Las notificaciones de formación son los correos electrónicos que sus usuarios, gerentes y administradores reciben a lo largo de la campaña de formación. Dan la bienvenida a los usuarios cuando se inscriben, les recuerdan las tareas pendientes o vencidas y confirman cuándo han finalizado la formación. Puede utilizar las notificaciones integradas de KnowBe4 tal cual, personalizarlas para que se ajusten a su organización o crear las suyas propias.
Para gestionar sus notificaciones de formación, diríjase a Formación > Plantillas de notificaciones.
Esta página tiene dos subpestañas:
- Mis plantillas: las plantillas que cree o guarde, agrupadas en categorías gestionadas por usted.
- Plantillas del sistema: las plantillas de notificaciones integradas de KnowBe4, agrupadas en categorías del sistema como Notificación de bienvenida, Notificación de vencimiento y Notificación de finalización.
Desde cualquiera de las subpestañas, puede obtener la vista previa de una plantilla, ocultarla y buscarla por nombre.
En la subpestaña Mis plantillas, también puede crear categorías y mover las plantillas a ellas, de modo que sus notificaciones personalizadas estén listas para usarse en una campaña de formación.
Mis plantillas
En Mis plantillas, puede crear o guardar plantillas. Las plantillas se agrupan en categorías gestionadas por usted. Cuando edita una plantilla del sistema, se guarda una versión en la categoría Borradores. Desde allí, puede mover la plantilla a otra categoría.
Para obtener más información sobre las opciones de esta sección, consulte la captura de pantalla y la lista que se muestran a continuación:
- Mis categorías: lista de todas las categorías en Mis plantillas.
- + Añadir: haga clic en este botón para añadir una nueva categoría.
- Mostrar elementos ocultos: seleccione el botón para que se muestren todas las plantillas, incluidas las que tiene ocultas.
- + Nueva plantilla de notificación de formación: haga clic en este botón para añadir una nueva plantilla.
- Buscar: utilice este campo para buscar plantillas.
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Acciones: En la columna Acciones, seleccione el icono de tres puntos para abrir el menú de acciones y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones para una plantilla:
- Vista previa: haga clic en este icono para generar una vista previa de la notificación.
- Clonar: seleccione esta opción para crear una copia de la plantilla que puede editar de forma independiente. Para obtener más información, consulte la sección Clonar una plantilla de notificación de formación que figura más abajo.
- Ocultar plantilla: seleccione el botón para ocultar la plantilla de la lista.
Plantillas del sistema
Nuestras plantillas de notificaciones integradas están agrupadas en categorías del sistema como Notificación de bienvenida, Notificación de vencimiento y Notificación de finalización. Puede utilizar estas plantillas tal cual o tomarlas como punto de partida para crear las suyas propias.
Para obtener más información sobre las opciones de esta sección, consulte la captura de pantalla y la lista que se muestran a continuación:
- Categorías del sistema: lista de todas las categorías en Plantillas del sistema.
- Mostrar elementos ocultos: seleccione el botón para que se muestren todas las plantillas, incluidas las que tiene ocultas.
- Buscar: utilice este campo para buscar plantillas.
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Acciones: seleccione una de las dos siguientes acciones para una plantilla.
- Vista previa: haga clic en este icono para abrir una ventana emergente con una vista previa de la notificación.
- Ocultar plantilla: seleccione el botón para ocultar la plantilla de la lista.
Trabajar con plantillas en varios idiomas
Mis plantillas y Plantillas del sistema pueden incluir varios idiomas. En cualquiera de las listas de plantillas, la columna Idiomas indica la cantidad de idiomas que incluye una plantilla. Cada plantilla es una fila de la lista, independientemente del número de idiomas que incluya.
Una plantilla que incluye un idioma muestra ese idioma; por ejemplo, Inglés (Estados Unidos). Una plantilla que incluye más de un idioma muestra el número de idiomas como un enlace; por ejemplo, 4 Idiomas.
Cada idioma de una plantilla es una versión separada de la notificación, con su propio asunto y cuerpo. Puede previsualizar, editar o copiar cualquiera de los idiomas de una plantilla. También puede seleccionar los idiomas que desea copiar cuando añada una plantilla a una de sus categorías.
Para que sus usuarios reciban una notificación en su propio idioma, deben cumplirse dos condiciones. La plantilla debe incluir una versión en ese idioma, y deben estar habilitadas para su cuenta las notificaciones de formación localizadas. Para obtener información sobre cómo habilitar esta configuración, consulte nuestra Guía de localización.
Obtener una vista previa de una plantilla personalizada en varios idiomas
Para obtener una vista previa de una plantilla personalizada en varios idiomas, lleve a cabo los siguientes pasos:
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En la subpestaña Mis plantillas, localice la plantilla que desea previsualizar y haga clic en el nombre de la plantilla en la columna Nombre de la plantilla. Se abrirá una página que muestra los idiomas de la plantilla.
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En la columna Acciones, haga clic en el icono Vista previa. Se abrirá la ventana Vista previa de correo electrónico.
- Haga clic en Enviarme una prueba para recibir una prueba de la notificación por correo electrónico en el idioma que tenga abierto.
- Nota: Enviarme una prueba envía la versión en el idioma que tenga abierto.
- Haga clic en Cerrar para volver a la página del idioma de la plantilla.
- Para editar la plantilla, haga clic en el icono de puntos suspensivos en la columna Acciones. Las opciones varían en función de si edita un idioma principal o un idioma no principal.
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Idioma principal: este es el idioma predeterminado de su plantilla. Ofrece opciones para editar la plantilla, cambiar el idioma, excluirlo de una campaña o eliminarlo. Si decide eliminar el idioma, se abrirá una ventana emergente que le pedirá que seleccione un nuevo idioma principal.
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Idioma no principal: ofrece opciones para editar la plantilla, cambiar el idioma, establecerlo como principal, excluirlo de una campaña o eliminarlo.
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- Para salir de esta página, haga clic en Volver a plantillas de notificaciones de formación en la esquina superior derecha de la página.
Añadir un idioma a su plantilla personalizada
Para añadir un idioma a la plantilla, lleve a cabo los siguientes pasos:
- Haga clic en +Añadir nuevo idioma. Se abrirá una ventana emergente.
- Siga uno de estos pasos:
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Si desea escribir una nueva versión en otro idioma, seleccione la opción Escribir una nueva versión de idioma, seleccione el idioma en el menú desplegable Idioma y, a continuación, haga clic en Añadir idioma.
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Para usar una de sus plantillas existentes, seleccione la opción Usar una de mis plantillas existentes. A continuación, busque una plantilla o seleccione una de la lista y haga clic en Añadir como idioma. La lista solo incluye plantillas en idiomas que esta notificación no tenga todavía.
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Editar una plantilla de idioma personalizada en un idioma específico
Para editar una plantilla en un idioma específico, siga estos pasos:
- Haga clic en el icono de puntos suspensivos en la columna Acciones.
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Haga clic en Editar para abrir la plantilla del formulario de edición, en el idioma que haya seleccionado.
- Edite los detalles y el contenido de la plantilla.
- Haga clic en Guardar y, a continuación, en Volver a Notificación en la esquina superior derecha de la página para volver a la página de notificaciones.
Administrar los idiomas de sus plantillas personalizadas
Cuando haya añadido una plantilla personalizada a una de sus categorías, puede agregarle un idioma, cambiar el idioma de una versión y eliminar u ocultar una versión. También puede combinar plantillas que haya creado por separado para cada idioma en una sola plantilla.
Al combinar dos plantillas, cualquier campaña que haya utilizado alguna de las plantillas originales se actualizará automáticamente, por lo que no es necesario volver a crear ni reasignar las campañas.
La forma más rápida de crear una plantilla que incluya más de un idioma es copiar una plantilla de sistema y seleccionar varios idiomas al copiarla. Para obtener más información, consulte Copiar una plantilla de sistema a una categoría desde la ventana de vista previa que figura más abajo.
Previsualizar una plantilla de sistema en varios idiomas
Para obtener una vista previa de una plantilla en varios idiomas, siga estos pasos:
- En la subpestaña Plantillas del sistema, busque la plantilla de la que quiera obtener una vista previa.
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En la columna Acciones, haga clic en el icono Vista previa. Se abrirá la ventana Vista previa de correo electrónico.
- Para ver la plantilla en otro idioma, seleccione el idioma en el menú desplegable situado en la parte superior de la ventana.
Desde la ventana Vista previa de correo electrónico, también puede copiar la plantilla en una de sus categorías o editarla. Consulte las siguientes secciones.
Copiar una plantilla de sistema a una categoría desde la ventana de vista previa
Puede copiar uno o varios de los idiomas de una plantilla en una de sus categorías sin salir de la ventana Vista previa de correo electrónico. Para completar esta acción, siga estos pasos:
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En la ventana Vista previa de correo electrónico, haga clic en Copiar a categoría.
- En el menú desplegable Añadir a categoría, seleccione la categoría en la que quiera copiar la plantilla.
- En el menú desplegable de idiomas, seleccione los idiomas que quiera copiar. De forma predeterminada, están seleccionados todos los idiomas de la plantilla.
- Haga clic en Añadir.
Editar una plantilla de sistema en un idioma específico
Para editar una plantilla en un idioma específico, siga estos pasos:
- En la ventana Vista previa de correo electrónico, seleccione el idioma que quiera editar en el menú desplegable de la parte superior.
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Haga clic en Editar plantilla para abrir la plantilla en el formulario de edición, en el idioma que haya seleccionado.
Añadir una plantilla de sistema a una categoría desde la lista de plantillas
También puede copiar plantillas a una categoría directamente desde la lista de plantillas. Cuando añada una plantilla que incluya varios idiomas, deberá seleccionar qué idiomas quiere copiar. Para añadir una plantilla a una categoría desde la lista de plantillas, siga estos pasos:
- En la subpestaña Plantillas del sistema, marque la casilla de cada plantilla que quiera copiar.
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En el menú desplegable Añadir a categoría, seleccione la categoría en la que quiera copiar las plantillas.
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Haga clic en Añadir. Si una plantilla seleccionada incluye más de un idioma, se abre la ventana Seleccionar idiomas para añadir.
- En la ventana Seleccionar idiomas para añadir, seleccione los idiomas que quiera copiar y, después, haga clic en Añadir. Solo se copiarán los idiomas que seleccione.
Personalización de las notificaciones de formación
KnowBe4 ofrece distintas notificaciones de formación integradas que podrá usar al inscribir a los usuarios en formaciones. Puede personalizar estas notificaciones integradas, modificar nuestras plantillas en blanco o crear sus propias notificaciones. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, revise los pasos que se detallan a continuación o échele un vistazo al vídeo Personalización de las notificaciones de formación.
Para crear o editar plantillas de notificaciones de formación, diríjase a Formación > Plantillas de notificaciones. En Plantillas del sistema, haga clic en una de nuestras plantillas de notificaciones de formación integradas para abrirlas en el editor What You See is What You Get (WYSIWYG) y hacer cambios. Al guardar los cambios en una plantilla del sistema integrada, se guardará una copia de esta en la categoría Borradores en Mis plantillas.
También puede crear sus propias plantillas de notificaciones de formación haciendo clic en el botón + Nueva plantilla de notificación de formación en la esquina superior derecha de la subpestaña Mis plantillas.
Consulte la captura de pantalla y la lista que se muestran a continuación para conocer las herramientas que puede usar para crear o editar una plantilla con el editor What You See Is What You Get (WYSIWYG):
- Nombre de la plantilla (opcional): introduzca un nombre para su plantilla. Los usuarios no verán este campo cuando reciban el correo electrónico de notificación de formación.
- Dirección de correo electrónico del remitente: introduzca la dirección de correo electrónico del remitente que los usuarios verán en el correo. Puede introducir la dirección de correo electrónico que desee.
- Nombre del remitente (opcional): introduzca el nombre que se mostrará en el correo electrónico junto a la dirección de correo del remitente.
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Asunto: introduzca el asunto del correo electrónico que los usuarios verán en su bandeja de entrada. Este asunto también será el título de la plantilla si no añade ningún nombre a la plantilla de notificación de formación. A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Campaña de formación obligatoria
- Ha recibido una invitación para una formación
- ¡Vaya, ha hecho clic en una prueba de phishing!
- Fuente: haga clic en este botón para cambiar a la vista de código fuente de la plantilla. Si tiene conocimientos de HTML, puede utilizar esta vista para crear notificaciones de formación personalizadas.
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Icono de imagen: haga clic en este icono para añadir una imagen personalizada a su plantilla de notificación de formación. Para obtener más información, consulte el artículo Añadir imágenes personalizadas a las plantillas.
Nota: Algunas versiones de Microsoft Outlook requerirán añadir etiquetas adicionales al código fuente de la imagen para que esta se muestre correctamente. Consulte el artículo Resolución de problemas con las imágenes de las plantillas para obtener más información. - Marcador de posición: utilice el menú desplegable para añadir marcadores de posición en sus notificaciones. Las opciones de los marcadores de posición poblarán automáticamente determinados campos con el usuario, la cuenta o la información de la formación. Los marcadores de posición de notificaciones de campañas de formación solo se pueden usar en los cuerpos de las plantillas. Para obtener más información, consulte nuestra Guía sobre los marcadores de posición.
- Cuerpo: introduzca el texto que prefiera en el cuerpo de la plantilla de notificación de formación. Puede utilizar las opciones de formato de texto disponibles para personalizar el aspecto de su plantilla. También puede añadir tablas, líneas y otros detalles haciendo clic en los botones del editor WYSIWYG. Para obtener más información sobre nuestras recomendaciones para el texto del cuerpo, consulte lo siguiente:
- El contenido de la notificación de formación variará en función de la información que quiera proporcionar a los usuarios. Le recomendamos incluir la fecha límite de la formación, así como el enlace de inicio de sesión o una explicación sobre cómo iniciar sesión.
- Le recomendamos ofrecer una explicación breve de la formación y por qué se ha inscrito al usuario. No dude en añadirle un toque personal para que los usuarios se sientan más cómodos cuando reciban el correo electrónico.
Clonar una plantilla de notificación de formación
Si desea reutilizar una de sus plantillas sin tener que crearla de nuevo, puede clonarla. La clonación crea una nueva plantilla con su propio ID, por lo que cualquier cambio que realice en el clon no afectará al original.
Para clonar una plantilla de notificación de formación, siga estos pasos:
- Vaya a Formación > Plantillas de notificaciones.
- Seleccione la subpestaña Mis plantillas.
- Localice la plantilla que desea clonar. En la columna Acciones, seleccione el icono de tres puntos y, a continuación, seleccione Clonar. Se abrirá la página Clonar plantilla de notificación de formación.
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En el campo Nombre de la plantilla, introduzca un nombre para su nueva plantilla. Por defecto, el campo contiene el nombre de la plantilla original con la palabra «Clone» añadida al final. Puede modificar este nombre o cualquier otro campo que desee cambiar.
- Realice cualquier otra modificación que desee en la plantilla clonada. Para obtener más información sobre los campos de esta página, consulte la sección Personalización de las notificaciones de formación que figura más arriba.
- Seleccione Clonar plantilla. La plantilla clonada aparecerá como una nueva plantilla en Mis plantillas.
Socios y cuentas múltiples: clonar una plantilla administrada
Si su cuenta administra otras cuentas, también puede clonar plantillas desde la subpestaña Plantillas gestionadas. La clonación funciona de la misma manera que en Mis plantillas. La plantilla clonada aparecerá como una nueva plantilla en Plantillas gestionadas.
Uso de la categoría Plantillas en blanco
En la sección Plantillas del sistema, la categoría Plantillas en blanco incluye versiones en blanco de nuestras plantillas de notificaciones de formación con un estilo o diseño personalizados. Todas las plantillas que hemos diseñado incluyen la etiqueta (Banner) o (Borde) en el nombre. Puede personalizar el estilo de estas plantillas editando el código fuente. Si el lenguaje HTML no le resulta familiar, todas las plantillas en blanco incluyen comentarios con instrucciones sobre HTML en el código fuente que le ayudarán a personalizarlas. También puede visitar el sitio web de W3Schools para obtener más información sobre HTML.
A continuación, recogemos algunas de las personalizaciones que puede aplicar con las plantillas en blanco:
- Borde (haga clic para ver): personalice el color del borde de la plantilla añadiendo su propio código de color hexadecimal o RGB.
- Visite el sitio web de W3Schools para obtener más información sobre los códigos de colores hexadecimales o RGB.
- También puede usar el marcador de posición [[brand_color]] dentro del código fuente. Este marcador de posición rellena el código hexadecimal con el conjunto de colores que haya establecido como color de la marca de la organización en Configuración de la cuenta.
- Banner (haga clic para ver): personalice el color de fondo del banner añadiendo su propio código de color hexadecimal o RGB. También puede insertar un texto personalizado para el banner.
- Visite el sitio web de W3Schools para obtener más información sobre los códigos de colores hexadecimales o RGB.
- También puede usar el marcador de posición [[brand_color]] dentro del código fuente. Este marcador de posición rellena el código hexadecimal con el conjunto de colores que haya establecido como color de la marca de la organización en Configuración de la cuenta.
- Logotipo: sustituya el logotipo de KnowBe4 por el logotipo de su organización.
Si decide usar una plantilla en blanco que incluya la etiqueta (Logotipo) en el nombre, tenga en cuenta que la plantilla utilizará automáticamente el logotipo de su organización mediante el marcador de posición [[company_logo_url]]. Para que este marcador de posición funcione correctamente, añada la dirección URL del logotipo de su organización en Configuración de la Cuenta. Para obtener más información sobre qué marcadores de posición puede usar en sus notificaciones de formación, consulte la Guía sobre los marcadores de posición.