Les notifications de campagnes de formation peuvent être utilisées pour informer les utilisateurs, les responsables et les administrateurs de la console KSAT de l’inscription d’un utilisateur ou de la progression d’une campagne de formation.
Nous proposons deux catégories principales de notifications : les notifications automatisées et manuelles. Les notifications automatisées sont définies lors de la création d’une campagne ou de la modification des paramètres d’une campagne. Les notifications manuelles peuvent être envoyées à tout moment au cours de la période d’inscription de vos utilisateurs, à partir de la partie inférieure de la page d’aperçu ou de la page de rapports concernant votre campagne de formation.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur les notifications de formation et obtenir des informations détaillées sur chaque type de notification. Vous pouvez également regarder nos vidéos Notifications de formation automatisées et Notifications de formation manuelles pour plus d’informations.
Notifications automatisées
Vous pouvez définir des notifications automatisées lorsque vous créez ou modifiez une nouvelle campagne de formation.
Pour définir des notifications automatisées lors de la création d’une campagne, cliquez sur le bouton + Ajouter une notification sur la page Créer une nouvelle campagne de formation. Vous pouvez également ajouter des notifications automatisées lorsque vous modifiez une campagne existant déjà depuis la page Modifier la campagne de formation.
Vous pouvez modifier ou ajouter des notifications automatisées pour une campagne en cours, mais celles-ci ne sont pas envoyées de manière rétroactive. Vous pouvez également utiliser une notification de formation manuelle pour envoyer de nouvelles notifications pour une campagne en cours.
Par exemple, si certains de vos utilisateurs n’ont pas respecté la date limite pour effectuer leur formation et que vous souhaitez leur permettre d’effectuer la formation au-delà de la date limite, vous pouvez ajouter des notifications de retard à votre campagne. Consultez notre article Comment prolonger la date limite d’une formation pour en savoir plus sur la manière de prolonger une formation pour les utilisateurs ayant dépassé la date limite.
Les notifications automatisées sont programmées en fonction des heures de début et de fin de la campagne de formation. Pour obtenir de meilleurs résultats, nous vous conseillons de choisir des heures de début et de fin comprises dans les heures d’ouverture de votre organisation définies dans les paramètres de votre compte KSAT.
Types de notifications automatisées
Pour plus de détails sur chaque type de notification automatisée, utilisez les onglets ci-dessous pour sélectionner le destinataire.
Notifications pour les utilisateurs
Le tableau ci-dessous décrit les différents types de notifications qui peuvent être envoyées aux utilisateurs.Type | Description | Période |
E-mail de bienvenue |
Cet e-mail informe les utilisateurs qu’ils ont été inscrits à une nouvelle campagne de formation et contient un lien leur permettant de se connecter et d’accéder à leur formation. |
Cette notification est envoyée lors de l’inscription, indépendamment des heures d’ouverture. Les utilisateurs inscrits après le début de la campagne reçoivent également cette notification. |
Rappel après l’inscription |
Cet e-mail informe les utilisateurs qu’ils n’ont pas terminé les tâches qui leur étaient assignées dans une campagne. Vous pouvez utiliser cette notification pour rappeler aux utilisateurs de se connecter et de commencer ou de terminer les tâches qui leur ont été assignées dans une campagne. |
Vous pouvez définir combien de jours doivent s’écouler entre l’inscription et l’envoi de cette notification. Ce nombre ne peut pas être inférieur à la durée de la campagne. Si vous souhaitez envoyer une notification après la date limite, utilisez une notification de retard. Les notifications destinées aux utilisateurs sont envoyées pendant la première moitié des heures d’ouverture. |
Rappel avant la date limite |
Cet e-mail informe les utilisateurs qu’ils n’ont pas terminé les tâches qui leur étaient assignées dans une campagne. Vous pouvez utiliser cette notification pour rappeler aux utilisateurs de se connecter et de commencer ou de terminer les tâches qui leur ont été assignées dans une campagne. |
Vous pouvez définir l’envoi de cette notification en fonction du nombre de jours restant avant la date d’échéance. Ces notifications sont envoyées au début des heures d’ouverture. Si la campagne se termine en dehors des heures d’ouverture, cette notification sera envoyée le jour suivant. |
Achèvement de la campagne |
Cet e-mail informe un utilisateur qu’il a achevé les tâches qui lui étaient assignées dans une campagne. |
Cette notification est envoyée lorsque les tâches sont terminées, indépendamment des heures d’ouverture. |
En retard |
Cet e-mail informe les utilisateurs qu’ils n’ont pas terminé des tâches qui leur étaient assignées dans une campagne et qu’ils ont dépassé la date limite. Vous pouvez utiliser cette notification pour rappeler aux utilisateurs qu’ils ont dépassé la date limite pour achever leurs tâches de formation et qu’ils doivent se connecter et commencer ou terminer ces tâches. Pour pouvoir envoyer des notifications de retard, les utilisateurs doivent être autorisés à terminer leur formation après la date limite. Pour en savoir plus sur ce paramètre, consultez notre article Comment modifier l’échéance d’une formation ? |
Vous pouvez choisir combien de jours après la date limite vous souhaitez envoyer cette notification. Les notifications destinées aux utilisateurs sont envoyées pendant la première moitié des heures d’ouverture. |
Notifications pour le responsable
Type | Description | Période |
E-mail de bienvenue |
Cet e-mail informe le responsable des utilisateurs qui ont été inscrits à une nouvelle campagne de formation. Les utilisateurs inscrits à moins de cinq minutes d’intervalle sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Cette notification est envoyée lors de l’inscription, indépendamment des heures d’ouverture. Les utilisateurs inscrits après le début de la campagne reçoivent également cette notification. |
Rappel après l’inscription |
Cet e-mail informe le responsable des utilisateurs qui n’ont pas terminé des tâches qui leur étaient assignées dans une campagne. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Vous pouvez définir combien de jours doivent s’écouler entre l’inscription et l’envoi de cette notification. Ce nombre ne peut pas être inférieur à la durée de la campagne. Si vous souhaitez envoyer une notification après la date limite, utilisez une notification de retard. Ces notifications adressées aux responsables sont envoyées au début des heures d’ouverture. |
Rappel avant la date limite |
Cet e-mail informe le responsable des utilisateurs qui n’ont pas terminé des tâches qui leur étaient assignées dans une campagne. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Vous pouvez définir l’envoi de cette notification en fonction du nombre de jours restant avant la date d’échéance. Ces notifications sont envoyées au début des heures d’ouverture. Si la campagne se termine en dehors des heures d’ouverture, cette notification sera envoyée le jour suivant. |
Achèvement de la campagne |
Cet e-mail informe le responsable qu’un utilisateur a achevé les tâches qui lui étaient assignées dans une campagne. Les responsables reçoivent normalement une notification individuelle pour chaque utilisateur. Gardez ce point à l’esprit si vous faites partie d’une grande organisation. |
Cette notification est envoyée lorsque les tâches sont terminées, indépendamment des heures d’ouverture. |
En retard |
Cet e-mail informe le responsable des utilisateurs qui n’ont pas terminé les tâches qui leur étaient assignées dans une campagne et qui ont dépassé la date limite. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Si vous souhaitez envoyer une notification après la date limite, utilisez une notification de retard. Ces notifications adressées aux responsables sont envoyées au début des heures d’ouverture. |
Notifications pour les administrateurs
Le tableau ci-dessous décrit les différents types de notifications qui peuvent être envoyées aux administrateurs.
Type | Description | Période |
E-mail de bienvenue |
Cet e-mail informe tous les administrateurs de votre console KSAT des utilisateurs qui ont été inscrits à une nouvelle campagne de formation. Les utilisateurs inscrits à moins de cinq minutes d’intervalle sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Cette notification est envoyée lors de l’inscription, indépendamment des heures d’ouverture. Les utilisateurs inscrits après le début de la campagne reçoivent également cette notification. |
Rappel après l’inscription |
Cet e-mail informe tous les administrateurs de votre console KSAT des utilisateurs qui n’ont pas achevé les tâches qui leur étaient assignées dans une campagne de formation. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Vous pouvez définir combien de jours doivent s’écouler entre l’inscription et l’envoi de cette notification. Ce nombre ne peut pas être inférieur à la durée de la campagne. Si vous souhaitez envoyer une notification après la date limite, utilisez une notification de retard. Ces notifications adressées aux administrateurs sont envoyées au début des heures d’ouverture. |
Rappel avant la date limite |
Cet e-mail informe tous les administrateurs de votre console KSAT des utilisateurs qui n’ont pas achevé les tâches qui leur étaient assignées dans une campagne de formation. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Vous pouvez définir l’envoi de cette notification en fonction du nombre de jours restant avant la date d’échéance. Ces notifications sont envoyées au début des heures d’ouverture. Si la campagne se termine en dehors des heures d’ouverture, cette notification sera envoyée le jour suivant. |
Achèvement de la campagne |
Cet e-mail informe tous les administrateurs de votre console KSAT qu’un utilisateur a achevé les tâches qui lui étaient assignées dans une campagne. Les administrateurs reçoivent normalement une notification individuelle pour chaque utilisateur. Gardez ce point à l’esprit si vous faites partie d’une grande organisation. |
Cette notification est envoyée lorsque les tâches sont terminées, indépendamment des heures d’ouverture. |
En retard |
Cet e-mail informe tous les administrateurs de votre console KSAT des utilisateurs qui n’ont pas terminé des tâches qui leur étaient assignées dans une campagne et qui ont dépassé la date limite. Les utilisateurs inscrits à la même date sont répertoriés dans un même e-mail de notification. |
Si vous souhaitez envoyer une notification après la date limite, utilisez une notification de retard. Ces notifications adressées aux administrateurs sont envoyées au début des heures d’ouverture. |
Bonnes pratiques pour les notifications de retard automatisées
Vous pouvez programmer des notifications de retard pour qu’elles soient envoyées en continu jusqu’à ce que les tâches de formation soient achevées. Accédez à la page Créer une nouvelle campagne de formation ou Modifier la campagne de formation, cliquez sur le bouton + Ajouter une notification et sélectionnez Retard comme type de notification pour programmer l’envoi de notifications de retard automatisées aux utilisateurs, aux responsables ou aux administrateurs.
Nous vous conseillons d’utiliser nos notifications de formation manuelles, même si les notifications de formation automatisées peuvent être modifiées une fois qu’une campagne est lancée. Les notifications de formation automatisées ne sont pas rétroactives.
Consultez l’illustration ci-dessous ainsi que les explications qui l’accompagnent pour comprendre comment configurer les notifications de Retard :
Avant d’utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous que l’adresse e-mail des responsables est renseignée dans le profil de vos utilisateurs et que ces adresses sont justes et correctement formatées.
Les notifications destinées aux administrateurs doivent être envoyées au cas par cas et uniquement en cas de nécessité, car elles sont adressées à tous les administrateurs KSAT.
- Envoyer un rappel : nous vous conseillons de définir l’envoi de la première notification de Retard au moins un jour après la date d’échéance. Cette notification sera envoyée au début des heures d’ouverture, définies dans les Paramètres de votre compte.
- Renvoyer un rappel à intervalle de : nous vous conseillons d’envoyer une notification de rappel tous les trois jours pour encourager vos utilisateurs à achever leur formation.
- Sélectionner les destinataires et les modèles : cochez la case Utilisateur ou Responsable, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Notifications manuelles
Les notifications manuelles peuvent être envoyées à tout moment au cours de la période d’inscription à une campagne d’un utilisateur. Vous pouvez envoyer des notifications manuelles en cliquant sur le titre de la campagne dans le sous-onglet Formation > Campagnes.
Type de notifications manuelles
Pour plus de détails sur chaque type de notification manuelle, utilisez les onglets ci-dessous pour sélectionner le destinataire.
Notifications pour les utilisateurs
Le tableau ci-dessous décrit les différents types de notifications qui peuvent être envoyées aux utilisateurs. Sachez que les notifications sont envoyées lorsque vous cliquez sur le bouton d’envoi, indépendamment des heures d’ouverture.Type | Description |
Utilisateurs qui ne se sont jamais connectés | Cet e-mail est envoyé aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés à la Learner Experience de KnowBe4. |
Utilisateurs qui se sont connectés, mais n’ont pas terminé toutes leurs tâches | Cet e-mail est envoyé aux utilisateurs qui n’ont pas achevé les tâches de la campagne de formation qui leur ont été assignées. |
Utilisateurs qui ont achevé la campagne | Cet e-mail est envoyé aux utilisateurs qui ont totalement achevé la campagne de formation. |
Utilisateurs qui ont des tâches en retard | Cet e-mail est envoyé à tous les utilisateurs qui ont des tâches en retard. |
Notifications pour le responsable
Type | Description |
Utilisateurs qui ne se sont jamais connectés |
Cet e-mail envoyé aux responsables contient la liste des utilisateurs qui ne se sont jamais connectés à la Learner Experience de KnowBe4. |
Utilisateurs qui se sont connectés, mais n’ont pas terminé toutes leurs tâches | Cet e-mail envoyé aux responsables contient la liste des utilisateurs qui n’ont pas achevé les tâches de la campagne de formation qui leur ont été assignées. |
Utilisateurs qui ont achevé la campagne |
Cet e-mail envoyé aux responsables contient la liste des utilisateurs qui ont totalement achevé la campagne de formation. |
Utilisateurs qui ont des tâches en retard | Cet e-mail envoyé aux responsables contient la liste des utilisateurs qui ont des tâches en retard. |
Notifications pour les administrateurs
Le tableau ci-dessous décrit les différents types de notifications qui peuvent être envoyées aux administrateurs. Sachez que les notifications sont envoyées lorsque vous cliquez sur le bouton d’envoi, indépendamment des heures d’ouverture.
Type | Description |
Utilisateurs qui ne se sont jamais connectés |
Cet e-mail envoyé à tous les administrateurs de la console contient la liste des utilisateurs qui ne se sont jamais connectés à la Learner Experience de KnowBe4. |
Utilisateurs qui se sont connectés, mais n’ont pas terminé toutes leurs tâches | Cet e-mail envoyé à tous les administrateurs de la console contient la liste des utilisateurs qui n’ont pas achevé les tâches de la campagne de formation qui leur ont été assignées. |
Utilisateurs qui ont achevé la campagne |
Cet e-mail envoyé à tous les administrateurs de la console KSAT contient la liste des utilisateurs qui ont totalement achevé la campagne de formation. |
Utilisateurs qui ont des tâches en retard | Cet e-mail envoyé à tous les administrateurs de la console contient la liste des utilisateurs qui ont des tâches en retard. |
Existe-t-il des notifications de formation correspondant à mes besoins ?
Nous proposons de nombreux modèles de notifications par défaut que vous pouvez personnaliser ou utiliser tels quels, mais vous pouvez également créer vos propres modèles de notifications. Pour consulter les modèles intégrés, accédez à Formation > Modèles de notifications > Modèles préchargés. Pour savoir comment créer ou modifier vos propres notifications de formation, consultez notre article Personnaliser les notifications sur la formation.
Vous pouvez également regarder notre vidéo Personnaliser les notifications sur la formation pour obtenir des informations détaillées.