Si certains utilisateurs n’ont plus leur place dans votre console, vous pouvez les archiver ou les supprimer. Lorsque vous archivez un utilisateur, vous avez la possibilité de continuer à l’inclure dans vos rapports. Vous pouvez également restaurer et archiver des utilisateurs comme s’ils n’avaient jamais quitté votre console. La suppression d’un utilisateur l’efface définitivement de votre console, avec l’ensemble de son historique d’hameçonnage et de formation.
Archivage manuel d’un utilisateur
L’archivage manuel d’un utilisateur le retire de votre console, mais vous pouvez le désarchiver à tout moment. Les utilisateurs archivés ne reçoivent plus les tests d’hameçonnage ni les formations des campagnes de formation. L’archivage d’un utilisateur évite également qu’il ne soit compté dans le nombre de postes de votre licence.
Vous pouvez archiver manuellement des utilisateurs un par un ou procéder par lot. Vous trouverez ci-dessous la procédure pour chacune de ces deux opérations.
Option 1 : individuellement
Pour archiver manuellement des utilisateurs un par un, procédez comme suit :
- Accédez à l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez le sous-onglet Utilisateurs.
- Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez archiver dans la liste.
- Dans la colonne Actions, sélectionnez la flèche du menu déroulant correspondant à cet utilisateur et sélectionnez Archiver.
Option 2 : un ou plusieurs utilisateurs
Pour archiver manuellement un ou plusieurs utilisateurs, procédez comme suit :
- Accédez à l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez le sous-onglet Utilisateurs.
- Cochez la case à gauche du ou des utilisateurs que vous souhaitez archiver.
- Dans la barre des menus qui s’affiche au-dessus de la liste des utilisateurs, sélectionnez le bouton Archiver.
Archivage par lot à l’aide d’un fichier CSV
Si vous souhaitez archiver plusieurs utilisateurs de la console, nous vous conseillons d’utiliser l’option d’Archivage par lot. Cette option vous permet d’archiver des utilisateurs par lot à l’aide d’un fichier CSV. Pour archiver un lot d’utilisateurs avec un fichier CSV, procédez comme suit :
- Créez un fichier CSV avec une colonne Email. Dans cette colonne, saisissez l’adresse e-mail de tous les utilisateurs que vous souhaitez archiver.
Important : le fichier CSV ne doit contenir que le champ Email. N’incluez aucun autre champ tel que Prénom ou Nom pour archiver un lot d’utilisateurs.
- Dans votre console KSAT, accédez à l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez le sous-onglet Utilisateurs.
- Dans l’en-tête Liste d’utilisateurs, cliquez sur Archivage par lot.
- Dans la fenêtre contextuelle Archivage d’utilisateurs par lot qui s’ouvre, cliquez sur Parcourir pour sélectionner et télécharger le fichier CSV que vous avez préparé.
- Sélectionnez les personnes que vous souhaitez notifier de ces modifications.
Conseil : vous pouvez choisir de vous envoyer une notification à vous-même en cochant la case correspondante.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Archiver pour archiver les utilisateurs du fichier CSV.
Restauration d’un utilisateur archivé
Vous pouvez restaurer un utilisateur archivé pour qu’il figure à nouveau dans votre liste d’utilisateurs. Cela restaurera également son historique d’hameçonnage et de formation.
Affichez les utilisateurs archivés en cliquant sur le menu déroulant Statut au-dessus de la liste des utilisateurs et sélectionnez Archivé.
Vous pouvez restaurer manuellement des utilisateurs un par un ou procéder par lot. Vous trouverez ci-dessous la procédure pour chacune de ces deux opérations.
Option 1 : individuellement
Pour restaurer manuellement des utilisateurs un par un, procédez comme suit :
- Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez restaurer dans la liste des utilisateurs Archivés.
- Dans la colonne Actions, sélectionnez la flèche du menu déroulant correspondant à cet utilisateur et sélectionnez Restaurer.
Option 2 : un ou plusieurs utilisateurs
Pour restaurer manuellement un ou plusieurs utilisateurs, procédez comme suit :
- Recherchez le ou les utilisateurs que vous souhaitez restaurer dans la liste des utilisateurs Archivés.
- Cochez la case située à côté de chacun des utilisateurs que vous souhaitez restaurer.
- Dans la barre des menus qui s’affiche au-dessus de la liste des utilisateurs, sélectionnez le bouton Restaurer.
Restauration par lot à l’aide d’un fichier CSV
Vous pouvez restaurer des utilisateurs archivés par lot à l’aide d’un fichier CSV. Pour restaurer des utilisateurs par lot, procédez comme suit :
- Créez un fichier CSV avec une colonne Email. Dans cette colonne, saisissez l’adresse e-mail de tous les utilisateurs que vous souhaitez restaurer. Si vous n’avez pas de fichier CSV, vous pouvez télécharger l’un de nos modèles de fichiers CSV depuis votre console KnowBe4. Pour en savoir plus, consultez notre article Importer des utilisateurs à l’aide d’un fichier CSV.
- Dans votre console KnowBe4, accédez à Utilisateurs > Importer des utilisateurs > Importer un fichier CSV.
- Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier CSV.
- Vous pouvez choisir de notifier les administrateurs de la console de l’importation du fichier CSV en les sélectionnant dans le menu déroulant. Une fois vos paramètres mis à jour, cliquez sur le bouton Importer des utilisateurs en bas de la page.
Suppression manuelle d’un utilisateur
Vous pouvez supprimer manuellement des utilisateurs pour les retirer définitivement de votre console. Toutes les données relatives à l’utilisateur, y compris son historique d’hameçonnage et de formation, seront supprimées.
Pour supprimer un utilisateur, vous devez d’abord l’archiver en appliquant la procédure décrite ci-dessus. Vous pouvez parcourir la liste des utilisateurs archivés en cliquant sur le menu déroulant Statut au-dessus de la liste des utilisateurs et en sélectionnant Archivé.
Vous pouvez supprimer manuellement des utilisateurs un par un ou procéder par lot. Vous trouverez ci-dessous la procédure pour chacune de ces deux opérations.
Option 1 : individuellement
Pour supprimer manuellement des utilisateurs un par un, procédez comme suit :
- Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer dans la liste des utilisateurs Archivés.
- Dans la colonne Actions, cliquez sur la flèche du menu déroulant correspondant à cet utilisateur et sélectionnez Supprimer.
Option 2 : un ou plusieurs utilisateurs
Pour supprimer manuellement un ou plusieurs utilisateurs, procédez comme suit :
- Recherchez le ou les utilisateurs que vous souhaitez supprimer dans la liste des utilisateurs Archivés.
- Cochez la case à gauche du ou des utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
- Dans la barre des menus qui s’affiche au-dessus de la liste des utilisateurs, sélectionnez le bouton Supprimer.
Suppression par lot à l’aide d’un fichier CSV
Vous pouvez supprimer manuellement des utilisateurs pour les retirer définitivement de votre console. Toutes les données relatives à l’utilisateur, y compris son historique d’hameçonnage et de formation, seront supprimées.
Pour supprimer un utilisateur, vous devez d’abord l’archiver en appliquant la procédure décrite ci-dessus. Vous pouvez parcourir la liste des utilisateurs archivés en cliquant sur le menu déroulant Statut au-dessus de la liste des utilisateurs et en sélectionnant Archivé.
Pour supprimer un lot d’utilisateurs avec un fichier CSV, procédez comme suit :
- Créez un fichier CSV avec deux colonnes. Intitulez la première colonne Email. Intitulez la seconde colonne Suppression complète.
- Saisissez l’adresse e-mail des utilisateurs à raison d’un utilisateur par ligne. Saisissez ensuite « true » dans la colonne Full Delete. Répétez l’opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis enregistrez le fichier CSV.
- Accédez aux utilisateurs archivés en cliquant sur le menu déroulant Statut et en sélectionnant Archivé.
- Dans l’en-tête Liste d’utilisateurs, sélectionnez Suppression par lot.
- Dans la fenêtre contextuelle Suppression d’utilisateurs par lot qui s’ouvre, sélectionnez Parcourir pour sélectionner et charger le fichier CSV que vous avez préparé.
- Sélectionnez les personnes que vous souhaitez notifier de ces modifications.
Conseil : vous pouvez choisir de vous envoyer une notification à vous-même en cochant la case correspondante.
- Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Supprimer pour supprimer les utilisateurs du fichier CSV.
Réimportation d’un utilisateur supprimé
Les utilisateurs qui ont été supprimés doivent être réimportés dans votre console. Utilisez la fonction Importation rapide pour les ajouter à nouveau. L’historique d’hameçonnage et de formation d’un utilisateur que vous avez supprimé ne peut pas être restauré.