Vous pouvez utiliser notre fonction de gestion des politiques pour stocker, distribuer et suivre les accusés de réception des politiques de votre organisation. Cette fonction vous permet d’attribuer des politiques et du contenu de formation dans une même campagne de formation tout en suivant la progression des accusés de réception des politiques par vos utilisateurs.

Dans votre console KnowBe4, vous avez la possibilité d’ajouter votre politique sous forme de fichier PDF ou d’URL. Après avoir ajouté votre politique, vous pouvez créer une campagne de formation pour attribuer la politique à vos utilisateurs. Une fois que vous avez attribué la politique à une campagne, vous pouvez suivre les progrès et les accusés de réception de vos utilisateurs.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour en apprendre davantage sur les caractéristiques de cette politique. Si vous préférez les tutorats vidéo, regardez notre vidéo sur l’ajout de politiques sur la console KnowBe4ou notre vidéo sur l’attribution et la gestion des politiques dans une campagne.

Ajouter les politiques sous forme de PDF

Vous avez la possibilité de téléverser les politiques de votre organisation dans votre console sous forme de fichier PDF ou d’URL. Pour téléverser une politique sous forme de fichier PDF, suivez les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Cliquez sur + Ajouter une politique dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez PDF.
4. Remplissez les champs sur la page Ajouter une politique sous la forme PDF.

Pour des informations sur chacun de ces champs, voir la liste ci-dessous.

1. Titre de la politique : entrez le titre de votre politique ou de votre accord. Nous vous recommandons d’inclure la version de la politique ou la date de création dans le titre. Le titre s’affichera sur l’interface que vos utilisateurs verront en lisant la politique.
2. Statut : sélectionnez le statut de la politique. Vous pouvez choisir Brouillon, Publié, ou Archivé. Pour plus d’informations sur chacun de ces statuts, voir la section Statuts de la politique de cet article.
3. Temps minimum requis : (Facultatif) indiquez le nombre minimum de minutes que les utilisateurs doivent consacrer à l'examen de la politique avant de pouvoir en accuser réception.
4. Autoriser le téléchargement : (Facultatif) si vous cochez cette case, vos utilisateurs auront la possibilité de télécharger la politique à partir de l'interface Affichage de politique. Pour plus d’informations sur l’Affichage de politique, voir la section Expérience utilisateur de cet article.
5. Description : (Facultatif) dans ce champ vous pouvez fournir une description de cette politique pour référence ultérieure.
6. + Ajouter une langue : cliquez sur ce bouton pour ajouter une version de votre politique. Lorsque vous cliquerez, vous serez redirigé vers la page Ajouter une langue.
   Important :vous pouvez ajouter autant de langues que vous le souhaitez pour votre politique, en fonction des besoins de votre organisation. La première version que vous ajouterez à la politique sera la sélection par défaut pour tous les utilisateurs.

Une fois que vous avez rempli les champs ci-dessus, remplissez les champs de la page Ajouter une langue. Pour plus d'informations sur les champs de la page Ajouter une langue, consultez la liste ci-dessous.

1. Nom de la politique : entrez un nom pour votre politique. Ce nom sera montré à vos utilisateurs.
2. Fichier de la politique : cliquez sur le bouton Parcourir pour téléverser un fichier PDF de votre politique.
   Important :si vous souhaitez téléverser un fichier PDF qui a été téléchargé depuis DocuSign, le fichier doit être non signé. Les fichiers PDF signés de DocuSign ne se téléverseront pas correctement.
3. Exigences d’acceptation : sélectionnez les conditions d'accusé de réception que vous souhaitez. Vous pouvez demander à vos utilisateurs d'accuser réception de chaque page de la politique ou seulement de la dernière page de la politique.
4. Langue : sélectionnez la langue dans laquelle la politique est rédigée. La première langue que vous ajoutez à la politique sera la sélection par défaut pour tous les utilisateurs.
5. Texte d’acceptation : (Facultatif) entrez le texte que vous voulez afficher à côté de la case d'acceptation à cocher lorsque vos utilisateurs acceptent une politique.
6. Texte d’acceptation par page : (Facultatif) entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les pages de la politique, à l'exception de la dernière page.
7. Texte d’acceptation de la page finale : (Facultatif) entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur la dernière page de la politique.
8. Enregistrer : cliquez sur ce bouton pour enregistrer cette langue de politique.

Vous pouvez ajouter autant de langues que vous le souhaitez pour votre politique. Une fois que vous avez ajouté toutes les versions linguistiques de la politique et personnalisé les paramètres de la politique, cliquez sur Créer.

Ajouter les politiques sous forme d’URL

Vous avez la possibilité de téléverser les politiques de votre organisation dans votre console sous forme de fichier PDF ou d’URL. Pour ajouter une politique sous forme d’URL, suivez les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Cliquez sur + Ajouter une politique dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez URL.
4. Remplissez les champs sur la page Ajouter une politique sous forme d’URL.

Pour des informations sur chacun de ces champs, voir la liste ci-dessous.

1. Titre de la politique : entrez le titre de votre politique ou de votre accord. Nous vous recommandons d’inclure la version de la politique ou la date de création dans le titre. Le titre s’affichera sur l’interface que vos utilisateurs verront en lisant la politique.
2. Statut : sélectionnez le statut de la politique. Vous pouvez choisir Brouillon, Publié, ou Archivé. Pour plus d’informations sur chacun de ces statuts, voir la section Statuts de la politique de la sous-section ci-dessous.
3. Révision requise : (Facultatif) vous pouvez activer ce paramètre pour demander à vos utilisateurs d'ouvrir l'URL pour accepter la politique.
4. Description : (Facultatif) vous pouvez fournir une description de cette politique pour référence ultérieure.
5. + Ajouter une langue : cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle version de votre politique. La première version que vous ajouterez à la politique sera la sélection par défaut pour tous les utilisateurs.

Pour plus d'informations sur l'ajout d'une nouvelle langue, consultez la liste ci-dessous.

1. Nom de la politique : entrez un nom pour votre politique. Ce nom sera montré à vos utilisateurs.
2. URL de la politique : entrez l’URL pour votre politique.
   Important :nous n'acceptons que les noms de domaine pleinement qualifiés, ou FQDN. Veuillez saisir une URL complète, et non une version abrégée de l'URL.
3. Langue : sélectionnez la langue dans laquelle la politique est rédigée. 
4. Texte d’acceptation : (Facultatif) entrez le texte que vous voulez afficher à côté de la case à cocher d'acceptation lorsque vos utilisateurs acceptent une politique.
5. Enregistrer : cliquez sur ce bouton pour enregistrer cette langue de politique.

Vous pouvez ajouter autant de langues que vous le souhaitez pour votre politique. Une fois que vous avez ajouté toutes les versions linguistiques de la politique et personnalisé les paramètres de la politique, cliquez sur Créer.

Révision des politiques

Après avoir créé une politique, vous pouvez la modifier ou ajouter des versions de langue supplémentaires de la politique si nécessaire.

Les modifications apportées à la politique prennent effet immédiatement. Les utilisateurs à qui la politique a déjà été attribuée pourront voir vos modifications la prochaine fois qu'ils consulteront la politique.

Pour modifier une politique, suivez les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Trouvez la politique que vous souhaitez modifier dans la liste des politiques.
3. Cliquez sur la flèche déroulante située à côté de la politique que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez Modifier.

Depuis la page de modification de la politique, vous pouvez modifier les détails de la politique, ajouter des versions de langues supplémentaires à la politique, modifier les versions de langues existantes de la politique et changer l'option de langue par défaut de la politique. La langue par défaut est la première langue affichée dans le menu déroulant que les utilisateurs voient avant d'ouvrir la politique.

Après avoir apporté vos modifications à la politique, cliquez sur Mettre à jour la politique.

Statuts de la politique

Votre politique peut avoir l’un des trois statuts suivants : Brouillon, Publié, ou Archivé. Vous pouvez modifier ces statuts à tout moment en modifiant votre politique.

Pour plus d’informations sur chacun de ces statuts, voir le tableau ci-dessous :

Attribution des politiques

Après avoir ajouté une politique à votre compte, vous pouvez créer une campagne de formation pour attribuer et distribuer la politique à vos utilisateurs.

Pour créer une campagne de formation pour votre politique, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Campagnes.
2. Cliquez sur + Créer une campagne de formation.
3. Dans le menu déroulant Contenu, sélectionnez la politique que vous souhaitez ajouter.
   Remarque : vous avez la possibilité d'attribuer à la fois des politiques et du contenu de formation dans la même campagne.
4. Configurez le reste de votre campagne de formation comme vous le souhaitez. Pour obtenir plus d’informations sur la création d’une campagne de formation, consultez notre article Créer et gérer des campagnes de formation.
5. Une fois que vous avez créé votre campagne, cliquez sur Créer une campagne.

Gérer les accusés de réception de politique 

Une fois votre campagne lancée, vous pouvez suivre les accusés de réception des politiques par vos utilisateurs, ainsi que tout autre contenu de formation inclus dans votre campagne.

Pour afficher les détails de votre campagne, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Campagnes.
2. Cliquez sur le nom de la campagne que vous souhaitez consulter pour accéder à la page Aperçu de la campagne.

Sur la page Aperçu de la campagne, vous pouvez voir le contenu et les politiques qui ont été attribués à la campagne, le statut de la campagne, le nombre d'utilisateurs inscrits à la campagne, etc. Pour plus d'informations sur la page Aperçu, consultez la section Aperçu de la campagne individuelle de notre article Créer et gérer des campagnes de formation.

Vous pouvez également surveiller les accusés de réception des politiques de certains utilisateurs à partir du sous-onglet Utilisateurs. Sur cette page, vous pouvez afficher des informations spécifiques sur un utilisateur particulier, comme le contenu qui lui a été attribué, s'il a terminé son contenu, et plus encore. Pour obtenir plus d’informations sur la sous-section des Utilisateurs, consultez notre article Progression de la formation de l’utilisateur.

Expérience utilisateur 

Si vous avez configuré des notifications de campagne pour rappeler à vos utilisateurs de prendre connaissance d'une politique, ceux-ci peuvent cliquer sur le lien figurant dans la notification pour accéder à leur compte.

En tant qu'administrateur de compte, vous pouvez personnaliser les notifications que vous envoyez à vos utilisateurs. Vous pouvez envoyer ces notifications à vos utilisateurs, aux responsables des utilisateurs et aux administrateurs de comptes à la fréquence de votre choix. Pour plus d'informations sur la création et la personnalisation des Notifications de campagne de formation, consultez notre article sur les notifications de campagne de formation et notre article sur la personnalisation des notifications de formation.

Lorsque vos utilisateurs se connectent à leur compte, ils voient les campagnes actives auxquelles ils sont inscrits. Ils peuvent cliquer sur Commencer pour ouvrir et visualiser leur attribution de politique.

Lorsqu'ils cliquent sur Commencer, la politique s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Si vous avez ajouté plusieurs versions de langues de la politique, vos utilisateurs peuvent cliquer sur le menu déroulant Globe pour choisir leur langue préférée.

Une fois que vos utilisateurs auront cliqué sur Commencer, ils seront en mesure de voir votre politique dans Affichage de la Politique.

Dans l'Affichage de politique, vos utilisateurs peuvent naviguer dans la politique en cliquant sur la flèche de navigation avant. Si vous avez demandé aux utilisateurs d'accepter chaque page de la politique, ils doivent cocher la case d'acceptation avant de pouvoir passer à la page suivante de la politique.

Si vous n'avez pas exigé des utilisateurs qu'ils acceptent chaque page de la politique, ceux-ci navigueront à travers toute la politique puis cocheront la case d'acceptation sur la dernière page.

Si vous avez activé la fonctionnalité Autoriser le téléchargement, vos utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton Télécharger en haut du Visionneur de politique pour enregistrer une copie du fichier PDF.

Si vous avez défini des Minutes d'examen requises pour la politique, les utilisateurs doivent consacrer ce temps à l'examen de la politique avant de pouvoir l'accepter. Si les utilisateurs tentent de cocher la case d'accusé de réception final avant d'avoir examiné la politique pendant le temps requis, ils recevront un message d'avertissement.

Foire aux questions (FAQ)

1. Question : Les modifications que j'apporte à une politique seront-elles répercutées dans la politique si j'ai déjà ajouté la politique à une campagne?

   Réponse : Oui. Toute modification apportée à la politique sera automatiquement reflétée dans la campagne de politique. Cela inclut toute nouvelle version de langue de la politique que vous pourriez ajouter.

2. Question : Pouvez-vous prévisualiser toutes les versions de langues de la politique?

   Réponse : Vous pouvez uniquement prévisualiser la version par défaut de la politique dans la console. Si vous souhaitez afficher un aperçu des autres versions de langues, remplacez temporairement la version par défaut de la politique par la version de langue que vous souhaitez prévisualiser.

3. Question : Puis-je modifier l'ordre du contenu que j'attribue dans le cadre des campagnes de formation?

   Réponse : Oui. Sur la page Créer une nouvelle campagne de formation, faites glisser et déposez le contenu dans l'ordre souhaité. Lorsque vos utilisateurs se connectent pour effectuer leur formation ou accuser réception des politiques, ils voient le contenu dans l'ordre que vous avez défini. Pour un exemple de réorganisation du contenu, voir le gif ci-dessous.

4. Question : Pourquoi ne puis-je pas voir ou sélectionner ma politique lorsque je crée une campagne de formation?

   Réponse : Avant de pouvoir ajouter la politique à une campagne de formation, la politique doit avoir le statut Publié. Pour modifier le statut d'une politique, cliquez sur la flèche déroulante à l'extrême droite du nom de la politique. Sélectionnez Modifier. Ensuite, sélectionnez Publié dans le menu déroulant Statut et cliquez sur Mettre à jour la politique.

5. Question : Pourquoi les rapports « Utilisateurs qui n'ont pas reconnu leurs politiques de cours » et « Utilisateurs qui ont accusé réception de leurs politiques de cours » de la section Rapports n'incluent-ils pas les utilisateurs de la politique de ma campagne?

   Réponse : Ces rapports spécifiques sont liés à la méthode alternative de mandater les accusés de réception des politiques sur votre console. Si vous souhaitez obtenir des rapports pour vos campagnes de formation qui incluent des politiques sous forme de PDF, consultez la section Suivi des accusés de réception des politiques de cet article.

6. Question : Puis-je attribuer des rôles de sécurité à un utilisateur que je veux charger de la gestion, de la distribution et des accusés de réception de la politique?

   Réponse : Oui. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs à un groupe dans votre console afin de leur attribuer les rôles de sécurité nécessaires à la gestion des politiques. Pour plus d’informations, consultez notre article sur Comment utiliser les rôles de sécurité.

7. Question : Y a-t-il une taille maximale pour les fichiers PDF relatifs à la politique?

   Réponse : Non. Cependant, le système peut être interrompu si le fichier PDF est trop volumineux. Si le système se bloque, essayez de réduire la taille du fichier et téléversez-le à nouveau.

8. Question : J'ai inclus des liens dans ma politique et je ne peux pas cliquer dessus. Pourquoi ne puis-je pas cliquer sur les liens?

   Réponse : Si vous utilisez un MacBook et que vous souhaitez inclure des liens cliquables dans votre politique, vous devez utiliser un fichier PDF créé dans Adobe Acrobat.