Las notificaciones de capacitación son los correos electrónicos que las personas usuarias, el personal de gerencia y de administración reciben durante una campaña de capacitación. Dan la bienvenida a las personas usuarias cuando se las inscribe, les recuerdan las tareas próximas o vencidas y confirman cuando se completa la capacitación. Puede usar las notificaciones integradas de KnowBe4 tal como están, personalizarlas para adaptarlas a su organización o crear sus propias notificaciones.

Para administrar sus notificaciones de capacitación, vaya a Capacitación > Plantillas de notificaciones.

Esta página tiene dos subpestañas:

• Mis plantillas: las plantillas que cree o guarde, agrupadas en categorías que usted administra.
• Plantillas del sistema: las plantillas de notificaciones integradas de KnowBe4, agrupadas en categorías del sistema como Notificación de bienvenida, Notificación de vencimiento y Notificación de finalización.

Desde cualquiera de las subpestañas, puede obtener una vista previa de una plantilla, ocultarla y buscarla por nombre.

En la subpestaña Mis plantillas, también puede crear categorías y mover las plantillas a ellas para que sus notificaciones personalizadas estén listas para usarlas en una campaña de capacitación.

Mis plantillas

En Mis plantillas, puede crear o guardar plantillas. Sus plantillas se agrupan en categorías que usted administra. Cuando edita una plantilla del sistema, se guarda una versión en la categoría Borradores. Desde allí, puede mover la plantilla a otra categoría.

Para obtener más información sobre las opciones disponibles en esta sección, consulte la captura de pantalla y la lista que aparecen a continuación:

1. Mis categorías: lista de todas las categorías de Mis plantillas.
2. + Agregar: haga clic en este botón para agregar una nueva categoría.
3. Mostrar elementos ocultos: seleccione el botón de alternancia para mostrar todas las plantillas, incluidas las que haya ocultado.
4. + Nueva plantilla de notificación sobre capacitaciones: haga clic en este botón para agregar una nueva plantilla.
5. Importar: haga clic en este botón para importar una plantilla. Las plantillas importadas deben estar en formato JSON.
6. Buscar: use este campo para buscar plantillas.
7. Acciones: seleccione una de las dos acciones para una plantilla:
   • Vista previa: haga clic en este ícono para obtener una vista previa de la notificación.
   • Ocultar plantilla: seleccione el botón de alternancia para ocultar la plantilla de la lista.

Plantillas del sistema

Nuestras plantillas de notificaciones integradas se agrupan en categorías del sistema como Notificación de bienvenida, Notificación de vencimiento y Notificación de finalización. Puede usar estas plantillas tal como están o como punto de partida para crear las suyas.

Para obtener más información sobre las opciones disponibles en esta sección, consulte la captura de pantalla y la lista que aparecen a continuación:

1. Categorías del sistema: lista de todas las categorías de Plantillas del sistema.
2. Mostrar elementos ocultos: seleccione el botón de alternancia para mostrar todas las plantillas, incluidas las que haya ocultado.
3. Buscar: use este campo para buscar plantillas.
4. Acciones: seleccione una de las dos acciones para una plantilla:
   • Vista previa: haga clic en este ícono para abrir una ventana emergente con una vista previa de la notificación.
   • Ocultar plantilla: seleccione el botón de alternancia para ocultar la plantilla de la lista.

Trabajar con plantillas en varios idiomas

Algunas plantillas de notificaciones del sistema están disponibles en más de un idioma. En la lista de plantillas, la columna Idiomas indica cuántos idiomas incluye una plantilla.

Una plantilla que está disponible en un solo idioma muestra ese idioma, por ejemplo, Inglés (Estados Unidos). Una plantilla que está disponible en más de un idioma muestra la cantidad de idiomas como un enlace, por ejemplo, 4 idiomas.

Cuando una plantilla incluye varios idiomas, puede obtener una vista previa o editar cualquiera de ellos. También puede elegir qué idiomas copiar cuando agregue la plantilla a una de sus categorías.

Obtener una vista previa de una plantilla en varios idiomas

Para obtener una vista previa de una plantilla en varios idiomas, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la subpestaña Plantillas del sistema, busque la plantilla cuya vista previa desea obtener.

2. En la columna Acciones, haga clic en el ícono de vista previa. Se abre la ventana Vista previa del correo electrónico.

    

3. Para ver la plantilla en otro idioma, seleccione el idioma en el menú desplegable que se encuentra en la parte superior de la ventana.

Desde la ventana Vista previa del correo electrónico, también puede copiar la plantilla a una de sus categorías o editarla. Consulte las secciones que aparecen a continuación.

Copiar una plantilla a una categoría desde la ventana de vista previa

Puede copiar uno o más idiomas de una plantilla a una de sus categorías sin salir de la ventana Vista previa del correo electrónico. Para realizar esta acción, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la ventana Vista previa del correo electrónico, haga clic en Copiar a la categoría.

    

2. En el menú desplegable Agregar a la categoría, seleccione la categoría a la que desea copiar la plantilla.
3. En el menú desplegable de idiomas, seleccione los idiomas que desea copiar. De forma predeterminada, se seleccionan todos los idiomas de la plantilla.
4. Haga clic en Agregar.

Editar una plantilla en un idioma específico

Para editar una plantilla en un idioma específico, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la ventana Vista previa del correo electrónico, seleccione el idioma que desea editar en el menú desplegable de la parte superior.

2. Haga clic en Editar plantilla para abrir la plantilla en el formulario de edición, en el idioma que seleccionó.

    

Agregar una plantilla a una categoría desde la lista de plantillas

También puede copiar plantillas a una categoría directamente desde la lista de plantillas. Cuando agrega una plantilla que incluye varios idiomas, puede elegir qué idiomas copiar. Para agregar una plantilla a una categoría desde la lista de plantillas, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la subpestaña Plantillas del sistema, seleccione la casilla de verificación de cada plantilla que desee copiar.

2. En el menú desplegable Agregar a la categoría, seleccione la categoría a la que desea copiar las plantillas.

    

3. Haga clic en Agregar. Si una plantilla seleccionada incluye más de un idioma, se abre la ventana Seleccionar idiomas para agregar.

    

4. En la ventana Seleccionar idiomas para agregar, seleccione los idiomas que desea copiar y, luego, haga clic en Agregar. Solo se copian los idiomas que seleccione.

Personalización de las notificaciones de capacitación

KnowBe4 proporciona varias notificaciones de capacitación integradas que puede utilizar cuando inscriba a sus usuarios en una capacitación. Puede personalizar estas notificaciones integradas, modificar nuestras plantillas en blanco o crear sus propias notificaciones. Para saber cómo hacerlo, vea los pasos que se indican a continuación o consulte nuestro video Cómo personalizar las notificaciones de capacitación.

Para crear o editar una plantilla de notificación de capacitación, vaya a Capacitación > Plantillas de notificación. En Plantillas del sistema, haga clic en una de nuestras plantillas de notificación de capacitación integradas para abrirla en nuestro editor Lo que ve es lo que obtiene (WYSIWYG) y realizar cambios. Al guardar los cambios en una plantilla de sistema integrada, se guardará una copia de su edición en la categoría Borradores en Mis plantillas.

También puede crear sus propias plantillas de notificación de capacitación. Para ello, haga clic en el botón + Nueva plantilla de notificación de capacitación que se encuentra en la esquina superior derecha de la subpestaña Mis plantillas.

Consulte la captura de pantalla y la lista a continuación para conocer las herramientas que puede utilizar para crear o editar una plantilla con el editor Lo que ve es lo que obtiene (WYSIWYG):

1. Nombre de la plantilla (opcional): Introduzca un nombre para su plantilla. Los usuarios no verán este campo cuando reciban el correo electrónico con la notificación de la capacitación.
2. Dirección de correo electrónico del remitente: Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente, que los usuarios verán en el mensaje. Puede introducir la dirección de correo electrónico que quiera.
3. Nombre del remitente (opcional): Introduzca el nombre que aparecerá en el correo electrónico junto a la dirección de correo electrónico del remitente.
4. Asunto: Introduzca el asunto del correo electrónico, que los usuarios verán en su bandeja de entrada. Este asunto también será el título de la plantilla si no ha añadido un nombre de plantilla a la notificación de capacitación. Estos son algunos ejemplos:
   • Campaña de capacitación obligatoria
   • Ha recibido una invitación a una capacitación
   • ¡Uy, hizo clic en una prueba de phishing!
5. Fuente: Haga clic en este botón para cambiar a una vista del código fuente de la plantilla. Si está familiarizado con HTML, puede usarla para crear notificaciones de capacitación personalizadas.

6. Ícono de imagen: Haga clic en este ícono para añadir una imagen personalizada a su plantilla de notificación de capacitación. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo agregar imágenes personalizadas a las plantillas.

   Nota: Algunas versiones de Microsoft Outlook solicitarán que se añadan etiquetas adicionales al código fuente de la imagen para que esta se muestre correctamente. Consulte nuestro artículo Solución de problemas con imágenes en las plantillas para obtener más información.
7. Marcador de posición: Utilice el menú desplegable para añadir marcadores de posición a sus notificaciones. Las opciones de marcador de posición completarán automáticamente ciertos campos con la información de su usuario, cuenta o capacitación. Los marcadores de posición de notificaciones de campañas de capacitación solo pueden utilizarse en el cuerpo de una plantilla. Para obtener más información, consulte nuestra Guía de marcadores de posición.
8. Body (Cuerpo): Ingrese el texto que desee en el cuerpo de su plantilla de notificación de capacitación. Puede usar las opciones de formato de texto disponibles para personalizar la apariencia de su plantilla. También puede añadir tablas, líneas y otros detalles haciendo clic en los botones del editor WYSIWYG. Para obtener más información sobre nuestras recomendaciones para el cuerpo del texto, consulte a continuación:
   • El contenido de una notificación de capacitación varía según la información que desee dar a los usuarios. Le recomendamos que incluya la fecha de vencimiento de la capacitación, además de un enlace de inicio de sesión o una explicación de cómo iniciar sesión.
   • Le sugerimos que proporcione una breve explicación de la capacitación y por qué se inscribe al usuario en ella. Si lo desea, puede añadir un toque personal para que los usuarios reciban el correo electrónico con mayor aceptación.

Cómo utilizar la categoría Plantillas en blanco

En la sección Plantillas del sistema, la categoría Plantillas en blanco incluye versiones en blanco de nuestras plantillas de notificación de capacitación que tienen un diseño o estilo personalizado. Todas nuestras plantillas con estilo están etiquetadas con las palabras (Banner) o (Border) en el nombre de la plantilla. Para personalizar el estilo de estas plantillas, edite el código fuente. Si no tiene experiencia con HTML, cada plantilla en blanco incluye comentarios HTML de instrucciones en el código fuente para guiarlo en el proceso de personalización. También puede visitar el sitio web de W3 schools para obtener más información sobre HTML.

A continuación, se indican algunas de las personalizaciones que puede realizar con las plantillas en blanco:

• Border (Borde) (haga clic para ver): personalice el color del borde de la plantilla añadiendo su propio código de color RGB o hexadecimal. 
  • Visite el sitio web W3 schools para obtener más información sobre los códigos de color RGB o hexadecimal.
  • Otra opción es utilizar el marcador de posición [[brand_color]] en el código fuente. Este marcador de posición completa el código hexadecimal del color de marca de su organización establecido en su Configuración de la cuenta. 
• Banner (haga clic para ver): personalice el color de fondo del banner añadiendo su propio código de color RGB o hexadecimal. También puede insertar texto personalizado para el banner.
  • Visite el sitio web W3 schools para obtener más información sobre los códigos de color RGB o hexadecimal.
  • Otra opción es utilizar el marcador de posición [[brand_color]] en el código fuente. Este marcador de posición completa el código hexadecimal del color de marca de su organización establecido en su Configuración de la cuenta. 
• Logotipo: reemplace el logotipo de KnowBe4 por el de su organización.

Si decide utilizar una plantilla en blanco que tenga una etiqueta (Logo) en el nombre de la plantilla, tenga en cuenta que esta plantilla completará automáticamente el logotipo de su organización utilizando el marcador de posición [[company_logo_url]]. Para que este marcador de posición funcione correctamente, agregue la URL del logotipo de su organización a su Configuración de la cuenta. Para obtener más información sobre los marcadores de posición que puede utilizar en las notificaciones de capacitación, consulte nuestra Guía de marcadores de posición.