez une langue par défaut ou non.

   • Langue par défaut : il s’agit de la langue par défaut de votre modèle. Vous pouvez modifier le modèle, changer la langue, exclure cette langue d’une campagne ou supprimer la langue. Si vous décidez de supprimer la langue, une fenêtre contextuelle s’ouvre et vous demande de sélectionner une nouvelle langue par défaut.

      

   • Langue secondaire : Vous pouvez modifier le modèle, changer la langue, définir la langue comme langue par défaut, exclure cette langue d’une campagne ou supprimer la langue.

      

7. Pour quitter cette page, cliquez sur Retour vers la section Modèles de notifications sur la formation dans le coin supérieur droit de la page.

Ajouter une langue à votre modèle personnalisé

Pour ajouter une langue au modèle, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur +Ajouter une nouvelle langue. Une fenêtre contextuelle s’ouvre.
2. Choisissez l’une des options suivantes :

   1. Si vous souhaitez rédiger une nouvelle version linguistique, sélectionnez l’option Créer une nouvelle version linguistique, sélectionnez la langue dans le menu déroulant Langue, puis cliquez sur Ajouter une langue.

       

   2. Pour utiliser l’un de vos modèles existants, sélectionnez l’option Utiliser l’un de mes modèles existants. Ensuite, recherchez un modèle ou sélectionnez-en un dans la liste et cliquez sur Ajouter comme langue. La liste inclut uniquement les modèles dans des langues qui ne sont pas déjà associées à cette notification.

       

Modifier un modèle personnalisé dans une langue spécifique

Pour modifier un modèle dans une langue spécifique, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône ellipses dans la colonne Actions. 

2. Cliquez sur Modifier pour ouvrir le modèle dans le formulaire d’édition, dans la langue que vous avez sélectionnée.

    

3. Modifier les détails et le contenu du modèle.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Retour vers la notification dans le coin supérieur droit de la page, pour revenir à la page de notification.

Gérer les langues sur vos modèles personnalisés

Une fois qu’un modèle personnalisé se trouve dans l’une de vos catégories, vous pouvez y ajouter une langue, modifier la langue d’une version, et supprimer ou masquer une version. Vous pouvez également combiner des modèles créés séparément pour chaque langue en un seul modèle. 

Lorsque vous combinez deux modèles, toute campagne qui utilisait l’un ou l’autre des modèles d’origine est automatiquement mise à jour. Il n’est donc pas nécessaire de refaire ou de réassigner vos campagnes.

Pour créer un modèle comportant plusieurs langues, le plus rapide est de copier un modèle préchargé et de sélectionner plusieurs langues lors de la copie. Pour en savoir plus, voir Copier un modèle préchargé dans une catégorie à partir de la fenêtre d’aperçu ci-dessous.
 

Prévisualiser un modèle préchargé dans plusieurs langues

Pour prévisualiser un modèle en plusieurs langues, procédez comme suit :

1. Dans le sous-onglet Modèles préchargés, recherchez le modèle que vous souhaitez prévisualiser.

2. Dans la colonne Actions, cliquez sur l’icône de prévisualisation. La fenêtre Aperçu de l’e-mail s’ouvre.

    

3. Pour afficher le modèle dans une autre langue, sélectionnez la langue dans le menu déroulant en haut de la fenêtre.

Dans la fenêtre Aperçu de l’e-mail, vous pouvez également copier le modèle dans l’une de vos catégories ou le modifier. Consultez les sections ci-dessous.

Copier un modèle préchargé dans une catégorie à partir de la fenêtre d’aperçu

Vous pouvez copier une ou plusieurs langues d’un modèle dans l’une de vos catégories sans quitter la fenêtre Aperçu de l’e-mail. Pour effectuer cette action, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre Aperçu de l’e-mail, cliquez sur Copier dans la catégorie.

    

2. Dans le menu déroulant Ajouter à la catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez copier le modèle.
3. Dans le menu déroulant des langues, sélectionnez les langues que vous souhaitez copier. Par défaut, toutes les langues du modèle sont sélectionnées.
4. Cliquez sur Ajouter.

Modifier un modèle préchargé dans une langue spécifique

Pour modifier un modèle dans une langue spécifique, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre Aperçu de l’e-mail, sélectionnez la langue que vous souhaitez modifier dans le menu déroulant en haut de la page.

2. Cliquez sur Modifier le modèle pour ouvrir le modèle dans le formulaire de modification, dans la langue sélectionnée.

    

Ajouter un modèle préchargé à une catégorie à partir de la liste des modèles

Vous pouvez également copier des modèles dans une catégorie directement depuis la liste des modèles. Lorsque vous ajoutez un modèle qui comprend plusieurs langues, vous choisissez les langues à copier. Pour ajouter un modèle à une catégorie à partir de la liste des modèles, procédez comme suit :

1. Dans le sous-onglet Modèles préchargés, cochez la case correspondant à chaque modèle que vous souhaitez copier.

2. Dans le menu déroulant Ajouter à la catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez copier les modèles.

    

3. Cliquez sur Ajouter. Si un modèle sélectionné comprend plusieurs langues, la fenêtre Sélectionnez les langues à ajouter s’ouvre.

    

4. Dans la fenêtre Sélectionnez les langues à ajouter, sélectionnez les langues que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Ajouter. Seules les langues que vous sélectionnez sont copiées.

Personnaliser les notifications de formation

KnowBe4 propose plusieurs notifications de formation intégrées que vous pouvez utiliser lorsque vous inscrivez vos utilisateurs à une formation. Vous pouvez personnaliser ces notifications intégrées, modifier nos modèles vierges ou même créer vos propres notifications. Pour en savoir plus, consultez les étapes ci-dessous ou visionnez notre vidéo Personnaliser les notifications de formation.

Pour créer ou modifier un modèle de notification de formation, accédez à Formation > Modèles de notification. Pour modifier un de nos modèles de notifications de formation intégrés, cliquez sur l’un d’entre eux dans la liste Modèles préchargés. Il s’ouvrira dans notre éditeur WYSIWYG et vous pourrez alors y apporter toutes les modifications souhaitées. Lorsque vous sauvegardez les modifications apportées à un modèle préchargé, une copie est enregistrée dans la catégorie Brouillons sous Mes modèles.

Vous pouvez également créer vos propres modèles de notification de formation en cliquant sur le bouton + Nouveau modèle de notification de formation dans l’angle supérieur droit du sous-onglet Mes modèles.

Consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous pour découvrir les outils que vous pouvez utiliser pour créer ou modifier un modèle avec l’éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) :

1. Nom du modèle (facultatif) : saisissez un nom pour votre modèle. Ce champ est uniquement visible par vous et n’apparaîtra pas dans l’e-mail de notification de formation.
2. Adresse e-mail de l’expéditeur : saisissez l’adresse e-mail de l’expéditeur, qui sera visible par les utilisateurs dans l’e-mail. Vous pouvez renseigner l’adresse e-mail de votre choix.
3. Nom de l’expéditeur (facultatif) : saisissez le nom à afficher dans l’e-mail à côté de l’adresse e-mail de l’expéditeur.
4. Objet : saisissez l’objet de l’e-mail, qui s’affichera dans la boîte de réception des utilisateurs. Ce sera également le titre de votre modèle si vous n’avez pas fourni de nom pour votre modèle de notification de formation. Voici quelques exemples possibles :
   • Campagne de formation obligatoire
   • Invitation à une formation
   • Oups, vous avez cliqué sur un test d’hameçonnage !
5. Source : cliquez sur ce bouton pour basculer sur l’affichage du code source du modèle. Si vous avez des connaissances en HTML, vous pouvez les mettre à profit pour créer des notifications de formation personnalisées.

6. Icône d’image : cliquez sur cette icône pour ajouter une image personnalisée à votre modèle de notification de formation. Pour en savoir plus, consultez notre article Ajouter des images personnalisées.

   Remarque : certaines versions de Microsoft Outlook nécessitent l’ajout de balises supplémentaires dans le code source de l’image pour qu’elle s’affiche correctement. Pour en savoir plus, consultez notre article Résoudre les problèmes d’image dans un modèle.
7. Texte générique : utilisez le menu déroulant pour ajouter des textes génériques à vos notifications. Les options de texte générique remplissent automatiquement certains champs avec les informations relatives à l’utilisateur, au compte ou à la formation que vous avez configurées. Les textes génériques pour des notifications de campagne de formation ne peuvent être utilisés que dans le corps d’un modèle. Pour en savoir plus, consultez notre Guide relatif aux textes génériques.
8. Corps : saisissez le texte de votre choix dans le corps de votre modèle de notification de formation. Vous pouvez utiliser les options de mise en forme du texte disponibles pour personnaliser l’aspect de votre modèle. Vous pouvez également ajouter des tableaux, des lignes et d’autres détails en cliquant sur les différents boutons de l’éditeur WYSIWYG. Pour plus d’informations sur le contenu du texte, consultez les recommandations ci-dessous :
   • Le contenu d’une notification de formation varie en fonction des informations que vous souhaitez communiquer à vos utilisateurs. Nous vous conseillons d’inclure la date d’échéance de la formation ainsi qu’un lien de connexion vers celle-ci ou des instructions détaillées sur la procédure de connexion.
   • Nous vous conseillons de fournir une brève description de la formation et des raisons pour lesquelles l’utilisateur y est inscrit. N’hésitez pas à ajouter une touche personnelle pour humaniser l’e-mail et rassurer vos utilisateurs.

Cloner un modèle de notification de formation

Si vous souhaitez réutiliser l’un de vos modèles sans le refaire, vous pouvez le cloner. Le clonage crée un nouveau modèle doté de son propre identifiant ; par conséquent, toute modification apportée au clone n’affectera pas l’original.

Pour cloner un modèle de notification de formation, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez vers Formation > Modèles de notification.
2. Sélectionnez le sous-onglet Mes modèles.
3. Trouvez le modèle que vous souhaitez cloner. Dans la colonne Actions, sélectionnez l’icône à trois points, puis sélectionnez Cloner. La page Cloner le modèle de notification de formation s’ouvre alors. 

4. Dans le champ Nom du modèle, saisissez un nom pour votre nouveau modèle. Par défaut, ce champ contient le nom du modèle original auquel est ajoutée l’extension « Clone ». Vous pouvez modifier ce nom et tout autre champ que vous souhaitez changer.

    

5. Apportez toutes les autres modifications souhaitées au modèle cloné. Pour plus d’informations sur les champs de cette page, voir la section Personnaliser les notifications de formation ci-dessus.
6. Sélectionnez Cloner le modèle. Votre modèle cloné apparaîtra comme un nouveau modèle sous Mes modèles.

Partenaire/Titulaire de plusieurs comptes : cloner un modèle géré

Si votre compte gère d’autres comptes, vous pouvez également cloner des modèles à partir du sous-onglet Modèles gérés. Le clonage fonctionne de la même manière que sous Mes modèles. Votre modèle cloné apparaîtra comme un nouveau modèle sous Modèles gérés.

Comment utiliser la catégorie Modèles vierges

Dans la section Modèles préchargés, la catégorie Modèles vierges comprend des versions vierges de nos modèles de notifications de formation comportant un design ou un style personnalisé. Tous nos modèles mis en page contiennent les termes (Bannière) ou (Bordure) dans le nom du modèle. Vous pouvez modifier le code source de ces modèles pour personnaliser leur style. Même si vous n’êtes pas familiarisé avec le langage HTML, chaque modèle vierge inclut des commentaires d’instruction dans le code source pour vous guider tout au long du processus de personnalisation. Vous pouvez également consulter le site Web W3Schools pour en savoir plus sur le langage HTML.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de personnalisations que vous pouvez apporter aux modèles vierges :

• Bordure (cliquez pour afficher) : personnalisez la couleur de la bordure du modèle en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. 
  • Consultez le site Web de W3Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB ou hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser le texte générique [[brand_color]] dans le code source. Ce texte générique insère le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation, défini dans les Paramètres du Compte. 
• Bannière (cliquez pour voir) : vous pouvez personnaliser la couleur d’arrière-plan de la bannière en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. Vous pouvez également ajouter un texte personnalisé pour la bannière.
  • Consultez le site Web de W3Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB ou hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser le texte générique [[brand_color]] dans le code source. Ce texte générique insère le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation, défini dans les Paramètres du Compte. 
• Logo : vous pouvez remplacer le logo KnowBe4 par celui de votre organisation.

Si vous décidez d’utiliser un modèle vierge dont le nom compte le tag (Logo), ce modèle affichera automatiquement le logo de votre organisation grâce au texte générique [[company_logo_url]]. Pour que ce texte générique fonctionne correctement, vous devrez ajouter l’URL du logo de votre organisation dans les Paramètres de votre compte. Pour en savoir plus sur les textes génériques que vous pouvez utiliser dans les notifications de formation, consultez notre Guide relatif aux textes génériques.