Créer et gérer les politiques dans votre console KnowBe4

Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Gestion des politiques pour stocker, distribuer et suivre les confirmations d’acceptation de politique de votre organisation. Cette fonctionnalité vous permet d’affecter des politiques et du contenu de formation à une même campagne de formation, tout en suivant la progression de la confirmation d’acceptation de politique de vos utilisateurs.

Dans votre console KnowBe4, vous avez la possibilité d’ajouter une politique sous forme de fichier PDF ou d’URL. Une fois votre politique ajoutée, vous pouvez créer une campagne de formation afin d’affecter cette politique à vos utilisateurs. Lorsqu’une politique est affectée à une campagne, vous pouvez suivre la progression et les confirmations d’acceptation de vos utilisateurs.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur cette fonctionnalité. Si vous préférez regarder des vidéos, consultez les tutoriels suivants : Ajouter une politique à la console KnowBe4 ou Affecter et surveiller des politiques dans une campagne.

Accéder à : 

Ajouter une politique au format PDF
Ajouter une politique à l’aide d’une URL
Modifier une politique

          Statuts des politiques
Affecter une politique
Surveiller les confirmations d’acceptation de politiques
Expérience utilisateur
Foire aux questions (FAQ)

Ajouter une politique au format PDF

Vous avez la possibilité de charger dans votre console les politiques de votre organisation sous forme de fichier PDF ou d’URL. Pour charger une politique sous forme de fichier PDF, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Cliquez sur le menu déroulant + Ajouter une politique.
3. Sélectionnez PDF.
4. Remplissez les champs de la page Ajouter le fichier PDF de la politique.

Vous trouverez dans la liste ci-dessous davantage d’informations sur chacun de ces champs.

1. Titre de la politique : saisissez le titre de la politique ou de l’accord. Nous vous recommandons d’inclure la version ou la date de création de la politique dans ce titre. Le titre sera affiché dans l’interface via laquelle vos utilisateurs liront cette politique.
2. Statut : sélectionnez le statut de la politique. Les statuts disponibles sont les suivants : Brouillon, Publié et Archivé. Pour en savoir plus sur chacun de ces statuts, consultez la section Statuts des politiques de cet article.
3. Temps minimum requis : (facultatif) indiquez le nombre minimal de minutes que les utilisateurs doivent passer à lire la politique avant de pouvoir accepter celle-ci.
4. Autoriser le téléchargement : (facultatif) si vous cochez cette case, les utilisateurs pourront télécharger la politique à partir de l’interface de la fenêtre d’affichage de la politique. Pour en savoir plus sur la fenêtre d’affichage de la politique, consultez la section Expérience utilisateur de cet article.
5. Description : (facultatif) dans ce champ, vous pouvez saisir une description de cette politique pour référence.
6. + Ajouter une langue : cliquez sur ce bouton pour ajouter une autre version linguistique de votre politique. Cliquer sur ce bouton vous redirige vers la page Ajouter une langue.
   Remarque : vous pouvez ajouter autant de versions linguistiques de la politique que vous le souhaitez pour répondre aux besoins de votre organisation. La première version de la politique que vous ajoutez est la version sélectionnée par défaut pour tous les utilisateurs.

Une fois les champs ci-dessus renseignés, remplissez ceux de la page Ajouter une langue. Pour en savoir plus sur les champs de la page Ajouter une langue, consultez la liste ci-dessous.

1. Nom de la politique : saisissez le nom de la politique. Ce nom sera présenté aux utilisateurs.
2. Fichier de la politique : cliquez sur le bouton Parcourir pour charger la politique sous forme de fichier PDF.
   Remarque : si vous souhaitez charger un fichier PDF téléchargé à partir de DocuSign, le fichier en question ne doit pas être signé. Les fichiers PDF signés provenant de DocuSign ne peuvent pas être chargés.
3. Exigences relatives à l’acceptation : sélectionnez vos exigences quant à la confirmation de l’acceptation. Vous pouvez exiger que les utilisateurs acceptent chaque page de la politique ou uniquement la dernière page de celle-ci.
4. Langue : sélectionnez la langue dans laquelle la politique est rédigée. La première langue que vous ajoutez à la politique est la langue sélectionnée par défaut pour tous les utilisateurs.
5. Texte d’acceptation : (facultatif) saisissez le texte à afficher en regard de la case que les utilisateurs doivent cocher pour accepter une politique.
6. Texte d’acceptation par page : (facultatif) saisissez le texte à afficher sur toutes les pages de la politique, à l’exception de la dernière.
7. Texte d’acceptation sur la dernière page : (facultatif) saisissez le texte à afficher sur la dernière page de la politique.
8. Enregistrer : cliquez sur ce bouton pour enregistrer cette version linguistique de la politique.

Vous pouvez ajouter autant de versions linguistiques de la politique que vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé d’ajouter toutes les versions linguistiques de la politique et de personnaliser vos paramètres, cliquez sur Créer.

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Ajouter une politique à l’aide d’une URL

Vous avez la possibilité de charger dans votre console les politiques de votre organisation sous forme de fichier PDF ou d’URL. Pour ajouter une politique sous forme d’URL, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Cliquez sur le menu déroulant + Ajouter une politique.
3. Sélectionnez URL.
4. Remplissez les champs de la page Ajouter l’URL de la politique.

Vous trouverez dans la liste ci-dessous davantage d’informations sur chacun de ces champs.

1. Titre de la politique : saisissez le titre de la politique ou de l’accord. Nous vous recommandons d’inclure la version ou la date de création de la politique dans ce titre. Le titre sera affiché dans l’interface via laquelle vos utilisateurs liront cette politique.
2. Statut : sélectionnez le statut de la politique. Les statuts disponibles sont les suivants : Brouillon, Publié et Archivé. Pour en savoir plus sur chacun de ces statuts, consultez la sous-section Statuts des politiques ci-dessous.
3. Révision requise : (facultatif) vous pouvez activer ce paramètre pour exiger que les utilisateurs ouvrent l’URL avant de pouvoir accepter la politique.
4. Description : (facultatif) saisissez une description de cette politique pour référence.
5. + Ajouter une langue : cliquez sur ce bouton pour ajouter une autre version linguistique de la politique. La première version de la politique que vous ajoutez est la version sélectionnée par défaut pour tous les utilisateurs.

Pour en savoir plus sur l’ajout d’une version linguistique, consultez la liste ci-dessous.

1. Nom de la politique : saisissez le nom de la politique. Ce nom sera présenté aux utilisateurs.
2. URL de la politique : saisissez l’URL de la politique.
   

   Remarque : nous acceptons uniquement les noms de domaines complets (FQDN). Saisissez une URL complète, et non une version abrégée.

3. Langue : sélectionnez la langue dans laquelle la politique est rédigée. 
4. Texte d’acceptation : (facultatif) saisissez le texte à afficher en regard de la case que les utilisateurs doivent cocher pour accepter une politique.
5. Enregistrer : cliquez sur ce bouton pour enregistrer cette version linguistique de la politique.

Vous pouvez ajouter autant de versions linguistiques de la politique que vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé d’ajouter toutes les versions linguistiques de la politique et de personnaliser vos paramètres, cliquez sur Créer.

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Modifier une politique

Après avoir créé une politique, vous pouvez la modifier ou y ajouter des versions linguistiques supplémentaires, selon vos besoins.

Les modifications apportées aux politiques prennent immédiatement effet. Les utilisateurs auxquels une politique a été affectée pourront constater les modifications la prochaine fois qu’ils consulteront cette politique

Pour modifier une politique, procédez comme suit :

1. connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Politiques.
2. Localisez dans la liste des politiques celle que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur la flèche déroulante située en regard de la politique que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez Modifier.

Sur la page qui s’affiche, vous pouvez modifier les détails de la politique, ajouter des versions linguistiques, ainsi que modifier les versions linguistiques existantes et la langue affichée par défaut. La langue affichée par défaut est la première langue présentée aux utilisateurs dans le menu déroulant, avant qu’ils n’ouvrent la politique.

Lorsque vous avez apporté les modifications souhaitées à la politique, cliquez sur Mettre à jour la politique.

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Statuts des politiques

Une politique peut présenter l’un des trois statuts suivants : Brouillon, Publié ou Archivé. Vous pouvez modifier le statut d’une politique à tout moment.

Pour en savoir plus sur chacun de ces statuts, consultez le tableau ci-dessous :

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Affecter une politique

Une fois une politique ajoutée à votre compte, vous pouvez créer une campagne de formation afin d’affecter et de distribuer cette politique à vos utilisateurs.

Pour créer une campagne de formation pour une politique, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Campagnes.
2. Cliquez sur + Créer une campagne de formation.
3. Dans le menu déroulant Contenu, sélectionnez la politique à ajouter.
   Remarque : vous avez désormais la possibilité d’affecter des politiques et du contenu de formation à une même campagne.
4. Configurez le reste de votre campagne de formation selon vos besoins. Pour en savoir plus sur la création d’une campagne de formation, consultez notre article Créer et gérer des campagnes de formation.
5. Après avoir créé votre campagne, cliquez sur Créer une campagne.

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Surveiller les confirmations d’acceptation de politiques 

Une fois votre campagne lancée, vous pouvez surveiller les confirmations d’acceptation de vos utilisateurs, ainsi que tout contenu de formation inclus dans votre campagne.

Pour afficher les détails de votre campagne, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre console KnowBe4 et accédez à Formation > Campagnes.
2. Cliquez sur le nom de la campagne que vous souhaitez consulter pour accéder à sa page Présentation.

Sur la page Présentation de la campagne, vous pouvez notamment consulter le contenu et les politiques affectés à la campagne, le statut de la campagne et le nombre d’utilisateurs inscrits à cette campagne. Pour en savoir plus sur la page Présentation, consultez la section Présentation de la campagne de notre article Créer et gérer des campagnes de formation.

Vous pouvez également surveiller les confirmations d’acceptation d’utilisateurs spécifiques dans le sous-onglet Utilisateurs. Sur cette page, vous pouvez consulter des informations sur un utilisateur spécifique, notamment le contenu affecté à cet utilisateur, si ce contenu a été intégralement parcouru, etc. Pour en savoir plus sur le sous-onglet Utilisateurs, consultez notre article Progression de la formation des utilisateurs.

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Expérience utilisateur 

Si vous avez configuré des notifications de campagne pour rappeler à vos utilisateurs d’accepter une politique, ceux-ci peuvent cliquer sur le lien contenu dans la notification pour accéder à leur compte.

En tant qu’administrateur de compte, vous pouvez personnaliser les notifications envoyées à vos utilisateurs. Vous pouvez envoyer ces notifications à vos utilisateurs, à leurs responsables et aux administrateurs de compte à la fréquence de votre choix. Pour en savoir plus sur la création et la personnalisation des notifications de campagne de formation, consultez nos articles Notifications sur les campagnes de formation et Personnalisation des notifications sur la formation.

Lorsque vos utilisateurs se connectent à leur compte, ils peuvent voir les campagnes actives auxquelles ils sont inscrits. Ils peuvent alors cliquer sur Commencer pour ouvrir et afficher la tâche relative à une politique qui leur est affectée.

Lorsqu’ils cliquent sur Commencer, la politique s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Si vous avez ajouté plusieurs versions linguistiques de la politique, vos utilisateurs peuvent cliquer sur le menu déroulant présentant une icône en forme de globe terrestre pour sélectionner la langue de leur choix.

Lorsque vos utilisateurs cliquent sur Commencer, ils peuvent lire votre politique dans la fenêtre d’affichage de la politique.

Dans la fenêtre d’affichage de la politique, vos utilisateurs peuvent cliquer sur la flèche de navigation pointant vers la droite pour parcourir la politique. Si vous avez activé le paramètre exigeant que les utilisateurs acceptent individuellement toutes les pages de la politique, ceux-ci doivent cocher la case d’acceptation de chaque page pour pouvoir passer à la suivante.

Si vous n’avez pas activé le paramètre exigeant que les utilisateurs acceptent individuellement toutes les pages de la politique, ceux-ci peuvent parcourir l’intégralité de la politique, puis cocher la case d’acceptation sur la page finale.

Si vous avez activé la fonctionnalité Autoriser le téléchargement, vos utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton Télécharger situé en haut de la fenêtre d’affichage de la politique pour enregistrer une copie du fichier PDF.

Si vous avez configuré un nombre minimal de minutes de consultation de la politique, les utilisateurs doivent passer ce temps à lire la politique avant d’être autorisés à l’accepter. Si les utilisateurs tentent de cocher la case d’acceptation finale avant d’avoir parcouru la politique pendant la durée minimale imposée, un message d’avertissement s’affiche.

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Foire aux questions (FAQ)

1. Question : Les modifications que j’apporte à une politique seront-elles appliquées si j’ai déjà appliqué cette politique à une campagne ?

   Réponse : Oui. Toute modification apportée à une politique est automatiquement appliquée dans la campagne correspondante. Cela vaut également pour l’ajout de versions linguistiques supplémentaires d’une politique.

2. Question : Est-il possible de prévisualiser toutes les versions linguistiques d’une politique ?

   Réponse : Vous pouvez uniquement prévisualiser la version par défaut de la politique dans la console. Si vous souhaitez prévisualiser les autres versions linguistiques, définissez temporairement la langue par défaut de la politique sur la langue souhaitée.

3. Question : Est-il possible de modifier l’ordre du contenu affecté via des campagnes de formation ?

   Réponse : Oui. Sur la page Créer une nouvelle campagne de formation, vous pouvez glisser-déposer le contenu dans l’ordre de votre choix. Lorsque vos utilisateurs se connectent pour suivre une formation ou accepter des politiques, le contenu leur est présenté dans l’ordre que vous avez défini. Le gif ci-dessous illustre la façon dont vous pouvez réorganiser le contenu.

   

4. Question : Pourquoi ma politique est-elle invisible ou impossible à sélectionner lorsque je crée une campagne de formation ?

   Réponse : Seules les politiques présentant le statut Publié peuvent être ajoutées à une campagne de formation. Pour modifier le statut d’une politique, cliquez sur la flèche déroulante située tout à fait à droite du nom de cette politique. Sélectionnez Modifier. Sélectionnez ensuite Publié dans le menu déroulant Statut, puis cliquez sur Mettre à jour la politique.

5. Question : Pourquoi les rapports « Utilisateurs n’ayant pas accepté les politiques associées à leur cours » et « Utilisateurs ayant accepté les politiques associées à leur cours », disponibles dans le sous-onglet Rapports, n’incluent-ils pas les utilisateurs de mes campagnes relatives à une politique ?

   Réponse : Ces rapports spécifiques concernent l’autre méthode disponible pour obtenir des confirmations d’acceptation de politique via votre console. Si vous souhaitez obtenir des rapports sur vos campagnes de formations qui comprennent des politiques présentées sous forme de fichier PDF, consultez la section Surveiller les confirmations d’acceptation de politiques de cet article.

6. Question : Est-il possible d’affecter des rôles de sécurité à un utilisateur que je souhaite charger de la gestion, de la distribution et de l’acceptation des politiques ?

   Réponse : Oui. Dans votre console, vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs à un groupe auquel vous pouvez affecter les rôles de sécurité nécessaires à la gestion des politiques. Pour en savoir plus, consultez notre article Utilisation des rôles de sécurité.

7. Question : Une taille maximale est-elle imposée pour les fichiers PDF des politiques ?

   Réponse : Non. Toutefois, le système risque de se bloquer en cas de chargement d’un fichier PDF trop volumineux. Si le système se bloque, essayez de réduire la taille du fichier avant de tenter à nouveau de le charger.

8. Question : Ma politique contient des liens, mais il est impossible de cliquer dessus. Pourquoi ?

   Réponse : Si vous utilisez un MacBook et que vous souhaitez inclure des liens hypertextes dans votre politique, vous devez utiliser un fichier PDF créé dans Adobe Acrobat.

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