Comment utiliser les campagnes de formation
Sous l’onglet Formation de votre console KnowBe4, vous pouvez créer des campagnes de formation, modifier les modèles de notification sur la formation, préparer des politiques que les utilisateurs devront accepter et afficher des rapports de formation. Les campagnes de formation vous permettent de choisir le contenu que les utilisateurs verront dans leur Learner Experience.
Utilisez les liens ci-dessous pour découvrir comment créer et gérer les campagnes de formation. Si vous préférez les tutoriels vidéo, consultez notre vidéo pour Configurer une campagne de formation et notre vidéo pour Surveiller les campagnes de formation
Accéder à :
Préparer votre campagne de formation
Créer une campagne de formation
Gérer et modifier les campagnes de formation
Présentation de la campagne
Préparer votre campagne de formation
Avant de créer une campagne de formation, nous vous recommandons de suivre les étapes ci-dessous :
- Personnalisez votre Learner Experience (LX). Pour en savoir plus, consultez notre Guide relatif à la Learner Experience.
- Si des politiques doivent être acceptées par les utilisateurs, ajoutez-les à votre console KnowBe4. Pour plus d’informations, consultez notre article Comment créer et gérer des politiques dans votre console KnowBe4.
- Ajoutez notre contenu de formation à votre bibliothèque ou téléchargez votre propre contenu de formation. Pour plus d'informations, consultez notre guide sur le ModStore et la bibliothèque et notre article télécharger un contenu personnalisé sur votre plateforme KnowBe4.
- Consultez nos notifications sur la formation ou personnalisez vos propres notifications de formation. Pour en savoir plus sur la configuration des notifications sur la formation, consultez notre article Notifications sur les campagnes de formation.
Créer une campagne de formation
Pour créer une campagne de formation, connectez-vous à votre console KnowBe4, accédez à l’onglet Formation. Cliquez ensuite sur le bouton +Créer une campagne de formation dans le coin supérieur droit de la page. Une fois que vous avez cliqué sur ce bouton, la page Créer une nouvelle campagne de formation s'affiche.
Les champs Nom de la campagne, Contenu et Inscrire des groupes sont les seuls obligatoires pour créer une campagne. Nous vous recommandons cependant de personnaliser au maximum les paramètres de la campagne. Lorsque vous êtes satisfait du paramétrage de la campagne, cliquez sur Créer une campagne au bas à gauche de la page.
Pour plus d'informations sur un champ spécifique, cliquez sur le nom du champ dans la liste déroulante ci-dessous.
Remarque : Vous pouvez créer une campagne de formation pour attribuer des évaluations à vos utilisateurs. Pour des instructions spécifiques sur la façon de configurer une campagne de formation pour attribuer des évaluations, consultez notre article Comment utiliser les évaluations.
Donnez à votre campagne un nom descriptif, tel que « Formation sur le télétravail » ou « Formation de rattrapage ». Le nom de la campagne peut vous aider à vous souvenir de l'objectif ou de la portée de votre campagne.
Remarque : Les utilisateurs inscrits verront le nom de la campagne dans leur onglet de formation de leur Learner Experience (LX) et dans certaines notifications sur la formation.
Définissez l’heure à laquelle cette campagne doit commencer. Ce champ est utile si vous souhaitez créer une campagne qui démarre à une date ultérieure.
Remarque : Par défaut, les campagnes de formation utilisent le fuseau horaire défini dans vos Paramètres du compte. Si vous voulez que la campagne repose sur un autre fuseau horaire, vous pouvez sélectionner celui qui vous convient dans le menu déroulant. Pour plus d'informations sur la définition d'un fuseau horaire dans les paramètres de votre compte, consultez notre article Comment modifier vos paramètres de compte.
Sélectionnez la date à laquelle la formation doit être achevée. Il existe trois options pour la date de fin :
- Date spécifique : Sélectionnez une date et une heure limites spécifiques pour la fin de la campagne. La formation doit être achevée à cette date au plus tard, quel que soit le moment auquel les utilisateurs sont inscrits à la campagne.
- Durée relative (recommandé) : Cette option fixe la date limite en fonction du moment où les utilisateurs sont inscrits à la campagne. Vous pouvez définir cette durée en jours, semaines ou mois. Par exemple, si un utilisateur est inscrit à une formation le 1er mars et que la durée relative est fixée à trois semaines, il aura jusqu’au 21 mars pour achever sa formation durant cette campagne.
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Sans date de fin : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la campagne n'ait pas de date de fin.
Si vous avez activé la formation facultative dans vos Paramètres de compte, cette campagne de formation sera considérée comme facultative. Le contenu de formation sélectionné est ajouté à l’onglet Bibliothèque de la Learner Experience (LX) pour chaque utilisateur inscrit. Consultez notre section Guide des éléments de formation facultatifs pour en savoir plus.
Si vous modifiez la date de fin d’une campagne après son lancement, cela a un impact sur les notifications de formation basées sur la date de fin de la campagne. Par exemple, si vous repoussez la date d'échéance de votre campagne après avoir envoyé une notification de rappel avant la date d'échéance, vos utilisateurs recevront des notifications supplémentaires.
Icône de l’horloge dans le sous-onglet Campagnes
Si vous avez activé l'option Autoriser la réalisation des affectations après la date limiteet que votre campagne est terminée, vos utilisateurs pourront toujours terminer leur formation après la date de fin de la campagne. Si la campagne a été fermée, vos utilisateurs ne recevront pas de notifications d'arriérés.
Pour plus d’informations sur les différents statuts des campagnes, consultez la sectionGérer et modifier les campagnes de formationci-dessous.
Utilisez le menu déroulant « Contenu » pour ajouter du contenu à votre campagne. Vous pouvez sélectionner les politiques que vous avez ajoutées ainsi que le contenu de formation qui a été ajouté à votre bibliothèque .
Conseil : Si vous souhaitez ajouter du contenu à votre bibliothèque, vous pouvez cliquer sur le lien Visiter le ModStore. Ce lien permet d’ouvrir le sous-onglet ModStore dans un nouvel onglet du navigateur, dans lequel vous pouvez ajouter du contenu à votre bibliothèque. Après avoir ajouté du contenu, revenez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton d’actualisation pour actualiser votre contenu disponible.
Dans le menu déroulant, vous pouvez trier le contenu par titre, durée et date de publication. Vous pouvez également saisir un mot-clé dans le champ Rechercher pour filtrer le contenu (cliquez pour afficher).
Menu déroulant du contenu de la formation
Par défaut, le contenu de formation périmé n’est pas répertorié dans le menu déroulant. Pour afficher le contenu retiré, cochez la case Inclure le contenu retiré dans le menu déroulant.
Une fois que vous avez sélectionné le contenu souhaité, cliquez à l’extérieur du menu déroulant pour voir votre liste de contenu. Vous pouvez faire glisser les titres de contenu, pour les placer dans l’ordre selon lequel vous voulez que la formation soit classée pour les utilisateurs.
Remarque : Une fois qu’une campagne a commencé, vous ne pouvez plus ajouter ni supprimer de contenu dans la campagne. Prévoyez toutes les formations et politiques nécessaires avant le début de votre campagne. Si vous oubliez d’ajouter un contenu, vous pouvez affecter le contenu en utilisant une autre campagne de formation.
Si la case Activer le sondage sur le contenu est cochée, les utilisateurs sont invités à répondre à un sondage une fois chaque formation achevée. L'activation des sondages permet aux utilisateurs de vous faire part de leurs commentaires sur votre programme de formation. Si vous cochez la case Autoriser les utilisateurs à laisser des commentaires, les utilisateurs pourront laisser des commentaires sur leur sondage. Consultez notre article Comment utiliser les sondages pour en savoir plus.
Utilisez l’option Inscrire les utilisateurs pour ajouter des utilisateurs à cette campagne. Pour inscrire tous vos utilisateurs, cliquez sur Tous les utilisateurs. Pour inscrire uniquement certains utilisateurs spécifiques, cliquez sur Utilisateurs spécifiques, puis sélectionnez les groupes d’utilisateurs pertinents dans le menu déroulant qui s’affiche.
Conseil : si vous souhaitez créer un groupe pour inscrire certains utilisateurs spécifiques, vous pouvez cliquer sur le lien Afficher tous les groupes. Ce lien permet d’ouvrir le sous-onglet Utilisateurs dans un nouvel onglet du navigateur, dans lequel vous pouvez créer un nouveau groupe. Après avoir créé un groupe, revenez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton d’actualisation pour actualiser vos groupes disponibles.
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier CSV et inscrire des utilisateurs par lot. Cette option vous permet d’inscrire plusieurs utilisateurs à l’aide d’un fichier CSV et n’est disponible que si vous avez sélectionné Utilisateurs spécifiques.
Remarque : vous ne pouvez joindre qu’un seul fichier CSV à la fois. Si vous supprimez et remplacez le fichier CSV existant, seuls les utilisateurs figurant dans le nouveau fichier CSV seront inscrits lorsque la campagne débutera. Si vous retirez et remplacez le fichier CSV existant au cours d’une campagne active, les nouveaux utilisateurs seront ajoutés et les utilisateurs existants ne seront pas supprimés.
Cochez la case Activer l’inscription automatique pour les nouveaux utilisateurs pour inscrire automatiquement les utilisateurs à cette campagne quand ils sont ajoutés à un groupe inscrit à cette campagne.
Si vous choisissez d’inscrire Tous les utilisateurs, les utilisateurs qui sont ajoutés à la console après le début de la campagne sont automatiquement inscrits à la campagne.
L’option Activer la réinitialisation de la progression pour les formations de rattrapage ne doit être utilisée que pour les campagnes de formation de rattrapage. Ce paramètre réinitialise la progression initiale de la formation d'un utilisateur s'il s'est réinscrit à cette campagne. Consultez notre article sur l’Utilisation des groupes pour la formation de rattrapage pour plus d’informations.
Vous avez la possibilité d’ajouter à un groupe spécifique les utilisateurs ayant achevé cette campagne de formation. Pour ajouter ces utilisateurs à ce groupe, sélectionnez le groupe souhaité dans le menu déroulant Ajouter des utilisateurs dont le statut est Achevé.
Conseil : Si vous souhaitez créer un groupe, vous pouvez cliquer sur le lien Visiter tous les groupes au-dessus du menu déroulant Inscrire des groupes. Ce lien permet d’ouvrir le sous-onglet Utilisateurs dans un nouvel onglet du navigateur, dans lequel vous pouvez créer un nouveau groupe. Après avoir créé un groupe, revenez à la page Créer une nouvelle campagne de formation et cliquez sur le bouton d’actualisation pour actualiser vos groupes disponibles.
Vous pouvez utiliser ce paramètre pour vous assurer que les e-mails de simulation d’hameçonnage sont envoyés à vos utilisateurs dès qu’ils ont achevé la formation afin de renforcer les compétences acquises.
Vous pouvez, par exemple, créer une campagne de simulation d’hameçonnage en continu ciblant le groupe Utilisateurs formés. Utilisez ensuite ce paramètre dans vos campagnes de formation pour ajouter au groupe Utilisateurs formés les utilisateurs ayant achevé la formation qui leur était assignée.
Vous avez la possibilité de retirer d’un groupe spécifique les utilisateurs ayant achevé cette formation. Pour retirer ces utilisateurs, sélectionnez le groupe souhaité dans le menu déroulant Retirer des utilisateurs ayant achevé leur formation.
Ce paramètre vous aide à organiser les campagnes de formation de rattrapage et à assigner une formation de façon échelonnée ou ordonnée.
Pour en savoir plus sur la façon d’utiliser efficacement les groupes avec les campagnes de formation, consultez la section Groupes et campagnes de formation de l’article Utilisateurs et groupes.
Dans la section Notifications, vous avez la possibilité de configurer des notifications automatiques à envoyer aux utilisateurs, aux responsables et aux administrateurs de votre compte. Le nombre de notifications sur la formation que vous fixez est illimité. Pour envoyer des notifications sur une campagne, cliquez sur le bouton +Ajouter une notification.
La rubrique ci-dessous présente les options de notification. Pour en savoir plus sur cette section, consultez notre article Notifications sur la campagne de formation.
a. Type de notification : Dans le menu déroulant, sélectionnez à quel moment la notification sera envoyée. Sélectionnez l’une des options suivantes : Bienvenue, Envoyer un rappel après l’inscription, Envoyer un rappel avant la date limite, Achèvement de la campagne et Expirée.
b. Sélectionner les destinataires et les modèles : Cochez la case appropriée pour envoyer des notifications aux destinataires de votre choix. Sélectionnez l’une des options suivantes : Vous avez le choix entre Utilisateur, Responsable, Administrateur et une combinaison de ces trois options.
c. Sélectionner le modèle : Depuis le menu déroulant, sélectionnez le modèle de notification à envoyer à chaque type de destinataire. Vous pouvez avoir un aperçu du modèle sélectionné en cliquant sur l’icône représentant un œil à droite du champ.
Remarque : Si vous utilisez la connexion sans mot de passe dans vos Paramètres du compte pour votre formation, veillez à bien sélectionner les notifications sur la formation portant la mention « (Sans mot de passe) ».
d. Gérer les modèles de notifications sur la formation : Cliquez sur ce lien pour afficher les modèles de notification disponibles dans une nouvelle fenêtre Nous vous proposons plusieurs modèles d’e-mails préchargés au choix. Vous pouvez cliquer sur cette option pour personnaliser nos notifications ou créer vos propres notifications.
Lorsque vous êtes satisfait des éléments sélectionnés pour la notification, cliquez sur le bouton Enregistrer. Pour ajouter une autre notification, cliquez à nouveau sur le bouton +Ajouter une notification.
Gérer et modifier les campagnes de formation
Pour gérer vos campagnes de formation, accédez à l’onglet Formation de votre console KnowBe4, puis cliquez sur le sous-onglet Campagnes.
- Utilisez ces boutons pour filtrer les campagnes qui s’affichent, en cliquant sur Active, Inactive ou Toutes.
- Ce tableau répertorie les campagnes de formation par nom. Pour chaque campagne, vous pouvez voir les groupes inscrits, le contenu inclus et le pourcentage d’utilisateurs ayant achevé la formation.
- Au-dessus du nom de la campagne, une bannière indiquant le statut de la campagne s’affiche. Votre campagne peut présenter le statut Créée, En cours, Achevée ou Fermée. Par exemple, la campagne dans la capture d’écran ci-dessus présente le statut En cours. Pour en savoir plus sur les statuts des campagnes, consultez la liste ci-dessous :
- Créée : la campagne n’a pas encore commencé.
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En cours : la campagne est active et en cours, car elle n’a pas atteint sa date de fin ou a une durée relative. Lorsqu’une campagne présente ce statut, vous pouvez continuer à inscrire de nouveaux utilisateurs.
Remarque : les campagnes ayant une durée relative présentent toujours le statut En cours, même si la progression atteint 100 %. Ces campagnes sont actives afin que vous puissiez inscrire des utilisateurs à une date ultérieure.
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Achevée : la campagne est inactive car sa date de fin est dépassée.
Remarque : si la case Autoriser la réalisation des affectations après la date limite est cochée pour la campagne et que celle-ci présente le statut Achevée, les utilisateurs inscrits peuvent toujours effectuer leur formation et recevoir des notifications sur la formation pour la campagne.
- Fermée : la campagne est inactive car un administrateur l’a fermée manuellement. Les utilisateurs ne peuvent plus recevoir de notifications sur la formation pour cette campagne.
- Cliquez sur le nom d’une campagne pour en afficher les détails. Pour en savoir plus, consultez la section Présentation de la campagne ci-dessous.
- Cliquez sur la flèche déroulante située dans la colonne la plus à droite, afin de voir les actions disponibles pour chaque campagne. Parmi les actions proposées :
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Modifier : Cliquez sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier la campagne de formation, qui est identique à la fenêtre Création de campagne. Modifiez les options selon vos besoins, puis cliquez sur Mettre à jour la campagne au bas de la page pour enregistrer les changements. Les options en gris ne peuvent pas être changées.
- Si vous modifiez ou ajoutez des notifications automatiques, celles-ci ne sont pas envoyées de manière rétroactive. Par exemple, si vous ajoutez une notification de bienvenue, les utilisateurs qui sont déjà inscrits à cette formation ne reçoivent pas la nouvelle notification. Nous vous recommandons d’utiliser une notification manuelle pour envoyer de nouvelles notifications pour une campagne en cours.
- Cloner : cliquez sur Cloner pour créer une copie d’une campagne existante. La nouvelle campagne aura les mêmes paramètres et le même contenu que la campagne originale, à l'exception d'une nouvelle heure de début et du mot « Cloner » dans le nom de la campagne. Une fois que vous avez cliqué sur Cloner, vous êtes redirigé vers l’écran Modifier la campagne de formation, où vous pouvez modifier le nom de la campagne et d’autres paramètres avant d’enregistrer la campagne clonée.
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Fermer : Cliquez sur Fermer pour mettre fin à une campagne et enregistrer les données d’achèvement associées aux utilisateurs.
Remarque : notez que les statuts Fermée et Achevée ne signifient pas la même chose. Pour savoir ce qui différencie ces statuts de campagne, consultez le point 3 ci-dessus.
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Supprimer : cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement une campagne de formation et toutes les données associées. Cela inclut les données d’achèvement associées à tous les utilisateurs inscrits.
Important : Assurez-vous de vouloir supprimer la campagne de formation et toutes les données associées à la campagne de formation avant de cliquer sur Supprimer.
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Inscrire les utilisateurs : Cliquez sur Inscrire des utilisateurs pour inscrire individuellement des utilisateurs supplémentaires à cette campagne. Pour plus d'informations, consultez notre article intitulé Puis-je inscrire des utilisateurs à une campagne de formation en cours ?
Remarque : Cette option ne s'affiche que pour les campagnes de formation actives qui sont en cours.
Présentation de la campagne
Sous l’onglet Campagnes, cliquez sur le nom d’une campagne pour afficher le sous-onglet de Présentation de la campagne. Pour en savoir plus sur l'aperçu des campagnes individuelles, consultez notre vidéo sur le Suivi des campagnes de formation ou consultez les informations ci-dessous.
- Le sous-onglet Utilisateurs fournit des informations plus détaillées sur chaque utilisateur et sa progression au cours de la campagne de formation. Vous pouvez également apporter des ajustements manuels à la progression d’un utilisateur, envoyer des notifications et télécharger des certificats d’achèvement. Pour en savoir plus, consultez notre article Progression de l’utilisateur dans la formation.
- L’onglet Résultats du sondage s’affiche uniquement si vous avez activé les sondages sur le contenu pour la campagne de formation. Cet onglet répertorie les résultats de ces sondages. Consultez notre article Comment utiliser les sondages pour en savoir plus.
- Ici, vous pouvez consulter la section sur le contenu de la campagne, vous pouvez voir une liste de tout le contenu inclus dans la campagne, ainsi que le pourcentage d’achèvement pour chaque contenu.
- Semblable au sous-onglet Utilisateurs, le bouton Progression de l’utilisateur vous redirige vers un rapport utilisateur détaillé pour cette affectation de formation. Pour en savoir plus, consultez notre article Progression de l’utilisateur dans la formation.
- Le bouton Résultats de l’évaluation s’affiche uniquement quand une évaluation des connaissances sur la sensibilisation à la cybersécurité (SAPA) ou un sondage sur la culture de la sécurité (SCS) a été assigné(e) aux utilisateurs. Cliquez sur ce bouton pour afficher les résultats de l’évaluation. Consultez notre article Comment utiliser les évaluations pour en savoir plus.
- Cliquez sur le bouton Avertir les utilisateurs pour envoyer des notifications aux utilisateurs, aux responsables ou aux administrateurs du compte.
- La section Résumé de la campagne inclut un graphique d’achèvement pour les utilisateurs ayant achevé l’ensemble du contenu de la campagne. Cette section regroupe également le statut, la date de début, la durée relative, le nombre d’utilisateurs, l’option d’inscription automatique et les notifications programmées pour la campagne.
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Modifier : Cliquez sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Modifier la campagne de formation, qui est identique à la fenêtre Création de campagne. Modifiez les options selon vos besoins, puis cliquez sur Mettre à jour la campagne au bas de la page pour enregistrer les changements. Les options en gris ne peuvent pas être changées.
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