Use nosso recurso Gerenciamento de políticas para armazenar, distribuir e acompanhar as confirmações de políticas na sua organização. Esse recurso permite atribuir políticas e conteúdo de treinamento na mesma campanha de treinamento e acompanhar o progresso da confirmação de políticas dos seus usuários.

No console da KnowBe4, você tem a opção de adicionar sua política como um arquivo PDF ou um URL. Depois de adicionar a política, você pode criar uma campanha de treinamento para atribuir a política aos seus usuários. Quando a política tiver sido atribuída a uma campanha, será possível acompanhar o progresso e as confirmações dos seus usuários.

Clique nos links abaixo para saber mais sobre nosso recurso de políticas. Se preferir tutoriais em vídeo, assista a um dos nossos vídeos Adição de políticas ao console da KnowBe4 ou Atribuição e monitoramento de políticas em uma campanha.

Adição de políticas como PDF

Você pode carregar as políticas da sua organização no console como um arquivo PDF ou um URL. Para carregar políticas como um arquivo PDF, siga as etapas abaixo:

1. Faça login no console da KnowBe4 e vá para Treinamento > Políticas.
2. Clique no menu suspenso + Adicionar política.
3. Selecione PDF.
4. Preencha os campos na página Adicionar PDF da política.

Para obter mais informações sobre cada um desses campos, consulte a lista abaixo.

1. Título da política: insira o título da política ou acordo. É recomendável incluir no título a versão ou a data de criação da política. O título será exibido na interface e visualizado pelos usuários quando eles lerem a política.
2. Status: selecione o status da política. Você pode escolher Rascunho, Publicada ou Arquivada. Para obter mais informações sobre cada um desses status, consulte a seção Status da política deste artigo.
3. Tempo mínimo necessário: (opcional) especifique a quantidade mínima de minutos que os usuários devem gastar revisando a política antes de poder confirmá-la.
4. Permitir download: (opcional) se você marcar esta caixa de seleção, os usuários poderão baixar a política da interface do Visualizador de políticas. Para obter mais informações sobre o Visualizador de políticas, consulte a seção Experiência do usuário deste artigo.
5. Descrição: (opcional) neste campo, você pode inserir uma descrição da política para fins de referência futura.
6. + Adicionar idioma: clique neste botão para adicionar uma versão da política. Ao clicar, você será levado à página Adicionar idioma.
   Importante: você pode adicionar tantas versões de idioma da política quantas desejar, dependendo das necessidades da sua organização. A primeira versão adicionada à política será a versão padrão para todos os usuários.

Depois de preencher os campos acima, preencha os campos na página Adicionar idioma. Para obter mais informações sobre os campos na página Adicionar idioma, consulte a lista abaixo.

1. Nome da política: insira um nome para a política. O nome será exibido para os seus usuários.
2. Arquivo da política: clique no botão Procurar para carregar um arquivo PDF da política.
   Importante: se quiser carregar um arquivo PDF que foi baixado do DocuSign, o arquivo não deverá estar assinado. Arquivos PDF do DocuSign assinados não serão carregados com sucesso.
3. Requisitos de aceitação: selecione seus requisitos de confirmação desejados. Você pode solicitar que os usuários confirmem todas as páginas da política ou somente a página final.
4. Idioma: selecione o idioma em que a política foi escrita. O primeiro idioma que você adicionar à política será a seleção padrão para todos os usuários.
5. Texto de aceitação: (opcional) insira o texto a ser exibido ao lado da caixa de seleção de aceitação quando os usuários aceitarem a política.
6. Texto de aceitação por página: (opcional) insira o texto a ser exibido em todas as páginas da política, exceto a página final.
7. Texto de aceitação da página final: (opcional) insira o texto a ser exibido na página final da política.
8. Salvar: clique neste botão para salvar a versão de idioma da política.

Você pode adicionar tantas versões de idioma da política quantas desejar. Depois de adicionar todas as versões de idioma e personalizar as configurações da política, clique em Criar.

Adição de políticas como URL

Você pode carregar as políticas da sua organização no console como um arquivo PDF ou um URL. Para adicionar uma política como URL, siga as etapas abaixo:

1. Faça login no console da KnowBe4 e vá para Treinamento > Políticas.
2. Clique no menu suspenso + Adicionar política.
3. Selecione URL.
4. Preencha os campos na página Adicionar URL da política.

Para obter mais informações sobre cada um desses campos, consulte a lista abaixo.

1. Título da política: insira o título da política ou acordo. É recomendável incluir no título a versão ou a data de criação da política. O título será exibido na interface e visualizado pelos usuários quando eles lerem a política.
2. Status: selecione o status da política. Você pode escolher Rascunho, Publicada ou Arquivada. Para obter mais informações sobre cada um desses status, consulte a seção Status da política da subseção abaixo.
3. Revisão necessária: (opcional) você pode habilitar essa configuração para solicitar que os usuários abram o URL antes de aceitar a política.
4. Descrição: (opcional) insira uma descrição da política para fins de referência futura.
5. + Adicionar idioma: clique neste botão para adicionar uma versão de idioma da sua política. A primeira versão adicionada à política será a versão padrão para todos os usuários.

Para obter mais informações sobre como adicionar uma versão de idioma, consulte a lista abaixo.

1. Nome da política: insira um nome para a política. O nome será exibido para os seus usuários.
2. URL da política: insira o URL da política.
   Importante: apenas Nomes de domínio totalmente qualificados, ou FQDNs, são aceitos. Insira um URL completo, e não uma versão mais curta.
3. Idioma: selecione o idioma em que a política foi escrita. 
4. Texto de aceitação: (opcional) insira o texto a ser exibido ao lado da caixa de seleção de aceitação quando os usuários aceitarem a política.
5. Salvar: clique neste botão para salvar a versão de idioma da política.

Você pode adicionar tantas versões de idioma da política quantas desejar. Depois de adicionar todas as versões de idioma e personalizar as configurações da política, clique em Criar.

Edição de políticas

Depois de criar uma política, é possível editar a política ou incluir versões adicionais de idioma da política, conforme necessário.

As edições da política entram em vigor imediatamente. Os usuários aos quais a política já foi atribuída poderão conferir as alterações na próxima vez em que visualizarem a política.

Para editar uma política, siga as etapas abaixo:

1. Faça login no console da KnowBe4 e vá para Treinamento > Políticas.
2. Encontre a política que gostaria de editar na lista de políticas.
3. Clique na seta suspensa ao lado da política que você quer editar.
4. Selecione Editar.

Na página de edição de políticas, é possível editar os detalhes da política, incluir versões adicionais de idioma, editar versões existentes de idioma e alterar a opção de idioma padrão da política. O idioma padrão é o primeiro idioma exibido no menu suspenso que os usuários visualizam antes de abrirem a política.

Depois de fazer suas alterações na política, clique em Atualizar política.

Status da política

A política pode ter um destes três status: Rascunho, Publicada ou Arquivada. Você pode alterar esses status a qualquer momento ao editar a política.

Para obter mais informações sobre cada um desses status, consulte a tabela abaixo.

Atribuição de políticas

Depois de adicionar a política à sua conta, é possível criar uma campanha de treinamento para atribuir e distribuir a política aos seus usuários.

Para criar uma campanha de treinamento para a política, siga as etapas abaixo:

1. Faça login no console da KnowBe4 e vá para Treinamento > Campanhas.
2. Clique em + Criar campanha de treinamento.
3. No menu suspenso Conteúdo, selecione a política que gostaria de adicionar.
   Observação: você pode atribuir políticas e conteúdo de treinamento na mesma campanha.
4. Configure o restante da campanha como bem desejar. Para obter mais informações sobre como criar uma campanha de treinamento, consulte o artigo Criação e gerenciamento de campanhas de treinamento.
5. Depois de criar sua campanha, clique em Criar campanha.

Monitoramento de confirmações de políticas 

Uma vez iniciada a campanha, é possível monitorar as confirmações da política feitas por seus usuários, bem como outros conteúdos de treinamento incluídos na campanha.

Para visualizar detalhes sobre sua campanha, siga as etapas abaixo:

1. Faça login no console da KnowBe4 e vá para Treinamento > Campanhas.
2. Vá para a página Visão geral da campanha e clique no nome da campanha que gostaria de visualizar.

Na página Visão geral da campanha, é possível visualizar o conteúdo e as políticas que foram atribuídos na campanha, o status da campanha, quantos usuários foram inscritos na campanha e muito mais. Para obter mais informações sobre a página Visão geral, consulte a seção Visão geral de campanhas individuais do nosso artigo Criação e gerenciamento de campanhas de treinamento.

Você pode também monitorar confirmações de políticas de usuários específicos na subguia Usuários. Nessa página, é possível visualizar informações específicas sobre um usuário específico, como o conteúdo atribuído ao usuário, se ele concluiu o conteúdo e muito mais. Para obter mais informações sobre a subguia Usuários, consulte nosso artigo Progresso do treinamento do usuário.

Experiência do usuário 

Se você tiver configurado notificações de campanha para lembrar os usuários de que devem confirmar determinada política, eles poderão clicar no link da notificação para acessar suas contas.

Como administrador de contas, você pode personalizar as notificações enviadas aos seus usuários. Você pode enviar essas notificações aos seus usuários, gerentes de usuários e administradores de contas com a frequência que desejar. Para obter mais informações sobre como criar e personalizar notificações de campanhas de treinamento, consulte nossos artigos Notificações de campanhas de treinamento e Personalização de notificações de treinamento.

Quando os usuários acessam suas contas, eles visualizam as campanhas ativas nas quais estão inscritos. Eles podem clicar em Iniciar para abrir e visualizar suas atribuições de políticas.

Ao clicar em Iniciar, a política abrirá em uma nova janela.

Se você tiver adicionado várias versões de idioma da política, os usuários poderão clicar no menu suspenso de Globo para escolher o idioma preferencial.

Depois de os usuários clicarem em Iniciar, eles poderão visualizar a política no Visualizador de políticas.

No Visualizador de políticas, os usuários podem percorrer a política ao clicar na seta de navegação para frente. Se você tiver solicitado aos usuários que concordassem com cada uma das páginas da política, eles deverão marcar a caixa de seleção de aceitação antes que possam avançar até a próxima página da política.

Se você não tiver solicitado aos usuários que concordassem com cada uma das páginas da política, eles deverão percorrer toda a política e marcar a caixa de seleção de aceitação na página final.

Se você tiver habilitado o recurso Permitir download, os usuários poderão clicar no botão Download na parte superior do Visualizador de políticas para salvar uma cópia do arquivo PDF.

Se você tiver definido os Minutos de revisão necessária para a política, os usuários deverão gastar esse tempo revisando a política antes de poder aceitá-la. Se os usuários tentarem marcar a caixa de seleção de confirmação final antes de revisarem a política dentro do tempo exigido, eles receberão uma mensagem de alerta.

Perguntas frequentes (FAQs)

1. Pergunta: As edições realizadas em determinada política serão refletidas na política se eu já a tiver adicionado a uma campanha?

   Resposta: Sim. Qualquer edição feita na política será refletida automaticamente na campanha da política. Isso inclui quaisquer versões adicionais de idioma da política que venham a ser incluídas.

2. Pergunta: É possível ver uma prévia de todas as versões de idioma da política?

   Resposta: Só é possível ver uma prévia da versão padrão da política no console. Se você deseja ver uma prévia das versões restantes de idioma, altere temporariamente a versão padrão da política para a versão de idioma da qual gostaria de ver uma prévia.

3. Pergunta: Posso organizar a ordem do conteúdo que eu atribuir ao longo das campanhas de treinamento?

   Resposta: Sim. Na página Criar nova campanha de treinamento, arraste e solte o conteúdo na ordem desejada. Quando os usuários fizerem login para concluir o treinamento ou confirmar políticas, eles visualizarão o conteúdo na ordem definida por você. Para conferir um exemplo de como reorganizar conteúdos, veja o gif abaixo.

4. Pergunta: Por que não consigo ver ou selecionar minha política quando crio uma campanha de treinamento?

   Resposta: Antes que seja possível adicionar a política a uma campanha de treinamento, o status da política deve ser Publicada. Para alterar o status de uma política, clique na seta suspensa na extrema direita do nome da política. Selecione Editar. Em seguida, selecione Publicada no menu suspenso Status e clique em Atualizar política.

5. Pergunta: Por que os relatórios “Usuários que não confirmaram as políticas anexadas aos seus cursos” e “Usuários que confirmaram as políticas anexadas ao curso” na guia Relatórios não incluem meus usuários de campanhas de políticas?

   Resposta: Esses relatórios específicos estão relacionados ao método alternativo de exigir confirmações de políticas por meio do console. Se você deseja criar relatórios em suas campanhas de treinamento que incluam políticas em PDF, consulte a seção Monitoramento de confirmações de políticas deste artigo.

6. Pergunta: Posso atribuir funções de segurança a um usuário ao qual eu gostaria de designar responsabilidades de gerenciamento, distribuição e confirmação de políticas?

   Resposta: Sim. Você pode adicionar um ou mais usuários a um grupo no console para atribuir as funções de segurança necessárias referentes ao gerenciamento de políticas. Para obter mais informações, consulte nosso artigo Como usar Funções de segurança.

7. Pergunta: Há um tamanho máximo de arquivo para políticas em arquivos PDF?

   Resposta: Não. Contudo, poderá haver inatividade do sistema se o arquivo PDF for muito grande. Se o sistema ficar inativo, tente reduzir o tamanho do arquivo e carregá-lo novamente.

8. Pergunta: Incluí links em minha política e não consigo clicar neles. Por que não consigo clicar nos links?

   Resposta: Se estiver usando um MacBook e quiser incluir links clicáveis em sua política, será necessário usar um arquivo PDF que foi criado no Adobe Acrobat.