KnowBe4のトレーニングキャンペーン通知は、ユーザー、マネージャー、およびKSATコンソール管理者に、ユーザーのトレーニングキャンペーンへの登録や進捗を通知するために使用できます。
通知は、自動と手動の2つのタイプに分類されます。自動通知は、キャンペーンの詳細を作成または編集するときに設定します。手動通知は、トレーニングキャンペーンの概要ページまたはレポートページから、ユーザーを登録している期間中はいつでも送信できます。
以下のリンクをクリックして、各タイプの通知の詳細な説明を含む、トレーニング通知の詳細を参照してください。また、トレーニングの自動通知やトレーニングの手動通知のビデオもご覧いただけます。
自動通知
トレーニングキャンペーンを新規に作成したり、編集したりするときに、自動通知を設定できます。
キャンペーン作成時に自動通知を設定するには、[新しいトレーニングキャンペーンの作成]ページで[+ 通知の追加]ボタンをクリックします。また、[トレーニングキャンペーンの編集]ページから、既存のキャンペーンを編集するときに自動通知を追加することもできます。
すでに進行中のキャンペーンで自動通知を編集または追加する場合でも、これらの通知が遡って送信されることはありません。代わりに、進行中のキャンペーンについて新しい通知を送信する場合は、トレーニングの手動通知を使用できます。
例えば、トレーニングの期限を超過しているユーザーがいる場合、期限を過ぎてもトレーニングを完了できるようにする場合、キャンペーンに[期日オーバー]の通知を追加できます。トレーニングの期限を超過したユーザーのトレーニング延長については、 「トレーニングの期限を延長する方法」を参照してください。
自動通知は、トレーニングキャンペーンの開始時間と終了時間に合わせてスケジュールされます。最良の結果を得るためには、開始時刻と終了時刻はKSATの[アカウント設定]で設定された営業時間内にすることをお勧めします。
自動通知のタイプ
各自動通知タイプの詳細については、以下のタブを使用して受信者を選択してください。
ユーザーへの通知
以下の表は、ユーザーに送信できる各タイプの通知の概要を示しています。種別 | 詳細 | 期間 |
ようこそメール |
このメールは、新しいトレーニングキャンペーンに登録されたことをユーザーへの通知として送信されます。また、トレーニングを受講するためのログインリンクが含まれます。 |
この通知は、営業時間に関係なく、登録時に送信されます。この通知は、キャンペーン開始後に登録されたユーザーも対象となります。 |
登録後のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーへの通知として送信されます。この通知を使用して、ユーザーにログインするように促し、キャンペーンの課題を開始または完了させることができます。 |
登録してから何日後にこの通知を送信するかを設定できます。この日数はキャンペーン期間より短くする必要があります。期限後に通知を送信する場合は、[期日オーバー]通知を使用します。 ユーザーには、これらの通知は営業時間の前半に送信されます。 |
期日前のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーへの通知として送信されます。この通知を使用して、ユーザーにログインするように促し、キャンペーンの課題を開始または完了させることができます。 |
期限の何日前にこの通知を送信するかを設定できます。これらの通知は営業開始時に送信されます。営業時間外にキャンペーンが終了した場合、通知は翌日に送信されます。 |
キャンペーン修了 |
このメールは、ユーザーがキャンペーンの課題を完了したときに通知されます。 |
この通知は、営業時間に関係なく、課題が完了した時点で送信されます。 |
期日オーバー |
このメールは、キャンペーン課題を完了しておらず、期限を超過したことを通知するためにユーザーに送信されます。この通知を使用して、トレーニングの課題が期限を超過していることをユーザーにリマイドさせ、ログインしてキャンペーンの課題を開始または完了させることができます。 [期日オーバー]の通知を送信するには、ユーザーが期限後にトレーニングを完了できるようにする必要があります。詳細については、「トレーニング期日の変更方法」を参照してください。 |
期限が何日間経過したらこの通知を送信するかを設定できます。ユーザーには、これらの通知は営業時間の前半に送信されます。 |
マネージャーへの通知
タイプ | 詳細 | 期間 |
ようこそメール |
このメールによって、新しいトレーニングキャンペーンに登録されたユーザーをマネージャーに通知します。 5分以内に登録されたユーザーが、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
この通知は、営業時間に関係なく、登録時に送信されます。この通知は、キャンペーン開始後に登録されたユーザーも対象となります。 |
登録後のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーのマネージャーに通知します。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
登録してから何日後にこの通知を送信するかを設定できます。この日数はキャンペーン期間より短くする必要があります。期限後に通知を送信する場合は、[期日オーバー]通知を使用します。マネージャーには、これらの通知は営業時間の開始時に送信されます。 |
期日前のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーをマネージャーに通知します。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
期限の何日前にこの通知を送信するかを設定できます。これらの通知は営業開始時に送信されます。営業時間外にキャンペーンが終了した場合、通知は翌日に送信されます。 |
キャンペーン修了 |
このメールは、ユーザーがキャンペーンの課題を完了したときにユーザーのマネージャーに通知されます。 マネージャーは通常、ユーザーごとに個別の通知を受け取ります。大きな組織である場合、この点に注意してください。 |
この通知は、営業時間に関係なく、課題が完了した時点で送信されます。 |
期日オーバー |
このメールは、キャンペーン課題を完了しておらず、期限を超過したユーザーをそのマネージャーに通知するために送信されます。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
期限が何日間経過したらこの通知を送信するかを設定できます。マネージャーには、これらの通知は営業開始時に送信されます。 |
管理者への通知
以下の表は、管理者に送信できる各タイプの通知の概要を示しています。
種別 | 詳細 | 期間 |
ようこそメール |
このメールによって、新しいトレーニングキャンペーンに登録されたユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 5分以内に登録されたユーザーが、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
この通知は、営業時間に関係なく、登録時に送信されます。この通知は、キャンペーン開始後に登録されたユーザーも対象となります。 |
登録後のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
登録してから何日後にこの通知を送信するかを設定できます。この日数はキャンペーン期間より短くする必要があります。期限後に通知を送信する場合は、[期日オーバー]通知を使用します。管理者には、これらの通知は営業時間の開始時に送信されます。 |
期日前のリマインダー |
このメールは、キャンペーンの課題を完了していないユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に送信されます。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
期限の何日前にこの通知を送信するかを設定できます。これらの通知は営業開始時に送信されます。営業時間外にキャンペーンが終了した場合、通知は翌日に送信されます。 |
キャンペーン修了 |
このメールは、キャンペーンの課題を完了しているユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 管理者は通常、ユーザーごとに個別の通知を受け取ります。大きな組織である場合、この点に注意してください。 |
この通知は、営業時間に関係なく、課題が完了した時点で送信されます。 |
期日オーバー |
このメールは、キャンペーンの課題を期日までに完了していないユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 登録日が同じユーザーは、1通の通知メールにまとめて表示されます。 |
期限が何日間経過したらこの通知を送信するかを設定できます。管理者には、これらの通知は営業開始時に送信されます。 |
期日オーバーの自動通知のベストプラクティス
トレーニングの課題が完了するまで、[期日オーバー]通知を継続的に送信するように設定できます。[新しいトレーニングキャンペーンの作成]または[トレーニングキャンペーンの編集]ページで、[+ 通知の追加]ボタンを使用して、ユーザー、マネージャー、または管理者に[期日オーバー]通知を自動的に送信するようにスケジュールします。
トレーニングの自動通知は、キャンペーンを実施した後に変更できますが、トレーニングの手動通知を使用することをお勧めします。トレーニングの自動通知は、過去に遡って送信されることはありません。
[期日オーバー]通知の設定方法については、以下の図と説明を参照してください。
この機能を使用する前に、ユーザープロフィールに管理者のメールアドレスが正しく設定されていることを確認してください。
管理者への通知はケースバイケースで送信され、KSATの全ての管理者に送信されるため、必要な場合にのみ使用してください。
- [リマインダーの送信]:最初の[期日オーバー]通知は、期限の少なくとも1日後に送信するように設定することをお勧めします。この通知は、[アカウント設定]に表示されている営業時間の開始時に送信されます。
- [リマインダーの再送信間隔]:トレーニングを完了するように促すために、3日ごとに繰り返し通知を送ることをお勧めします。
- [受信者とテンプレートの選択]:[ユーザー]チェックボックスまたは[マネージャー]チェックボックスを選択し、[保存]ボタンをクリックします。
手動通知
手動通知は、ユーザーがキャンペーンに登録されている期間、いつでも送信できます。[トレーニング] > [キャンペーン]サブタブの下にあるトレーニングキャンペーンのタイトルをクリックすると、手動で通知を送信できます。
手動通知のタイプ
各手動通知タイプの詳細については、以下のタブを使用して受信者を選択してください。
ユーザーへの通知
以下の表は、ユーザーに送信できる各タイプの通知の概要を示しています。[送信]ボタンをクリックすると、営業時間に関係なく通知が送信されることに注意してください。種別 | 詳細 |
一度もログインしていないユーザー | このメールは、KnowBe4受講者ホームに一度もログインしていない各ユーザーに通知されます。 |
ログインしているが、すべての課題を修了していないユーザー | このメールは、トレーニングキャンペーンの課題を完了していない各ユーザーに通知されます。 |
キャンペーンを完全に修了したユーザー | このメールは、トレーニングキャンペーンを全て完了した各ユーザーに通知されます。 |
受講期限切れの課題があるユーザー | このメールは、割り当てられた課題の期限が超過している各ユーザーに通知されます。 |
マネージャーへの通知
種別 | 詳細 |
一度もログインしていないユーザー |
このメールは、KnowBe4受講者ホームに一度もログインしていないユーザーのリストをマネージャーに通知します。 |
ログインしているが、すべての課題を修了していないユーザー | このメールは、トレーニングキャンペーンの課題を完了していないユーザーのリストをマネージャーに通知します。 |
キャンペーンを完全に修了したユーザー |
このメールは、トレーニングキャンペーンの全ての課題を完了しているユーザーのリストをマネージャーに通知します。 |
受講期限切れの課題があるユーザー | このメールは、課題の期限が超過しているユーザーのリストをマネージャーに通知します。 |
管理者への通知
以下の表は、管理者に送信できる各タイプの通知の概要を示しています。[送信]ボタンをクリックすると、営業時間に関係なく通知が送信されることに注意してください。
種別 | 詳細 |
一度もログインしていないユーザー |
このメールは、KnowBe4受講者ホームに一度もログインしていないユーザーのリストをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 |
ログインしているが、すべての課題を修了していないユーザー | このメールは、トレーニングキャンペーンの課題を完了していないユーザーのリストをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 |
キャンペーンを完全に修了したユーザー |
このメールは、トレーニングキャンペーンの全ての課題を完了していないユーザーのリストをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 |
受講期限切れの課題があるユーザー | このメールは、課題の期日が超過しているユーザーをKSATコンソールの全ての管理者に通知します。 |
自社で作成するトレーニング通知はありますか?
KnowBe4は、カスタマイズしたりそのまま使用したりできる多くのデフォルトの通知テンプレートを提供していますが、ゼロから自分で通知テンプレートを作成することもできます。[トレーニング] > [通知テンプレート] > [システムテンプレート]に移動して、組み込みテンプレートを表示できます。自社独自のトレーニング通知の作成や編集の詳細については、「トレーニング通知のカスタマイズ」の記事を参照してください。
トレーニング通知のカスタマイズの方法の詳細については、「トレーニング通知のカスタマイズ」のビデオもご覧ください。