Auf der Registerkarte Reports in Ihrer KnowBe4-Konsole können Sie Reports zu Trainingsaktivitäten anzeigen, um die trainingsbezogenen Daten für Ihre Organisation zu überwachen. Mit den Reports zu Trainingsaktivitäten können Sie umfassende Informationen über die Registrierungen von Nutzerinnen und Nutzern für Trainingskampagnen anzeigen. Sie können die Reports anpassen, um bestimmte Daten anzuzeigen, z. B. Trainingsregistrierungen für einzelne Kampagnen, Nutzergruppen oder Trainingsstatus.

Wenn Sie die Reports zu Trainingsaktivitäten zur späteren Verwendung exportieren möchten, können Sie die Informationen darin als CSV-Datei oder ein Übersichtsdiagramm des Reports als PDF-Datei exportieren.

So passen Sie Reports zu Trainingsaktivitäten an

Wenn Sie einen Report zu Trainingsaktivitäten erstellen, können Sie Filter darauf anwenden, um bestimmte Daten anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise nur die Daten aktiver Nutzerinnen und Nutzer in einer bestimmten Gruppe anzeigen möchten, wählen Sie die Gruppe im Filter Nutzergruppen und die Option Aktiv im Filter Nutzerstatus aus.

Informationen zu den Filtern, die Sie auf Reports zu Trainingsaktivitäten anwenden können, finden Sie im Screenshot und in der folgenden Liste:

1. Reporttyp: Wählen Sie den Reporttyp aus. Bei Auswahl von Alle Trainingsaktivitäten werden im Report einzelne Trainingsregistrierungen angezeigt. Bei Auswahl von Alle Trainingsaktivitäten gruppiert nach Nutzer werden im Report nach Nutzerinnen und Nutzern gruppierte Trainingsregistrierungsdaten angezeigt. Weitere Informationen über diese Reporttypen finden Sie in den folgenden Unterabschnitten.
2. Training – weitere Kriterien: Zeigen Sie Daten für Optionale Lerninhalte oder KI-empfohlene Lerneinheiten an, sofern diese Funktionen in Ihrem Konto aktiviert sind.
3. Trainingskampagnen: Wählen Sie die Trainingskampagnen aus, für die Daten angezeigt werden sollen.
4. Nutzergruppen: Wählen Sie die Nutzergruppen aus, für die Daten angezeigt werden sollen.
5. Filter hinzufügen: Passen Sie Ihren Report zu Trainingsaktivitäten mithilfe der folgenden zusätzlichen Filter an:
   • Trainingsstatuskriterien: Zeigen Sie nur die Daten für den Trainingsstatus Überfällig an.
   • Trainingsfortschrittsstatus: Wählen Sie die Trainingsstatus aus, für die Daten angezeigt werden sollen.
   • Nutzer suchen: Suchen Sie anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse nach bestimmten Nutzerinnen und Nutzern.
   • Nutzergruppen-Kriterien: Wählen Sie die spezifischen Kriterien für die Nutzergruppen aus, für die Daten angezeigt werden sollen.
   • Organigramm: Suchen Sie nach einem Nutzernamen oder einer Stellenbezeichnung oder wählen Sie diese/n aus, um Nutzerdaten für alle Organisationsebenen unter den ausgewählten Nutzerinnen und Nutzern oder Stellenbezeichnungen anzuzeigen. Sie können beispielsweise nach einer bestimmten Stellenbezeichnung suchen, z. B. „Leiter“ oder „VP“. Sie können auch eine der beiden folgenden zusätzlichen Einstellungen auswählen:
     • Wählen Sie Alle Teammitglieder einschließen aus, um die direkt und nicht direkt unterstellten Mitarbeitenden der ausgewählten Managerinnen und Manager in den Report einzuschließen.
     • Wählen Sie Ausgewählten Manager einschließen aus, um die ausgewählte Managerin bzw. den ausgewählten Manager in den Report einzuschließen. Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden die Daten der ausgewählten Managerin bzw. des ausgewählten Managers und aller ausgewählten Teammitglieder in den Report eingeschlossen.
6. Trainingsformate: Wählen Sie die Arten von Training Content aus, für den Daten angezeigt werden sollen.
7. Nutzerstatus: Wählen Sie die Nutzerstatus aus, für die Daten angezeigt werden sollen.
8. Nutzergruppen ausschließen: Wählen Sie die Nutzergruppen aus, die aus dem Report ausgeschlossen werden sollen. Wenn eine Nutzerin bzw. ein Nutzer beiden Filterkriterien (Nutzergruppen und Nutzergruppen ausschließen) entspricht, wird die Nutzerin bzw. der Nutzer vom Report ausgeschlossen.
9. Zeitraum: Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den Daten angezeigt werden sollen. Über das Drop-down-Menü Zeitraum hinzufügen können Sie weitere Optionen für den Datumsbereich auswählen.
10. Zeitraum hinzufügen: Wählen Sie zwischen den folgenden Optionen für den Datumsbereich aus.
    • Datumsbereich für „Registriert am“: Wählen Sie die Nutzerinnen und Nutzer aus, die innerhalb des Datumsbereichs für das ausgewählte Training registriert wurden.
    • Datumsbereich für „Training gestartet“: Wählen Sie die Nutzerinnen und Nutzer aus, die innerhalb des Datumsbereichs das ausgewählte Training gestartet haben.
    • Datumsbereich für „Training abgeschlossen“: Wählen Sie die Nutzerinnen und Nutzer aus, die innerhalb des Datumsbereichs das ausgewählte Training abgeschlossen haben.
11. Zeitstempel in PDF-Datei einfügen: Aktivieren Sie diesen Schalter, um einen Zeitstempel einzufügen, der Aufschluss darüber gibt, wann Ihr Bericht zuletzt aktualisiert wurde.

Nachdem Sie Ihre Filter ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen anwenden.

Anzeigen von Reports zu Trainingsaktivitäten

Nachdem Sie Ihren Report zu Trainingsaktivitäten angepasst haben, werden in Ihrem Report ein Diagramm und eine Tabelle angezeigt. Sie können die Diagramme als PDF-Datei und die Tabellendaten als CSV-Datei exportieren.

In den folgenden Unterabschnitten erfahren Sie, wie Sie Ihre Reports zu Trainingsaktivitäten je nach Reporttyp anzeigen können.

Alle Trainingsaktivitäten

Wenn Sie als Reporttyp Alle Trainingsaktivitäten ausgewählt haben, zeigt Ihr Report detaillierte Informationen für jede Trainingsregistrierung an, während der Report Alle Trainingsaktivitäten gruppiert nach Nutzer kombinierte Daten für alle Trainingsregistrierungen einer Nutzerin oder eines Nutzers anzeigt.

Bei diesem Reporttyp können Sie anhand des Balkendiagramms verfolgen, wie oft Ihre Nutzerinnen und Nutzer für ein Training registriert wurden, dieses begonnen und abgeschlossen haben. Um die genauen Zahlen für jedes dieser Events anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Cursor auf das Balkendiagramm. Sie können auch einen Balken aus dem Diagramm entfernen, indem Sie auf die entsprechende Bezeichnung in der Legende am unteren Rand des Diagramms klicken. Sie können beispielsweise in der Legende auf Registrierungen von Nutzer klicken, um die Leiste Registrierungen von Nutzer aus dem Diagramm zu entfernen.

Unterhalb des Diagramms wird eine Tabelle mit Informationen zu den Trainingskampagnen angezeigt, für die die einzelnen Nutzerinnen und Nutzer registriert sind. Die Tabelle enthält eine separate Zeile für jedes in der Kampagne enthaltene Trainingsmodul. Wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer beispielsweise für eine Kampagne registriert ist, die drei Trainingsmodule umfasst, enthält der Report drei Zeilen für diese Nutzerin oder diesen Nutzer.

Außerdem können Sie festlegen, welche Tabellenspalten angezeigt werden sollen, und Ihre Ergebnisse sortieren. Wie Sie die Tabelle anpassen und Ihre Reports herunterladen können, lässt sich dem Screenshot und der Liste unten entnehmen:

1. Spalten verwalten: Klicken Sie auf dieses Drop-down-Menü, um eine Liste der verfügbaren Spalten anzuzeigen. Im Drop-down-Menü können Sie die Standardspalten abwählen und zusätzliche Spalten zum Anzeigen in der Tabelle auswählen.

   

   Hinweis: Wenn Sie eine CSV-Datei Ihres Reports exportieren, werden die Spalten, die Sie im Drop-down-Menü ausgewählt haben, in der CSV-Datei angezeigt. Wenn Sie Ihren Report speichern, indem Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Report speichern klicken, werden die von Ihnen ausgewählten Spalten im gespeicherten Report angezeigt.
2. Pfeilsymbol: Klicken Sie auf dieses Symbol in den Spaltenüberschriften, um die Ergebnisse in der Tabelle zu sortieren.

Alle Trainingsaktivitäten gruppiert nach Nutzer

Wenn Sie als Reporttyp Alle Trainingsaktivitäten gruppiert nach Nutzer ausgewählt haben, zeigt der Report allgemeinere Daten zu den Trainingsregistrierungen Ihrer Nutzerinnen und Nutzer an, während der Report Alle Trainingsaktivitäten Daten für einzelne Trainingsregistrierungen anzeigt.

Bei diesem Reporttyp können Sie anhand des Balkendiagramms die Anzahl von Trainingsinhalten mit folgendem Status verfolgen: in Bearbeitung, abgeschlossen, noch nicht gestartet oder überfällig. Um die genauen Zahlen für jedes dieser Events anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Cursor auf die einzelnen Balken im Balkendiagramm. Sie können auch das Kreisdiagramm anzeigen, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Trainingsinhalte zu überwachen.

Unterhalb des Diagramms wird eine Tabelle mit Informationen zu den allgemeinen Trainingsaktivitäten der einzelnen Nutzerinnen und Nutzer angezeigt. Außerdem können Sie festlegen, welche Tabellenspalten angezeigt werden sollen, und Ihre Ergebnisse sortieren. Die Tabelle enthält eine Zeile für jede Nutzerin und jeden Nutzer. Dazu werden die Daten für alle Trainingsmodule kombiniert, für die die Nutzerin oder der Nutzer registriert ist.

Wie Sie die Tabelle anpassen und Ihre Reports herunterladen können, lässt sich dem Screenshot und der Liste unten entnehmen:

1. Spalten verwalten: Klicken Sie auf dieses Drop-down-Menü, um eine Liste der verfügbaren Spalten anzuzeigen. Im Drop-down-Menü können Sie die Standardspalten abwählen und zusätzliche Spalten zum Anzeigen in der Tabelle auswählen.

   

   Hinweis: Wenn Sie eine CSV-Datei Ihres Reports exportieren, werden die Spalten, die Sie im Drop-down-Menü Spalten verwalten ausgewählt haben, in der CSV-Datei angezeigt. Wenn Sie Ihren Report speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Report speichern klicken, werden die von Ihnen ausgewählten Spalten im gespeicherten Report angezeigt.
2. Pfeilsymbol: Klicken Sie auf dieses Symbol in den Spaltenüberschriften, um die Ergebnisse in der Tabelle zu sortieren.

Exportieren von Reports zu Trainingsaktivitäten

Wenn Sie Ihre Reports zu Trainingsaktivitäten exportieren möchten, erstellen Sie in den Filteroptionen oben rechts über die Schaltfläche Exportieren eine CSV- oder PDF-Datei.

Durch diese Aktion wird ein Drop-down-Menü geöffnet, in dem Sie zwischen CSV generieren und PDF generieren auswählen können. Bei CSV generieren wird eine CSV-Datei der Reporttabelle erstellt. Bei PDF generieren wird ein Diagramm des Reports erstellt und die Details zum Report stehen unten in der Reporttabelle.

Oben rechts in Ihrer Konsole wird ein Glockensymbol angezeigt, um Sie darüber zu benachrichtigen, wenn der von Ihnen erstellte Report heruntergeladen werden kann. Sie können von Ihnen erstellte Reports auch jederzeit über die Unterregisterkarte Download Center herunterladen. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über das Download Center.