ポリシー管理機能を使用して、組織のポリシー承諾を保存、配布、追跡できます。この機能を使用して、ユーザーによるポリシー承諾の進捗状況を確認しながら、同じトレーニングキャンペーンでポリシーとトレーニングコンテンツを割り当てることができます。

ポリシーをPDFファイルまたはURLとして追加するオプションをKnowBe4コンソールで利用できます。ポリシーを追加した後にトレーニングキャンペーンを作成して、ユーザーにポリシーを割り当てることができます。キャンペーンにポリシーを割り当てると、ユーザーの進捗状況や承諾を確認できます。

以下のリンクをクリックすると、KnowBe4のポリシー機能の詳細を参照できます。ビデオチュートリアルもご覧いただけます。「KnowBe4コンソールへのポリシーの追加」ビデオまたは「キャンペーンでのポリシーの割り当てと監視」ビデオをご覧ください。

PDFポリシーの追加

組織のポリシーをPDFファイルまたはURLとしてコンソールにアップロードできます。ポリシーをPDFファイルでアップロードする場合は、以下のステップに従って操作します。

1. KnowBe4コンソールにログインし、[トレーニング] > [ポリシー]に移動します。
2. [+ ポリシーの追加]ドロップダウンメニューをクリックします。
3. [PDF]を選択します。
4. [PDFポリシーの追加]ページのフィールドに情報を入力します。

これらのフィールドについては、以下のリストを参照してください。

1. [ポリシーのタイトル]：ポリシーや合意書のタイトルを入力します。このタイトルには、ポリシーのバージョンや作成日を含めることをお勧めします。このタイトルは、ユーザーがポリシーを確認するときにインターフェースに表示されます。
2. [ステータス]：ポリシーのステータスを選択します。[下書き]、[公開済み]、または[アーカイブ済み]を選択できます。各ステータスについての詳細は、この記事の「ポリシーのステータス」のセクションを参照してください。
3. [最小所要時間]：（オプション）ユーザーがポリシーを読んで確認するために費やす必要がある最小所要時間（分）を指定します。
4. [ダウンロードを許可]：（オプション）このチェックボックスをオンにすると、ユーザーは[ポリシービューアー]インターフェースからポリシーをダウンロードできます。[ポリシー ビューアー]の詳細については、この記事の「ユーザーエクスペリエンス」のセクションを参照してください。
5. [説明]：（オプション）このフィールドには参照用にこのポリシーの説明を入力できます。
6. [+ 言語の追加]：このボタンをクリックして、ポリシーの言語を追加します。このクリックすると、[言語の追加]ページに移動します。
   重要：組織のニーズに応じて、いくつもの言語のポリシーを追加できます。ポリシーに追加する最初の言語が、全ユーザーのデフォルトの選択肢となります。

上記のフィールドに入力したら、[言語の追加]ページのフィールドに情報を入力します。[言語の追加]ページのフィールドの詳細については、以下のリストを参照してください。

1. [ポリシー名]：ポリシーの名前を入力します。この名前は、ユーザーに表示されます。
2. [ポリシーファイル]：[参照]ボタンをクリックして、ポリシーのPDFファイルをアップロードします。
   重要：DocuSignからダウンロードしたPDFファイルをアップロードする場合、ファイルは署名されていない必要があります。DocuSignで署名されたPDFファイルは正常にアップロードされません。
3. [承諾要件]：必要な承諾要件を選択します。ポリシーの各ページを確認するようユーザーに要求することも、ポリシーの最終ページのみを確認するよう要求することも可能です。
4. [言語]：ポリシーを記述する言語を選択します。ポリシーに追加する最初の言語が、全てのユーザーのデフォルトの選択肢となります。
5. [承諾テキスト]：（オプション）ユーザーがポリシーを承諾するときに、承諾チェックボックスの横に表示されるテキストを入力します。
6. [ページごとの承諾テキスト]：（オプション）最終ページを除くポリシーの全ページに表示するテキストを入力します。
7. [最終ページの承諾テキスト]：（オプション）ポリシーの最終ページに表示するテキストを入力します。
8. [保存]：このボタンをクリックすると、ポリシーがこの言語で保存されます。

必要に応じて、いくつもの言語のポリシーを追加できます。すべての言語のポリシーを追加し、ポリシー設定をカスタマイズしたら、[作成]をクリックします。

URLポリシーの追加

組織のポリシーをPDFファイルまたはURLとしてコンソールにアップロードできます。URLポリシーを追加するには、以下のステップに従って操作します。

1. KnowBe4コンソールにログインし、[トレーニング] > [ポリシー]に移動します。
2. [+ ポリシーの追加]ドロップダウンメニューをクリックします。
3. [URL]を選択します。
4. [URLポリシーの追加]ページのフィールドに情報を入力します。

これらのフィールドについては、以下のリストを参照してください。

1. [ポリシーのタイトル]：ポリシーや合意書のタイトルを入力します。このタイトルには、ポリシーのバージョンや作成日を含めることをお勧めします。このタイトルは、ユーザーがポリシーを確認するときにインターフェースに表示されます。
2. [ステータス]：ポリシーのステータスを選択します。[下書き]、[公開済み]、または[アーカイブ済み]を選択できます。各ステータスの詳細については、以下の「ポリシースのテータス」のサブセクションを参照してください。
3. [プレビューが必要]：（オプション）この設定を有効にすると、ユーザーがポリシーを承諾する前に、URLを開くように要求できます。
4. [説明]：（オプション）参照用に、このポリシーの説明を入力します。
5. [+ 言語の追加]：このボタンをクリックして、別の言語のポリシーを追加します。ポリシーに追加する最初の言語が、全ユーザーのデフォルトの選択肢となります。

別言語のポリシーを追加する操作の詳細については、以下のリストを参照してください。

1. [ポリシー名]：ポリシーの名前を入力します。この名前は、ユーザーに表示されます。
2. [ポリシーURL]：ポリシーのURLを入力します。
   重要：完全修飾ドメイン名（FQDN）のみを使用できます。短縮版ではなく、完全なURLを入力してください。
3. [言語]：ポリシーを記述する言語を選択します。 
4. [承諾テキスト]：（オプション）ユーザーがポリシーを承諾するときに、承諾チェックボックスの横に表示されるテキストを入力します。
5. [保存]：このボタンをクリックすると、ポリシーがこの言語で保存されます。

必要に応じて、いくつもの言語のポリシーを追加できます。すべての言語のポリシーを追加し、ポリシー設定をカスタマイズしたら、[作成]をクリックします。

ポリシーの編集

ポリシーを作成した後に、必要に応じてポリシーを編集したり、別の言語のポリシーを追加したりできます。

編集したポリシーは直ちに有効になります。ポリシーがすでに割り当てられているユーザーは、次にポリシーを表示したときに、変更された内容を確認できます。

ポリシーを編集するには、以下のステップに従って操作します。

1. KnowBe4コンソールにログインし、[トレーニング] > [ポリシー]に移動します。
2. ポリシーリストで編集するポリシーを見つけます。
3. 編集するポリシーの横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
4. [編集]を選択します。

[ポリシーの編集]ページでは、ポリシーの詳細の編集、別言語のポリシーの追加、ポリシーの既存の言語版の編集、ポリシーのデフォルト言語の変更を行うことができます。デフォルトの言語は、ドロップダウンメニューに表示される最初の言語です。このドロップダウンメニューは、ユーザーがポリシーを開く前に表示されます。

ポリシーの変更が完了したら、「ポリシーのアップデート」をクリックします。

ポリシーのステータス

ポリシーのステータスの次の3つのいずれかになります。[下書き]、[公開済み]、[アーカイブ済み]。ポリシーを編集して、これらのステータスはいつでも変更できます。

各ステータスについての詳細は、以下の表を参照してください。

ポリシーの割り当て

アカウントにポリシーを追加したら、トレーニングキャンペーンを作成して、ユーザーにポリシーを割り当てて配信できます。

ポリシーを割り当てるトレーニングキャンペーンを作成するには、以下のステップに従って操作します。

1. KnowBe4コンソールにログインし、[トレーニング] > [キャンペーン]に移動します。
2. [+ トレーニングキャンペーンの作成]をクリックします。
3. [コンテンツ]ドロップダウンメニューから、追加するポリシーを選択します。
   注：同じキャンペーンで、ポリシーとトレーニングコンテンツの両方を割り当てることができます。
4. トレーニングキャンペーンをその他の設定を自由に変更します。トレーニングキャンペーンの作成の詳細ついては、「トレーニングキャンペーンの作成と管理」の記事を参照してください。
5. キャンペーンを作成したら、[キャンペーンの作成]をクリックします。

ポリシー承諾の監視 

キャンペーンが開始したら、ユーザーによるポリシー承諾やキャンペーンに含まれるその他のトレーニングコンテンツを監視できます。

キャンペーンの詳細を見るには、以下のステップに従って操作します。

1. KnowBe4コンソールにログインし、[トレーニング] > [キャンペーン]に移動します。
2. 参照するキャンペーン名をクリックすると、キャンペーンの[概要]ページに移動します。

キャンペーンの[概要]ページでは、キャンペーンに割り当てられたコンテンツやポリシー、キャンペーンのステータス、キャンペーンに登録されたユーザー数などを確認できます。[概要]ページの詳細については、「トレーニングキャンペーンの作成と管理」の記事の「個々のキャンペーンの概要」のセクションを参照してください。

[ユーザー]サブタブでは、特定のユーザーについてポリシー承諾を監視できます。このページでは、特定のユーザーに割り当てられたコンテンツ、コンテンツを完了したかどうかなどの詳細な情報を確認できます。[ユーザー]サブタブの詳細ついては、「ユーザートレーニングの進捗状況」の記事を参照してください。

ユーザーエクスペリエンス 

ユーザーにポリシーを確認するように要求するキャンペーン通知を設定した場合、ユーザーは通知内のリンクをクリックして、自分のアカウントにアクセスできます。

アカウント管理者は、ユーザーに送信する通知をカスタマイズできます。この通知は、ユーザー、ユーザーのマネージャー、アカウント管理者に、設定した頻度で送信できます。トレーニングキャンペーン通知の作成とカスタマイズの詳細については、「トレーニングキャンペーンの通知」の記事と「トレーニング通知のカスタマイズ」の記事を参照してください。

ユーザーがアカウントにログインすると、登録されているアクティブなキャンペーンが表示されます。[開始]をクリックして、自分に割り当てられているポリシーを開いて確認できます。

[開始]をクリックすると、ポリシーが新しいウィンドウで表示されます。

複数言語のポリシーを追加している場合、ユーザーは地球のアイコンがあるドロップダウンメニューをクリックして、参照する言

ユーザーが[開始]をクリックすると、ポリシービューアーでポリシーを表示できます。

ポリシービューアーでは、ユーザーは右矢印をクリックして、ポリシーのページを移動できます。ポリシーの各ページに同意するようユーザーに求めている場合、ユーザーはポリシーの次のページに進む前に、同意のチェックボックスをオンにする必要があります。

ポリシーの各ページに同意するようユーザーに求めていない場合、ユーザーはポリシー全体を参照した後で、最終ページで同意のチェックボックスをオンにします。

[ダウンロードを許可]機能を有効にすると、ユーザーはポリシービューワーの上部にある[ダウンロード]ボタンをクリックして、PDFファイルのコピーを保存できます。

ポリシーに[最小所要時間]を設定した場合、ユーザーはポリシーを承諾する前に、指定された時間をかけてポリシーを確認する必要があります。ユーザーが指定された時間をかけずにポリシーを確認し、承諾のチェックボックスを選択すると場合、警告メッセージが表示されます。

FAQ

1. 質問：すでにキャンペーンにポリシーを追加している場合、ポリシーへの編集は反映されますか？

   回答：はい。ポリシーへの編集は、ポリシーが追加されているキャンペーンで自動的に反映されます。ユーザーが追加できる各言語のポリシーもキャンペーンに反映されます。

2. 質問：全ての言語のポリシーをプレビューできますか？

   回答：コンソールでは、ポリシーのデフォルトバージョンのみをプレビューできます。残りの言語のポリシーをプレビューする場合、ポリシーのデフォルトバージョンをプレビューする言語に一時的に変更します。

3. 質問：トレーニングキャンペーンで割り当てるコンテンツの順番を調整できますか？

   回答：はい。[新しいトレーニングキャンペーンの作成]ページで、コンテンツをドラッグアンドドロップして希望する順番に並び替えることができます。ユーザーがログインしてトレーニングを完了したり、ポリシーを承諾したりするときに、設定した順番でコンテンツが表示されます。コンテンツを並べ替える方法は、次のアニメーションをご覧ください。

4. 質問：トレーニングキャンペーンを作成する際に、自分のポリシーが表示されない、または選択できないのはなぜですか？

   回答：トレーニングキャンペーンにポリシーを追加するには、ポリシーのステータスが[公開済み]になっている必要があります。ポリシーのステータスを変更するには、ポリシー名の右端にあるドロップダウン矢印をクリックします。[編集]を選択します。次に、 [ステータス]ドロップダウンメニューから[公開済み]を選択し、[ポリシーのアップデート]をクリックします。

5. 質問：[レポート]サブタブにある[コースに設定されたポリシーを承認していないユーザー]および[コースに設定されたポリシーを承認したユーザー]レポートに、自分のポリシーキャンペーンユーザーが含まれていないのはなぜですか？

   回答：これらの特定のレポートは、コンソールからポリシーを承諾するように義務付けるための別の方法です。PDFのポリシーを含むトレーニングキャンペーンのレポートが必要な場合には、この記事の「ポリシー承諾の監視」のセクションを参照してください。

6. 質問：ポリシーの管理、配布、承諾などを行うユーザーにセキュリティロールを割り当てることはできますか？

   回答：はい。ポリシー管理に必要なセキュリティロールを割り当てる目的で、コンソールで1人または複数のユーザーをグループに追加できます。詳細については、「セキュリティロールの使用方法」の記事を参照してください。

7. 質問：ポリシーのPDFファイルにはサイズの上限はありますか？

   回答：ありません。しかし、PDFファイルのサイズが大きい場合、タイムアウトすることがあります。タイムアウトした場合は、ファイルサイズを小さくして、再度アップロードしてください。

8. 質問：ポリシーにリンクを追加しているのに、クリックできません。リンクがクリックできないのは何故ですか？

   回答：MacBookを使用していて、ポリシーにクリックリンクを追加する場合は、Adobe Acrobatで作成されたPDFファイルを使用する必要があります。