Sous l’onglet Rapports de votre console KnowBe4, vous pouvez afficher les Rapports sur les activités de formation pour surveiller les données de formation de votre organisation. Les Rapports sur les activités de formation présentent des informations détaillées concernant les inscriptions des utilisateurs aux campagnes de formation. Vous pouvez personnaliser les rapports pour qu’ils affichent des données particulières, comme les inscriptions aux formations dans le cadre de campagnes individuelles, les groupes d’utilisateurs et les statuts de formation.

Si vous souhaitez exporter vos rapports sur les activités de formation pour un usage ultérieur, vous pouvez exporter les informations des rapports au format CSV ou exporter un aperçu graphique au format PDF.

Personnaliser les rapports sur les activités de formation

Lorsque vous créez un rapport sur les activités de formation, vous pouvez y appliquer certains filtres pour afficher des données particulières. Par exemple, si vous voulez voir uniquement les données des utilisateurs actifs d’un groupe en particulier, sélectionnez le groupe dans le filtre Groupes d’utilisateurs et Actifs dans le filtre Statut des utilisateurs.

Pour connaître les filtres que vous pouvez appliquer à vos rapports sur les activités de formation, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. Type de rapport : sélectionnez votre type de rapport. Si vous sélectionnez Toutes les activités de formation, le rapport affichera les inscriptions individuelles. Si vous sélectionnez Toutes les activités de formation regroupées par utilisateur, le rapport affichera les inscriptions regroupées par utilisateur. Pour en apprendre davantage sur ces types de rapport, consultez les sous-sections ci-dessous.
2. Critères supplémentaires de formation : affiche les données sur le contenu d’apprentissage facultatif ou sur le contenu d’apprentissage recommandé par l’IA, lorsque ces fonctionnalités sont activées pour votre compte.
3. Campagnes de formation : sélectionnez les campagnes de formation dont vous souhaitez afficher les données.
4. Groupes d’utilisateurs : sélectionnez les groupes d’utilisateurs dont vous souhaitez afficher les données.
5. Ajouter un filtre : personnalisez votre rapport des activités de formation à l’aide des filtres supplémentaires suivants :
   • Critères du statut de formation : affiche uniquement les données correspondant au statut de formation En retard.
   • Statut de progression de la formation : sélectionnez les statuts de formation dont vous souhaitez afficher les données.
   • Rechercher un utilisateur : recherchez des utilisateurs, par nom ou par courriel.
   • Critères des groupes d’utilisateurs : sélectionnez les critères des groupes d’utilisateurs dont vous souhaitez afficher les données.
   • Organigramme : recherchez ou sélectionnez un nom d’utilisateur ou un titre de poste pour afficher les données utilisateurs correspondant aux utilisateurs ou aux postes sélectionnés, à tous les niveaux de l’organisation. Par exemple, vous pouvez rechercher un titre de poste en particulier, comme « Directeur » ou « V.-P. ». Vous pouvez également sélectionner l’un des deux paramètres supplémentaires suivants :
     • Sélectionnez Inclure tous les membres de l’équipe pour inclure les membres du personnel relevant directement ou indirectement des gestionnaires sélectionnés dans le rapport.
     • Sélectionnez Inclure le gestionnaire sélectionné pour inclure le gestionnaire sélectionné dans le rapport. Cette option permettra d’agréger les données du gestionnaire sélectionné et de tous les membres de l’équipe sélectionnés, dans le rapport.
6. Types de contenu : sélectionnez les types de contenu de formation dont vous souhaitez afficher les données.
7. Statut de l’utilisateur : sélectionnez les statuts d’utilisateurs dont vous souhaitez afficher les données.
8. Exclure des groupes d’utilisateurs : sélectionnez les groupes d’utilisateurs dont vous souhaitez exclure les données du rapport. Si un utilisateur est inclus à la fois dans le filtre Groupes d’utilisateurs et dans le filtre Exclure les groupes d’utilisateurs, l’utilisateur sera exclu du rapport.
9. Période : sélectionnez la période dont vous souhaitez afficher les données. Le menu déroulant Ajouter une période vous permet de choisir des options de plage de dates supplémentaires.
10. Ajouter une période : choisissez parmi les options de périodes suivantes.
    • Période d’inscription : inclut uniquement les utilisateurs qui se sont inscrits à la formation sélectionnée pendant la période choisie.
    • Période du début de la formation : inclut les utilisateurs qui on commencé la formation sélectionnée pendant la période choisie.
    • Période de la fin de la formation : inclut les utilisateurs qui on terminé la formation sélectionnée pendant la période choisie.
11. Horodater le fichier PDF : Activez ce commutateur pour ajouter un horodatage indiquant la date de la dernière mise à jour du rapport.

Après avoir sélectionné vos filtres, cliquez sur le bouton Afficher les modifications.

Afficher les rapports sur les activités de formation

Après avoir personnalisé votre Rapport sur les activités de formation, ce dernier affichera un graphique et un tableau. Vous pouvez exporter les graphiques au format PDF et le tableau de données au format CSV.

Pour apprendre comment afficher les rapports sur les activités de formation en fonction du type, consultez les sous-sections ci-dessous.

Toutes les activités de formation

Si vous sélectionnez Toutes les activités de formation pour votre type de rapport, ce dernier affichera des informations détaillées pour chaque inscription à la formation, tandis que le rapport Toutes les activités de formation regroupées par utilisateur affichera les données combinées pour toutes les inscriptions d’un utilisateur à des formations.

Dans ce type de rapport, vous pouvez consulter le graphique à barres pour surveiller le nombre de fois où vos utilisateurs ont été inscrits, ont commencé ou ont terminé une formation. Pour connaître le nombre exact correspondant à chacun de ces événements, passez votre curseur au-dessus du graphique à barres. Vous pouvez aussi retirer l’une des barres du graphique en cliquant sur le libellé correspondant dans la légende au bas du graphique. Par exemple, vous pouvez cliquer sur Inscriptions d’utilisateurs, dans la légende, pour supprimer la barre Inscriptions d’utilisateurs du graphique.

Sous le graphique, vous trouverez un tableau affichant les informations au sujet des campagnes de formation auxquelles chaque utilisateur est inscrit. Le tableau comprend une différente rangée pour chaque module de formation inclus dans la campagne. Si, par exemple, un utilisateur est inscrit à une campagne de formation incluant trois modules de formation, le rapport affichera trois rangées pour celui-ci.

Vous pouvez personnaliser le tableau en sélectionnant les colonnes à afficher et en triant les résultats. Pour apprendre comment personnaliser le tableau et télécharger votre rapport, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous.

1. Gérer les colonnes : Cliquez sur ce menu déroulant pour afficher la liste des colonnes disponibles. Ce menu vous permet d’annuler l’affichage par défaut des colonnes et de sélectionner d’autres colonnes à afficher dans le tableau.

   

   Remarque : Si vous exportez votre rapport au format CSV, les colonnes sélectionnées dans le menu déroulant apparaîtront dans le fichier CSV. Si vous enregistrez votre rapport en cliquant sur le bouton Enregistrer le rapport situé dans la partie supérieure droite de la page, les colonnes sélectionnées apparaîtront dans le rapport sauvegardé.
2. Icône de flèche : Cliquez sur cette icône dans une en-tête de colonne pour trier les résultats du tableau.

Toutes les activités de formation regroupées par utilisateur

Si vous avez sélectionné Toutes les activités de formation regroupées par utilisateur comme type de rapport, ce dernier affichera des données plus génériques au sujet des inscriptions à la formation de vos utilisateurs, tandis que le rapport Toutes les activités de formation affichera les données pour chaque inscription individuelle à une formation.

Dans ce type de rapport, un graphique à barres vous permet de savoir combien de contenus de formation en cours sont terminés, ne sont pas encore commencés ou sont en retard. Pour connaître le nombre exact correspondant à chacun de ces événements, vous pouvez passer votre curseur au-dessus de chacune des barres du graphique. Vous pouvez aussi vous reporter au graphique circulaire pour surveiller le pourcentage de contenu de formation qui a été terminé.

Sous les graphiques, vous trouverez un tableau affichant des informations au sujet de l’ensemble des activités de formation pour chaque utilisateur. Vous pouvez personnaliser le tableau en sélectionnant les colonnes à afficher et en triant les résultats. Le tableau contient une rangée par utilisateur, où sont combinées les données pour chacun des modules de formation auxquels l’utilisateur est inscrit.

Pour apprendre comment personnaliser le tableau et télécharger votre rapport, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous.

1. Gérer les colonnes : Cliquez sur ce menu déroulant pour afficher la liste des colonnes disponibles. Ce menu vous permet d’annuler l’affichage par défaut des colonnes et de sélectionner d’autres colonnes à afficher dans le tableau.

   

   Remarque : Si vous exportez votre rapport au format CSV, les colonnes sélectionnées dans le menu déroulant Gérer les colonnes apparaîtront dans le fichier CSV. Si vous enregistrez votre rapport en cliquant sur le bouton Enregistrer le rapport, les colonnes sélectionnées apparaîtront dans le rapport sauvegardé.
2. Icône de flèche : Cliquez sur cette icône dans une en-tête de colonne pour trier les résultats du tableau.

Exporter les rapports sur les activités de formation

Si vous souhaitez exporter vos rapports sur les activités de formation, vous pouvez utilisez le bouton Exporter en tant que situé dans la partie supérieure droite des options de filtre pour générer un fichier CSV ou PDF.

Cette action provoquera l’ouverture d’une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez choisir de générer un fichier CSV ou de générer un fichier PDF. Générer au format CSV créera un fichier CSV du tableau du rapport. Générer au format PDF créera un fichier contenant les graphiques ainsi que les détails du rapport qui apparaissent au bas du tableau.

Dans le coin supérieur droit de votre console, une cloche de notification s’affiche lorsque le rapport demandé est prêt à être téléchargé. Les rapports que vous générez peuvent également être téléchargés à tout moment à partir du sous-onglet Centre de téléchargement. Pour plus d’informations, consultez l’article Présentation du centre de téléchargement.