Como gerenciar usuários e grupos

Guia de Gerência de usuários e grupos

Na guia Usuários, é possível gerenciar usuários e grupos, designar administradores e criar e atribuir diversas funções de segurança. Clique nos links abaixo para saber mais sobre os diferentes controles administrativos à sua disposição na guia Usuários.

Acesse:Adição de usuários

Gerenciamento e edição de usuários

Atribuição ou revogação de administradoresFunções de segurançaGerenciamento de grupos

Adição de usuários

Você tem quatro opções para importar usuários:

  1. Importação rápida
  2. Importação de CSV
  3. Provisionamento de usuários
  4. Criar um único usuário

Clique nos links de acesso acima para navegar pelas seções ou pelos artigos e saber mais sobre cada opção.

Como alternativa, é possível habilitar a configuração Permitir que os usuários se inscrevam nas Configurações da conta para que os usuários sejam adicionados automaticamente quando se inscreverem em suas próprias contas. Essa configuração vem desabilitada por padrão.

Observação: Os usuários adicionados ao console também serão inscritos nas campanhas de treinamento nas quais a opção “Habilitar inscrição automática para novos usuários” está selecionada. Antes de adicionar usuários, recomendamos marcar as configurações da campanha e desabilitar essa opção, conforme necessário.

 

Importação rápida

O primeiro método para adicionar usuários é a Importação rápida. Esse método permite importar os endereços de e-mail dos usuários. Se você deseja importar informações adicionais sobre os usuários, recomendamos o uso da opção Importação de CSV ou Provisionamento de usuários.

  1. Navegue até a guia Usuários e clique em Importar usuários.
  2. Digite ou cole sua lista de endereços de e-mail de usuários na caixa de texto. Esses endereços de e-mail deverão corresponder ao formato descrito à direita da caixa de texto. Não se esqueça de inserir apenas um endereço de e-mail por linha.
    Observação: na maioria dos casos, os únicos endereços de e-mail aceitos pela importação são aqueles que utilizam o domínio no qual a sua organização está inscrita. Se a sua organização utiliza vários domínios de e-mail, consulte nosso artigo Como adicionar e verificar domínios para obter mais informações.
  3. Os usuários importados serão solicitados a criar suas próprias senhas quando fizerem o primeiro login para acessar o treinamento. Se você preferir definir uma única senha para todos os usuários importados, marque a caixa de seleção Definir senha para usuários.
    Observação: recomendamos o uso dessa opção apenas em casos especiais. Para exigir que os usuários alterem suas senhas definidas após o primeiro login, marque a nova caixa de seleção Exigir que os usuários redefinam a senha inicial definida pelos administradores.
  4. Se você quiser adicionar os usuários importados a grupos específicos, marque a caixa de seleção Selecionar grupos para usuários. Em seguida, escolha um ou mais grupos na lista suspensa.

Após inserir os usuários e os detalhes corretamente, clique em Importar usuários.

Importante: Ao usar a opção de importação rápida, certifique-se de importar apenas endereços de e-mail válidos de usuários únicos. Não importe listas de distribuição ou endereços de e-mail genéricos selecionados sem nenhum critério.

 

Importação de CSV

Você pode usar o recurso de importação de CSV para importar usuários em massa e adicionar outras informações sobre os usuários. Esse recurso está localizado na seção Usuários da guia Importar usuários.

Para saber como importar usuários utilizando um arquivo CSV e quais campos de informações do usuário você pode incluir, leia nosso artigo: Importação de CSV: como faço para importar usuários com um arquivo CSV?

Provisionamento de usuários

Você pode usar a Integração com o Active Directory (ADI) ou SCIM para importar usuários em massa e adicionar outras informações sobre os usuários.  Para saber mais, consulte os artigos Integração com o Active Directory (ADI) ou Guia de configuração do SCIM.

Criar um único usuário

Você pode adicionar manualmente um usuário com detalhes como nome e sobrenome, e-mail e cargo. Para adicionar um usuário, navegue até a guia Usuários. Clique na opção suspensa Adicionar usuários e clique em Criar um único usuário.

Gerenciamento e edição de usuários

A guia Usuários lista todos os seus usuários. Com base nessa lista, é possível adicionar ou removê-los dos grupos, promover ou revogar direitos de administrador, editar informações básicas de perfis e exportar uma lista dos seus usuários para um arquivo CSV.

  1. Adicionar usuários: use esta opção suspensa para criar um único usuário ou importar usuários em massa. Ao criar um novo usuário, você pode adicionar detalhes como nome e sobrenome, e-mail e cargo.
  2. Filtros: é possível filtrar essa tabela por status ou tipo de usuário, pela visualização de usuários finais, administradores ou ambos ou por grupo ou grupos atribuídos a esses usuários.
    • No filtro Grupos, você pode selecionar Nenhum grupo para filtrar por usuários que atualmente não são membros de nenhum grupo.
  3. Arquivar em massa: clicar neste link abrirá a janela Arquivar em massa. Para obter mais informações, consulte o artigo Como faço para arquivar ou excluir usuários.
  4. Gerar CSV: clique nesse botão para gerar um arquivo CSV. Depois que ele for gerado, você poderá baixar o arquivo CSV da Central de download. Para obter mais informações, consulte o Guia da central de download
Observação:se tiver mais de 51 mil usuários, seu download será dividido em vários arquivos CSV com no máximo 50 mil usuários em cada arquivo.
  1. Pesquisar: você pode usar a barra de pesquisa para filtrar a lista por e-mail ou nome de usuário.
  2. E-mail, nome e ícone do usuário: clique em um nome de usuário para ver mais detalhes desse usuário. Os ícones indicam diferentes informações sobre os usuários. Confira a lista abaixo para saber mais sobre cada um dos ícones.
    • Ao habilitar a ADI, os ícones indicam se um usuário foi adicionado diretamente ao console () ou se ele é gerenciado pela ADI ().
    • Ao habilitar o SCIM, este ícone () indica que o usuário é gerenciado pelo SCIM.
    • O ícone de phishing () indica que o usuário tem acesso à sua plataforma PhishER. Consulte o Manual do produto PhishER para obter mais informações.
  3. PPP: refere-se à Porcentagem de Phish-prone do usuário. Para obter mais informações, consulte nosso artigo Como é calculada a porcentagem de Phish-prone?.
  4. Risco: consulte nosso Guia de nível de risco para obter mais informações.
  5. Ações: clique na seta suspensa para editar, arquivar ou alterar os direitos de administrador do usuário especificado.

 

Edição de usuários

Você pode clicar em qualquer endereço de e-mail para visualizar informações detalhadas sobre os resultados de phishing e o histórico de treinamento do usuário. Na janela mostrada, você pode também editar manualmente qualquer informação sobre o usuário importada para o sistema. Consulte nosso Guia de perfis de usuários para obter mais informações.

Arquivamento e exclusão de usuários

Para ajudar a gerenciar sua lista de usuários, você conta com os recursos de arquivar, restaurar e excluir usuários. Para obter mais informações, consulte nosso artigo Como faço para arquivar ou excluir usuários?.

Atribuição ou revogação de privilégios de administrador

Os administradores têm acesso a todos os recursos disponíveis no console. Você pode designar ou revogar privilégios de administrador para usuários na guia Usuários. Os usuários com privilégios de administrador são exibidos contra um fundo azul na lista Usuários. Consulte nosso artigo Como atribuir e remover privilégios de administrador para obter mais informações.

Funções de segurança

Os clientes Platina e Diamante podem usar o recurso Funções de segurança para permitir que grupos específicos de usuários tenham maior acesso a algumas áreas do console. Consulte nosso artigo Como usar as funções de segurança ou assista ao vídeo Como usar as funções de segurança para obter mais informações.

Gerenciamento de grupos

A melhor forma de tirar o máximo proveito do console da KnowBe4 é fazer bom uso dos grupos. Os grupos podem ser usados para selecionar usuários para campanhas específicas de phishing ou de treinamento. Para visualizar ou gerenciar seus grupos, navegue até a guia Usuários. Em seguida, selecione a subguia Grupos.

  1. + Criar novo grupo: clique nesse botão para criar um novo grupo.
  2. Filtros Status e Tipo: é possível filtrar esta tabela pelo status do grupo, que pode ser Ativo ou Arquivado, e pelo tipo de grupo, com as seguintes opções: Console, Inteligente, Gerenciado pelo SCIM e Gerenciado pela ADI.
  3. Gerar CSV: clique nesse botão para gerar um arquivo CSV. Depois que ele for gerado, você poderá baixar o arquivo CSV da Central de download. Para obter mais informações, consulte o Guia da central de download.
  4. Arquivar: remova este grupo sem excluí-lo do console. Consulte a seção Arquivando grupos para obter mais informações.
  5. Pesquisar: você pode usar a barra de pesquisa para filtrar a tabela por nomes de grupos.
  6. Nome e ícone do grupo: clique em um nome de grupo para visualizar mais detalhes desse grupo. Os ícones indicam se um grupo é de Console, Gerenciado pelo AD ou Inteligente .
  7. Intensificador de risco: refere-se ao intensificador de risco definido para este grupo. Consulte o Guia de intensificadores de risco para obter mais informações.
  8. Ações: use a seta suspensa para clonar, editar ou arquivar grupos. Você também pode optar por remover todos os usuários do grupo ou arquivá-los no grupo.

Criação de grupos

Não há grupos pré-criados. Portanto, você precisará criar os grupos necessários. É possível criar grupos diretamente no console da KnowBe4 utilizando a função Importação de CSV ou o recurso Integração com o Active Directory. Consulte nosso artigo Como faço para criar um novo grupo? para obter mais informações.

Adição de usuários a grupos

Depois de importar usuários, é possível classificá-los em grupos. A classificação pode ser feita por departamento, local, domínios ou qualquer outro critério de sua preferência. Os usuários podem pertencer a quantos grupos forem necessários e não há limite para o número de grupos que você pode criar. Consulte nosso artigo Como faço para adicionar ou remover usuários de um grupo? para obter mais informações.

 

Clonagem de grupos

Para copiar qualquer grupo existente, basta cloná-lo. Consulte nosso artigo Como faço para clonar um novo grupo? para obter mais informações.

 

Arquivamento de grupos

Você pode arquivar grupos que não são mais necessários. O arquivamento de grupos permite suspender a utilização do grupo sem remover os usuários que fazem parte dele. Você também pode desarquivar grupos a qualquer momento para reintegrar os membros. Para arquivar um grupo, siga as etapas abaixo:

Para arquivar um grupo:

  1. No console da KnowBe4, vá paraUsuários > Grupos.
  2. Na lista de grupos, encontre o grupo que deseja arquivar.
  3. Na coluna Ações, clique na seta suspensa ao lado do grupo desejado e selecione Arquivar.
  4.  

Visualização de grupos arquivados

Para visualizar grupos arquivados, utilize o menu suspenso Status acima da lista de grupos e selecione Arquivado. 

Restauração de grupos arquivados

Para restaurar grupos arquivados, clique na seta suspensa ao lado do grupo desejado e selecione Restaurar.

Exclusão de grupos

Você pode excluir grupos que não são mais necessários. Contudo, tenha cuidado, pois qualquer grupo excluído será excluído permanentemente.

Observação: ao excluir um grupo, os dados do usuário nesse grupo permanecerão inalterados. Somente o grupo será permanentemente excluído do console da KnowBe4.
  1. Para excluir um grupo, primeiro arquive o grupo. Em seguida, visualize os grupos arquivados utilizando o menu suspenso Status acima da lista de grupos e selecione Arquivado.

  1. Clique no botão vermelho Excluir acima da lista de grupos. 
    1. Serão exibidas duas opções: Excluir selecionados e Excluir em massa do CSV. Ambas as opções excluirão permanentemente os grupos do seu console. Atenção: ao excluir um grupo, os usuários nesse grupo permanecerão no sistema.
      1. A opção Excluir selecionados permite excluir os grupos selecionados. Clique na caixa de seleção à esquerda do grupo ou dos grupos que deseja excluir.
      2.  Após selecionar todos os grupos que deseja excluir, clique no botão vermelho Excluir e escolha Excluir selecionados.
    2. Para usar a opção Excluir em massa do CSV, primeiro prepare um arquivo CSV para listar cada grupo arquivado que deseja excluir. Os grupos nomeados no CSV que não estiverem arquivados não serão excluídos.
      1. Quando estiver tudo pronto para enviar o arquivo CSV, clique no botão vermelho Excluir e escolha Excluir em massa do CSV. Será exibida esta janela:

      1. Clique em Procurar para selecionar e enviar o arquivo CSV preparado.
      2. Selecione os usuários que você deseja notificar sobre as exclusões (se houver algum). Em seguida, clique em Excluir grupos para excluir permanentemente os grupos do CSV.

Grupos inteligentes

Com o nosso recurso Grupos inteligentes, disponível para contas Platina e Diamante, é possível criar grupos dinâmicos com base em critérios específicos definidos por você. Esses grupos são úteis para testes de phishing, campanhas de treinamento e para a geração de uma variedade de relatórios.

Para saber mais sobre os Grupos inteligentes, confira esta lista de artigos sobre Grupos inteligentes em nossa base de conhecimento.

 

Grupos e campanhas de phishing

O uso de grupos em suas campanhas de phishing permite definir como alvo um subgrupo de usuários utilizando modelos de phishing específicos. Os grupos podem ser usados para visar certos departamentos ou criar tentativas de spear phishing contra membros-chave da empresa. Você pode até mesmo definir vários grupos como alvo em uma única campanha de phishing. Ao usar grupos, você pode realizar campanhas de phishing em regiões ou locais específicos, se quiser obter métricas específicas dessas campanhas.

Recomendamos a criação de grupos envolvendo diferentes locais, clicadores recorrentes, a gerência e outros conjuntos de usuários de alto risco. Nosso recurso Grupos inteligentes ajuda na criação desses tipos de grupos. Para saber mais sobre Grupos inteligentes (somente Platina ou Diamante), consulte nosso arquivo Visão geral dos grupos inteligentes.

Para conferir o desempenho dos Grupos em termos de porcentagem de Phish-prone e número de falhas de phishing, como no caso de cliques, acesse Phishing > Relatórios para usar nosso recurso de Relatórios.

 

Grupos e campanhas de treinamento

Ao criar uma campanha de treinamento, você tem a opção de inscrever todos os usuários ou apenas grupos específicos de usuários.

Você também pode criar treinamentos preventivos automáticos para grupos de clicadores a fim de oferecer treinamento adicional aos usuários mais propensos a falhas nos testes de campanhas de phishing. Depois, após a conclusão do treinamento preventivo, é possível remover esses usuários do grupo de clicadores. Você também pode inscrever novamente esses usuários, caso haja falha em outro teste de phishing. Para obter mais informações sobre treinamento preventivo, consulte o artigo Como usar grupos para treinamento preventivo.

Você pode usar grupos para acompanhar o progresso dos treinamentos e executar relatórios sobre diferentes grupos de usuários. Por exemplo, você poderia descobrir quantos membros do grupo de clicadores iniciaram um curso específico, mas não o concluíram. É possível filtrar por grupo qualquer relatório relacionado a treinamento. Os relatórios de grupos podem ser encontrados na guia Relatórios e também sob a guia principal Relatórios. Consulte o artigo Relatórios para obter mais informações.

Você também pode usar os grupos para acompanhar o progresso dos usuários no treinamento por etapas ou de forma ordenada. Por exemplo, é possível configurar quatro campanhas, uma para cada trimestre do ano. Cada uma dessas campanhas pode começar no início de cada trimestre, com a campanha do T1 abrangendo todos os usuários. As três campanhas subsequentes podem abranger os grupos T2, T3 e T4. A campanha do T1 pode adicionar ao grupo T2 os usuários que concluírem o treinamento, a campanha do T2 pode adicioná-los ao grupo T3, e assim por diante. Dessa forma, como pré-requisito, apenas os usuários que concluírem os cursos das campanhas anteriores serão inscritos nos cursos adicionais.

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