Puede usar nuestra función Administración de políticas para almacenar, distribuir y realizar un seguimiento de los reconocimientos de las políticas de su organización. Esta función le permite asignar políticas y contenido de capacitación en la misma campaña de capacitación, al mismo tiempo que realiza un seguimiento del progreso de los reconocimientos de las políticas de sus usuarios.
En su consola de KnowBe4, tiene la opción de agregar su política como un archivo PDF o como una URL. Después de agregar la política, puede crear una campaña de capacitación para asignar la política a sus usuarios. Una vez que haya asignado la política a una campaña, puede realizar un seguimiento del progreso y los reconocimientos de sus usuarios.
Haga clic en los enlaces a continuación para obtener más información sobre nuestra función de políticas. Si prefiere tutoriales en video, puede ver nuestro video Agregar políticas a la consola de KnowBe4 o nuestro video Asignar y supervisar las políticas de una campaña.
Agregar políticas en formato PDF
Tiene la opción de cargar las políticas de su organización en su consola como un archivo PDF o una URL. Para cargar la política como un archivo PDF, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y vaya a Capacitación > Políticas.
- Haga clic en el menú desplegable + Agregar política.
- Seleccione PDF.
- Complete los campos de la página Agregar política en formato PDF.
Para obtener más información sobre cada uno de estos campos, consulte la siguiente lista.
- Título de la política: escriba el título de la política o del acuerdo. Le recomendamos que incluya la versión o la fecha de creación de la política en el título. Este título se mostrará en la interfaz que sus usuarios verán cuando lean la política.
- Estado: seleccione el estado de la política. Puede seleccionar Borrador, Publicado o Archivado. Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte la sección Estados de la política de este artículo.
- Tiempo mínimo requerido: (opcional) especifique la cantidad mínima de minutos que los usuarios deben pasar revisando la política antes de poder reconocerla.
- Permitir descarga: (opcional) si selecciona esta casilla, los usuarios podrán descargar la política desde la interfaz del Visor de la política. Para obtener más información sobre el Visor de la política, consulte la sección Experiencia del usuario de este artículo.
- Descripción: (opcional) en este campo, puede incluir una descripción de esta política para consultas futuras.
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+ Agregar idioma: haga clic en este botón para agregar una versión de su política. Cuando haga clic, se lo redireccionará a la página Agregar idioma.
Importante: Puede agregar la cantidad de versiones de idiomas de su política que desee, según las necesidades de la organización. La primera versión que agregue a la política será la versión predeterminada para todos los usuarios.
Después de completar todos los campos mencionados, complete los campos de la página Agregar idioma. Para obtener más información sobre los campos de la página Agregar idioma, consulte la siguiente lista.
- Nombre de la política: escriba un nombre para su política. Este nombre aparecerá para sus usuarios.
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Archivo de la política: haga clic en el botón Explorar para cargar un archivo PDF de su política.
Importante: Si desea cargar un archivo PDF que se descargó de DocuSign, el archivo no debe estar firmado. Los archivos PDF firmados de DocuSign no se cargarán correctamente.
- Requisitos de aceptación: seleccione los requisitos de reconocimiento deseados. Puede pedir que sus usuarios reconozcan cada página de la política o solo la página final.
- Idioma: seleccione el idioma en el que está escrita la política. El primer idioma que agregue a la política será la opción predeterminada para todos los usuarios.
- Texto de aceptación: (opcional) escriba el texto que desea que aparezca junto a la casilla de aceptación cuando sus usuarios aceptan una política.
- Texto de aceptación por página: (opcional) escriba el texto que desea que aparezca en todas las páginas de la política, excepto en la página final.
- Texto de aceptación de la página final: (opcional) escriba el texto que desea que aparezca en la página final de la política.
- Guardar: haga clic en este botón para guardar esta versión de idioma de la política.
Puede agregar la cantidad de versiones de idiomas de la política que desee. Después de agregar todas las versiones de idioma de la política y personalizar su configuración, haga clic en Crear.
Agregar políticas como URL
Tiene la opción de cargar las políticas de su organización en la consola como un archivo PDF o como una URL. Para agregar una política como una URL, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y vaya a Capacitación > Políticas.
- Haga clic en el menú desplegable + Agregar política.
- Seleccione URL.
- Complete los campos de la página Agregar política como URL.
Para obtener más información sobre cada uno de estos campos, consulte la siguiente lista.
- Título de la política: escriba el título de la política o del acuerdo. Le recomendamos que incluya la versión o la fecha de creación de la política en el título. Este título se mostrará en la interfaz que sus usuarios verán cuando lean la política.
- Estado: seleccione el estado de la política. Puede seleccionar Borrador, Publicado o Archivado. Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte la subsección Estados de la política a continuación.
- Revisión requerida: (opcional) puede habilitar esta configuración para pedirle a los usuarios que abran la URL antes de aceptar la política.
- Descripción: (opcional) escriba una descripción de esta política para consultas futuras.
- + Agregar idioma: haga clic en este botón para agregar una versión de idioma de su política. La primera versión que agregue a la política será la versión predeterminada para todos los usuarios.
Para obtener más información sobre cómo agregar una versión de idioma, consulte la siguiente lista.
- Nombre de la política: escriba un nombre para su política. Este nombre aparecerá para sus usuarios.
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URL de la política: ingrese la URL para su política.
Importante: Solo aceptamos nombres de dominio completos (FQDN). Ingrese una URL completa, no una versión abreviada de la URL.
- Idioma: seleccione el idioma en el que está escrita la política.
- Texto de aceptación: (opcional) escriba el texto que desea que aparezca junto a la casilla de aceptación cuando los usuarios aceptan una política.
- Guardar: haga clic en este botón para guardar esta versión de idioma de la política.
Puede agregar la cantidad de versiones de idiomas de la política que desee. Después de agregar todas las versiones de idioma de la política y personalizar su configuración, haga clic en Crear.
Editar políticas
Después de crear una política, puede editarla o agregar versiones de idioma adicionales de la política, según sea necesario.
Las ediciones realizadas en la política entran en vigor de inmediato. Los usuarios a los que ya se les asignó la política podrán ver los cambios la próxima vez que vean la política.
Para editar una política, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y vaya a Capacitación > Políticas.
- Busque la política que desea editar en la lista de políticas.
- Haga clic en la flecha desplegable que está junto a la política que desea editar.
- Seleccione Editar.
Desde la página de edición de la política, puede editar los detalles, agregar versiones de idioma adicionales, editar versiones de idioma existentes y cambiar la opción de idioma predeterminada de la política. El idioma predeterminado es el primer idioma que se muestra en el menú desplegable que los usuarios ven antes de abrir la política.
Después de hacer los cambios en la política, haga clic en Actualizar política.
Estados de la política
Su política puede tener uno de tres estados: Borrador, Publicado o Archivado. Puede editar la política para cambiar estos estados en cualquier momento.
Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte la siguiente tabla:
| Borrador | Use este estado si desea guardar el progreso actual de la política, pero no desea que la política esté disponible cuando crea una campaña. |
|---|---|
| Publicada | Use este estado cuando esté listo para usar esta política en una campaña. Este es el único estado que permite que la política esté disponible en la página Crear nueva campaña de capacitación. |
| Archivado | Use este estado para archivar una política. No puede asignar una política archivada a una nueva campaña. Sin embargo, si incluyó la política archivada en una campaña activa, los usuarios todavía podrán ver la política. |
Asignar políticas
Después de agregar una política a su cuenta, puede crear una campaña de capacitación para asignar y distribuir la política a sus usuarios.
Para crear una campaña de capacitación para su política, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y vaya a Capacitación > Campañas.
- Haga clic en + Crear campaña de capacitación.
- Desde el menú desplegable Contenido, seleccione la política que desea agregar.
Nota: Puede asignar políticas y contenido de la capacitación en la misma campaña.
- Configure el resto de la campaña de capacitación a su gusto. Para obtener más información sobre cómo crear una campaña de capacitación, consulte nuestro artículo Cómo crear y administrar campañas de capacitación.
- Después de crear la campaña, haga clic en Crear campaña.
Supervisar reconocimientos de la política
Una vez que haya comenzado la campaña, puede supervisar los reconocimientos de las políticas de sus usuarios, así como cualquier otro contenido de capacitación incluido en la campaña.
Para ver detalles sobre la campaña, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y vaya a Capacitación > Campañas.
- Haga clic en el nombre de la campaña que desea ver para ir a la página Descripción general de la campaña.
En la página Descripción general de la campaña, puede ver el contenido y las políticas que se asignaron, consultar el estado, ver cuántos usuarios se inscribieron en la campaña y mucho más. Para obtener más información sobre la página Descripción general, consulte la sección Descripción general de la campaña individual de nuestro artículo Cómo crear y administrar campañas de capacitación.
También puede supervisar reconocimientos de las políticas de usuarios específicos desde la subpestaña Usuarios. En esta página, puede ver información específica sobre un usuario específico, como contenido asignado al usuario, si completó su contenido y mucho más. Para obtener más información sobre la subpestaña Usuarios, consulte nuestro artículo Progreso de la capacitación del usuario.
Experiencia del usuario
Si configuró notificaciones de la campaña para recordarles a los usuarios que deben reconocer una política, los usuarios pueden hacer clic en el enlace de la notificación para acceder a su cuenta.
Como administrador de la cuenta, puede personalizar las notificaciones que envía a los usuarios. Puede enviar estas notificaciones a los usuarios, a los administradores de los usuarios y a los administradores de la cuenta con la frecuencia que desee. Para obtener más información sobre cómo crear y personalizar las notificaciones de la campaña de capacitación, consulte nuestro artículo Notificaciones de la campaña de capacitación y nuestro artículo Personalizar notificaciones de capacitación.
Cuando los usuarios inicien sesión en su cuenta, verán las campañas activas en las que están inscritos. Pueden hacer clic en Comenzar para abrir y ver la política asignada.
Cuando hacen clic en Comenzar, la política se abre en una nueva ventana.
Si agregó varias versiones de idioma de la política, los usuarios pueden hacer clic en el menú desplegable con el ícono del planeta para seleccionar el idioma de su preferencia.
Cuando los usuarios hacen clic en Comenzar, podrán ver la política en el Visor de la política.
En el Visor de la política, los usuarios pueden navegar por la política con la flecha de navegación hacia adelante. Si les ha pedido a los usuarios que acepten cada página de la política, deben seleccionar la casilla de aceptación para poder ir a la siguiente página de la política.
Si no ha pedido que los usuarios acepten cada página de la política, los usuarios navegarán por toda la política y seleccionarán la casilla de aceptación que se encuentra en la página final.
Si habilitó la función Permitir descarga, los usuarios pueden hacer clic en el botón Descargar en la parte superior del Visor de la política para guardar una copia del archivo PDF.
Si configuró Minutos de revisión requerida para la política, los usuarios deben pasar esta cantidad de tiempo revisando la política antes de poder aceptarla. Si los usuarios intentan seleccionar la casilla de reconocimiento final antes de haber revisado la política durante el tiempo requerido, aparecerá un mensaje de advertencia.
Preguntas frecuentes
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Pregunta: ¿Se reflejarán en la política las ediciones que realice en ella si ya agregué la política a una campaña?
Respuesta: Sí. Las ediciones que realice en la política se reflejarán automáticamente en la campaña de la política. Esto incluye versiones de idioma adicionales de la política que puede agregar.
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Pregunta: ¿Puedo obtener una vista previa de todas las versiones de idioma de la política?
Respuesta: Solo puede obtener una vista previa de la versión predeterminada de la política en la consola. Si desea obtener una vista previa de las versiones de idioma restantes, cambie temporalmente la versión predeterminada de la política por la versión del idioma de la que desea obtener una vista previa.
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Pregunta: ¿Puedo cambiar el orden del contenido que asigno a través de las campañas de capacitación?
Respuesta: Sí. Desde la página Crear nueva campaña de capacitación, arrastre y suelte el contenido en el orden deseado. Cuando los usuarios inician sesión para completar su capacitación o reconocer políticas, verán el contenido en el orden que usted seleccionó. Consulte la siguiente imagen para ver un ejemplo de cómo reordenar el contenido.
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Pregunta: ¿Por qué no puedo ver o seleccionar mi política cuando creo una campaña de capacitación?
Respuesta: Para agregar la política a una campaña de capacitación, la política debe estar en el estado Publicado. Para cambiar el estado de una política, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del nombre de la política. Seleccione Editar. A continuación, seleccione Publicado en el menú desplegable Estado y haga clic en Actualizar política.
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Pregunta: ¿Por qué los informes “Usuarios que no reconocieron las políticas de su curso” y “Usuarios que reconocieron las políticas de su curso” de la subpestaña Informes no incluyen los usuarios de mi campaña de política?
Respuesta: Estos informes específicos están relacionados con el método alternativo de forzar los reconocimientos de políticas a través de su consola. Si desea obtener informes de sus campañas de capacitación que incluyan políticas en formato PDF, consulte la sección Supervisar reconocimientos de la política de este artículo.
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Pregunta: ¿Puedo asignar funciones de seguridad a un usuario para controlar la gestión, la distribución y el reconocimiento de las políticas?
Respuesta: Sí. Puede agregar uno o más usuarios a un grupo en su consola para asignar las funciones de seguridad necesarias para la gestión de las políticas. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo usar funciones de seguridad.
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Pregunta: ¿Tienen un tamaño máximo los archivos PDF de las políticas?
Respuesta: No. Sin embargo, el tiempo de espera del sistema puede agotarse si el archivo PDF es grande. Si el tiempo de espera del sistema se agota, pruebe reducir el tamaño del archivo y vuelva a cargarlo.
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Pregunta: Incluí enlaces en mi política y no puedo hacer clic en ellos. ¿Por qué sucede esto?
Respuesta: Si está usando una MacBook y desea incluir enlaces en los que se pueda hacer clic en su política, debe usar un archivo PDF creado en Adobe Acrobat.