Gestire utenti e gruppi

Guida alla gestione di utenti e gruppi

Dalla scheda Utenti puoi gestire gli utenti e i gruppi, assegnare gli admin e creare e assegnare i diversi ruoli di sicurezza. I link in basso descrivono i diversi controlli amministrativi a disposizione nella scheda Utenti.

Vai a:Aggiungere utenti

Gestire e modificare gli utenti

Assegnare o revocare i privilegi di adminRuoli di sicurezzaGestire i gruppi

Aggiungere utenti

Per importare gli utenti sono disponibili quattro diverse opzioni:

  1. Importazione rapida
  2. Importazione CSV
  3. Provisioning degli utenti
  4. Creare un utente singolo

Per ulteriori informazioni su ciascuna opzione, apri le sezioni o gli articoli relativi utilizzando i link in alto.

In alternativa, se abiliti l’opzione Consenti agli utenti di iscriversi nelle Impostazioni account, gli utenti verranno aggiunti automaticamente durante il processo di creazione del loro account. Per impostazione predefinita, questa opzione è disattivata.

Nota: Gli utenti aggiunti alla console saranno iscritti anche a eventuali campagne di formazione in cui è stata selezionata l’opzione “Abilita iscrizione automatica per i nuovi utenti”. Prima di aggiungere degli utenti, ti consigliamo di controllare le impostazioni della campagna e, se necessario, disabilitare questa opzione.

 

Importazione rapida

Il primo metodo per aggiungere degli utenti è l’Importazione rapida. Questo metodo permette di importare gli utenti tramite il loro indirizzo e‑mail. Se desideri importare altre informazioni degli utenti, ti consigliamo di utilizzare Importazione CSV o Provisioning degli utenti.

  1. Apri la scheda Utenti e fai clic su Importa utenti.
  2. Digita o incolla un elenco di indirizzi e‑mail degli utenti nella casella di testo. Gli indirizzi e‑mail devono corrispondere al formato indicato a destra della casella di testo. È possibile immettere un solo indirizzo e‑mail per ogni riga.
    Nota: nella maggior parte dei casi, gli unici indirizzi e‑mail accettati in fase di importazione sono quelli che utilizzano il dominio registrato per la tua organizzazione. Se la tua organizzazione utilizza più di un dominio e‑mail, leggi l’articolo Come aggiungere e verificare i domini per avere ulteriori informazioni.
  3. Dopo l’importazione, al primo accesso alla formazione verrà chiesto agli utenti di creare una password personale. Se preferisci impostare un’unica password per tutti gli utenti importati, seleziona la casella Imposta password per gli utenti.
    Nota: consigliamo di utilizzare questa opzione solo in casi particolari. Per richiedere agli utenti di cambiare la password impostata dopo il primo accesso, puoi selezionare la nuova casella Richiedi agli utenti di reimpostare la password iniziale impostata da admin.
  4. Se vuoi aggiungere gli utenti importati a uno o più gruppi specifici, seleziona la casella Seleziona gruppi per gli utenti. Scegli quindi uno o più gruppi dal menu a discesa.

Dopo aver inserito gli utenti e i relativi dettagli, fai clic su Importa utenti.

Importante: quando utilizzi l’opzione di importazione rapida, assicurati di importare solo indirizzi e‑mail validi di utenti singoli. Non importare liste di distribuzione o indirizzi e‑mail generici.

 

Importazione CSV

Puoi utilizzare l’Importazione CSV per importare gli utenti in blocco e aggiungere informazioni facoltative sui tuoi utenti. Questa funzione si trova nella sezione Utenti, nella scheda Importa utenti.

Per ulteriori informazioni su come importare gli utenti utilizzando un file CSV e sui campi per le informazioni utente che è possibile includere, leggi l’articolo: Importazione CSV. Come si importano gli utenti con un file CSV?

Provisioning degli utenti

Per importare in blocco gli utenti e aggiungere informazioni facoltative sui tuoi utenti, è possibile utilizzare anche l’Integrazione Active Directory (ADI) oppure il sistema SCIM.  Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Integrazione Active Directory (ADI) oppure l’articolo Guida alla configurazione SCIM.

Creare un utente singolo

È possibile aggiungere manualmente un utente immettendo dettagli quali nome e cognome, e‑mail e titolo professionale. Per aggiungere un utente, apri la scheda Utenti. Fai clic sul menu a discesa Aggiungi utenti e poi su Crea utente singolo.

Gestire e modificare gli utenti

La scheda Utenti contiene l’elenco di tutti i tuoi utenti. Tramite questo elenco è possibile aggiungere o rimuovere gli utenti a un gruppo, assegnare o revocare i diritti di admin, modificare le informazioni di base del profilo ed esportare un elenco di utenti in un file CSV.

  1. Aggiungi utenti: questo menu a discesa consente di creare un singolo utente o importare gli utenti in blocco. Durante la creazione di un nuovo utente, puoi aggiungere dettagli come il nome e il cognome, l’e‑mail e il titolo professionale.
  2. Filtri: tramite i filtri è possibile visualizzare solo gli utenti con un determinato stato, solo quelli di un certo tipo, solo gli utenti finali, solo gli admin o entrambi oppure è possibile filtrarli in base ai gruppi a cui sono assegnati.
    • Tramite il filtro Gruppi, è possibile selezionare Nessun gruppo per visualizzare solo gli utenti attualmente non inclusi in alcun gruppo.
  3. Archivia in blocco: facendo clic su questo link si aprirà la finestra Archivia in blocco. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come archiviare o eliminare un utente.
    • Quando si visualizzano gli utenti con stato Archiviato, questo pulsante sarà sostituito dall’opzione Elimina in blocco. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come archiviare o eliminare un utente.
  4. Genera CSV: facendo clic su questo pulsante viene generato un file CSV. Dopo la generazione del file CSV, è possibile scaricarlo dal Centro download. Per ulteriori informazioni consulta la Guida al Centro download
Nota:se gli utenti sono più di 51.000, il download sarà suddiviso in più file CSV contenenti ciascuno un massimo di 50.000 utenti.
  1. Cerca: questa barra di ricerca può essere utilizzata per filtrare l’elenco in base all’indirizzo e‑mail o al nome dell’utente.
  2. E‑mail, nome e icona dell’utente: facendo clic sul nome di un utente vengono visualizzati i relativi dettagli. Le icone indicano diverse informazioni relative all’utente. L’elenco in basso fornisce ulteriori informazioni su ciascuna icona.
    • Se l’opzione ADI è abilitata, queste icone indicano se l’utente è stato aggiunto direttamente alla console () oppure se è gestito tramite ADI ().
    • Se il sistema SCIM è abilitato, questa icona () indica che l’utente è gestito tramite SCIM.
    • L’icona del pesce () indica che l’utente ha accesso alla piattaforma PhishER. Per ulteriori informazioni, consulta il Manuale del prodotto PhishER.
  3. PPP: indica la percentuale Phish-prone dell’utente. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come viene calcolata la percentuale Phish-prone.
  4. Rischio: per ulteriori informazioni consulta la Guida al punteggio di rischio.
  5. Azioni: il menu a discesa consente di modificare o archiviare l’utente specificato oppure di modificarne i diritti di admin.

 

Modificare gli utenti

Facendo clic sull’indirizzo e‑mail di un utente è possibile visualizzare informazioni dettagliate sulla cronologia della sua formazione e sui suoi risultati nei test di phishing. Tramite questa finestra è inoltre possibile modificare manualmente le informazioni importate nel sistema e relative all’utente. Per ulteriori informazioni, consulta la Guida al profilo dell’utente.

Archiviare ed eliminare gli utenti

Per gestire al meglio l’elenco di utenti, è possibile archiviare, ripristinare ed eliminare gli utenti. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come archiviare o eliminare un utente.

Assegnare o revocare i privilegi di admin

Tutti gli admin hanno accesso a tutte le funzioni disponibili nella console. Puoi assegnare o revocare agli utenti i privilegi di admin dalla scheda Utenti. Nell’elenco Utenti gli utenti con privilegi di admin sono indicati da uno sfondo blu. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come assegnare e rimuovere i privilegi di admin.

Ruoli di sicurezza

I clienti con iscrizione Platino e Diamante possono utilizzare la funzione Ruoli di sicurezza per consentire a gruppi specifici di utenti di accedere ad alcune aree della console. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come usare i ruoli di sicurezza oppure guarda il video Come usare i ruoli di sicurezza.

Gestire i gruppi

Utilizzando i gruppi in modo efficace, è possibile ottenere il massimo dalla console KnowBe4. I gruppi consentono di indirizzare a determinate tipologie di utenti delle campagne di phishing o di formazione specifiche. Per visualizzare o gestire i gruppi, apri la scheda Utenti. Quindi, seleziona la scheda secondaria Gruppi.

  1. + Crea nuovo gruppo: fai clic su questo pulsante per creare un nuovo gruppo.
  2. Filtri Stato e Tipo: è possibile filtrare questa tabella in base allo stato del gruppo (Attivo o Archiviato) e in base al tipo di gruppo; le opzioni includono: Console, Smart, Gestito da SCIM e Gestito da ADI.
  3. Genera CSV: facendo clic su questo pulsante viene generato un file CSV. Dopo la generazione del file CSV, è possibile scaricarlo dal Centro download. Per ulteriori informazioni consulta la Guida al Centro download.
  4. Archivio: rimuove il gruppo senza eliminarlo dalla console. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Archiviare i gruppi.
  5. Cerca: questa barra di ricerca consente di filtrare la tabella in base ai nomi dei gruppi.
  6. Nome e icona del gruppo: facendo clic sul nome di un gruppo vengono visualizzati i relativi dettagli. Le icone indicano se un gruppo è un gruppo console, un gruppo gestito da AD o un gruppo Smart .
  7. Risk Booster: indica il valore Risk booster attualmente impostato per il gruppo. Per ulteriori informazioni, consulta la Guida ai Risk booster.
  8. Azioni: tramite il menu a discesa, è possibile clonare, modificare o archiviare un gruppo. È inoltre possibile rimuovere tutti gli utenti dal gruppo o archiviare tutti gli utenti del gruppo.

Creare gruppi

Poiché non esistono gruppi predefiniti, dovrai creare autonomamente i gruppi di cui hai bisogno. È possibile creare un gruppo direttamente nella console KnowBe4 tramite la funzione di Importazione CSV oppure utilizzando l’integrazione Active Directory. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come creare un nuovo gruppo.

Aggiungere utenti ai gruppi

Dopo aver importato gli utenti, è possibile suddividerli per gruppi. La suddivisione può essere effettuata sulla base del reparto, della sede, dei domini o di qualsiasi altra caratteristica. Gli utenti possono essere inclusi in più gruppi e non ci sono limiti al numero di gruppi che è possibile creare. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come aggiungere o rimuovere un utente da un gruppo.

 

Clonare i gruppi

È possibile creare una copia esatta di un gruppo esistente tramite la clonazione del gruppo. Per ulteriori informazioni leggi l’articolo Come clonare un gruppo.

 

Archiviare i gruppi

I gruppi non più necessari possono essere archiviati. L’archiviazione di un gruppo consente di rimuoverlo dall’uso, ma di mantenere l’elenco degli utenti che ne fanno parte. È possibile riattivare un gruppo archiviato in qualsiasi momento e di conseguenza, riattivare le iscrizioni. Per archiviare un gruppo, effettua le seguenti operazioni:

Per archiviare un gruppo:

  1. Nella console KnowBe4, vai su Utenti > Gruppi.
  2. Nell’elenco dei gruppi, individua il gruppo da archiviare.
  3. Nella colonna Azioni, fai clic sul menu a discesa situato sulla riga del gruppo desiderato e seleziona l’opzione Archivio.
  4.  

Visualizzare i gruppi archiviati

Per visualizzare i gruppi archiviati, usa il menu a discesa Stato situato al di sopra dell’elenco dei gruppi e seleziona l’opzione Archiviato. 

Ripristinare i gruppi archiviati

Per riattivare un gruppo archiviato, fai clic sul menu a discesa situato sulla riga del gruppo desiderato e seleziona l’opzione Ripristina.

Eliminare i gruppi

I gruppi non più necessari possono essere eliminati. Tuttavia, occorre tenere presente che se si elimina un gruppo, questo sarà eliminato in modo definitivo.

Nota: quando elimini un gruppo, i dati degli utenti iscritti al gruppo rimarranno invariati. Solo il gruppo verrà eliminato in modo permanente dalla console KnowBe4.
  1. Per eliminare un gruppo, dovrai per prima cosa archiviarlo. Quindi, per visualizzare i gruppi archiviati, usa il menu a discesa Stato situato sopra l’elenco dei gruppi e seleziona l’opzione Archiviato.

  1. Fai clic sul pulsante rosso Elimina situato sopra l’elenco dei gruppi.
    1. Verranno visualizzate due opzioni: Elimina gruppi selezionatied Elimina in blocco da file CSV. Entrambe le opzioni eliminano definitivamente i gruppi dalla tua console. Nota: se un gruppo viene eliminato, gli utenti che ne fanno parte continueranno a essere presenti nel sistema.
      1. L’opzione Elimina gruppi selezionati permette di eliminare i gruppi che hai selezionato. Fai clic sulla casella di controllo a sinistra dei gruppi da eliminare.
      2. Dopo aver selezionato tutti i gruppi da eliminare, fai clic sul pulsante rosso Elimina e scegli l’opzione Elimina gruppi selezionati.
    2. Per utilizzare l’opzione Elimina in blocco da file CSV, è necessario per prima cosa preparare un file CSV contenente i nomi di tutti i gruppi archiviati da eliminare. I gruppi riportati nel file CSV non attualmente archiviati non verranno eliminati.
      1. Quando il file CSV è pronto, fai clic sul pulsante rosso Elimina e scegli l’opzione Elimina in blocco da file CSV. Verrà visualizzata la seguente finestra:

      1. Fai clic su Sfoglia per selezionare e caricare il file CSV preparato.
      2. Se necessario, seleziona gli utenti a cui desideri comunicare l’eliminazione. Quindi, fai clic su Elimina gruppi per eliminare definitivamente i gruppi riportati nel file CSV.

Gruppi smart

La funzione Gruppi smart, disponibile per gli account Platino e Diamante, permette di creare gruppi dinamici basati su criteri specifici da te definiti. Questi gruppi sono utili per i test di phishing, per le campagne di formazione e per generare diversi rapporti.

Per ulteriori informazioni sui gruppi smart, vedi questo elenco di articoli sui gruppi smart pubblicati sulla nostra Knowledge Base.

 

Gruppi e campagne di phishing

L’utilizzo dei gruppi nelle campagne di phishing permette di indirizzare a un sottoinsieme di utenti dei modelli di phishing specifici. I gruppi consentono di focalizzarsi su determinati reparti oppure di creare dei tentativi di spear-phishing da indirizzare ad alcuni dipendenti specifici. È inoltre possibile selezionare più gruppi come target di una campagna di phishing. L’uso dei gruppi ti permette di organizzare campagne di phishing per determinate aree o sedi e quindi di ottenere da queste campagne delle misurazioni specifiche.

Consigliamo di creare gruppi per le diverse sedi, per i clicker abituali, per i dirigenti e per altri gruppi di utenti ad alto rischio. Grazie alla funzione Gruppi smart, la creazione di questi tipi di gruppi è più semplice. Per ulteriori informazioni sui Gruppi smart (solo per iscritti Platino e Diamante), leggi l’articolo Panoramica sui Gruppi smart .

Per vedere come si comportano i gruppi analizzando la loro percentuale Phish-prone e il numero di infrazioni di phishing, come ad esempio il numero di clic fatti, apri Phishing > Rapporti e usa la funzione Rapporti.

 

Gruppi e campagne di formazione

Quando imposti una campagna di formazione, puoi scegliere di iscrivere tutti gli utenti oppure solo dei gruppi di utenti specifici.

Puoi anche impostare una formazione correttiva automatica per un gruppo di clicker, così da offrire una formazione aggiuntiva agli utenti che non riescono a superare i test delle campagne di phishing. Al termine della formazione correttiva potrai rimuovere questi utenti dal gruppo Clicker. Qualora, in futuro, questi utenti non dovessero superare un altro test di phishing, potrai comunque reinserirli nel gruppo. Per ulteriori informazioni sulla formazione correttiva, leggi l’articolo Usare i gruppi per la formazione correttiva.

Puoi utilizzare i gruppi per monitorare l’avanzamento della formazione e creare dei rapporti sui diversi gruppi di utenti. Ad esempio, puoi scoprire quanti membri del gruppo Clicker hanno iniziato ma non completato uno specifico corso. È inoltre possibile filtrare tutti i rapporti relativi alla formazione sulla base del gruppo. I rapporti di gruppo si trovano sia nella scheda Rapporti sia nella scheda principale Rapporti; per ulteriori informazioni leggi l’articolo Rapporti.

Puoi inoltre utilizzare i gruppi per monitorare l’avanzamento della formazione degli utenti in modo scaglionato o ordinato. Puoi, ad esempio, impostare quattro campagne, una per ogni trimestre dell’anno. Avviando la campagna all’inizio di ogni trimestre, potresti indirizzare la campagna Trim1 a Tutti gli utenti. Le tre campagne successive potrebbero, invece essere indirizzate ai gruppi Trim2, Trim3 e Trim4. Con questa divisione, puoi quindi aggiungere gli utenti che hanno completato la campagna Trim1 al gruppo Trim2, quelli che hanno completato la campagna Trim2, al gruppo Trim3 e così via. In questo modo gli utenti verranno iscritti ai corsi successivi, solo se hanno completato i corsi della campagna precedente.

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