Les clients Platine, Diamant, SAT Foundation et SAT Advanced peuvent utiliser la fonctionnalité Groupes intelligents pour créer des groupes d’utilisateurs selon des critères personnalisés. Contrairement aux groupes standards, les groupes intelligents ajoutent et retirent dynamiquement les utilisateurs en fonction des besoins de votre organisation. Cette fonction vous permet d’hameçonner et de former des groupes précis d’utilisateurs, de générer des rapports complexes, et plus encore.
Cet article explique en quoi consistent les groupes intelligents et comment les utiliser. Si vous avez besoin d’instructions sur la planification et la création de groupes intelligents, consultez notre Guide de démarrage des groupes intelligents
Qu’est-ce qu’un groupe intelligent?
Les groupes intelligents se mettent à jour automatiquement selon les critères que vous définissez. Lorsque vous ajoutez un critère, tous les utilisateurs qui correspondent à ce critère sont automatiquement ajoutés au groupe intelligent.
Une fois que les utilisateurs sont ajoutés automatiquement au groupe intelligent, vous ne pourrez plus en ajouter ni les retirer manuellement. En revanche, le groupe intelligent sera actualisé toutes les 15 minutes. De cette manière, les utilisateurs seront ajoutés ou retirés du groupe selon qu’ils répondent ou non aux critères du groupe.
Nous proposons plusieurs types de critères pour définir vos groupes intelligents. Par exemple, vous pouvez ajouter un critère basé sur l’emplacement des utilisateurs, le titre de leur poste, l’état de leur formation, leur note d’évaluation, et plus encore. Lorsque vous ajoutez des critères, tous les utilisateurs qui correspondent à ces critères sont ajoutés au groupe intelligent. Puis, le groupe intelligent se met à jour selon l’ajout, la suppression ou la modification des informations utilisateur correspondantes dans votre console KSAT.
Dans votre console KSAT, chaque groupe intelligent que vous créez est identifié par une icône bleue représentant un groupe de personnes et située à la gauche du nom du groupe. Cette icône est uniquement utilisée pour les groupes intelligents.
Comment les groupes intelligents sont-ils définis?
Les groupes intelligents sont définis par l’ensemble des critères que vous ajoutez. Vous pouvez ajouter un maximum de cinq critères par groupe intelligent selon la fonction du groupe. Les utilisateurs doivent répondre à tous les critères du groupe intelligent pour y être ajoutés. À tout moment, si nécessaire, vous pouvez modifier les critères d’un groupe intelligent. Pour plus d’informations au sujet des types de critères disponibles, consultez notre article Groupes intelligents : Glossaire des types de critères.
Chaque groupe intelligent comprend uniquement les utilisateurs qui répondent aux critères que vous avez définis. Par exemple, si vous définissez un critère destiné aux utilisateurs qui vivent dans l’Ouest canadien et un autre pour les utilisateurs qui enregistrent des échecs aux tests d’hameçonnage, le groupe intelligent n’inclura que les utilisateurs qui vivent dans l’Ouest canadien et qui ont échoué au test d’hameçonnage. Cependant, si vous ajoutez plusieurs valeurs au même critère, les utilisateurs ne doivent correspondre qu’à une seule de ces valeurs pour faire partie du groupe intelligent. Par exemple, si vous ajoutez un critère en utilisant le champ utilisateur Emplacement, vous pouvez y saisir « Ouest canadien » comme valeur et « Territoires du Nord-Ouest » comme autre valeur. Ce critère permettra d’inclure tous les utilisateurs qui proviennent de l’Ouest canadien ou des Territoires du Nord-Ouest. Pour un résultat optimal, il est recommandé de ne pas ajouter plus de 50 valeurs à un seul critère de groupe intelligent.
Des utilisateurs peuvent faire partie de plusieurs groupes intelligents à la fois, à condition qu’ils répondent à tous les critères de chaque groupe. De plus, les groupes intelligents n’incluent que les utilisateurs actifs. Les utilisateurs archivés ne seront pas inscrits dans vos groupes intelligents, même s’ils répondent aux critères du groupe.
Puisque chaque groupe intelligent est défini par des critères spécifiques, vous devrez vous assurer que ces critères incluent les bons utilisateurs. Si vous ajoutez un critère négatif afin d’exclure certains utilisateurs du groupe, nous vous recommandons d’ajouter également un critère positif afin de cibler la bonne information.
Par exemple, si vous souhaitez créer un groupe intelligent comprenant les utilisateurs qui n’ont pas terminé leurs tâches de formation, nous vous recommandons d’utiliser les deux critères suivants :
Critère négatif : « L’utilisateur ne doit avoir accompli aucune tâche de formation disponible ». Critère positif : « L’utilisateur doit être inscrit à une formation disponible ».
Le dernier critère permet de s’assurer que votre groupe intelligent ne comprendra que des utilisateurs qui sont inscrits à des tâches de formation et qui ne les ont pas terminées. Si vous ajoutez uniquement le critère négatif, le groupe intelligent inclura aussi les utilisateurs à qui l’on n’a jamais attribué de formation.
Les différentes possibilités d’utilisation des groupes intelligents
Les groupes intelligents peuvent être utilisés de différentes manières, en fonction des besoins de votre organisation. Les groupes intelligents permettent d’automatiser les campagnes de formation et d’hameçonnage de votre organisation, d’afficher des rapports spécifiques, d’organiser des jeux pour vos utilisateurs, et plus encore.
Pour en apprendre davantage sur les nombreuses possibilités d’utilisation des groupes intelligents, consultez les articles connexes ci-dessous :
- Groupes intelligents : Guide d’automatisation de la formation
- Groupes intelligents : Guide d’automatisation de l’hameçonnage
- Groupes intelligents : Guide d’automatisation de la SAPA
- Groupes intelligents : Guide d’automatisation de la ludification
- Groupes intelligents : Guide d’automatisation de la production de rapports
- Groupes intelligents : cas pratiques
Vous pouvez également mettre en place un processus automatisé personnalisé pour répondre aux besoins de votre organisation. Pour commencer la planification de vos groupes intelligents, nous vous recommandons d’utiliser notre Feuille de travail pour la planification des groupes intelligents. Cette feuille de travail aide à planifier plusieurs groupes intelligents à la fois afin de mettre en place un processus automatisé cohérent.