Administrar usuarios y grupos

Guía de gestión de grupos y usuarios

En la pestaña Usuarios, puede administrar sus usuarios y grupos, asignar administradores, y crear y asignar varias funciones de seguridad. Use los siguientes enlaces para conocer los diferentes controles administrativos que hay en la pestaña Usuarios.

Ir a:Cómo agregar usuarios

Cómo administrar y editar usuarios

Cómo asignar o revocar privilegios de administradorFunciones de seguridadCómo administrar grupos

Cómo agregar usuarios

Tiene cuatro opciones para importar usuarios:

  1. Importación rápida
  2. Importar CSV
  3. Aprovisionamiento de usuarios
  4. Crear usuario único

Use los enlaces de salto anteriores para explorar las secciones o los artículos, y obtener más información sobre cada opción.

También puede habilitar la configuración Permitir que los usuarios se registren en Configuración de la cuenta para que los usuarios se agreguen automáticamente cuando se registran en sus cuentas. Esta configuración está deshabilitada de manera predeterminada.

Nota: Los usuarios que se agreguen a la consola también se inscribirán en cualquier campaña de capacitación que tenga seleccionada la opción «Habilitar la inscripción automática de nuevos usuarios». Antes de agregar usuarios, le recomendamos que revise la configuración de sus campañas y deshabilite esta opción según sea necesario.

 

Importación rápida

El primer método para agregar usuarios es la Importación rápida. Este método le permite importar las direcciones de correo electrónico de sus usuarios. Si quiere importar información adicional sobre sus usuarios, le recomendamos que use las funciones Importar CSV o Aprovisionamiento de usuarios.

  1. Vaya a la pestaña Usuarios y haga clic en Importar usuarios.
  2. Escriba o pegue la lista de direcciones de correo electrónico de sus usuarios en el cuadro de texto. Estas direcciones de correo electrónico deben coincidir con el formato que se detalla a la derecha del cuadro de texto. Asegúrese de ingresar una sola dirección de correo electrónico por línea.
    Nota: En la mayoría de los casos, las únicas direcciones de correo electrónico que se podrán importar son las direcciones que usan el dominio con el que se registró su organización. Si su organización usa varios dominios de correo electrónico, consulte nuestro artículo Cómo agregar y verificar dominios para obtener más información.
  3. Una vez importados, se les pedirá a los usuarios que creen su contraseña cuando inicien sesión por primera vez para la capacitación. Si prefiere establecer una sola contraseña para todos los usuarios importados, seleccione la casilla Establecer una contraseña para los usuarios.
    Nota: Recomendamos que solo use esta opción en casos especiales. Puede seleccionar la nueva casilla Solicitar a los usuarios que restablezcan la contraseña configurada por el administrador para pedir a los usuarios que cambien sus contraseñas establecidas después del primer inicio de sesión.
  4. Si quiere agregar los usuarios importados a un grupo o a grupos específicos, seleccione la casilla Seleccionar grupos para los usuarios. Luego, elija uno o más grupos de la lista desplegable.

Una vez que haya ingresado sus usuarios y detalles correspondientes, haga clic en Importar usuarios.

Importante: Cuando use la opción de importación rápida, asegúrese de importar solo direcciones de correo electrónico de usuario único válidas. No importe listas de distribución ni direcciones de correo electrónico “catch-all” (que reciben todo).

 

Importar CSV

Puede usar la función Importar CSV para importar usuarios de forma masiva y agregar información adicional opcional sobre sus usuarios. Esta función se encuentra en la sección Usuarios, en la pestaña Importar usuarios.

Para obtener más información sobre cómo importar usuarios con un archivo CSV y qué campos de información del usuario puede incluir, lea nuestro artículo: Importar CSV: ¿Cómo importo usuarios con un archivo CSV?

Aprovisionamiento de usuarios

Puede usar Integración de Active Directory (ADI) o SCIM para importar usuarios de forma masiva y agregar información adicional opcional sobre sus usuarios.  Para obtener más información, consulte nuestro artículo Integración de Active Directory (ADI) o nuestro artículo Guía de configuración de SCIM.

Crear usuario único

Puede agregar manualmente un usuario con detalles como su nombre y apellido, correo electrónico y puesto laboral. Para agregar un usuario, vaya a la pestaña Usuarios. Haga clic en el menú desplegable Agregar usuarios y luego en Crear usuario único.

Cómo administrar y editar usuarios

La pestaña Usuarios incluye a todos sus usuarios. En esta lista, puede agregar usuarios a grupos o eliminarlos de ellos, promover o revocar derechos de administrador, editar información básica del perfil y exportar una lista de sus usuarios a un archivo CSV.

  1. Agregar usuarios: Utilice este menú desplegable para crear un solo usuario o para importar usuarios en bloque. Cuando crea un usuario nuevo, puede agregar detalles como su nombre y apellido, correo electrónico y puesto laboral.
  2. Filtros: Puede filtrar esta tabla por estado, por tipo de usuario, según si quiere ver los usuarios finales, los administradores o ambos, o por su grupo o grupos asignados.
    • En el filtro Grupos, puede seleccionar Sin grupos para filtrar por usuarios que actualmente no son miembros de ningún grupo.
  3. Archivado masivo: Al hacer clic en este enlace, se abrirá la ventana de Archivado masivo. Consulte el artículo Cómo archivo o elimino usuarios para obtener más información.
    • Cuando vea los usuarios Archivados, este botón se reemplazará por la opción Eliminación masiva. Consulte el artículo Cómo archivo o elimino usuarios para obtener más información.
  4. Generar CSV: Haga clic en este botón para generar un archivo CSV. Una vez generado, puede descargar el archivo CSV desde su Centro de descarga. Para obtener más información, consulte nuestra Guía del centro de descarga
Nota:Si tiene más de 51,000 usuarios, su descarga se dividirá en varios archivos CSV con un máximo de 50,000 usuarios en cada archivo.
  1. Buscar: Esta barra de búsqueda puede usarse para filtrar la lista por correo electrónico o nombre de usuario.
  2. Correo electrónico, nombre e ícono del usuario: Haga clic en el nombre de un usuario para ver más detalles de ese usuario. Los íconos indican información diferente sobre un usuario. Consulte la siguiente lista para obtener más información sobre cada ícono.
    • Una vez que ADI esté habilitada, estos íconos indicarán si se agregó un usuario a la consola directamente () o si el usuario está administrado por ADI ().
    • Cuando SCIM está habilitado, este ícono () indicará que el usuario está administrado por SCIM.
    • El ícono de phishing () indica que este usuario tiene acceso a su plataforma PhishER. Consulte el Manual de producto de PhishER para obtener más información.
  3. PPP: Este es el porcentaje de Phish-prone (predisposición para ser víctima de phishing) del usuario. Consulte nuestro artículo ¿Cómo se calcula el porcentaje de Phish-prone (predisposición para ser víctima de phishing)? para obtener más información.
  4. Riesgo: Consulte nuestra Guía sobre el puntaje de riesgo para obtener más información.
  5. Acciones: Use la flecha desplegable para editar, archivar o cambiar los derechos de administrador del usuario especificado.

 

Cómo editar usuarios

Puede hacer clic en la dirección de correo electrónico de cualquier usuario para ver información detallada sobre el historial de capacitaciones y los resultados de phishing de ese usuario. También puede editar manualmente cualquier información que haya importado al sistema sobre ese usuario desde esta ventana. Consulte nuestra Guía sobre el perfil del usuario para obtener más información.

Cómo archivar y eliminar usuarios

Para administrar su lista de usuarios, puede archivar, restaurar y eliminar usuarios. Consulte nuestro artículo ¿Cómo archivo o elimino un usuario? para obtener más información.

Cómo asignar o revocar privilegios de administrador

Los administradores tienen acceso a todas las funciones disponibles en la consola. Puede asignar o revocar privilegios de administrador a los usuarios desde la pestaña Usuarios. Los usuarios que tengan privilegios de administrador se muestran con un fondo azul en la lista de Usuarios. Consulte nuestro artículo Cómo asignar y eliminar privilegios de administrador para obtener más información.

Funciones de seguridad

Los clientes Platino y Diamante pueden usar Funciones de seguridad para brindar acceso adicional a áreas de la consola a grupos de usuarios específicos. Consulte nuestro artículo Cómo usar Funciones de seguridad o mire el video Cómo usar Funciones de seguridad para obtener más información.

Cómo administrar grupos

La mejor forma de aprovechar al máximo su consola de KnowBe4 es usar grupos de manera eficaz. Los grupos pueden usarse para dirigirse a usuarios con campañas de phishing o de capacitación específicas. Para ver o administrar sus grupos, vaya a la pestaña Usuarios. Luego, seleccione la subpestaña Grupos.

  1. +Crear nuevo grupo: Haga clic en este botón para crear un nuevo grupo.
  2. Filtros por estado y tipo: Puede filtrar esta tabla por el estado del grupo, ya sea Activo o Archivado, y por el tipo de grupo, que puede ser Consola, Inteligente, Administrado por SCIM y Administrado por ADI.
  3. Generar CSV: Haga clic en este botón para generar un archivo CSV. Una vez generado, puede descargar el archivo CSV desde su Centro de descarga. Para obtener más información, consulte nuestra Guía del centro de descarga.
  4. Archivar: Quite este grupo sin eliminarlo de la consola. Consulte la sección Cómo archivar grupos para obtener más información.
  5. Buscar: Esta barra de búsqueda puede usarse para filtrar la tabla por los nombres de grupo.
  6. Nombre e ícono del grupo: Haga clic en el nombre de un grupo para ver más detalles de ese grupo. Los íconos indican si un grupo es un grupo de la consola, un grupo administrado por AD o un grupo inteligente .
  7. Modificador del riesgo: El modificador del riesgo actual configurado para este grupo. Consulte nuestra Guía sobre los modificadores del riesgo para obtener más información.
  8. Acciones: Use la flecha desplegable para clonar, editar o archivar un grupo. También puede elegir eliminar todos los usuarios del grupo o archivarlos a todos en el grupo.

Cómo crear grupos

No existen grupos preconfigurados, por lo que deberá crear los grupos que necesite. Puede crear un grupo directamente en su consola de KnowBe4 con las funciones Importar CSV o Integración de Active Directory. Consulte nuestro artículo ¿Cómo creo un nuevo grupo? para obtener más información.

Cómo agregar usuarios a grupos

Después de importar usuarios, puede ordenarlos en grupos. Puede ordenarlos por departamento, ubicación, dominio o cualquier otra característica que quiera. Los usuarios pueden estar en tantos grupos como sea necesario, y no existe un límite en la cantidad de grupos que puede crear. Consulte nuestro artículo ¿Cómo agrego un usuario a un grupo o cómo lo elimino de él? para obtener más información.

 

Cómo clonar grupos

Para hacer una copia de cualquier grupo existente, puede clonarlo. Consulte nuestro artículo Cómo clonar un grupo para obtener más información.

 

Cómo archivar grupos

Puede archivar grupos que ya no necesite. Archivar grupos le permite dejar de usar sus grupos mientras mantiene los usuarios que fueron parte de dichos grupos. También puede desarchivar los grupos en cualquier momento para restablecer las membresías. Para archivar un grupo, siga estos pasos:

Para archivar un grupo:

  1. En su consola de KnowBe4, vaya a Usuarios > Grupos.
  2. En la lista de grupos, busque el grupo que quiere archivar.
  3. En la columna Acciones, haga clic en la flecha desplegable junto al grupo que prefiera y seleccione Archivar.
  4.  

Cómo ver los grupos archivados

Para ver sus grupos archivados, use el menú desplegable Estado arriba de la lista de grupos y seleccione Archivados. 

Cómo restaurar los grupos archivados

Para restaurar un grupo archivado, haga clic en la flecha desplegable junto al grupo que prefiera y seleccione Restaurar.

Cómo eliminar grupos

Puede eliminar grupos que ya no necesite. Sin embargo, tenga en cuenta que cualquier grupo que elimine se borrará de manera permanente.

Nota: Cuando elimine un grupo, los datos de los usuarios del grupo permanecerán sin cambios. Solo el grupo se eliminará de manera permanente de su consola de KnowBe4.
  1. Para eliminar un grupo, primero archive dicho grupo. Luego, para ver los grupos archivados, use el menú desplegable Estado arriba de la lista de grupos y seleccione Archivados.

  1. Haga clic en el botón rojo Eliminar arriba de la lista de grupos.
    1. Verá dos opciones: Eliminar selección y Eliminación masiva del archivo CSV. Ambas opciones eliminarán grupos de su consola de manera permanente. Tenga en cuenta que, cuando se elimina un grupo, los usuarios de ese grupo permanecerán en el sistema.
      1. La opción Eliminar selección le permite eliminar los grupos que haya seleccionado. Haga clic en la casilla a la izquierda del grupo o los grupos que quiere eliminar.
      2. Una vez que haya seleccionado todos los grupos que quiere eliminar, haga clic en el botón rojo Eliminar y elija Eliminar selección.
    2. Para usar la opción Eliminación masiva del archivo CSV, primero debe preparar un archivo CSV para incluir todos los grupos archivados que quiere eliminar. Los grupos mencionados en el archivo CSV que actualmente no están archivados no se eliminarán.
      1. Cuando esté listo para cargar su archivo CSV, haga clic en el botón rojo Eliminar y elija Eliminación masiva del archivo CSV. Se abrirá la siguiente ventana:

      1. Haga clic en Explorar para seleccionar y cargar el archivo CSV que haya preparado.
      2. Seleccione los usuarios a los que desea notificar sobre estas eliminaciones (si las hubiera). Luego, haga clic en Eliminar grupos para eliminar de manera permanente los grupos del archivo CSV.

Grupos inteligentes

La función Grupos inteligentes, que está disponible para las cuentas Platino y Diamante, le permite crear grupos dinámicos en función de criterios específicos que establezca. Estos grupos son beneficiosos para las pruebas de phishing y las campañas de capacitación, y para generar una variedad de reportes.

Para obtener más información sobre Grupos inteligentes, revise esta lista de artículos sobre Grupos inteligentes de nuestra base de conocimientos.

 

Grupos y campañas de phishing

Usar grupos en sus campañas de phishing le permite dirigirse a un subconjunto de usuarios con plantillas de phishing específicas. Los grupos pueden usarse para dirigirse a determinados departamentos o para crear iniciativas de spear phishing (suplantación de identidad específica) sobre miembros importantes del personal. Incluso, puede dirigirse a varios grupos en una sola campaña de phishing. Al usar grupos, puede realizar campañas de phishing para regiones o ubicaciones específicas si le interesa obtener parámetros específicos de estas campañas.

Le recomendamos que cree grupos para diferentes ubicaciones, usuarios que han hecho clic recurrentemente, administración y otros usuarios de alto riesgo. La función Grupos inteligentes ayuda con la creación de estos tipos de grupos. Para obtener más información sobre Grupos inteligentes (solo para las cuentas Platino y Diamante), consulte nuestro artículo Descripción general de grupos inteligentes.

Para ver el porcentaje de Phish-prone (predisposición para ser víctima de phishing) y la cantidad de errores de phishing de los Grupos, como los clics, vaya a Phishing > Informes para usar la función Informes .

 

Grupos y campañas de capacitación

Cuando configura una campaña de capacitación, puede elegir inscribir a todos los usuarios o solo a grupos de usuarios específicos.

También puede configurar una capacitación automatizada sobre medidas correctivas para un grupo de Propensos a hacer clic a fin de brindar capacitación adicional a usuarios que no suelen superar las pruebas de las campañas de phishing. Una vez que completen la capacitación sobre medidas correctivas, puede eliminar esos usuarios del grupo Propensos a hacer clic. También puede volver a inscribir a los usuarios en el futuro si no superan otra prueba de phishing. Para obtener más información acerca de la capacitación sobre medidas correctivas, lea el artículo Cómo usar los grupos para la capacitación sobre medidas correctivas.

Puede usar grupos para hacer un seguimiento del progreso de la capacitación y ejecutar informes sobre diferentes grupos de usuarios. Por ejemplo, podría averiguar cuántos miembros del grupo Propensos a hacer clic han comenzado, pero no han completado, un curso específico. También se puede filtrar por grupo cualquier reporte relacionado con la capacitación. Los informes de grupos se pueden encontrar en la pestaña Informes y en la pestaña principal Informes. Consulte nuestro artículo Informes para obtener más información.

También puede usar grupos para hacer un seguimiento del progreso de la capacitación de los usuarios de forma escalonada u ordenada. Por ejemplo, puede crear cuatro campañas, una para cada trimestre del año. Cada campaña puede comenzar al principio de cada trimestre, y la campaña del primer trimestre se puede dirigir a Todos los usuarios. Las tres campañas siguientes se pueden dirigir a un grupo del segundo trimestre, un grupo del tercer trimestre y un grupo del cuarto trimestre. Su campaña de primer trimestre podría añadir usuarios completados al grupo del segundo trimestre, su campaña del segundo trimestre podría añadir usuarios completados al grupo del tercer trimestre y así sucesivamente. De este modo, los usuarios solo se inscribirán en los cursos adicionales si completaron los cursos de la campaña anterior, como requisito previo.

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