Sie können Nutzerinnen und Nutzer, die Sie aus Ihrer Konsole entfernen möchten, archivieren oder löschen. Archivierte Nutzerinnen und Nutzer können weiterhin in Reports berücksichtigt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, archivierte Nutzerinnen und Nutzer wiederherzustellen – so als ob diese nie aus der Konsole entfernt wurden. Wenn Sie Nutzerinnen und Nutzer löschen, werden die jeweiligen Konten und alle zugehörigen Phishing- und Trainingsdaten aus der Konsole gelöscht.

Manuelles Archivieren von Nutzerinnen und Nutzern

Archivierte Nutzerinnen und Nutzer werden aus Ihrer Konsole entfernt. Sie können die Archivierung jedoch jederzeit aufheben. Archivierte Nutzerinnen und Nutzer werden nicht in Phishing-Tests und Trainingskampagnen einbezogen. Zudem werden archivierte Nutzerinnen und Nutzer nicht auf Ihre verfügbaren Lizenzen angerechnet.

Sie können einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell archivieren oder eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer archivieren. Beide Optionen werden in den folgenden Unterabschnitten erläutert.

Option 1: Einzeln archivieren 

Gehen Sie wie folgt vor, um einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell zu archivieren:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Nutzer und wählen Sie die Unterregisterkarte Nutzer aus.
2. Suchen Sie in der Liste nach der Nutzerin/dem Nutzer, die/den Sie archivieren möchten.
3. Wählen Sie in der Spalte Aktionen das Drop-down-Menü neben der gewünschten Nutzerin bzw. dem gewünschten Nutzer und dann Archivieren aus.

Option 2: Eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer archivieren 

Gehen Sie wie folgt vor, um eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer manuell zu archivieren:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Nutzer und wählen Sie die Unterregisterkarte Nutzer aus.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Nutzerinnen und Nutzern, die Sie archivieren möchten.
3. Wählen Sie in der Menüleiste, die über der Nutzerliste angezeigt wird, die Schaltfläche Archivieren aus.

Kombiniertes Archivieren mit einer CSV-Datei

Wenn Sie mehrere Nutzerinnen und Nutzer archivieren möchten, verwenden Sie am besten die Option Kombiniert archivieren. Über diese Option können Sie mithilfe einer CSV-Datei mehrere Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig archivieren. Gehen Sie wie folgt vor, um Nutzerinnen und Nutzer mit einer CSV-Datei kombiniert zu archivieren:

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit der Spalte Email. Geben Sie in dieser Spalte die E-Mail-Adressen der Nutzerinnen und Nutzer ein, die Sie kombiniert archivieren möchten.
   Wichtig: Die CSV-Datei darf nur die Spalte mit der E-Mail-Adresse enthalten. Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei keine weiteren Spalten wie Vorname oder Nachname enthält.
   
2. Wechseln Sie in Ihrer KSAT-Konsole zur Registerkarte Nutzer und wählen Sie die Unterregisterkarte Nutzer aus.
3. Klicken Sie über der Nutzerliste auf Kombiniert archivieren.
4. Das Pop-up-Fenster Nutzer kombiniert archivieren wird geöffnet. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die vorbereitete CSV-Datei auszuwählen und hochzuladen.
5. Wählen Sie aus, wer über diese Änderungen benachrichtigt werden soll.
   Tipp: Sie können auch eine Benachrichtigung an sich selbst senden, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen auswählen.
6. Wählen Sie abschließend Archivieren aus, um die in der CSV-Datei aufgeführten Nutzerinnen und Nutzer zu archivieren.

Wiederherstellen archivierter Nutzerinnen und Nutzer

Sie können archivierte Nutzerinnen und Nutzer wieder zu Ihrer Nutzerliste hinzufügen. Dabei werden auch die Phishing- und Trainingsdaten wiederhergestellt.

Zeigen Sie die archivierten Nutzerinnen und Nutzer an, indem Sie im Drop-down-Menü Status über der Nutzerliste die Option Archiviert auswählen.

Sie können einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell wiederherstellen oder eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer wiederherstellen. Beide Optionen werden in den folgenden Unterabschnitten erläutert.

Option 1: Einzeln archivieren 

Gehen Sie wie folgt vor, um einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell wiederherzustellen: 

1. Suchen Sie in der Liste der archivierten Nutzerinnen und Nutzer nach der Nutzerin/dem Nutzer, die/den Sie wiederherstellen möchten.
2. Wählen Sie in der Spalte Aktionen das Drop-down-Menü neben der gewünschten Nutzerin bzw. dem gewünschten Nutzer und dann Wiederherstellen aus.

Option 2: Eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer archivieren 

Gehen Sie wie folgt vor, um eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer manuell wiederherzustellen:

1. Suchen Sie in der Liste der archivierten Nutzerinnen und Nutzer nach der Nutzerin/dem Nutzer oder den Nutzerinnen und Nutzern, die/den Sie wiederherstellen möchten.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Nutzerinnen und Nutzern, die Sie wiederherstellen möchten.
3. Wählen Sie in der Menüleiste, die über der Nutzerliste angezeigt wird, die Schaltfläche Wiederherstellen aus.

Kombiniertes Wiederherstellen mit einer CSV-Datei

Mithilfe einer CSV-Datei können Sie mehrere archivierte Nutzerinnen und Nutzer auf einmal wiederherstellen. Gehen Sie wie folgt vor, um Nutzerinnen und Nutzer kombiniert wiederherzustellen:

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit der Spalte Email. Geben Sie in dieser Spalte die E-Mail-Adressen der Nutzerinnen und Nutzer ein, die Sie kombiniert wiederherstellen möchten. Wenn Ihnen keine CSV-Datei zur Verfügung steht, können Sie eine unserer CSV-Beispieldateien von Ihrer KnowBe4-Konsole herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So importieren Sie Nutzerinnen und Nutzer mit einer CSV-Datei.
2. Navigieren Sie in Ihrer KnowBe4-Konsole zu Nutzer > Nutzer importieren > CSV-Import.
3. Wählen Sie Durchsuchen und dann Ihre CSV-Datei aus.
4. Sie haben die Möglichkeit, die Administratorinnen und Administratoren der Konsole über den Import der CSV-Datei zu benachrichtigen, indem Sie diese aus dem Drop-down-Menü auswählen. Klicken Sie nach dem Aktualisieren der Einstellungen unten auf der Seite auf die Schaltfläche Nutzer importieren.

Manuelles Löschen von Nutzerinnen und Nutzern

Gelöschte Nutzerinnen und Nutzer werden endgültig aus Ihrer Konsole entfernt. Bei diesem Vorgang werden der Datensatz sowie der gesamte Phishing- und Trainingsverlauf der Nutzerinnen und Nutzer gelöscht.

Bevor Sie Nutzerinnen und Nutzer löschen können, müssen Sie diese zunächst archivieren. Die hierfür erforderlichen Schritte finden Sie in den vorherigen Abschnitten. Sie können die archivierten Nutzerinnen und Nutzer anzeigen, indem Sie im Drop-down-Menü Status über der Nutzerliste die Option Archiviert auswählen.

Sie können einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell löschen oder eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer löschen. Beide Optionen werden in den folgenden Unterabschnitten erläutert.

Option 1: Einzeln archivieren

Gehen Sie wie folgt vor, um einzelne Nutzerinnen und Nutzer manuell zu löschen:

1. Suchen Sie in der Liste der archivierten Nutzerinnen und Nutzer nach der Nutzerin/dem Nutzer, die/den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Drop-down-Menü neben der/dem gewünschten Nutzerin/Nutzer und wählen Sie Löschen aus.

Option 2: Eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer archivieren 

Gehen Sie wie folgt vor, um eine/n oder mehrere Nutzerinnen und Nutzer manuell zu löschen:

1. Suchen Sie in der Liste der archivierten Nutzerinnen und Nutzer nach der Nutzerin/dem Nutzer oder den Nutzerinnen und Nutzern, die/den Sie löschen möchten.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Nutzerinnen und Nutzern, die Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie in der Menüleiste, die über der Nutzerliste angezeigt wird, die Schaltfläche Löschen aus.

Kombiniertes Löschen mit einer CSV-Datei

Gelöschte Nutzerinnen und Nutzer werden endgültig aus Ihrer Konsole entfernt. Bei diesem Vorgang werden der Datensatz sowie der gesamte Phishing- und Trainingsverlauf der Nutzerinnen und Nutzer gelöscht.

Bevor Sie Nutzerinnen und Nutzer löschen können, müssen Sie diese zunächst archivieren. Die hierfür erforderlichen Schritte finden Sie in den vorherigen Abschnitten. Sie können die archivierten Nutzerinnen und Nutzer anzeigen, indem Sie im Drop-down-Menü Status über der Nutzerliste die Option Archiviert auswählen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Nutzerinnen und Nutzer mit einer CSV-Datei kombiniert zu löschen:

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit zwei Spalten. Geben Sie in der ersten Spalte die Kopfzeile Email ein. Geben Sie in der zweiten Spalte die Kopfzeile Full Delete ein.
2. Verwenden Sie jeweils eine Zeile für eine Nutzerin bzw. einen Nutzer. Geben Sie in der ersten Spalte die E-Mail-Adresse ein. Geben Sie in der zweiten Spalte Full Delete „true“ ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Nutzerinnen und Nutzer, die Sie löschen möchten, und speichern Sie dann die CSV-Datei.
3. Wechseln Sie zu den archivierten Nutzerinnen und Nutzern, indem Sie im Drop-down-Menü Status die Option Archiviert auswählen.
4. Wählen Sie über der Nutzerliste die Option Kombiniert löschen aus.
5. Das Pop-up-Fenster Nutzer kombiniert löschen wird geöffnet. Wählen Sie Durchsuchen aus, um die vorbereitete CSV-Datei auszuwählen und hochzuladen.
6. Wählen Sie aus, wer über diese Änderungen benachrichtigt werden soll.
   Tipp: Sie können auch eine Benachrichtigung an sich selbst senden, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen auswählen.
7. Wählen Sie abschließend Löschen aus, um die Nutzerinnen und Nutzer in der CSV-Datei zu löschen.

Erneutes Importieren von gelöschten Nutzerinnen und Nutzern

Gelöschte Nutzerinnen und Nutzer müssen erneut in Ihre Konsole importiert werden. Mit der Option Schnellimport können Sie diese erneut hinzufügen. Der Phishing- und Trainingsverlauf von zuvor gelöschten Nutzerinnen und Nutzern kann nicht wiederhergestellt werden.