La funzione Gestione delle policy consente di archiviare, distribuire e monitorare le conferme delle policy dell’organizzazione. Questa funzione permette di assegnare policy e contenuti formativi nella stessa campagna di formazione e contemporaneamente di monitorare le conferme delle policy da parte degli utenti.

Nella console KnowBe4 puoi aggiungere la policy come file PDF o come URL. Dopo aver aggiunto la policy, puoi creare una campagna di formazione per assegnare la policy ai tuoi utenti. Una volta assegnata la policy a una campagna, puoi monitorare l’avanzamento e le conferme degli utenti.

Fai clic sui link riportati di seguito per saperne di più sulle nostre policy. Se preferisci i video tutorial, eccone due: Aggiungere policy alla console KnowBe4 e Assegnare e monitorare policy in una campagna.

Aggiungere policy in PDF

Puoi caricare le policy dell’organizzazione nella console come file PDF o come URL. Per caricare una policy in formato PDF, effettua le seguenti operazioni:

1. Accedi alla console KnowBe4 e vai su Formazione > Policy.
2. Fai clic sul menu a discesa + Aggiungi policy.
3. Seleziona PDF.
4. Compila i campi nella pagina Aggiungi policy in PDF.

Per informazioni su ciascuno di questi campi, consulta l’elenco seguente.

1. Titolo della policy: inserisci il titolo della policy o del contratto. Ti consigliamo di includere nel titolo la versione o la data di creazione della policy. Questo titolo viene visualizzato nell’interfaccia utente durante la lettura della policy.
2. Stato: seleziona lo stato della policy. Puoi scegliere Bozza, Pubblicato o Archiviato. Per maggiori informazioni su ciascuno di questi stati, consulta la sezione Stati delle policy di questo articolo.
3. Tempo minimo richiesto: (facoltativo) specifica il numero minimo di minuti che gli utenti devono dedicare a esaminare la policy prima di poterla confermare.
4. Consenti il download: (facoltativo) se selezioni questa casella di controllo, gli utenti potranno scaricare la policy dall’interfaccia Visualizzatore di policy. Per maggiori informazioni sul Visualizzatore di policy, consulta la sezione Esperienza utente di questo articolo.
5. Descrizione: (facoltativo) inserire qui una descrizione della policy per consultazioni successive.
6. Aggiungi lingua: fai clic su questo pulsante per aggiungere una versione tradotta della policy. Facendo clic, verrai indirizzato alla pagina Aggiungi lingua.
   Importante:puoi aggiungere tutte le versioni tradotte della policy che desideri, a seconda delle esigenze dell’organizzazione. La prima versione aggiunta alla policy sarà quella predefinita per tutti gli utenti.

Dopo aver compilato i precedenti campi, compila i campi nella pagina Aggiungi lingua. Per maggiori informazioni sui campi della pagina Aggiungi lingua, consulta l’elenco in basso.

1. Nome della policy: inserisci un nome per la policy. Questo nome verrà visualizzato dagli utenti.
2. File della policy: fai clic sul pulsante Sfoglia per caricare un file PDF della policy.
   Importante:prima di caricare un file PDF scaricato da DocuSign, accertarsi che non sia firmato. I file PDF firmati scaricati da DocuSign non potranno essere caricati correttamente.
3. Requisiti di accettazione: seleziona i requisiti di conferma desiderati. Puoi richiedere agli utenti di confermare ciascuna pagina della policy o solo la pagina finale.
4. Lingua: seleziona la lingua in cui è scritta la policy. La prima lingua aggiunta alla policy sarà quella predefinita per tutti gli utenti.
5. Testo di accettazione: (facoltativo) inserisci il testo che desideri venga visualizzato accanto alla casella di controllo di accettazione quando gli utenti accettano una policy.
6. Testo di accettazione di ogni pagina: (facoltativo) inserisci il testo che desideri venga visualizzato su tutte le pagine della policy, tranne quella finale.
7. Testo di accettazione della pagina finale: (facoltativo) inserisci il testo che desideri venga visualizzato sulla pagina finale della policy.
8. Salva: fai clic su questo pulsante per salvare questa versione tradotta della policy.

Puoi aggiungere tutte le versioni tradotte della policy che desideri. Dopo aver aggiunto tutte le versioni tradotte della policy e aver personalizzato le impostazioni della policy, fai clic su Crea.

Aggiungere policy URL

Puoi caricare le policy dell’organizzazione nella console come file PDF o come URL. Per aggiungere l’URL di una policy, effettua le seguenti operazioni:

1. Accedi alla console KnowBe4 e vai su Formazione > Policy.
2. Fai clic sul menu a discesa + Aggiungi policy.
3. Seleziona l’URL.
4. Compila i campi nella pagina Aggiungi policy URL.

Per informazioni su ciascuno di questi campi, consulta l’elenco seguente.

1. Titolo della policy: inserisci il titolo della policy o del contratto. Ti consigliamo di includere nel titolo la versione o la data di creazione della policy. Questo titolo viene visualizzato nell’interfaccia utente durante la lettura della policy.
2. Stato: seleziona lo stato della policy. Puoi scegliere Bozza, Pubblicato o Archiviato. Per maggiori informazioni su ciascuno di questi stati, consulta la sottosezione Stati delle policy.
3. Revisione richiesta: (facoltativo) puoi abilitare questa impostazione per richiedere agli utenti di accedere all’URL prima di poter accettare la policy.
4. Descrizione: (facoltativo) inserisci una descrizione di questa policy per riferimento futuro.
5. + Aggiungi lingua: fai clic su questo pulsante per aggiungere una versione tradotta della policy. La prima versione aggiunta alla policy sarà quella predefinita per tutti gli utenti.

Per maggiori informazioni sull’aggiunta di una versione tradotta, vedi l’elenco in basso.

1. Nome della policy: inserisci un nome per la policy. Questo nome verrà visualizzato dagli utenti.
2. URL della policy: inserisci l’URL della policy.
   Importante:accettiamo solo nomi di dominio non ambigui o FQDN (Fully Qualified Domain Name). Inserisci un URL completo, non una versione abbreviata dell’URL.
3. Lingua: seleziona la lingua in cui è scritta la policy. 
4. Testo di accettazione: (facoltativo) inserisci il testo che desideri venga visualizzato accanto alla casella di controllo di accettazione quando gli utenti accettano una policy.
5. Salva: fai clic su questo pulsante per salvare questa versione tradotta della policy.

Puoi aggiungere tutte le versioni tradotte della policy che desideri. Dopo aver aggiunto tutte le versioni tradotte della policy e aver personalizzato le impostazioni della policy, fai clic su Crea.

Modificare le policy

Dopo aver creato una policy, se necessario, puoi modificarla o aggiungere ulteriori versioni tradotte della policy.

Le modifiche alla policy hanno effetto immediato. Gli utenti a cui è già stata assegnata la policy potranno vedere le modifiche alla prossima visualizzazione della policy.

Per modificare una policy, procedi come descritto di seguito:

1. Accedi alla console KnowBe4 e vai su Formazione > Policy.
2. Cerca la policy da modificare nell’elenco delle policy.
3. Fai clic sulla freccia a discesa accanto alla policy che desideri modificare.
4. Seleziona Modifica.

Nella pagina di modifica delle policy, è possibile modificare i dettagli della policy, aggiungere versioni tradotte o modificare le traduzioni esistenti della policy e cambiare la lingua predefinita della policy. La lingua predefinita è la prima lingua presente nel menu a discesa visualizzato dagli utenti prima dell’apertura della policy.

Dopo aver apportato le modifiche alla policy, fai clic su Aggiorna policy.

Stati delle policy

La policy può trovarsi in uno dei tre seguenti stati: Bozza, Pubblicato o Archiviato. Puoi cambiare questi stati in qualsiasi momento modificando la policy.

Per maggiori informazioni su ciascuno di questi stati, consulta la tabella seguente:

Assegnare policy

Una volta aggiunta una policy all’account, puoi creare una campagna di formazione per assegnare e distribuire la policy agli utenti.

Per creare una campagna di formazione per la policy, procedi come descritto di seguito:

1. Accedi alla console KnowBe4 e vai su Formazione > Campagne.
2. Fai clic su + Crea campagna di formazione.
3. Nel menu a discesa Contenuto, seleziona la policy che desideri aggiungere.
   Nota: hai la possibilità di assegnare sia policy che contenuti formativi nella stessa campagna.
4. Imposta il resto della campagna formativa come meglio preferisci. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una campagna di formazione, leggi l’articolo Creare e gestire le campagne di formazione.
5. Una volta creata la campagna, fai clic su Crea campagna.

Monitorare le conferme delle policy 

Una volta avviata la campagna, puoi monitorare le conferme delle policy da parte degli utenti così come qualsiasi altro contenuto formativo incluso nella campagna.

Per visualizzare i dettagli della campagna, procedi come descritto di seguito:

1. Accedi alla console KnowBe4 e vai su Formazione > Campagne.
2. Fai clic sul nome della campagna che desideri visualizzare per accedere alla relativa pagina Panoramica.

Nella pagina Panoramica della campagna, puoi vedere quali contenuti e policy sono stati assegnati alla campagna, lo stato della campagna, il numero di utenti iscritti alla campagna e altro ancora. Per maggiori informazioni sulla pagina Panoramica, consulta la sezione Panoramica di una singola campagna dell’articolo Creare e gestire le campagne di formazione.

Puoi anche monitorare le conferme delle policy di utenti specifici dalla scheda secondaria Utenti. In questa pagina, puoi visualizzare informazioni specifiche su un determinato utente, come ad esempio il contenuto a questi assegnato, se ha completato i contenuti e altro ancora. Per maggiori informazioni sulla scheda secondaria Utenti, consulta l’articolo Avanzamento della formazione degli utenti.

Esperienza utente 

Se hai impostato le notifiche delle campagne per ricordare agli utenti di confermare una policy, gli utenti possono fare clic sul link contenuto nella notifica per accedere al propri account.

Come admin dell’account, puoi personalizzare le notifiche che invii agli utenti. Puoi inviare queste notifiche agli utenti, ai manager degli utenti e agli admin degli account con la frequenza che preferisci. Per maggiori informazioni sulla creazione e la personalizzazione delle notifiche sulle campagne di formazione, consulta l’articolo Notifiche sulle campagne di formazione e l’articolo Personalizzare le notifiche sulla formazione.

Quando gli utenti accedono al loro account, vedranno le campagne attive a cui sono iscritti. Possono fare clic su Avvia per aprire e visualizzare la attività delle policy.

Quando fanno clic su Avvia, la policy si apre in una nuova finestra.

Se hai aggiunto più versioni tradotte della policy, gli utenti possono fare clic sul menu a discesa col simbolo del mondo per scegliere la lingua preferita.

Dopo aver fatto clic su Avvia, gli utenti potranno visualizzare la policy nel Visualizzatore di policy.

Nel Visualizzatore di policy, gli utenti possono navigare all’interno della policy facendo clic sulla freccia di navigazione in avanti. Se la configurazione impostata prevede che ogni pagina della policy venga accettata, gli utenti devono selezionare la casella di controllo dell’accettazione prima di poter passare alla pagina successiva della policy.

Se la configurazione impostata non prevede che ogni pagina della policy venga accettata, gli utenti devono scorrere l’intera policy e selezionare la casella di controllo dell’accettazione nell’ultima pagina.

Se hai abilitato la funzione Consenti il download, gli utenti possono fare clic sul pulsante Download nella parte superiore del Visualizzatore di policy per salvare una copia del file PDF.

Se hai impostato i Minuti di revisione richiesti per la policy, gli utenti devono dedicare questo lasso di tempo a rivedere la policy prima di poterla accettare. Se gli utenti tentano di selezionare la casella di controllo della conferma finale prima di aver esaminato la policy per il lasso di tempo obbligatorio, verrà visualizzato un messaggio di avviso.

Domande frequenti (FAQ)

1. Domanda. Verranno rispecchiate le modifiche apportate a una policy se ho già aggiunto la policy a una campagna?

   Risposta. Sì. Qualsiasi modifica apportata alla policy verrà automaticamente rispecchiata nella campagna della policy. Questo comprende anche eventuali ulteriori versioni tradotte della policy nel frattempo aggiunte.

2. Domanda. È possibile visualizzare in anteprima tutte le versioni tradotte della policy?

   Risposta. Nella console puoi visualizzare solo l’anteprima della versione predefinita della policy. Se desideri visualizzare l’anteprima delle altre versioni della lingua, cambia temporaneamente la versione predefinita della policy nella versione di lingua che desideri visualizzare in anteprima.

3. Domanda. Posso modificare l’ordine dei contenuti che ho assegnato alle campagne di formazione?

   Risposta. Sì. Nella pagina Crea nuova campagna di formazione, trascina i contenuti nell’ordine desiderato. Quando gli utenti accedono per completare la formazione o confermare le policy, vedranno i contenuti nell’ordine che hai impostato. Per un esempio di come riorganizzare il contenuto, vedi l’immagine gif di seguito.

4. Domanda. Perché non riesco a vedere o a selezionare la mia policy quando creo una campagna di formazione?

   Risposta. Prima di poter aggiungere una policy a una campagna di formazione, la policy deve avere lo stato Pubblicato. Per modificare lo stato di una policy, fai clic sulla freccia a discesa all’estrema destra del nome della policy. Seleziona Modifica. Quindi, seleziona Pubblicato nel menu a discesa Stato e fai clic su Aggiorna policy.

5. Domanda. Perché i rapporti “Utenti che non hanno accettato le policy del corso” e “Utenti che hanno accettato le policy del corso” nella scheda secondaria Rapporti non includono i miei utenti della campagna della policy?

   Risposta. Questi specifici rapporti sono relativi al metodo alternativo dell’obbligo di conferma delle policy attraverso la console. Se desideri che i rapporti delle campagne di formazione includano policy in PDF, consulta la sezione Monitorare le conferme delle policy di questo articolo.

6. Domanda. Posso assegnare Ruoli di sicurezza a un utente affinché si occupi di gestione, distribuzione e conferma delle policy?

   Risposta. Sì. Puoi aggiungere uno o più utenti a un gruppo nella console al fine di assegnare i Ruoli di sicurezza necessari per la gestione delle policy. Per maggiori informazioni, consulta l’articolo Come usare i ruoli di sicurezza.

7. Domanda. Esiste una dimensione massima per i file PDF delle policy?

   Risposta. No. Tuttavia, se il file PDF è di grandi dimensioni, il sistema potrebbe andare in timeout. Se il sistema va in timeout, cerca di ridurre le dimensioni del file e prova a caricarlo di nuovo.

8. Domanda. Ho inserito dei link nella mia policy ma non riesco a farci clic sopra. Perché non riesco a fare clic sui link?

   Risposta. Se utilizzi un MacBook e vuoi includere nella policy dei link cliccabili, devi utilizzare un file PDF creato con Adobe Acrobat.