KnowBe4 propose plusieurs notifications de formation intégrées que vous pouvez utiliser lorsque vous inscrivez vos utilisateurs à une formation. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser ces notifications intégrées, modifier nos modèles vierges ou même créer vos propres notifications. Pour en savoir plus, consultez les étapes ci-dessous ou visionnez notre vidéo Personnaliser les notifications de formation.

Pour créer ou modifier un modèle de notification de formation, accédez à Formation > Modèles de notification. Pour modifier un de nos modèles de notifications de formation intégrés, cliquez sur l’un d’entre eux dans la liste Modèles préchargés. Il s’ouvrira dans notre éditeur WYSIWYG et vous pourrez alors y apporter toutes les modifications souhaitées. Lorsque vous sauvegardez les modifications apportées à un modèle préchargé, une copie est enregistrée dans la catégorie Brouillons sous Mes modèles.

Vous pouvez également créer vos propres modèles de notification de formation en cliquant sur le bouton + Nouveau modèle de notification de formation dans l’angle supérieur droit du sous-onglet Mes modèles.

Consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous pour découvrir les outils que vous pouvez utiliser pour créer ou modifier un modèle avec l’éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) :

1. Nom du modèle (facultatif) : saisissez un nom pour votre modèle dans ce champ. Ce champ est uniquement visible par vous et n’apparaîtra pas dans l’e-mail de notification de formation.
2. Adresse e-mail de l’expéditeur : saisissez dans ce champ l’adresse e-mail de l’expéditeur, qui sera visible par les utilisateurs dans l’e-mail. Vous pouvez renseigner l’adresse e-mail de votre choix.
3. Nom de l’expéditeur (facultatif) : saisissez dans ce champ le nom à afficher dans l’e-mail à côté de l’adresse e-mail de l’expéditeur.
4. Objet : saisissez dans ce champ l’objet de l’e-mail, qui s’affichera dans la boîte de réception des utilisateurs. Ce sera également le titre de votre modèle si vous n’avez pas fourni de nom pour votre modèle de notification de formation. Voici quelques exemples possibles :
   • Campagne de formation obligatoire
   • Invitation à une formation
   • Oups, vous avez cliqué sur un test d’hameçonnage !
5. Source : cliquez sur ce bouton pour basculer sur l’affichage du code source du modèle. Si vous avez des connaissances en HTML, vous pouvez les mettre à profit pour créer des notifications de formation personnalisées.
6. Icône d’image : cliquez sur cette icône pour ajouter une image dans votre modèle de notification de formation. Vous devez utiliser des images hébergées sur un serveur externe, ce qui signifie que vous devez insérer une URL disponible publiquement dans le champ URL après avoir cliqué sur le bouton. Vous pouvez également redimensionner votre image en utilisant les champs de hauteur et de largeur.
   Remarque : certaines versions de Microsoft Outlook nécessitent l’ajout de balises supplémentaires dans le code source de l’image pour qu’elle s’affiche correctement. Consultez notre article d’aide Résoudre les problèmes d’image dans un modèle pour en savoir plus.
7. Texte générique : utilisez le menu déroulant pour ajouter des textes génériques à vos notifications. Les options de texte générique remplissent automatiquement certains champs avec les informations relatives à l’utilisateur, au compte ou à la formation que vous avez configurées. Les textes génériques pour des notifications de campagne de formation ne peuvent être utilisés que dans le corps d’un modèle. Pour en savoir plus, consultez notre Guide relatif aux textes génériques.
8. Corps : ajoutez le texte de votre choix dans le corps de votre modèle de notification de formation. Vous pouvez utiliser les options de mise en forme du texte disponibles pour personnaliser l’aspect de votre modèle. Vous pouvez également ajouter des tableaux, des lignes et d’autres détails en cliquant sur les différents boutons de l’éditeur WYSIWYG. Pour plus d’informations sur le contenu du texte, consultez les recommandations ci-dessous :
   • Le contenu d’une notification de formation varie en fonction des informations que vous souhaitez communiquer à vos utilisateurs. Nous vous conseillons d’inclure au moins un lien de connexion vers la formation ou des instructions détaillées sur la procédure de connexion, ainsi que la date d’échéance de la formation.
   • Afin d’augmenter l’engagement des utilisateurs, il est conseillé de fournir une brève description de la formation et des raisons pour lesquelles ils ont été inscrits. N’hésitez pas à ajouter une touche personnelle pour humaniser l’e-mail et rassurer vos utilisateurs.

Comment utiliser la catégorie Modèles vierges

Dans la section Modèles préchargés, la catégorie Modèles vierges comprend des versions vierges de nos modèles de notifications de formation comportant un design ou un style personnalisé. Tous nos modèles mis en page contiennent les termes (Bannière) ou (Bordure) dans le nom du modèle. Vous pouvez modifier le code source de ces modèles pour personnaliser leur style. Même si vous n’êtes pas familiarisé avec le langage HTML, chaque modèle vierge inclut des commentaires d’instruction dans le code source pour vous guider tout au long du processus de personnalisation. Vous pouvez également consulter le site Web W3Schools pour en savoir plus sur le langage HTML.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de personnalisations que vous pouvez apporter aux modèles vierges :

• Bordure (cliquez pour afficher) : personnalisez la couleur de la bordure du modèle en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. 
  • Consultez le site Web de W3Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB ou hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser le texte générique [[brand_color]] dans le code source. Ce texte générique insère le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation, défini dans les Paramètres du Compte. 
• Bannière (cliquez pour voir) : vous pouvez personnaliser la couleur d’arrière-plan de la bannière en ajoutant votre propre code de couleur RVB ou hexadécimal. Vous pouvez également ajouter un texte personnalisé pour la bannière.
  • Consultez le site Web de W3Schools pour en savoir plus sur les codes de couleurs RVB ou hexadécimaux.
  • Vous pouvez également utiliser le texte générique [[brand_color]] dans le code source. Ce texte générique insère le code hexadécimal de la couleur de la marque de votre organisation, défini dans les Paramètres du Compte. 
• Logo : vous pouvez remplacer le logo KnowBe4 par celui de votre organisation.

Si vous décidez d’utiliser un modèle vierge dont le nom compte le tag (Logo), ce modèle affichera automatiquement le logo de votre organisation grâce au texte générique [[company_logo_url]]. Pour que ce texte générique fonctionne correctement, vous devrez ajouter l’URL du logo de votre organisation dans vos Paramètres du Compte. Pour en savoir plus sur les textes génériques que vous pouvez utiliser dans les notifications de formation, consultez notre Guide relatif aux textes génériques.

Limites au téléchargement de vos propres images

Par respect pour les droits de propriété intellectuelle, nous prenons des mesures afin de minimiser la nécessité de reproduire vos œuvres protégées par le droit d’auteur afin de les afficher dans vos modèles. Au lieu d’intégrer vos images ou de les télécharger pour que nous les hébergions, vous remplissez deux objectifs mutuellement bénéfiques : Tout d’abord, nous vous proposons un moyen de créer des modèles plus réalistes qui contribuent à respecter l’intégrité et les proportions des images que vous ajoutez à vos modèles. Puis, en liant vos images, vous réduisez la quantité de contenu que vous devez partager avec nous pour obtenir le même résultat que si vous téléchargiez vos images sur la console.