Mit Benachrichtigungen über Trainingskampagnen können Nutzerinnen, Nutzer, Managerinnen, Manager, Administratorinnen und Administratoren der KSAT-Konsole über die Teilnahme oder den Fortschritt einer Nutzerin oder eines Nutzers bei einer Trainingskampagne informiert werden.
Es gibt zwei Hauptkategorien: automatisierte und manuelle Benachrichtigungen. Automatisierte Benachrichtigungen werden beim Erstellen oder Bearbeiten Ihrer Kampagnendetails eingerichtet. Manuelle Benachrichtigungen können jederzeit während des Registrierungszeitraums Ihrer Nutzerinnen und Nutzer von der Übersichtsseite Ihrer Trainingskampagne oder der Reportseite aus gesendet werden.
Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um mehr über Trainingsbenachrichtigungen zu erfahren, einschließlich ausführlicher Erläuterungen zu den einzelnen Benachrichtigungstypen. Alternativ können Sie unsere Videos Automatisierte Trainingsbenachrichtigungen und Manuelle Trainingsbenachrichtigungen ansehen.
Automatisierte Benachrichtigungen
Sie können automatisierte Benachrichtigungen einrichten, wenn Sie eine neue Trainingskampagne erstellen oder bearbeiten.
Um automatische Benachrichtigungen einzurichten, wenn Sie eine Kampagne erstellen, klicken Sie auf der Seite Neue Trainingskampagne erstellen auf die Schaltfläche + Benachrichtigung hinzufügen. Sie können auch automatisierte Benachrichtigungen hinzufügen, wenn Sie auf der Seite Trainingskampagne bearbeiten eine vorhandene Kampagne bearbeiten. 
Sie können automatisierte Benachrichtigungen für eine bereits laufende Kampagne bearbeiten oder hinzufügen. Diese werden jedoch nicht rückwirkend gesendet. Alternativ können Sie auch eine manuelle Trainingsbenachrichtigung verwenden, um eine neue Benachrichtigung für eine laufende Kampagne zu senden.
Wenn Nutzerinnen oder Nutzer beispielsweise das Fälligkeitsdatum Ihres Trainings überschritten haben und Sie ihnen erlauben möchten, das Training nach Ablauf der Fälligkeit zu absolvieren, können Sie Ihrer Kampagne Überfälligkeitsbenachrichtigungen hinzufügen. Weitere Informationen über die Verlängerung des Trainings für Nutzerinnen und Nutzer, die das Fälligkeitsdatum überschritten haben, finden Sie im Artikel So verlängern Sie Deadlines für Trainings.
Automatisierte Benachrichtigungen werden in Abhängigkeit von den Start- und Endzeiten der Trainingskampagne geplant. Wir empfehlen, die Start- und Endzeiten innerhalb der in den Kontoeinstellungen in der KSAT-Konsole festgelegten Geschäftszeiten zu legen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Automatisierte Benachrichtigungstypen
Wählen Sie auf den nachfolgenden Registerkarten den Empfänger oder die Empfängerin aus, um Details zu den einzelnen automatisierten Benachrichtigungstypen anzuzeigen.
Benachrichtigungen für Nutzerinnen und Nutzer
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Typen von Benachrichtigungen, die an Nutzerinnen und Nutzer gesendet werden können.| Typ | Beschreibung | Zeitraum |
| Willkommens-E-Mail |
Mit dieser E-Mail werden die Nutzerinnen und Nutzer über ihre Registrierung für eine neue Trainingskampagne benachrichtigt. Sie enthält einen Link, über den sie sich zur Teilnahme am Training anmelden können. |
Diese Benachrichtigung wird bei der Registrierung gesendet, unabhängig von den Geschäftszeiten. Dies gilt auch für Nutzerinnen und Nutzer, die erst nach Beginn der Kampagne registriert werden. |
| Nach der Registrierung erinnern |
Mit dieser E-Mail werden Nutzerinnen und Nutzer über unvollständige Trainingsmodule benachrichtigt. Sie können Ihre Nutzerinnen und Nutzer mit dieser Benachrichtigung daran erinnern, sich anzumelden und ihre Trainingsmodule zu beginnen oder abzuschließen. |
Sie können auch festlegen, wie viele Tage nach der Registrierung diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Zahl muss kleiner sein als die Dauer der Kampagne. Wenn Sie nach dem Fälligkeitsdatum eine Benachrichtigung senden möchten, verwenden Sie eine Überfälligkeitsbenachrichtigung. Die Nutzerinnen und Nutzer erhalten diese Benachrichtigungen in der ersten Hälfte der Geschäftszeiten. |
| Vor dem Fälligkeitsdatum erinnern |
Mit dieser E-Mail werden Nutzerinnen und Nutzer über unvollständige Trainingsmodule benachrichtigt. Sie können Ihre Nutzerinnen und Nutzer mit dieser Benachrichtigung daran erinnern, sich anzumelden und ihre Trainingsmodule zu beginnen oder abzuschließen. |
Sie können festlegen, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Benachrichtigungen werden zu Beginn der Geschäftszeiten gesendet. Wenn die Kampagne außerhalb der Geschäftszeiten endet, wird diese Benachrichtigung am nächsten Tag gesendet. |
| Kampagnenabschluss |
Mit dieser E-Mail werden Nutzerinnen und Nutzer über abgeschlossene Trainingsmodule benachrichtigt. |
Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald ein Trainingsmodul abgeschlossen ist, unabhängig von den Geschäftszeiten. |
| Überfällig |
Mit dieser E-Mail werden Nutzerinnen und Nutzer über unvollständige Trainingsmodule benachrichtigt, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Sie können diese Benachrichtigung verwenden, um Nutzerinnen und Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen daran zu erinnern, sich anzumelden und ihre Trainingsmodule zu beginnen oder abzuschließen. Um Überfälligkeitsbenachrichtigungen zu versenden, müssen die Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit haben, das Training nach dem Fälligkeitsdatum abzuschließen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So ändern Sie Deadlines für Trainings. |
Sie können festlegen, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Die Nutzerinnen und Nutzer erhalten diese Benachrichtigungen in der ersten Hälfte der Geschäftszeiten. |
Benachrichtigungen für Managerinnen und Manager
| Typ | Beschreibung | Zeitraum |
| Willkommens-E-Mail |
Mit dieser E-Mail wird die Managerin oder der Manager über Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, die für eine neue Trainingskampagne registriert wurden. Nutzerinnen und Nutzer, die innerhalb von fünf Minuten registriert werden, werden in einer Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Diese Benachrichtigung wird bei der Registrierung gesendet, unabhängig von den Geschäftszeiten. Dies gilt auch für Nutzerinnen und Nutzer, die erst nach Beginn der Kampagne registriert werden. |
| Nach der Registrierung erinnern |
Mit dieser E-Mail wird die Managerin oder der Manager über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können auch festlegen, wie viele Tage nach der Registrierung diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Zahl muss kleiner sein als die Dauer der Kampagne. Wenn Sie eine Benachrichtigung nach dem Fälligkeitsdatum senden möchten, verwenden Sie eine Überfälligkeitsbenachrichtigungen. Für Managerinnen und Manager werden diese Benachrichtigungen zu Beginn der Geschäftszeiten versendet. |
| Vor dem Fälligkeitsdatum erinnern |
Mit dieser E-Mail wird die Managerin oder der Manager über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können festlegen, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Benachrichtigungen werden zu Beginn der Geschäftszeiten gesendet. Wenn die Kampagne außerhalb der Geschäftszeiten endet, wird diese Benachrichtigung am nächsten Tag gesendet. |
| Kampagnenabschluss |
Mit dieser E-Mail wird die Managerin oder der Manager über Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, wenn diese ihre Trainingsmodule abgeschlossen haben. Managerinnen und Manager erhalten in der Regel eine individuelle Benachrichtigung für jede Nutzerin und jeden Nutzer. Dies sollten Sie vor allem dann beachten, wenn Sie in einer großen Organisation arbeiten. |
Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald ein Trainingsmodul abgeschlossen ist, unabhängig von den Geschäftszeiten. |
| Überfällig |
Mit dieser E-Mail wird die Managerin oder der Manager über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können festlegen, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Für Managerinnen und Manager werden diese Benachrichtigungen zu Beginn der Geschäftszeiten versendet. |
Benachrichtigungen für Administratorinnen und Administratoren
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Typen von Benachrichtigungen, die an Administratorinnen und Administratoren gesendet werden können.
| Typ | Beschreibung | Zeitraum |
| Willkommens-E-Mail |
Mit dieser E-Mail werden alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole über Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, die für eine neue Trainingskampagne registriert wurden. Nutzerinnen und Nutzer, die innerhalb von fünf Minuten registriert werden, werden in einer Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Diese Benachrichtigung wird bei der Registrierung gesendet, unabhängig von den Geschäftszeiten. Dies gilt auch für Nutzerinnen und Nutzer, die erst nach Beginn der Kampagne registriert werden. |
| Nach der Registrierung erinnern |
Mit dieser E-Mail werden alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können auch festlegen, wie viele Tage nach der Registrierung diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Zahl muss kleiner sein als die Dauer der Kampagne. Wenn Sie eine Benachrichtigung nach dem Fälligkeitsdatum senden möchten, verwenden Sie eine Überfälligkeitsbenachrichtigungen. Für Administratorinnen und Administratoren werden diese Benachrichtigungen zu Beginn der Geschäftszeiten versendet. |
| Vor dem Fälligkeitsdatum erinnern |
Mit dieser E-Mail werden alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können festlegen, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Diese Benachrichtigungen werden zu Beginn der Geschäftszeiten gesendet. Wenn die Kampagne außerhalb der Geschäftszeiten endet, wird diese Benachrichtigung am nächsten Tag gesendet. |
| Kampagnenabschluss |
Mit dieser E-Mail werden alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole darüber benachrichtigt, wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer seine Trainingsmodule abgeschlossen hat. Administratorinnen und Administratoren erhalten in der Regel eine individuelle Benachrichtigung für jede Nutzerin und jeden Nutzer. Dies sollten Sie vor allem dann beachten, wenn Sie in einer großen Organisation arbeiten. |
Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald ein Trainingsmodul abgeschlossen ist, unabhängig von den Geschäftszeiten. |
| Überfällig |
Mit dieser E-Mail werden alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole über Nutzerinnen und Nutzer mit unvollständigen Trainingsmodulen benachrichtigt, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Nutzerinnen und Nutzer mit demselben Registrierungsdatum werden in einer einzigen Benachrichtigungs-E-Mail zusammengefasst. |
Sie können festlegen, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum diese Benachrichtigung gesendet werden soll. Für Administratorinnen und Administratoren werden diese Benachrichtigungen zu Beginn der Geschäftszeiten versendet. |
Best Practices für automatisierte Überfälligkeitsbenachrichtigungen
Sie können Überfälligkeitsbenachrichtigungen so planen, dass sie kontinuierlich gesendet werden, bis die Trainingsmodule abgeschlossen sind. Verwenden Sie auf der Seite Neue Trainingskampagne erstellen oder Trainingskampagne bearbeiten die Schaltfläche + Benachrichtigung hinzufügen, um automatisierte Überfälligkeitsbenachrichtigungen für Nutzerinnen, Nutzer, Managerinnen, Manager, Administratorinnen und Administratoren zu planen.
Wir empfehlen die Verwendung unserer manuellen Trainingsbenachrichtigungen, auch wenn automatisierte Trainingsbenachrichtigungen während der Durchführung einer Kampagne geändert werden können. Automatisierte Trainingsbenachrichtigungen funktionieren nicht rückwirkend.
In der folgenden Grafik wird erklärt, wie Sie Überfälligkeitsbenachrichtigungen einrichten:
Vergewissern Sie sich vor der Nutzung dieser Funktion, dass Ihre Nutzerprofile korrekte und richtig formatierte E-Mail-Adressen für ihre Managerinnen und Manager enthalten.
Administratorbenachrichtigungen sollten von Fall zu Fall und nur bei Bedarf gesendet werden, da die Benachrichtigungen an alle KSAT-Administratorinnen und -Administratoren gesendet werden.
- Erinnerung senden: Es wird empfohlen, die erste Überfälligkeitsbenachrichtigung mindestens einen Tag nach dem Fälligkeitsdatum zu versenden. Diese Benachrichtigung wird zu Beginn der in Ihren Kontoeinstellungen festgelegten Geschäftszeiten gesendet.
- Erinnerung erneut senden alle: Wir empfehlen, die Benachrichtigung alle drei Tage erneut zu senden, um die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu motivieren, ihr Training abzuschließen.
- Empfänger und Vorlagen auswählen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nutzer oder Manager und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Manuelle Benachrichtigungen
Manuelle Benachrichtigungen können jederzeit während des Kampagnenregistrierungszeitraums einer Nutzerin oder eines Nutzers versendet werden. Sie können manuelle Benachrichtigungen senden, indem Sie auf den Titel der Trainingskampagne unterhalb von Training > Unterregisterkarte Kampagnen klicken. 
Manuelle Benachrichtigungstypen
Wählen Sie auf den nachfolgenden Registerkarten den Empfänger oder die Empfängerin aus, um Details zu den einzelnen manuellen Benachrichtigungstypen anzuzeigen.
Benachrichtigungen für Nutzerinnen und Nutzer
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Typen von Benachrichtigungen, die an Nutzerinnen und Nutzer gesendet werden können. Beachten Sie, dass die Benachrichtigungen gesendet werden, sobald Sie auf die Schaltfläche zum Senden klicken, unabhängig von den Geschäftszeiten.| Typ | Beschreibung |
| Nutzer, die sich noch nie angemeldet haben | Mit dieser E-Mail werden alle Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, die sich noch nie im KnowBe4-Nutzerbereich angemeldet haben. |
| Nutzer, die angemeldet sind, jedoch nicht alle Trainingsmodule abgeschlossen haben | Mit dieser E-Mail werden alle Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, die Ihre Trainingsmodule aus der Trainingskampagne nicht abgeschlossen haben. |
| Nutzer, die die Kampagne vollständig abgeschlossen haben | Mit dieser E-Mail werden alle Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigt, die die Trainingskampagne vollständig abgeschlossen haben. |
| Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen | Mit dieser E-Mail werden alle Nutzerinnen und Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen benachrichtigt. |
Benachrichtigungen für Managerinnen und Manager
| Typ | Beschreibung |
| Nutzer, die sich noch nie angemeldet haben |
Mit dieser E-Mail erhalten Managerinnen und Manager eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, die sich noch nie im KnowBe4-Nutzerbereich angemeldet haben. |
| Nutzer, die angemeldet sind, jedoch nicht alle Trainingsmodule abgeschlossen haben | Mit dieser E-Mail erhalten Managerinnen und Manager eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, die ihre Trainingsmodule aus der Trainingskampagne nicht abgeschlossen haben. |
| Nutzer, die die Kampagne vollständig abgeschlossen haben |
Mit dieser E-Mail erhalten Managerinnen und Manager eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, die die Trainingskampagne vollständig abgeschlossen haben. |
| Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen | Mit dieser E-Mail erhalten Managerinnen und Manager eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, deren Trainingsmodule überfällig sind. |
Benachrichtigungen für Administratorinnen und Administratoren
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Typen von Benachrichtigungen, die an Administratorinnen und Administratoren gesendet werden können. Beachten Sie, dass die Benachrichtigungen gesendet werden, sobald Sie auf die Schaltfläche zum Senden klicken, unabhängig von den Geschäftszeiten.
| Typ | Beschreibung |
| Nutzer, die sich noch nie angemeldet haben |
Mit dieser E-Mail erhalten alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, die sich noch nie im KnowBe4-Nutzerbereich angemeldet haben. |
| Nutzer, die angemeldet sind, jedoch nicht alle Trainingsmodule abgeschlossen haben | Mit dieser E-Mail erhalten alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole eine Liste der Nutzerinnen und Nutzern, die ihre Trainingsmodule aus der Trainingskampagne nicht abgeschlossen haben. |
| Nutzer, die die Kampagne vollständig abgeschlossen haben |
Mit dieser E-Mail erhalten alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer, die die Trainingskampagne vollständig abgeschlossen haben. |
| Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen | Mit dieser E-Mail erhalten alle Administratorinnen und Administratoren in Ihrer KSAT-Konsole eine Liste der Nutzerinnen und Nutzer mit überfälligen Trainingsmodulen. |
Gibt es Vorlagen für Trainingsbenachrichtigungen, die ich verwenden kann?
Wir bieten viele Standard-Benachrichtigungsvorlagen an, die Sie anpassen oder unverändert verwenden können. Sie können jedoch auch Ihre eigenen Benachrichtigungsvorlagen von Grund auf neu erstellen. Die integrierten Systemvorlagen finden Sie unter Training > Benachrichtigungsvorlagen > Systemvorlagen. Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten Ihrer eigenen Trainingsbenachrichtigungen finden Sie im Artikel Anpassen von Trainingsbenachrichtigungen.
Weitere Einzelheiten zum Anpassen von Trainingsbenachrichtigungen finden Sie in unserem Video Anpassen von Trainingsbenachrichtigungen.