Gestión de usuarios y grupos

Guía de gestión de usuarios y grupos

En la pestaña Usuarios, puede gestionar sus usuarios y grupos, asignar administradores y crear y asignar diferentes roles de seguridad. Acceda a los siguientes enlaces para obtener información acerca de los diferentes controles de administración disponibles en la pestaña Usuarios.

Ir a:Añadir usuarios

Gestionar y editar usuarios

Asignar o revocar privilegios de administradorRoles de seguridadGestionar grupos

Añadir usuarios

Tiene cuatro opciones para importar usuarios:

  1. Importación rápida
  2. Importación de CSV
  3. Aprovisionamiento de usuarios
  4. Crear usuario único

Utilice los enlaces internos anteriores para acceder a los apartados o artículos y obtener más información acerca de cada opción.

También puede habilitar la opción Permitir que los usuarios se registren en Configuración de cuenta para que sus usuarios se añadan automáticamente en el momento en que registren su propia cuenta. Esta opción estará deshabilitada de forma predeterminada.

Nota: Los usuarios que se añadan a la consola también se inscribirán en cualquier campaña de formación que tenga seleccionada la opción «Activar la inscripción automática de nuevos usuarios». Antes de añadir usuarios, le recomendamos que compruebe la configuración de sus campañas y desactive esta opción si es necesario.

 

Importación rápida

El primer método para añadir usuarios es la Importación rápida. Este método le permite importar las direcciones de correo electrónico de sus usuarios. Si desea importar información adicional sobre sus usuarios, le recomendamos que utilice Importación de CSV o Aprovisamiento de usuarios.

  1. Vaya a la pestaña Usuarios y haga clic en Importar usuarios.
  2. Escriba o pegue la lista de direcciones de correo electrónico de los usuarios en el cuadro de texto. Estas direcciones de correo electrónico deben coincidir con el formato indicado a la derecha del cuadro de texto. Asegúrese de introducir una única dirección de correo electrónico por línea.
    Nota: En la mayoría de los casos, la importación solo admitirá direcciones de correo electrónico que utilicen el dominio con el que se haya registrado su organización. Si su organización utiliza varios dominios de correo electrónico, consulte el artículo Cómo añadir y verificar dominios para obtener más información.
  3. Una vez importados, se solicitará a los usuarios que creen su propia contraseña cuando inicien sesión por primera vez en la formación. Si prefiere establecer una única contraseña para todos los usuarios importados, seleccione la casilla Configurar contraseña para usuarios.
    Nota: Recomendamos utilizar esta opción solo para casos especiales. Puede seleccionar la nueva casilla Pedir a los usuarios que restablezcan la contraseña inicial configurada por los administradores para pedirles que cambien sus contraseñas tras iniciar sesión por primera vez.
  4. Si desea añadir los usuarios importados a grupos específicos, marque la casilla Seleccionar grupos para usuarios. A continuación, escoja uno o varios grupos del menú desplegable.

Una vez que haya introducido los usuarios y datos según corresponda, haga clic en Importar usuarios.

Importante: Si utiliza la opción de importación rápida, asegúrese de importar solamente direcciones de correo electrónico de un único usuario válidas. No importe listas de distribución ni direcciones de correo electrónico «catch-all» genéricas.

 

Importación de CSV

Puede utilizar nuestra función Importación de CSV para importar usuarios y añadir información adicional opcional sobre sus usuarios en masa. Esta función se encuentra en la sección Usuarios, en la pestaña Importar usuarios.

Para obtener más información sobre cómo importar usuarios utilizando un archivo CSV y qué campos de información de usuario puede incluir, lea el artículo: Importación de CSV: ¿Cómo puedo importar usuarios con un archivo CSV?

Aprovisionamiento de usuarios

Puede utilizar la integración con Active Directory (ADI) o SCIM para importar usuarios y añadir información adicional opcional sobre sus usuarios en masa.  Para obtener más información, consulte los artículos Guía de configuración de la integración con Active Directory (ADI) o Guía de configuración de SCIM.

Crear usuario único

Puede añadir un usuario de forma manual con detalles como el nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico o el cargo. Para añadir un usuario, acceda a la pestaña Usuarios. Haga clic en el menú desplegable Añadir usuarios y, después, haga clic en Crear un usuario único.

Gestionar y editar usuarios

En la pestaña Usuarios figura una lista con todos los usuarios. Desde esta lista, puede añadir o eliminar usuarios de un grupo, conceder o revocar derechos de administrador, editar información de perfil básica y exportar una lista con todos los usuarios a un archivo CSV.

  1. Añadir usuarios: utilice este menú desplegable para crear un usuario único o importar usuarios de forma masiva. Al crear un nuevo usuario, puede añadir detalles como el nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico o el cargo.
  2. Filtros: puede filtrar esta tabla por estado, tipo de usuario, condición de usuario final, administrador o ambos, o grupos asignados.
    • El filtro Grupos permite seleccionar Ningún grupo para filtrar por usuarios que no formen parte de ningún grupo en ese momento.
  3. Archivar en masa: al hacer clic en este enlace, se abrirá la ventana Archivar en masa. Consulte el artículo Cómo puedo archivar o eliminar usuarios para obtener más información.
  4. Generar CSV: haga clic en este botón para generar un archivo CSV. Una vez generado, puede descargar el archivo CSV del Centro de descargas. Para obtener más información, consulte nuestra Guía sobre el centro de descargas
Nota:si tiene más de 51 000 usuarios, la descarga se dividirá en múltiples archivos CSV con un máximo de 50 000 usuarios por archivo.
  1. Buscar: esta barra de búsqueda se puede utilizar para filtrar la lista por correo electrónico o nombre de usuario.
  2. Correo electrónico y nombre de usuario, e icono: haga clic en el nombre de un usuario para obtener más información sobre este. Los iconos indican información diferente acerca de un usuario. Consulte la siguiente lista para obtener más información sobre cada icono.
    • Cuando la función ADI está habilitada, estos iconos indican si un usuario se ha añadido a la consola directamente () o si está gestionado por la ADI ().
    • Cuando la función SCIM está habilitada, este icono () indica que SCIM gestiona el usuario.
    • El icono de pez () indica que el usuario tiene acceso a su plataforma de PhishER. Consulte el Manual del producto de PhishER para obtener más información.
  3. PPP: se trata del porcentaje de propensión al phishing del usuario. Consulte el artículo ¿Cómo se calcula el porcentaje de propensión al phishing? para obtener más información.
  4. Riesgo: consulte nuestra Guía de puntuación de riesgo para obtener más información.
  5. Acciones: utilice la flecha desplegable para editar, archivar o cambiar los derechos de administrador para el usuario especificado.

 

Editar usuarios

Puede hacer clic en la dirección de correo electrónico de un usuario para ver información detallada sobre su historial de formación y sus resultados de phishing. En esta ventana también podrá editar manualmente toda la información del usuario que haya importado al sistema. Consulte nuestra Guía de perfil de usuario para obtener más información.

Archivar y eliminar usuarios

En aras de una mejor gestión de la lista de usuarios, puede archivar, restaurar y eliminar usuarios. Consulte el artículo Cómo puedo archivar o eliminar un usuario para obtener más información.

Asignar o revocar privilegios de administrador

Los administradores tienen acceso a todas las funciones disponibles en la consola. Puede asignar o revocar privilegios de administrador a los usuarios desde la pestaña Usuarios. Los usuarios que tienen privilegios de administrador se muestran sobre un fondo azul en la lista de Usuarios. Consulte el artículo Cómo asignar y revocar privilegios de administrador para obtener más información.

Roles de seguridad

Los clientes con suscripciones Platino y Diamante pueden utilizar la función Roles de seguridad para proporcionar acceso adicional a áreas de la consola a grupos específicos de usuarios. Consulte el artículo Cómo utilizar los roles de seguridad o el vídeo Cómo utilizar los roles de seguridad para obtener más información.

Gestionar grupos

La mejor forma de aprovechar al máximo su consola de KnowBe4 es utilizar los grupos de forma eficaz. Los grupos se pueden utilizar para enviar campañas específicas de formación o phishing a usuarios concretos. Para ver o gestionar sus grupos, vaya a la pestaña Usuarios. A continuación, seleccione la subpestaña Grupos.

  1. +Crear nuevo grupo: haga clic en este botón para crear un nuevo grupo.
  2. Filtros Estado y Tipo: puede filtrar esta tabla por el estado del grupo, que puede ser Activo o Archivado, y por el tipo de grupo, que puede ser Consola, Inteligente, Administrado por SCIM y Administrado por ADI.
  3. Generar CSV: haga clic en este botón para generar un archivo CSV. Una vez generado, puede descargar el archivo CSV del Centro de descargas. Para obtener más información, consulte nuestra Guía sobre el centro de descargas.
  4. Archivar: elimine este grupo sin eliminarlo de la consola. Consulte el apartado Archivar grupos para obtener más información.
  5. Buscar: esta barra de búsqueda se puede utilizar para filtrar la tabla por nombre de grupo.
  6. Nombre de grupo e icono: haga clic en el nombre de un grupo para obtener más información sobre este. Los iconos indican si un grupo está gestionado por la consola, si está gestionado por AD o si es un grupo inteligente .
  7. Ajuste de riesgo: el ajuste de riesgo actual establecido para este grupo. Consulte nuestra Guía de ajuste de riesgo para obtener más información.
  8. Acciones: utilice la flecha desplegable para clonar, editar o archivar un grupo. También puede optar por eliminar a todos los usuarios del grupo o archivarlos dentro del grupo.

Crear grupos

No hay grupos preconfigurados, por lo que deberá crear los grupos que necesite. Puede crear un grupo directamente en su consola de KnowBe4 utilizando la función Importación de CSV o la integración con Active Directory. Consulte el artículo ¿Cómo puedo crear un nuevo grupo? para obtener más información.

Añadir usuarios a grupos

Tras importar a los usuarios, puede organizarlos en grupos Puede ordenar por departamento, ubicación, dominio o cualquier otra característica que desee. Los usuarios pueden estar en tantos grupos como sea necesario y no hay un límite establecido con respecto al número de grupos que se pueden crear. Consulte el artículo ¿Cómo puedo añadir o eliminar a un usuario de un grupo? para obtener más información.

 

Clonar grupos

Puede hacer una copia de cualquier grupo existente clonándolo. Consulte el artículo Cómo clonar un grupo para obtener más información.

 

Archivar grupos

Puede archivar los grupos que ya no necesite. Al archivar un grupo, este dejará de estar disponible, pero mantendrá a los usuarios incluidos en él. También puede desarchivar el grupo en todo momento para restablecer las pertenencias. Para archivar un grupo, lleve a cabo los siguientes pasos:

Para archivar un grupo:

  1. En la consola KnowBe4, diríjase a Usuarios > Grupos.
  2. En la lista de grupos, busque el grupo que desea archivar.
  3. En la columna Acciones, haga clic en la flecha desplegable junto al grupo deseado y seleccione Archivar.
  4.  

Ver grupos archivados

Para ver sus grupos archivados, utilice el menú desplegable Estado situado encima de la lista de grupos y seleccione Archivado. 

Restaurar grupos archivados

Para restaurar un grupo archivado, haga clic en la flecha desplegable junto al grupo deseado y seleccione Restaurar.

Eliminar grupos

Puede eliminar los grupos que ya no necesite. Sin embargo, debe tener en cuenta que los grupos que elimine se eliminarán de forma permanente.

Nota: Al eliminar un grupo, los datos de usuario del grupo no se modificarán. Solo el grupo se eliminará de forma permanente de su consola de KnowBe4.
  1. Para eliminar un grupo, primero archívelo. A continuación, consulte sus grupos archivados utilizando el menú desplegable Estado situado encima de la lista de grupos y seleccione Archivado.

  1. Haga clic en el botón rojo que dice Eliminar situado encima de la lista de grupos.
    1. Verá dos opciones: Eliminar selección y Eliminar en masa del archivo CSV. Ambas opciones eliminarán los grupos de su consola de forma permanente. Tenga en cuenta que, al eliminar un grupo, los usuarios incluidos en el mismo permanecerán en el sistema.
      1. La opción Eliminar selección le permite eliminar los grupos seleccionados. Haga clic en la casilla a la izquierda de los grupos que desee eliminar.
      2. Una vez que haya seleccionado todos los grupos que desea eliminar, haga clic en el botón rojo que dice Eliminar y seleccione Eliminar selección.
    2. Para utilizar la opción Eliminar en masa del archivo CSV, primero debe preparar un archivo CSV con todos los grupos archivados que desea eliminar. No se eliminarán los grupos nombrados en el CSV que no estén archivados en ese momento.
      1. Una vez que tenga preparado el archivo CSV para cargarlo, haga clic en el botón rojo que dice Eliminar y seleccione Eliminaren masa del archivo CSV. Se abrirá la siguiente ventana:

      1. Haga clic en Examinar para seleccionar y cargar el archivo CSV preparado.
      2. Seleccione los usuarios a los que desea notificar estas eliminaciones (en su caso). A continuación, haga clic en Eliminar grupos para eliminar los grupos del CSV de forma permanente.

Grupos inteligentes

Nuestra función Grupos inteligentes, disponible para las cuentas Platino y Diamante, permite crear grupos dinámicos según criterios específicos definidos por usted. Estos grupos son beneficiosos para las pruebas de phishing, las campañas de formación y para generar distintos informes.

Para obtener más información acerca de los Grupos inteligentes, eche un vistazo a esta lista de artículos sobre los grupos inteligentes de nuestra base de conocimientos.

 

Grupos y campañas de phishing

El uso de grupos en sus campañas de phishing le permitirá enviar a un subconjunto de usuarios plantillas de phishing específicas. Los grupos se pueden utilizar para dirigirse a departamentos determinados o enviar ataques de phishing dirigidos a miembros clave del personal. Puede incluso enviar ataques a varios grupos en una sola campaña de phishing. El uso de grupos le permite llevar a cabo campañas de phishing en regiones o ubicaciones específicas si le interesa obtener métricas específicas de estas campañas.

Recomendamos crear grupos para ubicaciones diferentes, los usuarios que reincidan en hacer clic, el equipo ejecutivo y otros conjuntos de usuarios de alto riesgo. La función Grupos inteligentes le ayuda a crear estos tipos de grupos. Puede obtener más información acerca de los grupos inteligentes (solo para cuentas Platino o Diamante) en el artículo Resumen de grupos inteligentes.

Para consultar la evolución de los grupos en términos de su porcentaje de propensión al phishing y distintos fallos de phishing, como los clics, vaya a Phishing > Informes y utilice la función Informes .

Grupos y campañas de formación

Al configurar una campaña de formación, puede optar por inscribir a todos los usuarios o solo a grupos de usuarios específicos.

También puede configurar un programa automatizado de formación correctiva para el grupo Usuarios que han hecho clic con el fin de ofrecer formación adicional a los usuarios que a menudo suspenden las pruebas de las campañas de phishing. A continuación, puede eliminar a dichos usuarios del grupo de Usuarios que han hecho clic cuando completen la formación correctiva. También puede volver a inscribirlos más adelante si suspenden otra prueba de phishing. Para obtener más información sobre la formación correctiva, consulte el artículo Uso de grupos para formación correctiva.

También puede utilizar los grupos para mantener el seguimiento del progreso de la formación y generar informes sobre diferentes grupos de usuarios. Por ejemplo, podría averiguar cuántos miembros del grupo de Usuarios que han hecho clic han comenzado, pero no completado, un curso específico. También es posible filtrar por grupo cualquier informe relativo a la formación. Los informes de grupo se pueden encontrar en la pestaña Informes y en la pestaña principal de Informes; consulte el artículo Informes para obtener más información.

Asimismo, puede utilizar los grupos para mantener el seguimiento del progreso de la formación de los usuarios de manera escalonada u ordenada. Por ejemplo, podría configurar cuatro campañas, una para cada trimestre del año. Cada campaña puede comenzar al inicio de cada trimestre. La campaña del T1 puede dirigirse a Todos los usuarios. Las tres campañas posteriores pueden dirigirse a un grupo del T2, un grupo del T3 y un grupo del T4. Su campaña del T1 podría añadir a los usuarios que la completen al grupo del T2; su campaña del T2, al grupo del T3; y así sucesivamente. De esta forma, los usuarios solo se inscribirán en los cursos adicionales si han completado los cursos de la campaña anterior, como requisito previo.

¿No encuentra lo que busca?

Hablar con asistencia técnica