Les notifications de formation sont les courriels que reçoivent vos utilisateurs, gestionnaires et administrateurs au cours d’une campagne d’hameçonnage. Elle souhaitent la bienvenue aux utilisateurs nouvellement inscrits, rappellent les tâches à venir ou en retard, et confirment l’achèvement de chaque formation. Vous pouvez utiliser les notifications du système KnowBe4 tel quel, les personnaliser pour correspondre au style de votre organisation ou créer les vôtres de toutes pièces.

Pour gérer vos notifications de formation, parcourez le système jusqu’à la section Formation > Modèles de notification.

Cette page comporte deux sous-onglets :

• Mes modèles : les modèles créés ou enregistrés par vous, regroupés dans des catégories que vous pouvez gérer.
• Modèles du système : les modèles de notification intégrés à KnowBe4, regroupés en catégories par le système, comme les Notifications de bienvenue, les Notifications de retard et les Notifications d’achèvement.

À partir de l’un ou de l’autre des sous-onglets, vous pouvez voir l’aperçu de l’un des modèles, le masquer ou le rechercher par nom.

Sous l’onglet Mes modèles, vous pouvez aussi créer des catégories et glisser vos modèles sous celles-ci, afin que vos notifications personnalisées soient prêtes à être utilisés dans une campagne de formation.

Mes modèles

Sous Mes modèles, vous pouvez créer ou enregistrer vos modèles. Vos modèles seront regroupés dans des catégorie que vous pouvez gérer. Lorsque vous modifiez un modèle du système, une version de celui-ci sera sauvegardé dans la catégorie Brouillons. Vous pouvez déplacer le modèle vers une autre catégorie à partir de celle-ci.

Pour en apprendre davantage sur les options de cette section, veuillez vous reporter à la capture d’écran et à la liste ci-dessous :

1. Mes catégories : liste de toutes les catégories dans Mes modèles.
2. + Ajouter : cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle catégorie.
3. Afficher les éléments cachés : sélectionnez ce bouton bascule pour afficher tous les modèles, incluant ceux que vous avez masqués.
4. + Nouveau modèle de notification de formation : cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau modèle.
5. Importer : cliquez sur ce bouton pour importer un modèle. Les modèles importés doivent être au format JSON.
6. Rechercher : servez-vous de ce champ pour chercher un modèle particulier.
7. Actions : sélectionnez l’une de deux actions pour un modèle :
   • Aperçu : cliquez sur cette icône pour avoir un aperçu de la notification.
   • Masquer le modèle : sélectionnez ce bouton à bascule pour masquer le modèle de la liste.

Modèles du système

Nos modèles de notification intégrés sont regroupés en catégories par le système, comme les Notifications de bienvenue, les Notifications de retard et les Notifications d’achèvement. Vous pouvez utiliser ces notifications tel quel ou les transformer comme bon vous semble.

Pour en apprendre davantage sur les options de cette section, veuillez vous reporter à la capture d’écran et à la liste ci-dessous :

1. Catégories du système : liste de toutes les catégories dans les Modèles du système.
2. Afficher les éléments cachés : sélectionnez ce bouton bascule pour afficher tous les modèles, incluant ceux que vous avez masqués.
3. Rechercher : servez-vous de ce champ pour chercher un modèle particulier.
4. Actions : sélectionnez l’une de deux actions pour un modèle :
   • Aperçu : cliquez sur cette icône pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affichera un aperçu de la notification.
   • Masquer le modèle : sélectionnez ce bouton à bascule pour masquer le modèle de la liste.

Travailler avec les modèles dans plusieurs langues

Certains modèles de notification du système sont offerts dans plus d’une langue. Dans la liste des modèles, la colonne des Langues vous indique combien de langues sont comprises avec chaque modèle.

Un modèle disponible en une seule langue indique celle-ci, comme Anglais (États-Unis). Un modèle disponible dans plus d’une langue montre le nombre de langues sous forme de lien, comme 4 langues.

Lorsqu’un modèle est offert en plusieurs langues, un aperçu peut être généré et celui-ci peut-être modifié dans chacune de ces langues. Vous pouvez aussi choisir quelles langues copier lorsque vous ajoutez le modèle à l’une de vos catégories.

Générer l’aperçu d’un modèle plusieurs langues

Pour générer l’aperçu d’un modèle dans plusieurs langues, suivez les étapes ci-dessous :

1. Au sous-onglet Modèles du système, trouvez le modèle pour lequel vous souhaitez générer l’aperçu.

2. Cliquez sur l’icône d’aperçu dans la colonne Actions. La fenêtre Aperçu du courriel s’ouvrira.

    

3. Pour afficher le modèle dans une autre langue, sélectionnez la langue souhaitée dans le menu déroulant au haut de la page.

Dans la fenêtre Aperçu du courriel vous pouvez aussi copier le modèle dans l’une de vos catégories ou le modifier. Reportez-vous aux sections ci-dessous.

Copier un modèle dans une catégorie depuis la fenêtre d’aperçu

Vous pouvez copier une ou plusieurs langues dans l’une de vos catégories sans quitter la fenêtre d’Aperçu du courriel. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans la fenêtre Aperçu du courriel, cliquez sur Copier dans la catégorie.

    

2. Dans le menu déroulant Ajouter à la catégorie, sélectionnez la catégorie où sera copié le modèle.
3. Dans le menu déroulant des langues, sélectionnez les langues à copier. Toutes les langues du modèle seront sélectionnées par défaut.
4. Cliquez sur Ajouter.

Modifier un modèle dans une langue en particulier

Pour modifier un modèle dans une langue en particulier, suivez les étapes ci-dessous :

1. Au haut de la fenêtre Aperçu du courriel, sélectionnez la langue que vous voulez modifier à partir du menu déroulant.

2. Cliquez sur Modifier le modèle pour ouvrir le modèle dans la fenêtre de modification, dans la langue sélectionnée.

    

Ajouter un modèle dans une catégorie depuis la liste des modèles

Vous pouvez aussi copier les modèles dans une catégorie à partir de la liste des modèles. Lorsque vous ajoutez un modèle qui comprend plusieurs langue, vous pouvez choisir les langues à copier. Pour ajouter un modèle dans une catégorie depuis la liste des modèles, suivez les étapes ci-dessous :

1. Au sous-onglet Modèles du système, cochez la case pour chaque modèle à copier.

2. Dans le menu déroulant Ajouter à la catégorie, sélectionnez la catégorie où seront copiés les modèles.

    

3. Cliquez sur Ajouter. Si un modèle sélectionné comprend plus d’une langue, la fenêtre Sélectionnez les langues à ajouter s’ouvre.

    

4. Dans la fenêtre Sélectionnez les langues à ajouter, sélectionnez les langues à copier, puis cliquez sur Ajouter. Seules les langues sélectionnées sont copiées.

Personnaliser les notifications de formation

KnowBe4 propose différentes notifications de formation intégrées que vous pouvez utiliser pour inscrire vos utilisateurs aux formations. Vous pouvez personnaliser ces notifications intégrées, modifier nos modèles vierges, ou créer vos propres notifications. Pour apprendre comment procéder, suivez les instructions ci-dessous ou consultez notre vidéo Personnaliser les notifications de formation.

Pour créer ou modifier un modèle de notification de formation, accédez à Formation > Modèles de notification. Sous Modèles du système, cliquez sur l’un de nos modèles de notification de formation intégrés pour l’ouvrir dans l’éditeur tel-tel (WYSIWYG) et y apporter vos modifications. L’enregistrement des modifications apportées à un modèle système intégré enregistrera une copie de vos modifications dans la catégorie Brouillons de Mes modèles.

Vous pouvez également créer vos propres modèles de notification de formation en cliquant sur le bouton + Nouveau modèle de notification de formation situé dans le coin supérieur droit du sous-onglet Mes modèles.

Consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous pour connaître les outils que vous pouvez utiliser pour créer ou modifier un modèle à l’aide de l’éditeur tel-tel (WYSIWYG) :

1. Nom du modèle (facultatif) : Entrez un nom pour votre modèle. Les utilisateurs ne verront pas ce champ lorsqu’ils recevront le courriel de notification de formation.
2. Adresse courriel de l’expéditeur : Saisissez l’adresse courriel de l’expéditeur. Les utilisateurs verront cette adresse s’afficher dans le courriel. Vous pouvez utiliser l’adresse courriel de votre choix.
3. Nom de l’expéditeur (facultatif) : Saisissez le nom qui s’affichera dans le courriel, à côté de l’adresse courriel de l’expéditeur.
4. Objet : Saisissez la ligne d’objet du courriel que les utilisateurs verront apparaître dans leur boîte de réception. Si vous n’avez pas nommé votre modèle de notification de formation, la ligne d’objet sera utilisée comme nom de modèle. Voici quelques exemples :
   • Campagne de formation obligatoire
   • Vous avez été invité à une formation
   • Oups, vous avez cliqué sur un test d’hameçonnage!
5. Source : Cliquez sur ce bouton pour basculer vers un affichage du code source du modèle. Si vous connaissez le langage HTML, vous pouvez utiliser cet affichage pour créer des notifications de formation personnalisées.

6. Icône d’image : Cliquez sur cette icône pour ajouter une image personnalisée à votre modèle de notification de formation. Pour plus d’informations, consultez notre article Ajouter des images de modèle personnalisées.

   Remarque : Certaines versions de Microsoft Outlook requièrent l’ajout de balises supplémentaires au code source de l’image afin d’assurer son bon affichage. Pour plus d’informations, consultez notre article Résolution des problèmes liés aux images des modèles.
7. Espace réservé : Utilisez le menu déroulant pour ajouter des espaces réservés à vos notifications. Les espaces réservés permettent d’alimenter automatiquement certains champs avec votre utilisateur, votre compte ou vos informations de formation. Les espaces réservés des notifications de campagne de formation peuvent être utilisés uniquement dans le corps d’un modèle. Pour plus d’informations, consultez notre Guide des espaces réservés.
8. Corps : Saisissez votre texte dans le corps du modèle de notification de formation. Vous pouvez utiliser les options disponibles de formatage du texte afin de personnaliser l’apparence de votre modèle. Vous pouvez également ajouter des tableaux, des lignes et autres détails à l’aide des boutons de l’éditeur tel-tel. Pour plus d’informations sur les recommandations concernant le corps de texte, lisez ce qui suit :
   • Le contenu d’une notification de formation varie en fonction des informations que vous souhaitez fournir à vos utilisateurs. Nous vous recommandons d’y inclure la date d’échéance de la formation, le lien de connexion, ainsi que des instructions sur la manière de se connecter.
   • Nous vous recommandons d’offrir une courte explication au sujet de la formation et de la raison pour laquelle l’utilisateur y a été inscrit. N’hésitez pas à y ajouter une touche personnelle, afin que vos utilisateurs se montrent plus réceptifs à ces courriels.

Comment utiliser la catégorie des modèles vierges

Dans la section Modèles du système, la catégorie Modèles vierges comprend des versions vierges de nos modèles de notification de formation qui présentent un design ou un style personnalisé. Les noms de tous nos modèles stylisés sont étiquetés avec les mots (Bannière) ou (Bordure). Vous pouvez personnaliser le style de ces modèles en apportant des modifications au code source. Si vous ne connaissez pas le langage HTML, référez-vous aux commentaires HTML instructifs inclus dans le code source de chaque modèle vierge pour vous guider tout au long du processus de personnalisation. Vous pouvez également visiter le site Web W3 Schools pour en savoir plus sur le HTML.

Voici ci-dessous quelques exemples de personnalisation que vous pouvez apporter aux modèles vierges :

• Bordure (Cliquer pour afficher) : Personnalisez la couleur de la bordure du modèle en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. 
  • Visitez le site Web W3 Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB et hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser l’espace réservé [[brand_color]] dans le code source. Cet espace réservé permet d’insérer le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation telle que définie dans les paramètres de votre compte. 
• Bannière (Cliquer pour afficher) : Personnalisez la couleur d’arrière-plan de la bannière en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. Vous pouvez également insérer un texte personnalisé pour la bannière.
  • Visitez le site Web W3 Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB et hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser l’espace réservé [[brand_color]] dans le code source. Cet espace réservé permet d’insérer le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation telle que définie dans les paramètres de votre compte. 
• Logo : Remplacez le logo KnowBe4 par celui de votre organisation.

Si vous choisissez d’utiliser un modèle vierge dont le nom comporte une balise (Logo), n’oubliez pas que ce type de modèle ajoutera automatiquement le logo de votre organisation dans l’espace réservé [[company_logo_url]]. Pour que cet espace réservé fonctionne correctement, ajoutez l’URL du logo de votre organisation aux paramètres de votre compte. Pour plus d’informations au sujet des espaces réservés à utiliser dans les notifications de formation, consultez notre Guide sur les espaces réservés.