Mit einem Platinum-, Diamond-, SAT Foundation- oder SAT Advanced-Abonnement und der Smart Groups-Funktion können Sie Nutzergruppen anhand benutzerdefinierter Kriterien erstellen. Bei Smart Groups werden Nutzerinnen und Nutzer im Gegensatz zu herkömmlichen Gruppen je nach den Anforderungen Ihrer Organisation dynamisch hinzugefügt oder entfernt. Mit dieser Funktion können Sie Phishings und Trainings auf bestimmte Gruppen von Nutzerinnen und Nutzern anwenden, komplexe Reports generieren und mehr.
In diesem Artikel wird erläutert, was Smart Groups sind und wie Sie diese verwenden. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Smart Group planen und erstellen, lesen Sie unsere Smart Groups-Schnellstartanleitung.
Was ist eine Smart Group?
Smart Groups werden anhand der von Ihnen hinzugefügten Kriterien automatisch aktualisiert. Sobald Sie alle Kriterien hinzugefügt haben, werden alle Nutzerinnen und Nutzer, die diese Kriterien erfüllen, automatisch der Smart Group hinzugefügt.
Sobald Nutzerinnen und Nutzer automatisch einer Smart Group hinzugefügt wurden, können diese nicht mehr manuell hinzugefügt oder entfernt werden. Die Smart Group wird stattdessen alle 15 Minuten aktualisiert. Nutzerinnen und Nutzer werden der Gruppe hinzugefügt oder aus der entfernt, je nachdem, ob sie die Kriterien der Gruppe erfüllen oder nicht.
Es gibt unterschiedliche Kriterientypen anhand derer Sie Smart Groups erstellen können. Sie können beispielsweise Kriterien basierend auf dem Standort, der Stellenbezeichnung, dem Trainingsstatus, dem Assessment Score u. v. m. hinzufügen. Sobald Sie alle Kriterien hinzugefügt haben, werden alle Nutzerinnen und Nutzer, die diese Kriterien erfüllen, der Smart Group hinzugefügt. Die Smart Group wird aktualisiert, wenn Sie in der KSAT-Konsole Nutzerinformationen hinzufügen, entfernen oder ändern.
In der KSAT-Konsole werden von Ihnen erstellte Smart Groups durch das blaue Symbol mit drei Personen links neben dem Gruppennamen gekennzeichnet. Dieses Symbol wird nur für Smart Groups verwendet.
So werden Smart Groups definiert
Smart Groups werden definiert durch die von Ihnen hinzugefügten Kriterien. Sie können bis zu fünf Kriterien pro Smart Group hinzufügen. Um einer Smart Group hinzugefügt zu werden, müssen Nutzerinnen und Nutzer alle Kriterien dieser Gruppe erfüllen. Bei Bedarf können Sie die Kriterien einer Smart Group jederzeit bearbeiten. Weitere Informationen zu den verfügbaren Kriterientypen finden Sie im Artikel Smart Groups: Glossar der Kriterientypen.
Eine Smart Group enthält nur die Nutzerinnen und Nutzer, die alle von Ihnen hinzugefügten Kriterien erfüllen. Wenn Sie z. B. ein Kriterium für Nutzerinnen und Nutzer aus Bayern und ein anderes Kriterium für Nutzerinnen und Nutzer mit Phishing-Fehlern hinzufügen, enthält die Smart Group nur Nutzerinnen und Nutzer, die in Bayern leben und einen Phishing-Test nicht bestanden haben. Wenn Sie für ein Kriterium jedoch mehrere Werte hinzufügen, müssen Nutzerinnen und Nutzer nur einen dieser Werte erfüllen, um in die Smart Group aufgenommen zu werden. Wenn Sie z. B. ein Kriterium mit dem Nutzerfeld Standort hinzufügen, können Sie Bayern als Wert und Berlin als weiteren Wert eingeben. Dieses Kriterium umfasst alle Nutzerinnen und Nutzer, die sich entweder in Bayern oder in Berlin befinden. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, nicht mehr als 50 Werte zu einem einzelnen Smart Group-Kriterium hinzuzufügen.
Nutzerinnen und Nutzer können Mitglied in mehreren Smart Groups gleichzeitig sein, solange sie alle Kriterien der jeweiligen Gruppe erfüllen. Darüber hinaus enthalten Smart Groups nur aktive Nutzerinnen und Nutzer. Archivierte Nutzerinnen und Nutzer werden nicht in Ihre Smart Groups aufgenommen, selbst wenn diese die Kriterien der Gruppe erfüllen.
Da für jede Smart Group spezifische Kriterien gelten, sollten Sie sicherstellen, dass die gewünschten Nutzerinnen und Nutzer eingeschlossen werden. Wenn Sie ein negatives Kriterium hinzufügen, um Nutzerinnen und Nutzer von einer Gruppe auszuschließen, wird empfohlen, auch ein positives Kriterium hinzuzufügen, das auf die richtigen Informationen abzielt.
Wenn Sie beispielweise eine Smart Group mit Nutzerinnen und Nutzern erstellen möchten, die Trainingsmodule noch nicht abgeschlossen haben, sollten Sie zwei Kriterien hinzufügen:
Negatives Kriterium: „Nutzer hat kein verfügbares (zugewiesenes) Training abgeschlossen.“ Positives Kriterium: „Nutzer wurde für ein beliebiges Training registriert.“
Mit den oben aufgeführten Kriterien wird sichergestellt, dass in Ihrer Smart Group nur Nutzerinnen und Nutzer mit aktiven, nicht abgeschlossenen Trainingsmodulen enthalten sind. Wenn Sie nur das negative Kriterium hinzufügen, umfasst die Smart Group auch Nutzerinnen und Nutzer, die niemals einem Training zugewiesen waren.
Verwendung von Smart Groups
Sie haben verschiede Möglichkeiten, Smart Groups je nach den Anforderungen Ihrer Organisation einzusetzen. Mit Smart Groups können Sie die Phishing- und Trainingskampagnen Ihrer Organisation automatisieren, bestimmte Reports anzeigen, Spiele für Ihre Nutzerinnen und Nutzer einrichten u. v. m. erledigen.
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten, wie Smart Groups verwendet werden können, finden Sie in den folgenden Artikeln:
- Smart Groups: Leitfaden zur Automatisierung von Trainingskampagnen
- Smart Groups: Leitfaden zur Automatisierung von Phishing-Kampagnen
- Smart Groups: Leitfaden zur SAPA-Automatisierung
- Smart Groups: Leitfaden zur Gamification-Automatisierung
- Smart Groups: Leitfaden zur Automatisierung von Reports
- Smart Groups: Anwendungsbeispiele
Sie können auch einen eigenen Automatisierungsprozess je nach den Anforderungen Ihrer Organisation einrichten. Zum Planen von Smart Groups empfehlen wir Ihnen das Arbeitsblatt zur Smart Group-Planung. In diesem Arbeitsblatt finden Sie Informationen dazu, wie Sie mehrere Smart Groups gleichzeitig planen, um einen kohärenten Automatisierungsprozess einzurichten.