Gestion des utilisateurs et des groupes

Guide de gestion des utilisateurs et groupes

À partir de l’onglet Utilisateurs, vous pouvez gérer vos utilisateurs et vos groupes, désigner des administrateurs et créer et affecter différents rôles de sécurité. Utilisez les liens ci-dessous pour découvrir les différents contrôles administratifs offerts sous l’onglet Utilisateurs.

Accéder à :Ajouter des utilisateurs

Gérer et modifier les utilisateurs

Désigner ou révoquer un administrateurRôles de sécuritéGérer les groupes

Ajouter des utilisateurs

Quatre méthodes permettent d’importer des utilisateurs :

  1. Importation rapide
  2. Importer un fichier CSV
  3. Approvisionnement d’utilisateurs
  4. Créer un utilisateur unique

Utilisez les liens d’accès direct ci-dessus pour consulter les sections ou articles correspondants et découvrir chaque méthode en détail.

Vous pouvez également activer le paramètre Autoriser les utilisateurs à s’inscrire dans vos paramètres du compte, afin que les utilisateurs soient ajoutés automatiquement lorsqu’ils s’inscrivent avec leur compte. Ce paramètre est désactivé par défaut.

Remarque : Les utilisateurs qui sont ajoutés à la console sont également inscrits aux campagnes de formation pour lesquelles l’option « Activer l’inscription automatique pour les nouveaux utilisateurs » est sélectionnée. Avant d’ajouter des utilisateurs, nous vous recommandons de vérifier les paramètres de vos campagnes et de désactiver cette option selon vos besoins.

 

Importation rapide

La première méthode pour ajouter des utilisateurs est l’importation rapide. Cette méthode vous permet d’importer les adresses e-mail de vos utilisateurs. Si vous souhaitez importer d’autres informations concernant vos utilisateurs, nous vous recommandons d’utiliser l’option Importer un fichier CSV ou Approvisionnement d’utilisateurs.

  1. Accédez à l’onglet Utilisateurs et cliquez sur Importer des utilisateurs.
  2. Saisissez ou collez la liste des adresses e-mail de vos utilisateurs dans la zone de texte. Ces adresses e-mail doivent respecter le format indiqué à droite de la zone de texte. Veillez à ne saisir qu’une seule adresse e-mail par ligne.
    Remarque : dans la plupart des cas, seules les adresses e-mail qui utilisent le domaine avec lequel votre organisation s’est inscrite peuvent être importées. Si votre organisation utilise plusieurs domaines de courrier électronique, consultez notre article Comment ajouter et vérifier des domaines pour en savoir plus.
  3. Une fois importés, les utilisateurs sont invités à créer leur propre mot de passe lors de leur première connexion à la formation. Si vous préférez définir un mot de passe unique pour tous les utilisateurs importés, cochez la case Définir un mot de passe pour les utilisateurs.
    Remarque : nous vous recommandons d’utiliser cette option uniquement dans certains cas particuliers. Sélectionnez la nouvelle case Demander aux utilisateurs de réinitialiser le mot de passe initial défini par les administrateurs pour exiger que les utilisateurs modifient le mot de passe défini lors de leur première connexion.
  4. Pour ajouter les utilisateurs importés à un ou plusieurs groupes spécifiques, cochez la case Sélectionner les groupes pour les utilisateurs. Choisissez ensuite un ou plusieurs groupes dans la liste déroulante.

Une fois que vous avez saisi vos utilisateurs et les détails nécessaires, cliquez sur Importer des utilisateurs.

Important : si vous utilisez l’option d’importation rapide, veillez à importer uniquement des adresses e-mail valides associées à un utilisateur unique. N’importez pas de listes de distribution ou d’adresses e-mail génériques de type « attrape-tout ».

 

Importer un fichier CSV

Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Importer un fichier CSV pour importer des utilisateurs par lot et ajouter des informations supplémentaires facultatives concernant vos utilisateurs. Cette fonctionnalité se trouve dans la section Utilisateurs, sous l’onglet Importer des utilisateurs.

Pour en savoir plus sur comment importer des utilisateurs via un fichier CSV, ainsi que sur les champs d’informations de l’utilisateur que vous pouvez inclure, lisez notre article : Importer un fichier CSV : comment importer des utilisateurs à l’aide d’un fichier CSV ?

Approvisionnement d’utilisateurs

Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Intégration Active Directory (ADI) ou SCIM pour importer des utilisateurs par lot et ajouter des informations supplémentaires facultatives concernant vos utilisateurs.  Pour en savoir plus, consultez l’article Intégration Active Directory (ADI) ou notre article sur le Guide de configuration SCIM.

Créer un utilisateur unique

Vous pouvez ajouter manuellement un utilisateur avec des détails tels que son nom et son prénom, son e-mail et l’intitulé de son poste. Pour ajouter un utilisateur, utilisez l’onglet Utilisateurs. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs, puis sur Créer un utilisateur unique.

Gérer et modifier les utilisateurs

L’onglet Utilisateurs répertorie tous vos utilisateurs. À partir de cette liste, vous pouvez ajouter des utilisateurs à des groupes ou en retirer, instaurer ou révoquer des droits d’administrateur, modifier les informations de profil de base et exporter une liste de vos utilisateurs dans un fichier CSV.

  1. Ajouter des utilisateurs : Utilisez ce menu déroulant pour créer un seul utilisateur ou importer en masse des utilisateurs . En créant manuellement un nouvel utilisateur, vous pouvez ajouter des détails tels que son prénom et son nom, son e-mail et l’intitulé de son poste.
  2. Filtres : vous pouvez filtrer ce tableau en fonction du statut, du type d’utilisateur, de la nécessité de voir les utilisateurs finaux, les administrateurs ou les deux, ou des groupes auxquels ils appartiennent.
    • Sous le filtre Groupes, vous pouvez sélectionner Aucun groupe pour filtrer les utilisateurs qui n’appartiennent actuellement à aucun groupe.
  3. Archivage par lot : cliquez sur ce lien pour ouvrir la fenêtre Archivage par lot. Consultez l’article Comment archiver ou supprimer les utilisateurs pour en savoir plus.
  4. Générer un fichier CSV : Cliquez sur ce bouton pour générer un fichier CSV. Une fois généré, vous pouvez télécharger le fichier CSV depuis votre Centre de téléchargements. Pour en savoir plus, consultez notre Guide sur le Centre de téléchargements
Remarque : Si vous avez plus de 51 000 utilisateurs, votre téléchargement sera divisé en plusieurs fichiers CSV avec un maximum de 50 000 utilisateurs dans chaque fichier.
  1. Rechercher : cette barre de recherche peut être utilisée pour filtrer la liste par e-mail ou nom d’utilisateur.
  2. Nom, e-mail de l’utilisateur et icône : cliquez sur le nom d’un utilisateur pour voir davantage d’informations le concernant. Les icônes révèlent différentes informations concernant un utilisateur. Consultez la liste suivante pour en savoir plus sur chaque icône.
    • Quand l’ADI est activée, ces icônes indiquent si l’utilisateur a été ajouté à la console directement () ou s’il est géré par l’ADI ().
    • Quand SCIM est activé, cette icône () indique que l’utilisateur est géré par SCIM.
    • L’icône d’hameçonnage () indique que cet utilisateur a accès à votre plateforme PhishER. Consultez le Manuel de produit PhishER pour en savoir plus.
  3. Pourcentage Phish-prone : il s’agit du pourcentage Phish-prone de l’utilisateur. Consultez notre article Comment le pourcentage de vulnérabilité à l’hameçonnage est-il calculé ? pour en savoir plus.
  4. Risque : consultez notre Guide du score de risque pour en savoir plus.
  5. Actions : utilisez la flèche déroulante pour modifier, archiver ou changer les droits d’administrateur de l’utilisateur désigné.

 

Modifier les utilisateurs

Vous pouvez cliquer sur l’adresse e-mail de n’importe quel utilisateur pour obtenir des informations détaillées sur son historique de formation et ses résultats concernant l’hameçonnage. Vous avez aussi la possibilité de modifier manuellement les informations de l’utilisateur que vous avez importées dans le système à partir de cette fenêtre. Consultez notre Guide du profil utilisateur pour en savoir plus.

Archiver et supprimer les utilisateurs

Pour gérer facilement votre liste d’utilisateurs, vous pouvez archiver, restaurer et supprimer les utilisateurs. Consultez notre article Comment archiver ou supprimer un utilisateur ? pour en savoir plus.

Attribuer ou révoquer des privilèges d’administrateur

Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités disponibles dans la console. Vous pouvez assigner ou révoquer des privilèges administrateur aux utilisateurs depuis l’onglet Utilisateurs. Les utilisateurs disposant de privilèges d’administrateur s’affichent sur un fond bleu dans la liste Utilisateurs. Consultez notre article Comment attribuer et révoquer des privilèges d’administrateur ? pour en savoir plus.

Rôles de sécurité

Les clients Platine et Diamant peuvent utiliser notre fonctionnalité Rôles de sécurité pour fournir à des groupes d’utilisateurs un accès élargi à certaines zones de la console. Consultez notre article Comment utiliser la fonctionnalité Rôles de sécurité ? ou regardez la vidéo Comment utiliser la fonctionnalité Rôles de sécurité ? pour en savoir plus.

Gérer les groupes

Pour exploiter pleinement votre console KnowBe4, la clé consiste à utiliser les groupes efficacement. Les groupes peuvent être utilisés pour cibler les utilisateurs avec des campagnes de formation ou des tests d’hameçonnage spécifiques. Pour afficher ou gérer vos groupes, accédez à l’onglet Utilisateurs. Sélectionnez ensuite le sous-onglet Groupes.

  1. +Créer un nouveau groupe : cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau groupe.
  2. Filtres Statut et Type : vous pouvez filtrer ce tableau en fonction du statut du groupe, qui peut être Actif ou Archivé, et du type de groupe, à savoir Console, Smart, Géré par SCIM et Géré par l’ADI.
  3. Générer un fichier CSV : Cliquez sur ce bouton pour générer un fichier CSV. Une fois généré, vous pouvez télécharger le fichier CSV depuis votre Centre de téléchargements. Pour en savoir plus, consultez notre Guide sur le Centre de téléchargements.
  4. Archiver : permet de retirer le groupe sans le supprimer de la console. Consultez la section Archivage des groupes pour en savoir plus.
  5. Rechercher : cette barre de recherche peut être utilisée pour filtrer la liste en fonction du nom des groupes.
  6. Nom du groupe et icône : cliquez sur le nom d’un groupe pour afficher davantage d’informations le concernant. Les icônes indiquent s’il s’agit d’un groupe de console, d’un groupe géré par l’ADI ou d’un groupe intelligent .
  7. Sélecteur de risque : indique le sélecteur de risque actuel pour ce groupe. Consultez notre Guide des sélecteurs de risque pour en savoir plus.
  8. Actions : utilisez la flèche déroulante pour cloner, modifier ou archiver un groupe. Vous pouvez également choisir de retirer tous les utilisateurs d’un groupe ou d’archiver tous les utilisateurs au sein du groupe.

Créer des groupes

Il n’existe pas de groupes prédéfinis. Vous devez donc les créer en fonction de vos besoins. Vous pouvez créer un groupe directement dans votre console KnowBe4, à l’aide de la fonctionnalité d’importation de fichiers CSV ou de l’intégration Active Directory. Consultez notre article Comment créer un nouveau groupe ? pour en savoir plus.

Ajouter des utilisateurs à des groupes

Après avoir importé des utilisateurs, vous pouvez les classer dans différents groupes. Cela vous permet de les trier par département, site, domaine ou toute autre caractéristique pertinente. Vous pouvez placer les utilisateurs dans autant de groupes que nécessaire et le nombre de groupes créés n’est pas limité. Consultez notre article Comment ajouter un utilisateur à un groupe ou l’en retirer ? pour en savoir plus.

 

Cloner les groupes

Vous pouvez réaliser une copie d’un groupe existant en le clonant. Consultez notre article Comment cloner un groupe ? pour en savoir plus.

 

Archiver les groupes

Vous pouvez archiver les groupes dont vous n’avez plus besoin. Archiver un groupe vous permet de le rendre inutilisable, tout en conservant les utilisateurs qui le composaient. Vous pouvez également annuler l’archivage d’un groupe à tout moment pour rétablir les affiliations. Pour archiver un groupe, procédez comme suit :

Pour archiver un groupe :

  1. Dans votre console KnowBe4, accédez à Utilisateurs > Groupes.
  2. Dans la liste des groupes, repérez celui que vous souhaitez archiver.
  3. Sous la colonne Actions, cliquez sur la flèche déroulante en regard du groupe concerné et sélectionnez Archiver.
  4.  

Afficher les groupes archivés

Pour afficher les groupes archivés, utilisez le menu déroulant Statut au-dessus de la liste des groupes et sélectionnez Archivé. 

Restaurer les groupes archivés

Pour restaurer un groupe archivé, cliquez sur la flèche déroulante en regard du groupe concerné et sélectionnez Restaurer.

Supprimer les groupes

Vous pouvez supprimer les groupes dont vous n’avez plus besoin. Cependant, notez que la suppression d’un groupe est définitive.

Remarque : la suppression d’un groupe n’affecte pas les données utilisateur contenues dans le groupe. Seul le groupe est supprimé définitivement de votre console KnowBe4.
  1. Pour supprimer un groupe, commencez par l’archiver. Affichez ensuite les groupes archivés à l’aide du menu déroulant Statut, situé au-dessus de la liste des groupes, puis sélectionnez Archivé.

  1. Cliquez sur le bouton rouge Supprimer au-dessus de la liste des groupes.
    1. Deux options s’offrent alors à vous : Supprimer les éléments sélectionnés et Suppression par lots à partir du fichier CSV. Les deux méthodes suppriment définitivement les groupes de votre console. Veuillez noter que lorsqu’un groupe est supprimé, les utilisateurs qu’il contient restent dans le système.
      1. L’option Supprimer les éléments sélectionnés vous permet de supprimer les groupes que vous avez sélectionnés. Cochez la case située à gauche des groupes que vous souhaitez supprimer.
      2. Une fois que vous avez sélectionné tous les groupes à supprimer, cliquez sur le bouton rouge Supprimer et choisissez Supprimer les éléments sélectionnés.
    2. Pour utiliser l’option Suppression par lots à partir du fichier CSV, vous devez d’abord préparer un fichier CSV, afin de répertorier chaque groupe archivé que vous souhaitez supprimer. Les groupes qui sont nommés dans le fichier CSV et qui ne sont pas archivés actuellement ne sont pas supprimés.
      1. Quand votre fichier CSV est prêt à être chargé, cliquez sur le bouton rouge Supprimer et choisissez Suppression par lots à partir du fichier CSV. La fenêtre suivante s’ouvre alors :

      1. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner et charger le fichier CSV que vous avez préparé.
      2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avertir de cette suppression (le cas échéant). Cliquez ensuite sur Supprimer les groupes pour supprimer définitivement les groupes contenus dans le fichier CSV.

Groupes intelligents

Disponible pour les comptes Platine et Diamant, notre fonctionnalité Groupe intelligent permet de créer des groupes dynamiques en fonction de critères spécifiques que vous définissez. Ces groupes sont utiles pour les tests d’hameçonnage, les campagnes de formation et la génération de rapports divers.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité Groupe intelligent, consultez cet article dédié à la liste Groupe intelligent sur notre base de connaissances.

 

Groupes et campagnes d’hameçonnage

L’utilisation de groupes dans vos campagnes de simulation d’hameçonnage vous permet de cibler un sous-groupe d’utilisateurs à l’aide de modèles d’hameçonnage spécifiques. Les groupes peuvent être utilisés pour cibler certains départements ou créer des tentatives de harponnage sur des membres clés du personnel. Il est également possible de cibler plusieurs groupes avec une même campagne d’hameçonnage. Si vous souhaitez obtenir des statistiques particulières, l’utilisation de groupes permet notamment de mener des campagnes d’hameçonnage pour des régions ou des sites spécifiques.

Nous vous recommandons de créer des groupes pour rassembler différents sites, les cliqueurs, l’équipe de direction ou d’autres ensembles d’utilisateurs à risque élevé. Notre fonctionnalité Groupes intelligents facilite la création de groupes de ce type. Vous pouvez en apprendre d’avantage sur les Groupes intelligents (Platine ou Diamant) dans notre article Présentation des groupes intelligents.

Pour plus de détails sur le Phish-prone Percentage (Pourcentage de vulnérabilité à l’hameçonnage) d’un groupe et ses échecs face à l’hameçonnage, tels que le nombre de clics, accédez à Hameçonnage > Rapports, puis utilisez la fonctionnalité Rapports.

 

Groupes et campagnes de formation

Lorsque vous configurez une campagne de formation, vous pouvez choisir d’inscrire tous les utilisateurs ou des groupes spécifiques uniquement.

Vous pouvez également configurer une formation de rattrapage automatique pour un groupe de « cliqueurs », afin de fournir une formation supplémentaire pour ceux qui échouent fréquemment aux tests des campagnes de simulation d’hameçonnage. Vous pouvez ensuite retirer ces utilisateurs du groupe des « cliqueurs » à la fin de la formation de rattrapage. Vous pourrez toutefois les réinscrire s’ils échouent à un test d’hameçonnage ultérieur. Pour en savoir plus sur les formations de rattrapage, consultez notre article Utiliser des groupes pour la formation de rattrapage.

Vous pouvez utiliser les groupes pour suivre la progression de la formation et générer des rapports sur différents groupes d’utilisateurs. Par exemple, vous pouvez déterminer le nombre de membres du groupe Cliqueurs qui ont commencé un cours spécifique sans l’achever. Vous pouvez également filtrer les rapports de formation par groupe. Les rapports sur les groupes sont disponibles sous l’onglet Rapports et sous l’onglet principal Rapports. Consultez notre article Rapports pour en savoir plus.

Les groupes peuvent également vous permettre de suivre la progression de la formation des utilisateurs de façon échelonnée ou ordonnée. Dans cet exemple, vous définissez quatre campagnes, une pour chaque trimestre de l’année. Chaque campagne démarre au début d’un trimestre. La première d’entre elles, T1, cible Tous les utilisateurs. Les trois campagnes suivantes ciblent un groupe T2, un groupe T3 et un groupe T4. Les utilisateurs ayant achevé la formation dans la campagne T1 sont ajoutés à votre groupe T2, ceux de la campagne T2 à votre groupe T3, et ainsi de suite. De cette manière, seront inscrits aux cours supplémentaires les utilisateurs ayant achevé les cours de la campagne précédente, qui font office des cours préparatoires.

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