您可以使用“政策管理”功能，对您组织的政策确认情况进行存储、分配和追踪。通过此功能，您可在同一培训活动中分配活动政策和培训内容，同时追踪用户的政策确认进度。

在 KnowBe4 控制台中，您可添加 PDF 文件或 URL 形式的活动政策。添加活动政策后，您可创建培训活动，向您的用户分配政策。分配活动政策后，您可以追踪用户的培训进度和政策确认情况。

点击下方链接，详细了解政策功能。如果您更喜欢视频教程，请观看向 KnowBe4 控制台添加政策和在活动中分配和监控政策视频。

添加 PDF 政策

您可以按 PDF 文件或 URL 形式将组织政策上传至您的控制台。要上传 PDF 文件政策，请按以下步骤操作：

1. 登录 KnowBe4 控制台，前往培训 > 政策。
2. 点击 + 添加政策下拉菜单。
3. 选择 PDF。
4. 填写添加 PDF 政策页面的各个字段。

各字段的填写示例如下：

1. 政策标题：输入政策或协议的标题。建议在标题中添加政策版本或创建日期。用户打开政策界面阅读政策内容时，也会看到此处添加的政策标题。
2. 状态：选择政策状态。可选政策状态有三种：草稿、已发布和已存档。如需了解三种政策状态的信息，请查看本文的政策状态一节。
3. 最短要求时间：（可选）明确规定用户在确认政策前必须阅读政策的时长，以分钟为单位。
4. 允许下载：（可选）如果开启该选项，系统会允许用户从政策查看器界面下载政策。如需了解政策查看器的更多信息，请参阅本文的用户体验一节。
5. 说明：（选填）您可以在此处输入政策的相关描述，以供日后参考。
6. + 添加语言：点击此按钮，添加某个语言版本的政策。点击后，系统将自动进入添加语言页面。
   重要提示：您可以根据公司需求，添加各种语言版本的政策，语言版本的数量不受限制。添加的第一个语言版本会作为所有用户的默认政策语言版本。

填写完以上字段后，请继续填写添加语言页面中的字段。有关添加语言页面上字段的更多信息，请参阅下面的列表。

1. 政策名称：输入政策名称。用户在阅读政策内容时会看到政策名称。
2. 政策文件：点击浏览按钮，上传 PDF 版本的政策文件。
   重要提示：如果您上传的政策文件来自 DocuSign 平台，该文件必须未签名。DocuSign 下载的已签名 PDF 文件无法成功上传。
3. 接受要求：选择需要用户勾选的确认要求。您可以在政策的每一页要求用户确认，也可以要求用户仅在最后一页确认。
4. 语言：选择撰写政策用到的语言。添加的第一个政策语言会作为全部用户的默认首选语言。
5. 接受文本：（选填）请输入接受文本。用户在接受政策时，接受复选框旁边会显示这些文本内容。
6. 每页的接受文本：（可选）请输入政策文件的每一页接受文本内容，不包括最后一页的内容。这些内容会分页展示。
7. 最后一页的接受文本：（可选）请输入政策最终页面显示的文本内容。
8. 保存：点击此按钮，保存该语言版本的政策内容。

您可以根据需要添加任意数量的政策语言版本。添加所有政策语言版本和完成政策自定义设置后，点击创建。

添加 URL 政策

您可以按 PDF 文件或 URL 形式将组织政策上传至您的控制台。要添加 URL 政策，请按以下步骤操作：

1. 登录 KnowBe4 控制台，前往培训 > 政策。
2. 点击 + 添加政策下拉菜单。
3. 选择 URL。
4. 填写添加 URL 政策页面的各个字段。

各字段的填写示例如下：

1. 政策标题：输入政策或协议的标题。建议在标题中添加政策版本或创建日期。用户打开政策界面阅读政策内容时，也会看到此处添加的政策标题。
2. 状态：选择政策状态。可选政策状态有三种：草稿、已发布和已存档。如需了解各种状态的相关信息，请查看下面的政策状态一节。
3. 必须阅读：（可选）您可以启用这项设置，要求用户必须打开 URL 阅读政策内容，才能接受政策。
4. 说明：（选填）添加政策的相关说明，以供日后参考。
5. + 添加语言：点击此按钮，添加新的政策语言版本。添加的第一个语言版本会作为所有用户的默认政策语言版本。

添加语言版本的详细信息如下所示。

1. 政策名称：输入政策名称。用户在阅读政策内容时会看到政策名称。
2. 政策 URL：输入政策的 URL 地址。
   重要提示：系统仅接受完全限定域名 (FQDN)。请输入完整的 URL 地址，而不是短链接 URL。
3. 语言：选择撰写政策用到的语言。 
4. 接受文本：（可选）输入接受文本。在用户接受政策时，接受复选框旁边会显示这些文本。
5. 保存：点击此按钮，保存该语言版本的政策内容。

您可以根据需要添加任意数量的政策语言版本。添加所有政策语言版本和完成政策自定义设置后，点击创建。

编辑政策

创建政策后，您可以根据需要编辑政策内容或添加政策的其他语言版本。

编辑的政策内容会立即生效。如果已经向用户分配了该政策，那么用户在下次打开政策的时候，会看到更新的政策版本。

编辑政策的步骤如下：

1. 登录 KnowBe4 控制台，前往培训 > 政策。
2. 在政策列表找到需要编辑的政策。
3. 点击政策文件右侧的下拉箭头。
4. 选择编辑。

在编辑政策页面，您可以编辑政策详情、添加其他语言版本的政策、编辑政策的现有语言版本和变更默认的政策语言。默认语言是下拉菜单中显示的第一个语言，用户打开政策时，也会看到该语言版本的政策内容。

变更政策内容后，请点击更新政策。

政策状态

政策状态共有三种：草稿、已发布和已存档。您可以随时更改政策的状态。

各种状态的相关信息如下所示：

草稿	如果您想要保存当前政策进度，但是在创建活动时不允许访问该政策，请设定为“草稿”状态。
已发布	如果您已经决定在活动中使用政策，请设定为“已发布”状态。只有将政策状态设定为“已发布”，新建培训活动时才能分配政策。
已存档	“已存档”状态表示政策已经存档。新建活动时，系统不允许分配“已存档”政策。但是，如果在状态为“活动”的培训活动中分配了“已存档”政策，用户依然能看到政策内容。

分配政策

添加政策至您的账户后，您可以创建培训活动，为用户分配政策。

根据政策创建培训活动的步骤如下：

1. 登录到 KnowBe4 控制台，选择培训 > 活动。
2. 点击 + 创建培训活动。
3. 在内容下拉菜单中选择需要添加的政策。
   注意：新建培训活动时，您不仅可以向活动分配政策，也能分配培训内容。
4. 您可以根据实际需求设置培训活动的其他参数。如需了解创建培训活动的更多信息，请查看文章创建和管理培训活动。
5. 创建活动后，请点击创建活动。

监控政策确认情况 

活动开始后，您可以监控用户的政策确认情况和活动中所有培训内容的完成进度。

查看活动详情的步骤如下：

1. 登录到 KnowBe4 控制台，选择培训 > 活动。
2. 点击要查看的活动名称，跳转到活动的概览页面。

在活动的概览页面，可以查看已经向活动分配的内容和政策、活动的状态以及注册活动的用户数量等各类信息。如需了解概览页面的更多信息，请查看文章创建和管理培训活动的各项活动概览一节。

您也可以选择用户子选项卡，监控特定用户的政策确认情况。该页面可以显示用户的特定信息，如分配给该用户的培训内容、用户是否完成分配培训内容等等。如需了解用户子选项卡的更多信息，请查看文章用户培训进度。

学员实践 (LX) 

如果您已设置活动通知，提醒用户确认政策，那么用户可以点击通知中的链接访问他们的账户。

账户管理员可以自定义发送给用户的通知内容。设定通知的发送频率后，系统会定期向用户、用户经理和账户管理员发送设定的通知。如需了解创建和自定义培训活动通知的更多信息，请查看文章培训活动通知和文章自定义培训通知内容。

用户登录账户时，可以看到系统中处于活动状态的已注册培训活动。点击开始，系统会打开和显示用户的政策确认任务。

点击开始会在新的窗口中打开政策内容。

如果您已添加多个语言版本政策，用户可以点击地球图标旁的语言下拉菜单，选择想要显示的语言。

用户点击开始后，可以打开政策查看器查看政策内容。

在政策查看器中，用户可以点击箭头浏览各个页面的政策。如果已经设置了要求用户同意每一页政策，那么用户必须先在本页面勾选“我同意”，才能继续阅读下一页政策。

如果没有设置这项强制要求，那么用户可以查看所有政策内容，只需要在最后一页勾选“我同意”复选框。

如果已启用允许下载功能，用户可以点击政策查看器顶部的下载按钮，下载保存 PDF 版本的政策文件。

如果已设置政策的要求阅读时间，用户必须在阅读相应的时长以后，才能选择同意政策。如果用户未达到要求阅读的时长就试图勾选“我同意”复选框，系统会弹出警告消息。

常见问题解答 (FAQ)

1. 问：如果我已将政策添加到了活动中，我对原始政策内容的编辑会同步到活动政策中吗？

   答：会。对原始政策内容的任何编辑都会自动同步到活动政策中。对所有其他语言版本的政策的编辑也是如此。

2. 问：我可以预览政策的所有语言版本吗？

   答：仅允许在 KnowBe4 控制台中预览默认语言版本的政策。如果您想预览其他语言版本，请临时将默认政策版本更改为想要预览的语言版本。

3. 问：在培训活动中分配培训内容时，我可以自行调整培训内容的顺序吗？

   答：会。在新建培训活动页面，您可以拖拽培训内容，调整内容的排列顺序。用户登录账户开始学习培训内容或确认政策时，看到的培训内容顺序就是您设置的顺序。拖拽调整的方法详见下方 gif 动图。

4. 问：为什么我在创建培训活动时，看不到或无法选择政策？

   答：必须要先将政策设置为已发布状态，才能向培训活动添加政策。要更改政策的状态，请点击政策名称最右方的下拉箭头。选择编辑。然后，在状态下拉菜单选择已发布，再点击更新政策。

5. 问：在报告子选项卡下，我可以看到“未确认课程政策的用户”和“已确认课程政策的用户”这两类报告，为什么没有看到用户确认政策的相关报告？

   答：系统是否生成政策确认的数据报告，取决于您在 KnowBe4 控制台中是否强制用户完成政策确认。如果希望系统生成的培训活动报告包括用户的 PDF 政策确认数据，请查看本文的监控政策确认情况一节。

6. 问：如果我向用户分配了安全角色，我是否还可以管理这名用户的政策事项、向用户分配政策和要求用户确认政策？

   答：会。出于政策管理的实际需求，您可以在 KnowBe4 控制台中向安全群组添加一位或多位用户。如需了解更多信息，请查看文章如何使用安全角色。

7. 问：政策 PDF 文件是否有最大文件限制？

   答：没有。但是如果 PDF 文件太大，系统可能会超时。如果系统超时，请尝试减少文件大小并重新上传文件。

8. 问：我在政策中添加了链接，但却无法点击链接。这是什么原因造成的？

   答：如果您使用的是 MacBook 而且想在政策文件中添加可点击链接，您必须使用 Adobe Acrobat 创建 PDF 文件。