Campagne di formazione

Creare e gestire le campagne di formazione

Nella scheda Formazione della console KnowBe4 è possibile creare campagne di formazione, modificare i modelli di notifica sulla formazione, preparare le policy per la conferma degli utenti e visualizzare i rapporti sulla formazione. Le campagne di formazione consentono di selezionare i contenuti che gli utenti vedranno nella loro Learner Experience.

Per ulteriori informazioni su come creare e gestire le campagne di formazione, usa i link qui sotto. Se preferisci le esercitazioni video, guarda i video Impostare una campagna di formazione e Monitorare le campagne di formazione.

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Prepararsi alla campagna di formazioneCreare una campagna di formazioneGestire e modificare le campagne di formazionePanoramica di una singola campagna

Prepararsi alla campagna di formazione

Prima di creare una campagna di formazione, ti consigliamo di effettuare le seguenti operazioni:

  1. Personalizza la Learner Experience (LX). Per ulteriori informazioni, leggi la Guida a Learner Experience.
  2. Se desideri che gli utenti accettino delle policy, aggiungile alla console KnowBe4. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come creare e gestire le policy nella console KnowBe4.
  3. Aggiungi i nostri contenuti formativi alla Libreria oppure carica i tuoi contenuti formativi. Per ulteriori informazioni, leggi la Guida a ModStore e alla libreria e l’articolo Caricare contenuti personalizzati sulla piattaforma KnowBe4.
  4. Puoi esaminare le nostre notifiche sulla formazione o creare notifiche personalizzate. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Notifiche sulla campagna di formazione o l’articolo Personalizzare le notifiche sulla formazione.

Creare una campagna di formazione

Per creare una campagna di formazione, accedi alla console KnowBe4 e fai clic sulla scheda Formazione. Quindi, fai clic sul pulsante +Crea campagna di formazione nell’angolo in alto a destra della pagina. Dopo aver fatto clic su questo pulsante, si aprirà la pagina Crea nuova campagna di formazione.

Per creare una campagna, gli unici campi obbligatori sono Nome campagna, Contenuto e Iscrivi gruppi. Tuttavia, ti invitiamo a personalizzare le impostazioni della campagna a tuo piacimento. Dopo aver configurato le impostazioni della campagna, fai clic sul pulsante Crea campagna nell’angolo in basso a sinistra della pagina.

Per ulteriori informazioni su un campo specifico, fai clic sul nome del campo nel menu a discesa sottostante.

Nota: puoi creare una campagna di formazione per assegnare valutazioni agli utenti. Per istruzioni specifiche su come impostare una campagna di formazione per assegnare le valutazioni, leggi l’articolo Come utilizzare le valutazioni.
1. Nome campagna

Assegna alla campagna un nome descrittivo, ad esempio “Formazione sul lavoro da casa” o “Formazione correttiva”. Il nome della campagna può aiutarti a ricordare lo scopo o il contesto della campagna.

Nota: gli utenti iscritti vedranno il nome della campagna nella scheda Formazione della loro Learner Experience (LX) e in alcune notifiche sulla formazione.
2. Data di inizio

Permette di impostare data e ora di inizio della campagna. Questo campo è utile se desideri creare una campagna che inizi in una specifica data.

Nota: per impostazione predefinita, le campagne di formazione utilizzano il fuso orario impostato nelle Impostazioni account. Se desideri che la campagna utilizzi un fuso orario diverso, puoi selezionarlo nel menu a discesa. Per ulteriori informazioni sull’impostazione del fuso orario nelle Impostazioni account, leggi l’articolo Come modificare le proprie impostazioni account.
3. Data di fine

Seleziona la data entro cui la formazione dovrà essere completata. Esistono tre opzioni per la data di fine:

  • Data specifica: seleziona una data e un’ora specifiche per la fine di questa campagna. La formazione deve essere completata entro questa data, indipendentemente dalla data di iscrizione degli utenti alla campagna.
  • Durata relativa (consigliata): questa opzione permette di impostare la data di scadenza in base alla data di iscrizione dell’utente alla campagna. Puoi impostare la durata in giorni, settimane o mesi. Ad esempio, se un utente si iscrive alla campagna l’1 marzo e la durata relativa è impostata su tre settimane, l’utente avrà tempo fino al 21 marzo per completare la formazione di questa campagna.
  • Nessuna data di fine: seleziona questa opzione se desideri che la campagna non abbia una data di fine specifica.Se hai abilitato l’Apprendimento facoltativo nelle Impostazioni account, questa campagna di formazione sarà considerata facoltativa. Il contenuto formativo selezionato verrà aggiunto alla scheda Libreria della Learner Experience (LX) di ciascun utente. Per ulteriori informazioni, leggi la Guida all’apprendimento facoltativo.
Nota: Se modifichi la data di fine di una campagna dopo l’avvio della campagna, le notifiche sulla formazione basate sulla data di fine della campagna subiranno delle variazioni. Ad esempio, se prolunghi la data di scadenza della campagna dopo aver inviato una notifica Ricorda prima della data di scadenza, gli utenti riceveranno notifiche aggiuntive.
4. Attività dopo la data di scadenza
Seleziona la casella di controllo Consenti di completare le attività dopo la data di scadenza per consentire agli utenti di completare le attività dopo la data di fine della campagna. Quando questa opzione è abilitata, nella scheda secondaria Campagne, accanto alla durata della campagna, viene visualizzata un’icona a forma di orologio (fai clic qui).
Nota:se hai abilitato l’impostazione Consenti di completare le attività dopo la data di scadenza e la campagna è nello stato Completato, gli utenti potranno completare la formazione anche dopo la data di fine della campagna. Se la campagna è completata e abiliti questa impostazione, se lo desideri, puoi anche continuare a inviare agli utenti le notifiche In ritardo. Tuttavia, se hai abilitato l’impostazione Consenti di completare le attività dopo la data di scadenza e la campagna è chiusa, gli utenti non potranno completare la formazione dopo la data di fine della campagna. Se la campagna è stata chiusa, gli utenti non riceveranno alcuna notifica In ritardo. Per ulteriori informazioni sui diversi stati della campagna, vedi la sezione Gestire e modificare le campagne di formazione.
Per ulteriori informazioni su questa impostazione, leggi l’articolo Come modificare le scadenze della formazione.
5. Contenuto

Per aggiungere contenuti alla campagna, utilizza il menu a discesa Contenuto. Puoi selezionare le policy e i contenuti formativi aggiunti alla Libreria.

Suggerimento: per aggiungere contenuti alla libreria, fai clic sul link Visita il ModStore. Tramite questo link in una nuova scheda del browser verrà aperta la scheda secondaria ModStore; qui è possibile aggiungere contenuti alla libreria. Dopo aver aggiunto i contenuti, torna alla pagina Crea nuova campagna di formazione e fai clic sul pulsante Aggiorna per aggiornare i contenuti disponibili.

Nel menu a discesa puoi ordinare i contenuti per titolo, durata e data di pubblicazione. Puoi anche digitare una parola chiave nel campo Cerca per filtrare i contenuti (fai clic qui).

Per impostazione predefinita, i contenuti formativi ritirati non verranno elencati nel menu a discesa. Per visualizzare i contenuti ritirati, seleziona la casella Includi contenuti ritirati nel menu a discesa.

Una volta selezionati i contenuti, fai clic sul menu a discesa per visualizzare l’elenco dei contenuti. Per modificare l’ordine dei contenuti, fai clic sui relativi titoli e trascinali nell’ordine in cui desideri che vengano visualizzati dagli utenti.

Nota: dopo l’avvio della campagna, non è possibile aggiungere o rimuovere contenuti dalla campagna. Pertanto, includi tutte le formazioni e le policy necessarie prima dell’inizio della campagna. Se dimentichi di includere dei contenuti, puoi includerli in un’altra campagna di formazione.
6. Abilita il sondaggio sui contenuti

Se selezioni la casella di controllo Abilita il sondaggio sui contenuti, al termine di ogni attività di formazione, agli utenti verrà richiesto di rispondere a un sondaggio. Abilitando i sondaggi si dà agli utenti la possibilità di fornire un feedback sul piano di formazione. Se selezioni la casella Permetti agli utenti di lasciare commenti, gli utenti potranno lasciare commenti sul loro sondaggio. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come usare i sondaggi.  

7. Consenti commenti al sondaggio
Per consentire agli utenti di aggiungere un commento di testo al loro feedback sul sondaggio, seleziona la casella di controllo Permetti agli utenti di lasciare commenti. Se non desideri commenti testuali, lascia questa funzione disattivata.
8. Traccia i punteggi
Seleziona la casella di controllo Traccia i punteggi per salvare i punteggi dei singoli utenti per tutti i contenuti idonei di questa campagna. Per vedere questi punteggi, apri la scheda secondaria Utenti della campagna di formazione o la scheda secondaria Linea temporale dell’utente del profilo di un utente.
9. Iscrivi utenti

Usa l’opzione Iscrivi utenti per iscrivere gli utenti a questa campagna. Per iscrivere tutti gli utenti, fai clic su Tutti gli utenti. Per iscrivere utenti specifici, fai clic su Utenti specifici e seleziona un gruppo di utenti dal menu a discesa visualizzato.

Suggerimento: se vuoi creare un gruppo per iscrivere utenti specifici, fai clic sul link Vedi tutti i gruppi. Facendo clic su questo link, in una nuova scheda del browser verrà aperta la scheda secondaria Utenti; qui è possibile creare un nuovo gruppo. Dopo aver creato un gruppo, torna alla pagina Crea nuova campagna di formazione e fai clic sul pulsante Aggiorna per aggiornare i gruppi disponibili.
10. Iscrivi con file CSV

Fai clic sul pulsante Sfoglia per selezionare un file CSV con cui iscrivere in blocco gli utenti. Questa opzione ti permette di iscrivere più utenti con un file CSV ed è disponibile solo se hai selezionato Utenti specifici.

Nota: puoi allegare un solo file CSV alla volta. Se rimuovi e sostituisci il file CSV esistente all’inizio della campagna, verranno iscritti solo gli utenti del nuovo file CSV. Se rimuovi e sostituisci il file CSV esistente durante una campagna attiva, verranno aggiunti i nuovi utenti e non verranno eliminati quelli esistenti.
11. Iscrivi nuovi utenti automaticamente

Selezionando la casella di controllo Abilita iscrizione automatica per i nuovi utenti, tutti i nuovi utenti che verranno aggiunti a un gruppo iscritto a questa campagna, verranno automaticamente iscritti anche a questa campagna.

Se scegli di iscrivere tutti gli utenti, ogni utente aggiunto alla console dopo l’inizio della campagna sarà automaticamente iscritto anche a questa campagna.

12. Abilita il ripristino dell’avanzamento per la formazione correttiva

L’impostazione Abilita il ripristino dell’avanzamento per la formazione correttiva deve essere utilizzata solo per le campagne di formazione correttiva. Se questa impostazione è attiva, quando un utente si reiscrive alla campagna, lo stato di avanzamento della formazione originale viene ripristinato. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Usare i gruppi per la formazione correttiva.

13. Aggiungi utenti completati a

È possibile aggiungere gli utenti che completano la campagna di formazione a un gruppo specifico. Per aggiungere questi utenti a un gruppo, seleziona il gruppo desiderato dal menu a discesa Aggiungi utenti completati a.

Suggerimento: per creare un gruppo, puoi fare clic sul link Visualizza tutti i gruppi sopra il menu a discesa Iscrivi gruppi. Facendo clic su questo link, in una nuova scheda del browser verrà aperta la scheda secondaria Utenti; qui è possibile creare un nuovo gruppo. Dopo aver creato un gruppo, torna alla pagina Crea nuova campagna di formazione e fai clic sul pulsante Aggiorna per aggiornare i gruppi disponibili.

Puoi utilizzare questa impostazione per assicurarti che agli utenti vengano inviate e‑mail di phishing simulato non appena completano la formazione, in modo da rafforzare le competenze apprese durante la formazione stessa.Ad esempio, puoi creare una campagna di phishing continua destinata a un gruppo denominato Utenti formati. Quindi, nelle campagne di formazione, puoi utilizzare questa impostazione per aggiungere al gruppo Utenti formati gli utenti che hanno completato l’attività di formazione loro assegnata.

14. Rimuovi utenti completati da

Puoi decidere di rimuovere gli utenti che hanno completato la formazione da un gruppo specifico. Per rimuovere questi utenti, seleziona il gruppo desiderato dal menu a discesa Rimuovi utenti completati da.

Puoi utilizzare questa impostazione in combinazione con campagne di formazione correttiva e per assegnare la formazione in modo scaglionato o ordinato.Per ulteriori informazioni su come utilizzare efficacemente i gruppi con le campagne di formazione, leggi la sezione Gruppi e campagne di formazione dell’articolo Utenti e gruppi.

15. Notifiche

La sezione Notifiche consente di impostare le notifiche automatiche da inviare agli utenti, ai manager e agli amministratori dell’account. Non c’è alcun limite al numero di notifiche che è possibile impostare. Per impostare le notifiche per una campagna, fai clic sul pulsante +Aggiungi notifica.Per una panoramica delle opzioni di notifica, leggi in basso. Per ulteriori dettagli su questa sezione, leggi l’articolo Notifiche sulle campagne di formazione.

a. Tipo di notifica: questo menu a discesa permette di specificare quando dovrà essere inviata la notifica. Seleziona una delle seguenti opzioni: Ti diamo il benvenuto, Ricorda dopo l’iscrizione, Ricorda prima della data di scadenza, Completamento della campagna o In ritardo.

b. Seleziona i destinatari e i modelli: seleziona la casella di controllo appropriata per inviare le notifiche ai destinatari desiderati. Seleziona una delle seguenti opzioni: Utente, Manager, Admin o una combinazione di queste tre opzioni.

c. Seleziona modello: dal menu a discesa, seleziona il modello di notifica da inviare al tipo di destinatario. Per visualizzare l’anteprima del modello selezionato, fai clic sull’icona dell’occhio a destra del campo.

Nota: se nelle Impostazioni account hai abilitato il login senza password, assicurati di selezionare le notifiche sulla formazione etichettate come “(Senza password)”.

d. Gestione dei modelli di notifica sulla formazione: fai clic su questo link per visualizzare in una nuova finestra i modelli di notifica disponibili. Sono disponibili diversi modelli di e‑mail di sistema tra cui scegliere. Puoi fare clic su questa opzione per personalizzare le nostre notifiche o crearne di nuove.

Dopo aver selezionato le notifiche necessarie, fai clic sul pulsante Salva. Per aggiungere un’altra notifica, fai clic nuovamente sul pulsante +Aggiungi notifica.

Gestire e modificare le campagne di formazione

Per gestire e modificare le campagne di formazione, vai alla scheda Formazione della console KnowBe4, quindi fai clic sulla scheda secondaria Campagne.

  1. Utilizza questi pulsanti per filtrare il tipo di campagne che desideri visualizzare facendo clic su Attive, Inattive o Tutte.
  2. Questa tabella elenca le campagne di formazione ordinate per nome. Per ogni campagna viene indicato quali gruppi sono iscritti, quali contenuti sono inclusi e la percentuale di utenti che hanno completato la formazione.
  3. Sopra il nome della campagna è presente un riquadro che ne indica lo stato. La campagna può trovarsi nello stato Creato, In corso, Completato o Chiuso. Ad esempio, la campagna mostrata nella schermata precedente è In corso. Di seguito vengono fornite ulteriori informazioni sugli stati delle campagne:
    • Creato: la campagna non è ancora iniziata.
    • In corso: la campagna è attiva e in corso perché la data di fine non è ancora trascorsa oppure perché ha una durata relativa. Finché la campagna ha questo stato, è possibile continuare a iscrivere altri utenti. 
      Nota: le campagne che hanno una durata relativa saranno sempre nello stato In corso, anche se la percentuale di completamento è del 100%. Queste campagne restano attive per consentire di iscrivere gli utenti alla campagna in momenti successivi.
    • Completato: la campagna è inattiva perché la data di fine è ormai trascorsa.
      Nota: se la casella di controllo Consenti di completare le attività dopo la data di scadenza della campagna è selezionata e la campagna è nello stato Completato, gli utenti iscritti potranno ancora completare la formazione e ricevere le notifiche sulla formazione per la campagna.
    • Chiuso: la campagna è inattiva perché un admin l’ha chiusa manualmente. Gli utenti non riceveranno più notifiche sulla formazione per questa campagna.
  4. Fai clic sul nome di una campagna per visualizzarne i dettagli. Per ulteriori informazioni, leggi la sezione Panoramica di una singola campagna.
  5. Fai clic sul menu a discesa nella colonna più a destra per visualizzare le azioni disponibili per una campagna. Queste azioni includono:
    • Modifica: fai clic su Modifica per aprire la schermata Modifica campagna di formazione, simile alla schermata Crea nuova campagna di formazione. Modifica le opzioni secondo necessità, quindi fai clic sul pulsante Aggiorna campagna nell’angolo in basso a sinistra della pagina per salvare le modifiche. Non è possibile modificare le opzioni in grigio.
      • Se modifichi o aggiungi notifiche automatiche, queste non saranno inviate retroattivamente. Ad esempio, se aggiungi una notifica di benvenuto, gli utenti già iscritti alla formazione non riceveranno la nuova notifica. Per le campagne in corso si consiglia di inviare notifiche sulla formazione manuali.
    • Clona: fai clic su Clona per creare una copia di una campagna esistente. La nuova campagna avrà le stesse impostazioni e gli stessi contenuti della campagna originale, ad eccezione di un nuovo orario di inizio e della parola “Clone” nel nome della campagna. Dopo aver fatto clic su Clona, il sistema reindirizza alla schermata Modifica campagna di formazione, dove sarà possibile modificare il nome della campagna e altre impostazioni prima di salvare la campagna clonata.
    • Chiudi: fai clic su Chiudi per terminare una campagna e salvare i dati di completamento degli utenti.
      Nota:una campagna chiusa è diversa da una campagna completata. Per ulteriori informazioni sulla differenza tra lo stato di una campagna chiusa e quello di una campagna completata, vedere il punto 3 in alto.
    • Elimina: fai clic su Elimina per eliminare definitivamente una campagna di formazione e tutti i dati a essa associati. Tra questi vi sono anche i dati di completamento di tutti gli utenti iscritti.
      Importante:prima di fare clic su Elimina, assicurati di volere davvero eliminare la campagna di formazione e tutti i dati a essa associati.
    • Iscrivi utenti: fai clic su Iscrivi utenti per iscrivere singolarmente altri utenti a questa campagna. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Posso iscrivere gli utenti a una campagna di formazione in corso?
      Nota: questa opzione viene visualizzata solo per le campagne di formazione attive il cui stato è In corso.

    Panoramica di una singola campagna

    Dalla scheda Campagne, fai clic sul nome di una campagna per visualizzare la scheda secondaria Panoramica della campagna. Per ulteriori informazioni sulla panoramica di una singola campagna, guarda il video Monitorare le campagne di formazione o leggi le informazioni riportate di seguito.

    1. La scheda secondaria Utenti fornisce informazioni più dettagliate su ciascun utente e sul suo avanzamento nella campagna di formazione. È possibile modificare manualmente l’avanzamento di un utente, inviare notifiche manuali e scaricare i certificati di completamento. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Avanzamento della formazione degli utenti.
    2. La scheda secondaria Risultati del sondaggio viene visualizzata solo se hai abilitato i sondaggi relativi ai contenuti della campagna di formazione. Questa scheda riporta i risultati di quei sondaggi. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come usare i sondaggi.
    3. Nella sezione Contenuto della campagna puoi vedere un elenco di tutti i contenuti inclusi nella campagna e la percentuale di completamento di tutti i contenuti.
    4. Come nella scheda secondaria Utenti, il pulsante Avanzamento utente porta a una pagina con i dettagli specifici dell’utente per quell’attività di formazione. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Avanzamento della formazione degli utenti.
    5. Il pulsante Risultati della valutazione viene visualizzato solo se agli utenti è stata assegnata una Valutazione del livello di consapevolezza della sicurezza informatica (SAPA) o un Sondaggio sulla cultura della sicurezza (SCS). Fai clic su questo pulsante per visualizzare i risultati della valutazione. Per ulteriori informazioni, leggi l’articolo Come utilizzare le valutazioni.
    6. Fai clic sul pulsante Notifica agli utenti per inviare notifiche sulla formazione manuali agli utenti, ai manager o agli admin dell’account.
    7. La sezione Riepilogo della campagna include un grafico che mostra quali utenti hanno completato tutti i contenuti della campagna. Questa sezione riporta anche lo stato, la data di inizio, la durata relativa, il numero di utenti, l’opzione di iscrizione automatica e le notifiche programmate per la campagna.

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