Grâce à la fonction de rapports, vous pouvez enregistrer les rapports générés par vos comptes gérés et les consulter plus tard, ou envoyer des rapports enregistrés aux autres comptes gérés. Vous pouvez aussi choisir de programmer la génération et l’envoi de rapports à une fréquence définie, comme à tous les trimestres. Vous trouverez plus d’informations sur l’enregistrement et l’envoi de rapports ci-dessous.

Enregistrer des rapports

Si vous souhaitez enregistrer un rapport pour le consulter à une date ultérieure, suivez les instructions ci-dessous.

1. Connectez-vous à votre compte KnowBe4.
2. Cliquez sur l’onglet Rapports.
3. Sélectionnez le rapport à enregistrer et définissez vos filtres préférés.
4. Cliquez sur Afficher le rapport pour générer le rapport paramétré comme vous l’avez choisi.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer le rapport.

Vous pouvez maintenant donner un nom au rapport et choisir une catégorie sous laquelle l’organiser. La catégorie Par défaut est automatiquement ajoutée à tous les comptes, mais vous pouvez créer vos propres catégories sous l’onglet Rapports enregistrés. Cliquez sur l’icône de la coche pour enregistrer le rapport. Tous les rapports enregistrés resteront dans le Centre de téléchargement pendant 90 jours.

Afficher les rapports enregistrés

Vous pouvez consulter tous vos rapports enregistrés sous l’onglet Rapports enregistrés. Consultez l’image ci-dessous pour plus d’informations au sujet de l’onglet des Rapports enregistrés.

1. Filtrez vos rapports enregistrés par type, par groupe inclus ou par comptes inclus dans chaque rapport.
2. Faites basculer le paramètre Inclure les rapports des autres utilisateurs pour afficher tous les rapports enregistrés pour le compte et non seulement vos rapports enregistrés.
3. Servez-vous de ce champ pour chercher un rapport enregistré par nom ou par type.
4. Cliquez sur le bouton + Ajouter à côté des catégories pour en créer une nouvelle. Pour déplacer les rapports entre différentes catégories, cochez la case près du nom du rapport et sélectionnez la catégorie voulue dans la liste déroulante Déplacer vers une catégorie.

Pour d’autres fonctionnalités, cliquez sur la flèche sous Actions.

1. Servez-vous de ces boutons pour générer un fichier au format PDF ou CSV dans le Centre de téléchargement.
2. Cliquez sur Envoyer pour être redirigé vers la fenêtre Nouveau rapport programmé. Consultez la section Envoyer et programmer des rapports pour plus d’informations.
3. Cliquez sur Cloner pour dupliquer un rapport enregistré. Le clonage crée un nouveau rapport enregistré en se servant des mêmes informations que le rapport enregistré original, qui peut être modifié à tout moment. Vous pouvez donner au rapport cloné un nouveau nom et une nouvelle catégorie.

Envoi et programmation de rapports

Pour envoyer des rapports aux autres utilisateurs et générer des rapports à une fréquence préétablie, suivez les instructions ci-dessous.

1. Connectez-vous à votre compte KnowBe4.
2. Cliquez sur l’onglet Rapports.
3. Sélectionnez l’onglet Rapports programmés.
4. Cliquez sur Envoyer le rapport.

Vous pouvez maintenant envoyer vos rapports enregistrés dans la fenêtre Nouveau rapport programmé. Vous pouvez aussi accéder à cette fenêtre en cliquant sur la flèche Actions sous l’onglet Rapports enregistrés, puis en sélectionnant Envoyer. Consultez l’image ci-dessous pour plus de détails au sujet des champs disponibles.

1. Nom : Le nom qui s’affichera sous l’onglet Rapports programmés.
2. Envoyer à : Choisissez à quels administrateurs de gestion de comptes vous souhaitez envoyer ce rapport.
3. Fréquence : Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer ces rapports à vos utilisateurs. La programmation des rapports à une fréquence plus grande qu’une seule fois générera automatiquement les rapports à la date et à l’heure choisies.
4. Heure de début : La date et l’heure à laquelle le rapport sera envoyé à vos utilisateurs.
5. Rapport enregistré : Sélectionnez quel rapport envoyer ou programmer.
6. Format : Choisissez quel type de fichier vos utilisateurs recevront.

Une fois le rapport envoyé, les destinataires pourront afficher celui-ci dans le Centre de téléchargement de leur console KSAT. Tous les rapports envoyés resteront dans le Centre de téléchargement pendant 90 jours. Vous pouvez désactiver les rapports programmés à tout moment, au sous-onglet Rapports programmés.

Un courriel sera aussi envoyé à tous les destinataires, les notifiant qu’un rapport a été partagé avec eux, avec un lien vers le rapport en question. Consultez l’image ci-dessous pour un exemple de ce courriel. Les utilisateurs seront invités à se connecter à leur compte KSAT et le rapport sera immédiatement téléchargé au moment de la connexion.

Afficher les rapports programmés

Au sous-onglet Rapports programmés, vous verrez tous vos rapports programmés. Consultez l’image ci-dessous pour plus d’informations sur la manière d’utiliser le sous-onglet Rapports programmés.

1. Filtrez vos rapports programmés par type ou par comptes inclus dans chaque rapport.
2. Faites basculer le paramètre Inclure les rapports des autres utilisateurs pour afficher tous les rapports programmés pour le compte et non seulement vos rapports programmés.
3. Servez-vous de ce champ pour chercher un rapport programmé par nom de rapport programmé ou enregistré.
4. Cliquez sur Modifier pour modifier les détails d’un rapport programmé.
5. Cliquez sur Cloner pour reproduire un rapport programmé. Le clonage crée un nouveau rapport programmé en se servant des mêmes informations que le rapport programmé original, qui peut être modifié à tout moment.
6. Cliquez sur Désactiver pour mettre un rapport à l’état inactif. Le seul moyen de réactiver un rapport programmé est de le cloner.
7. Reportez-vous à l’onglet Inactif pour trouver les rapports uniques qui ont été précédemment exécutés, et les rapports récurrents désactivés. Les rapports programmés inactifs sont automatiquement supprimés après 90 jours.

Pour obtenir de l’assistance, veuillez contacter notre équipe de soutien. Elle se fera un plaisir de vous aider.