Trainingsbenachrichtigungen sind E-Mails, die Ihre Nutzerinnen und Nutzer, Vorgesetzte und Admins während einer Trainingskampagne erhalten. Es handelt sich um Begrüßungsmitteilungen, Erinnerungen an bevorstehende oder überfällige Trainingsmodule und Bestätigungen, wenn ein Training abgeschlossen wurde. Sie können die integrierten Benachrichtigungen von KnowBe4 übernehmen oder für Ihre Organisation anpassen. Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Benachrichtigungen zu erstellen.

Um Ihre Trainingsbenachrichtigungen zu verwalten, navigieren Sie zu Training > Benachrichtigungsvorlagen.

Diese Seite verfügt über zwei Unterregisterkarten:

• Meine Vorlagen: Hier werden die von Ihnen erstellten oder gespeicherten Vorlagen in Kategorien gruppiert, die Sie verwalten können.
• Systemvorlagen: Hier werden die integrierten Benachrichtigungsvorlagen von KnowBe4 in Systemkategorien wie Begrüßungsbenachrichtigung, Überfälligkeitsbenachrichtigung und Abschlussbenachrichtigung gruppiert.

Sie können auf beiden Unterregisterkarten die Vorschau einer Vorlage anzeigen, eine Vorlage ausblenden und nach einer Vorlage anhand des Namens suchen.

Auf der Unterregisterkarte Meine Vorlagen können Sie auch Kategorien erstellen und Vorlagen verschieben. So sind Ihre benutzerdefinierten Benachrichtigungen bereit für den Einsatz in einer Trainingskampagne.

Meine Vorlagen

Unter Meine Vorlagen können Sie Vorlagen erstellen oder speichern. Ihre Vorlagen werden in Kategorien gruppiert, die Sie verwalten können. Wenn Sie eine Systemvorlage bearbeiten, wird eine Version in der Kategorie Entwürfe gespeichert. Sie können die Vorlage in eine andere Kategorie verschieben.

Weitere Informationen zu den Optionen in diesem Abschnitt finden Sie im Screenshot und in der folgenden Liste:

1. Meine Kategorien: Eine Liste aller Kategorien in Meine Vorlagen.
2. + Hinzufügen: Mit dieser Schaltfläche können Sie eine neue Kategorie hinzufügen.
3. Ausgeblendete Elemente anzeigen: Aktivieren Sie den Schalter, um alle Vorlagen anzuzeigen, auch die ausgeblendeten.
4. + Neue Vorlage für Trainingsbenachrichtigung: Mit dieser Schaltfläche können Sie eine neue Vorlage hinzufügen.
5. Importieren: Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Vorlage importieren. Importierte Vorlagen müssen im JSON-Format vorliegen.
6. Suchen: Verwenden Sie dieses Feld, um nach Vorlagen zu suchen.
7. Aktionen: Wählen Sie ein oder zwei Aktionen für eine Vorlage aus:
   • Vorschau: Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Vorschau der Benachrichtigung anzuzeigen.
   • Vorlage ausblenden: Aktivieren Sie den Schalter, um die Vorlage aus der Liste auszublenden.

Systemvorlagen

Die integrierten Benachrichtigungsvorlagen von KnowBe4 werden in Systemkategorien wie Begrüßungsbenachrichtigung, Überfälligkeitsbenachrichtigung und Abschlussbenachrichtigung gruppiert. Sie können diese Vorlagen unverändert übernehmen oder als Ausgangspunkt für eigene Vorlagen verwenden.

Weitere Informationen zu den Optionen in diesem Abschnitt finden Sie im Screenshot und in der folgenden Liste:

1. Systemkategorien: Eine Liste aller Kategorien in Systemvorlagen.
2. Ausgeblendete Elemente anzeigen: Aktivieren Sie den Schalter, um alle Vorlagen anzuzeigen, einschließlich der ausgeblendeten.
3. Suchen: Verwenden Sie dieses Feld, um nach Vorlagen zu suchen.
4. Aktionen: Wählen Sie ein oder zwei Aktionen für eine Vorlage aus:
   • Vorschau: Über dieses Symbol wird ein Pop-up-Fenster mit einer Vorschau der Benachrichtigung geöffnet.
   • Vorlage ausblenden: Aktivieren Sie den Schalter, um die Vorlage aus der Liste auszublenden.

Arbeiten mit Vorlagen in mehreren Sprachen

Bestimmte System-Benachrichtigungsvorlagen sind in mehr als einer Sprache verfügbar. In der Vorlagenliste gibt die Spalte Sprache Aufschluss darüber, in wie vielen Sprachen eine Vorlage verfügbar ist.

Bei einer Vorlage, die nur in einer Sprache verfügbar ist, wird die Sprache aufgeführt, z. B. Englisch (USA). Bei einer Vorlage, die in mehreren Sprachen verfügbar ist, wird die Anzahl der Sprachen als Link angezeigt, z. B. 4 Sprachen.

Wenn eine Vorlage in mehreren Sprachen verfügbar ist, können Sie die Vorlage in allen Sprachen als Vorschau anzeigen oder bearbeiten. Sie können auch auswählen, welche Sprachen übernommen werden sollen, wenn Sie die Vorlage einer Ihrer Kategorien hinzufügen.

Anzeigen der Vorschau einer Vorlage in mehreren Sprachen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage in mehreren Sprachen als Vorschau anzuzeigen:

1. Suchen Sie auf der Unterregisterkarte Systemvorlagen nach der gewünschten Vorlage.

2. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Vorschau-Symbol. Das Fenster E-Mail-Vorschau wird geöffnet.

    

3. Wenn Sie die Vorlage in einer anderen Sprache anzeigen möchten, wählen Sie die Sprache aus dem Drop-down-Menü oben auf der Seite aus.

Im Fenster E-Mail-Vorschau können Sie die Vorlage in eine Ihrer Kategorien kopieren oder bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Kopieren einer Vorlage in einer Kategorie vom Vorschaufenster

Sie können eine oder mehrere Sprachen einer Vorlage in eine Ihrer Kategorien kopieren, ohne das Fenster E-Mail-Vorschau zu verlassen. Gehen Sie wie folgt vor, um diese Aktion durchzuführen:

1. Klicken Sie im Fenster E-Mail-Vorschau auf In Kategorie kopieren.

    

2. Wählen Sie im Drop-down-Menü Zu Kategorie hinzufügen die Kategorie aus, in die Sie die Vorlage kopieren möchten.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü „Sprachen“ die Sprachen aus, die Sie kopieren möchten. Standardmäßig sind alle Sprachen der Vorlage ausgewählt.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Bearbeiten einer Vorlage in einer bestimmten Sprache

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage in einer bestimmten Sprache zu bearbeiten:

1. Wählen Sie im Fenster E-Mail-Vorlage über das Drop-down-Menü die Sprache aus, die Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie auf Vorlage bearbeiten, um die Vorlage im Bearbeitungsmodus in der von Ihnen ausgewählten Sprache zu öffnen.

    

Hinzufügen einer Vorlage zu einer Kategorie aus der Vorlagenliste

Sie können Vorlagen auch direkt über die Vorlagenliste in eine Kategorie kopieren. Wenn Sie eine Vorlage hinzufügen, die in mehreren Sprachen verfügbar ist, wählen Sie die Sprachen aus, die Sie kopieren möchten. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage aus der Vorlagenliste zu einer Kategorie hinzuzufügen:

1. Aktivieren Sie auf der Unterregisterkarte Systemvorlagen das Kontrollkästchen für jede Vorlage, die Sie kopieren möchten.

2. Wählen Sie im Drop-down-Menü Zu Kategorie hinzufügen die Kategorie aus, in die Sie die Vorlagen kopieren möchten.

    

3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn eine ausgewählte Vorlage in mehr als einer Sprache verfügbar ist, wird das Fenster Sprachen zum Hinzufügen auswählen geöffnet.

    

4. Wählen Sie im Fenster Sprachen zum Hinzufügen auswählen die Sprachen aus, die Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Es werden nur die von Ihnen ausgewählten Sprachen kopiert.

So passen Sie Trainingsbenachrichtigungen an

KnowBe4 stellt verschiedene Trainingsbenachrichtigungen bereit, die Sie verwenden können, wenn Sie Ihre Nutzerinnen und Nutzer für ein Training registrieren. Sie können diese integrierten Benachrichtigungen anpassen, unsere leeren Vorlagen ändern oder Ihre eigenen Benachrichtigungen erstellen. Wie das geht, erfahren Sie in den folgenden Schritten oder in unserem Video über das Anpassen von Trainingsbenachrichtigungen.

Navigieren Sie zu Training > Benachrichtigungsvorlagen, um eine Vorlage für Trainingsbenachrichtigungen zu erstellen oder zu bearbeiten. Klicken Sie unter Systemvorlagen auf eine der systemeigenen Vorlagen für Trainingsbenachrichtigungen, um sie im WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) zu öffnen und Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Änderungen an einer Systemvorlage speichern, wird eine Kopie Ihrer Bearbeitung in der Kategorie Entwürfe unter Meine Vorlagen gespeichert.

Sie können auch Ihre eigene Vorlage für Trainingsbenachrichtigungen erstellen, indem Sie oben rechts auf der Unterregisterkarte Meine Vorlagen auf + Neue Vorlage für Trainingsbenachrichtigungen klicken.

Im Screenshot und in der Liste unten finden Sie alle Informationen, mit denen Sie eine Vorlage im WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) erstellen oder bearbeiten können:

1. Vorlagenname (optional): Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Dieses Feld wird Nutzerinnen und Nutzern nicht angezeigt, wenn sie die E-Mail mit der Trainingsbenachrichtigung erhalten.
2. E-Mail-Adresse des Absenders: Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. Diese wird den Nutzerinnen und Nutzern in der E-Mail angezeigt. Sie können jede beliebige E-Mail-Adresse eingeben.
3. Name des Absenders (optional): Geben Sie den Namen ein, der in der E-Mail neben der E-Mail-Adresse der Absenderin bzw. des Absenders angezeigt werden soll.
4. Betreff: Geben Sie die Betreffzeile der E-Mail ein, die Nutzerinnen und Nutzern im Posteingang angezeigt werden soll. Wenn Sie keinen Vorlagennamen für die Trainingsbenachrichtigung hinzugefügt haben, wird die Betreffzeile auch als Titel der Vorlage verwendet. Beispiele:
   • Obligatorische Trainingskampagne
   • Trainingseinladung
   • Hoppla, Sie haben auf einen Phishing-Test geklickt!
5. Quelle: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Quellcodeansicht der Vorlage aufzurufen. Wenn Sie mit HTML vertraut sind, können Sie damit benutzerdefinierte Trainingsbenachrichtigungen erstellen.

6. Bildsymbol: Klicken Sie auf dieses Symbol, um ein eigenes Bild zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So fügen Sie Bilder für benutzerdefinierte Vorlagen hinzu.

   Hinweis: Bei einigen Versionen von Microsoft Outlook müssen zusätzliche Tags in den Quellcode des Bildes eingefügt werden, damit das Bild richtig angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Problembehebung für Vorlagenbilder.
7. Platzhalter: Über dieses Drop-down-Menü können Sie Platzhalter zu Ihren Benachrichtigungen hinzuzufügen. Mit den Platzhalteroptionen werden bestimmte Felder automatisch mit Ihren Nutzer-, Konto- oder Trainingsinformationen ausgefüllt. Platzhalter für Benachrichtigungen über Trainingskampagnen können nur im Text einer Vorlage verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu Platzhaltern.
8. Text: Geben Sie im Feld „Text“ einen Text für Ihre Benachrichtigungsvorlage ein. Sie können mithilfe der verfügbaren Textformatierungsoptionen das Aussehen Ihrer Vorlage anpassen. Fügen Sie Tabellen, Linien und andere Details hinzu, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen im WYSIWYG-Editor klicken. Weitere Informationen zu Textempfehlungen finden Sie im Folgenden:
   • Der Inhalt von Trainingsbenachrichtigungen variiert, je nachdem, welche Informationen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern bereitstellen möchten. Wir empfehlen, das Fälligkeitsdatum des Trainings und den Anmeldelink oder eine Erläuterung, wie sich Nutzerinnen und Nutzer anmelden können, in die Benachrichtigung aufzunehmen.
   • Wir empfehlen, das Training und den Grund für die Registrierung kurz zu erläutern. Wenn Sie der Benachrichtigung einen persönlichen Touch verleihen, erhöht sich die Teilnahmebereitschaft.

So verwenden Sie die Kategorie „Leere Vorlage“

Im Abschnitt Systemvorlagen der Kategorie Leere Vorlagen finden Sie Blankovorlagen für Trainingsbenachrichtigungen mit einem individuellen Design oder Stil. Alle formatierten Vorlagen enthalten die Wörter (Banner) oder (Border) im Vorlagennamen. Sie können den Stil dieser Vorlagen anpassen, indem Sie den Quellcode bearbeiten. Sie benötigen keine HTML-Kenntnisse. Jede leere Vorlage enthält im Quellcode HTML-Kommentare mit Anweisungen, die Sie durch die Anpassung führen. Auf der Website W3 schools finden Sie darüber hinaus weitere Informationen zu HTML.

Im Folgenden sind einige der Anpassungen aufgeführt, die mit leeren Vorlagen möglich sind:

• Border (zum Anzeigen klicken): Passen Sie die Farbe des Rahmens der Vorlage an, indem Sie Ihren eigenen RGB- oder Hexadezimalwert hinzufügen. 
  • Auf der Website W3 schools finden Sie weitere Informationen zu RGB- und Hexadezimalwerten.
  • Verwenden Sie wahlweise den Platzhalter [[brand_color]] im Quellcode. Mit diesem Platzhalter wird der Hexadezimalwert der Branding-Farbe Ihrer Organisation eingefügt, die in Ihren Kontoeinstellungen festgelegt ist. 
• Banner (zum Anzeigen klicken): Passen Sie die Hintergrundfarbe des Bannes an, indem Sie Ihren eigenen RGB- oder Hexadezimalwert hinzufügen. Sie können auch einen eigenen Text für das Banner hinzufügen.
  • Auf der Website W3 schools finden Sie weitere Informationen zu RGB- und Hexadezimalwerten.
  • Verwenden Sie wahlweise den Platzhalter [[brand_color]] im Quellcode. Mit diesem Platzhalter wird der Hexadezimalwert der Branding-Farbe Ihrer Organisation eingefügt, die in Ihren Kontoeinstellungen festgelegt ist. 
• Logo: Ersetzen Sie das KnowBe4-Logo durch das Logo Ihrer Organisation.

Wenn Sie eine leere Vorlage mit einem (Logo)-Tag im Vorlagennamen auswählen, wird in der Vorlage automatisch das Logo Ihrer Organisation über den Platzhalter [[company_logo_url]] einfügt. Damit dieser Platzhalter richtig funktioniert, fügen Sie die URL des Logos Ihrer Organisation zu Ihren Kontoeinstellungen hinzu. Weitere Informationen zu den Platzhaltern, die Sie in Trainingsbenachrichtigungen verwenden können, finden Sie in unserem Leitfaden zu Platzhaltern.