L’un des facteurs clés pour répondre aux exigences de conformité est de s’assurer que vos utilisateurs comprennent ces exigences. Tout comme la formation sur la sensibilisation à la sécurité permet de créer un solide pare-feu humain, Compliance Plus offre à vos utilisateurs les outils dont ils ont besoin pour les aider à limiter les risques.

Cet article s’adresse à des utilisateurs qui ne sont peut-être pas familiers avec la console KSAT. Si vous êtes expert en matière de conformité, mais que vous n’avez que peu d’expérience avec la console, veuillez vous adresser à votre administrateur pour répondre à vos questions. Pour de meilleurs résultats, nous vous recommandons d’organiser une campagne de formation sur la conformité tous les trimestres.

Trouver du contenu de formation Compliance Plus

Avant de créer une campagne de formation, vous devez choisir son contenu. Trouvez d’abord le contenu Compliance Plus dans le ModStore. Puis, ajoutez le contenu souhaité à la bibliothèque de votre compte. 

Lorsque vous parcourez le ModStore, recherchez les éléments identifiés par le libellé de conformité orange à côté de leur titre. Si vous souhaitez rechercher spécifiquement du contenu Compliance Plus, suivez les instructions ci-dessous.

1. Connectez-vous à votre console KSAT. 
2. Accédez à l’onglet ModStore.
3. Dans le sous-onglet Parcourir, cliquez sur Filtres supplémentaires.
4. Dans le menu déroulant Niveau de l’abonnement, sélectionnez Compliance Plus pour parcourir tout le contenu spécifique au module complémentaire Compliance Plus.
5. Une fois que vous aurez trouvé le contenu qui vous intéresse, passez votre curseur au-dessus de l’image et cliquez sur Voir les détails pour obtenir plus d’informations. Sur la page des détails de l’élément, vous pouvez lire la description complète du contenu et l’afficher.
6. Pour ajouter le contenu à votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Ajouter à la bibliothèque. Une fois ajouté, le contenu s’affichera dans le sous-onglet Bibliothèque, sous l’onglet ModStore.
   • Si un élément est identifié comme étant Déjà ajouté, cela signifie que l’élément est déjà disponible dans votre bibliothèque et que vous n’avez pas besoin de l’y ajouter. 

Lorsque vous avez ajouté toutes les formations Compliance Plus de votre choix à votre bibliothèque, vous pouvez passer à l’étape Créer une campagne de formation sur la conformité.

Créer une campagne de formation sur la conformité

Une fois le contenu de formation ajouté à votre bibliothèque, vous pouvez créer une campagne de formation sur la conformité. Une fois connecté à votre console KSAT, accédez à l’onglet Formation. Cliquez ensuite sur le bouton + Créer une campagne de formation situé dans le coin supérieur droit de la page.

Dans la fenêtre de création de la campagne qui s’ouvre, créez une campagne de formation sur la conformité à l’aide des instructions qui suivent et des paramètres recommandés. 

1. Nom de la campagne : Donnez un nom descriptif à votre campagne, par exemple « Formation sur la conformité ». 
   • Ce nom sera visible par les administrateurs ainsi que par les utilisateurs qui suivront cette formation. 
2. Date de début : Choisissez la date à laquelle cette campagne doit s’exécuter. 
3. Date de fin : Sélectionnez Durée relative et utilisez la durée par défaut de trois semaines. 
4. Autoriser l’achèvement des tâches après la date d’échéance : Cochez cette case.
5. Contenu : Dans le menu déroulant, sélectionnez chacune des tâches de formation que vous souhaitez inclure dans cette campagne.
   • Ce menu vous permet de faire défiler son contenu verticalement et horizontalement, et de le trier par colonne. Vous pouvez également saisir un mot-clé dans un champ pour filtrer son contenu.
   • Une fois que vous avez sélectionné le contenu désiré, cliquez à l’extérieur de la liste déroulante pour afficher votre liste de contenu. Pour réordonner cette liste, vous pouvez cliquer sur les titres et les faire glisser pour les déplacer. 
6. Activer le sondage sur le contenu : Nous vous recommandons de cocher cette case afin que les utilisateurs soient invités à remplir un sondage après l’achèvement de chaque tâche. Ce paramètre est facultatif, mais l’activation des sondages vous aidera à rester conscient des pensées des utilisateurs et vous permettra de constater l’efficacité de votre stratégie de formation.
7. Suivre les notes : Cochez cette case. Cette option enregistre les notes de chaque utilisateur pour révision ultérieure.
8. Inscrire des groupes : Sélectionnez Utilisateur spécifique. Puis, dans le menu déroulant, sélectionnez le groupe d’utilisateurs à inscrire à la campagne. Si cette formation s’adresse à l’ensemble de votre organisation, sélectionnez Tous les utilisateurs.
   • Si vous ne savez pas quel groupe inclure dans cette campagne, adressez-vous à votre administrateur pour obtenir de l’aide.
9. Activer l’inscription automatique pour les nouveaux utilisateurs : Cochez cette case. Cette option garantit que tout utilisateur ajouté aux groupes sélectionnés à une date ultérieure sera inscrit à cette formation. 
10. Activer la réinitialisation de la progression pour la formation de rattrapage : Cette option n’est recommandée que pour les campagnes de formation de rattrapage. Alors, assurez-vous que cette case ne soit pas cochée.
11. Notifications : Nous vous recommandons de créer des notifications afin d’accueillir les utilisateurs nouvellement inscrits et de leur rappeler la date d’échéance à venir.

    Pour créer une notification de bienvenue, suivez les instructions ci-dessous.

    1. Cliquez sur le bouton + Ajouter une notification. 
    2. Dans le menu déroulant Type de notification, sélectionnez Bienvenue. 
    3. Cochez les cases situées à côté des options Utilisateur, Gestionnaire et Administrateur. 
    4. Dans les menus déroulants qui apparaissent à côté de chaque type de destinataire, conservez les modèles par défaut sélectionnés.
    5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

    Pour créer un rappel d’échéance, suivez les instructions ci-dessous.

    1. Cliquez sur le bouton + Ajouter une notification. 
    2. Dans le menu déroulant Type de notification, sélectionnez Rappel avant échéance. 
    3. Conservez le nombre de jours par défaut avant la date d’échéance.
    4. Cochez les cases situées à côté des options Utilisateur, Gestionnaire et Administrateur. 
    5. Dans les menus déroulants qui apparaissent à côté de chaque type de destinataire, conservez les modèles par défaut sélectionnés.
    6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
12. Vérifiez les paramètres sélectionnés. Si vous êtes satisfait de votre configuration, cliquez sur le bouton Créer la campagne. 

Une fois la campagne créée, les utilisateurs seront inscrits à cette formation dès sa date de début. Lorsque la campagne aura démarré, vous pourrez commencer à Suivre une campagne de formation sur la conformité.

Suivre une campagne de formation sur la conformité

Pour suivre la progression des utilisateurs, leurs notes et les autres indicateurs de la campagne, suivez les instructions ci-dessous.

1. Connectez-vous à votre console KSAT. 
2. Accédez à l’onglet Formation.
3. Dans le sous-onglet Campagne, cherchez la campagne de formation sur la conformité que vous venez de créer. Cliquez sur le nom de la campagne.
4. L’onglet Aperçu de la campagne s’affichera. Cet onglet présente un résumé de la campagne, notamment un graphique des utilisateurs ayant terminé l’ensemble du contenu, le statut de la campagne, sa date de début, sa durée relative, le nombre d’utilisateurs inscrits, et plus encore.
5. Pour connaître l’état d’avancement global de la campagne, cliquez sur le sous-onglet Utilisateurs. 
   • Cette page est organisée par sous-onglets. Le premier s’intitule Tous les utilisateurs et son contenu est trié par statut d’achèvement.
   • Le tableau est organisé par noms d'utilisateur en ordre alphabétique. La liste de tout le contenu auquel chaque utilisateur est inscrit apparaît sous son nom. À droite du nom du contenu, vous pouvez voir si la formation a débuté, si elle a été terminée et à quel moment, la note de l’utilisateur pour ce module, et le statut actuel de la formation.
   • Pour trouver un utilisateur en particulier, entrez son nom ou son adresse courriel dans le champ de recherche. 
   

À tout moment au cours de la campagne, vous pouvez télécharger une feuille de calcul de la progression des utilisateurs. Dans le sous-onglet Utilisateurs de la campagne, cliquez sur le bouton Générer au format CSV.