Depuis l’onglet Rapports de votre console KSAT, vous pouvez enregistrer des rapports pour les consulter ultérieurement ou les envoyer à d’autres utilisateurs. Vous pouvez également planifier la création et l’envoi de rapports selon la fréquence de votre choix, par exemple, tous les trimestres.

Enregistrer les rapports

Pour enregistrer un rapport afin de le consulter ultérieurement, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre console KSAT.
2. Cliquez sur l’onglet Rapports.
3. Sélectionnez un rapport.
4. Utilisez les menus déroulants situés en haut de la page pour paramétrer les filtres de votre choix.
5. Cliquez sur Appliquer les modifications pour générer votre nouveau rapport.

6. Cliquez sur Enregistrer le rapport dans l’angle supérieur droit de la page.

   

Vous pouvez maintenant saisir un nom pour le rapport que vous venez d’enregistrer. Vous pouvez également classer votre rapport dans la catégorie de votre choix pour une meilleure organisation. La catégorie Par défaut est automatiquement ajoutée à tous les comptes, mais vous pouvez également créer vos propres catégories depuis le sous-onglet Rapports enregistrés. Cliquez sur OK pour enregistrer le rapport. Tous les rapports enregistrés sont conservés dans le Centre de téléchargements pendant 90 jours.

Consulter des rapports enregistrés

Dans l’onglet Rapports > Rapports enregistrés, vous pouvez consulter tous vos rapports enregistrés. Pour en savoir plus sur le sous-onglet Rapports enregistrés, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. + Ajouter : cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle catégorie. Pour déplacer un rapport d’une catégorie à une autre, cochez la case située à côté du nom d’un rapport, puis sélectionnez la catégorie vers laquelle le déplacer dans le menu déroulant Déplacer vers la catégorie.
2. Filtres : ces menus déroulants permettent de filtrer vos rapports enregistrés par type de rapport ou en fonction des groupes inclus dans chaque rapport.

3. Inclure les rapports d’autres utilisateurs :  activez cette option pour afficher tous les rapports enregistrés pour le compte, et pas seulement ceux que vous avez enregistrés.

   Remarque : pour afficher tous les rapports enregistrés, vous devez avoir accès à tous les utilisateurs et rapports via des privilèges d'administrateur ou l'accès par un rôle de sécurité.
4. Rechercher : utilisez ce champ pour rechercher des rapports enregistrés par nom ou par type de rapport.

Pour plus de fonctionnalités, cliquez sur la flèche située sous Actions.

1. PDF et CSV : utilisez ces boutons pour générer un fichier au format PDF ou CSV dans votre Centre de téléchargements.
2. Programmer : cliquez sur ce bouton pour accéder à la fenêtre Nouveau rapport planifié. Pour plus d’informations, consultez la section Envoyer et planifier des rapports.
3. Cloner : cliquez sur ce bouton pour dupliquer un rapport enregistré. Le clonage crée un nouveau rapport enregistré en utilisant les mêmes informations que celles du rapport enregistré d’origine, mais vous pouvez les modifier à tout moment. Vous pouvez également renommer le rapport cloné et l’enregistrer dans une nouvelle catégorie.

Envoyer et planifier des rapports

Pour envoyer des rapports à d’autres utilisateurs et générer des rapports selon un calendrier, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte KnowBe4.
2. Cliquez sur l’onglet Rapports.
3. Sélectionnez le sous-onglet Rapports planifiés.
4. Cliquez sur Planifier le rapport.

Depuis la page Nouveau rapport planifié qui s’ouvre, vous pouvez envoyer tous les rapports enregistrés souhaités. Pour en savoir plus, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. Nom : le nom qui s’affiche dans le sous-onglet Rapports planifiés.
2. Envoyer à : choisissez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer ce rapport.
3. Fréquence : sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu’un rapport soit envoyé à vos utilisateurs. La planification de rapports avec une fréquence supérieure à une fois génère automatiquement des rapports à la date et à l’heure spécifiques sélectionnées.
4. Date et heure de début : la date et l’heure auxquelles le rapport sera envoyé à vos utilisateurs.
5. Type de rapport : sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez programmer. Vous pouvez choisir entre Rapport sauvegardé ou Rapport exécutif.
6. Rapport enregistré : sélectionnez le rapport spécifique que vous souhaitez envoyer ou planifier.
7. Format : choisissez le format du fichier de rapport que vos utilisateurs recevront.

Télécharger des rapports à partir d’un e-mail de notification

Lorsque vous envoyez un rapport, les destinataires reçoivent un e-mail de notification. L’e-mail de notification contient un lien pour télécharger le rapport.

Lorsqu’un destinataire clique sur Lien de téléchargement du rapport, il est redirigé vers la page de connexion à KSAT. S’il a accès au Centre de téléchargements, celui-ci s’affichera une fois connecté à la console KSAT. Dans le cas contraire, le Tableau de bord de la formation s’affichera.

Pour savoir comment les destinataires peuvent télécharger le rapport à partir du Centre de téléchargements et du Tableau de bord de la formation, consultez la liste ci-dessous :

• Centre de téléchargements : si le destinataire est redirigé vers cette page, il peut consulter les informations sur les rapports qui lui ont été envoyés. Pour télécharger un rapport sur son appareil, le destinataire peut cliquer sur l’icône Télécharger.

  Remarque : tous les rapports enregistrés demeurent dans le Centre de téléchargements pendant 90 jours.

  

• Tableau de bord de la formation : si le destinataire est redirigé vers cette page, le rapport est automatiquement téléchargé sur son appareil.

  

Consultation des rapports planifiés

Dans le sous-onglet Rapports planifiés, vous pouvez afficher tous vos rapports planifiés. Pour en savoir plus sur ce sous-onglet, consultez la capture d’écran et la liste ci-dessous :

1. Filtrer : utilisez ce menu déroulant pour filtrer vos rapports planifiés par type.

2. Inclure les rapports d’autres utilisateurs : activez cette option pour afficher tous les rapports planifiés pour le compte, et pas uniquement ceux que vous avez enregistrés.

   Remarque : pour afficher tous les rapports enregistrés, vous devez avoir accès à tous les utilisateurs et rapports via des privilèges d'administrateur ou l'accès par un rôle de sécurité.
3. Rechercher : utilisez ce champ pour rechercher tous les rapports planifiés en fonction du nom du rapport planifié ou enregistré.
4. Modifier : cliquez sur ce bouton pour modifier les détails du rapport planifié.
5. Cloner : cliquez sur ce bouton pour dupliquer un rapport planifié. Le clonage d’un rapport crée un nouveau rapport planifié doté des mêmes informations que le rapport d’origine, modifiables à tout moment.
6. Désactiver : cliquez sur ce bouton pour définir le rapport sur Inactif. La seule façon de réactiver un rapport planifié est de le cloner.
7. Inactive : sélectionnez ce sous-onglet afin d’afficher les rapports uniques inactifs ou les rapports récurrents désactivés. Les rapports planifiés inactifs seront supprimés automatiquement au bout de 90 jours.

Pour toute assistance supplémentaire concernant cette fonctionnalité, contactez notre équipe d’assistance contactez notre équipe d’assistance (le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre), qui se fera un plaisir de vous aider.