Cómo crear y gestionar políticas en su consola de KnowBe4

Puede usar nuestra función Gestión de políticas para almacenar, distribuir y llevar el seguimiento de las aceptaciones de la política de su organización. Esta función le permite asignar políticas y contenido de formación en la misma campaña de formación, así como llevar el seguimiento del progreso de aceptación de la política por parte de sus usuarios.

En su consola de KnowBe4, tiene la opción de añadir su política como archivo PDF o una dirección URL. Cuando haya añadido su política, puede crear una campaña de formación para asignar la política a sus usuarios. Cuando haya asignado la política a su campaña, podrá llevar un seguimiento del progreso de sus usuarios y aceptaciones.

Haga clic en los siguientes enlaces para obtener más información sobre nuestra función de política. Si prefiere trabajar con tutoriales en vídeo, puede ver nuestro vídeo Cómo añadir políticas a la consola de KnowBe4 o Cómo asignar y supervisar políticas en una campaña.

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Añadir políticas en PDF
Añadir políticas en dirección URL
Editar políticas

          Estados de políticas
Asignar políticas
Supervisar aceptaciones de políticas
Experiencia de usuario
Preguntas frecuentes

Añadir políticas en PDF

Puede cargar las políticas de su organización a su consola como archivo PDF o una dirección URL. Para cargar la política como archivo PDF, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y diríjase a Formación > Políticas.
2. Haga clic en el menú desplegable +Añadir política.
3. Seleccione PDF.
4. Rellene los campos de la página Añadir política en PDF.

Para obtener más información sobre estos campos, consulte la siguiente lista.

1. Título de la política: introduzca el título de su política o acuerdo. Le recomendamos incluir la versión de la política o la fecha de creación en el título. Este título aparecerá en la interfaz que verán sus usuarios cuando lean esta política.
2. Estado: seleccione el estado de la política. Puede elegir Borrador, Publicada o Archivada. Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte el apartado Estados de políticas de este artículo.
3. Tiempo mínimo requerido: especifique el número mínimo de minutos que los usuarios deben dedicar a revisar la política antes de aceptarla (opcional).
4. Permitir descarga: si selecciona esta casilla, sus usuarios podrán descargarse la política de la interfaz del Visor de políticas (opcional). Para obtener más información sobre el Visor de políticas, consulte el apartado Experiencia de usuario de este artículo.
5. Descripción: en este campo puede incluir una descripción de esta política para futuras consultas (opcional).
6. +Añadir idioma: haga clic en este botón para añadir una versión de su política. Al hacer clic, se le redirigirá a la página Añadir idioma.
   Nota: Puede añadir todas las versiones de idiomas que desee en función de las necesidades de su organización. La primera versión que añada a la política será la predeterminada para todos los usuarios.

Cuando haya rellenado los campos anteriores, rellene los campos de la página Añadir idioma. Para obtener más información sobre la página Añadir idioma, consulte la siguiente lista.

1. Nombre de la política: introduzca un nombre para su política. Sus usuarios verán este nombre.
2. Archivo de la política: haga clic en el botón Examinar para cargar un archivo PDF de su política.
   Nota: Si quiere subir un archivo PDF descargado de DocuSign, el archivo no debe estar firmado. Los archivos PDF firmados de DocuSign no se cargarán correctamente.
3. Requisitos de aceptación: seleccione los requisitos de aceptación que desee. Puede solicitar a sus usuarios que acepten todas las páginas de esta política o solo la última página.
4. Idioma: seleccione el idioma en el que esté redactada la política. El primer idioma que añada a la política será el predeterminado para todos los usuarios.
5. Texto de aceptación: introduzca el texto que desee que se muestre junto a la casilla de aceptación cuando sus usuarios acepten una política (opcional).
6. Texto de aceptación en cada página: introduzca el texto que desee que aparezca en todas las páginas de la política, salvo en la última (opcional).
7. Texto de aceptación en la última página: introduzca el texto que desee que aparezca en la última página de la política (opcional).
8. Guardar: haga clic en este botón para guardar la política en este idioma.

Puede añadir todas las versiones de idiomas de su política que desee. Cuando haya añadido todas las versiones de los idiomas de la política y haya personalizado la configuración de su política, haga clic en Crear.

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Añadir políticas en dirección URL

Puede cargar las políticas de su organización a su consola como un archivo PDF o dirección URL. Para añadir una política como dirección URL, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y diríjase a Formación > Políticas.
2. Haga clic en el menú desplegable +Añadir política.
3. Seleccione Dirección URL.
4. Rellene los campos en la página Añadir política como dirección URL.

Para obtener más información sobre estos campos, consulte la siguiente lista.

1. Título de la política: introduzca el título de su política o acuerdo. Le recomendamos incluir la versión de la política o la fecha de creación en el título. Este título aparecerá en la interfaz que verán sus usuarios cuando lean esta política.
2. Estado: seleccione el estado de la política. Puede elegir Borrador, Publicada o Archivada. Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte el subapartado Estados de políticas siguiente.
3. Revisión obligatoria: puede habilitar esta configuración para pedir a sus usuarios que abran la dirección URL antes de aceptar la política (opcional).
4. Descripción: introduzca una descripción de esta política para futuras consultas (opcional).
5. +Añadir idioma: haga clic en este botón para añadir una versión de idioma de su política. La primera versión que añada a la política será la predeterminada para todos los usuarios.

Para obtener más información sobre cómo añadir una versión de idioma, consulte la siguiente lista.

1. Nombre de la política: introduzca un nombre para su política. Sus usuarios verán este nombre.
2. Dirección URL de la política: introduzca la dirección URL de su política.
   

   Nota: Solo aceptamos nombres de dominio completos (FQDN, en inglés). Introduzca una dirección URL completa, no una versión abreviada.

3. Idioma: seleccione el idioma en el que esté redactada la política. 
4. Texto de aceptación: introduzca el texto que desee que se muestre junto a la casilla de aceptación cuando sus usuarios acepten una política (opcional).
5. Guardar: haga clic en este botón para guardar la política en este idioma.

Puede añadir todas las versiones de idiomas de su política que desee. Cuando haya añadido todas las versiones de los idiomas de la política y haya personalizado la configuración de su política, haga clic en Crear.

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Editar políticas

Cuando haya creado su política, podrá editarla o añadir más versiones en diferentes idiomas, según sea necesario.

Los cambios de la política se aplican inmediatamente. Los usuarios a los que ya se les haya asignado una política podrán ver sus cambios la próxima vez que consulten la política.

Si desea editar una política, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y diríjase a Formación > Políticas.
2. Busque la política que desea editar en la lista de políticas.
3. Haga clic en la flecha desplegable que aparezca junto a la política que desee editar.
4. Seleccione Editar.

En la página de edición de políticas puede editar los detalles de la política, añadir versiones en otros idiomas, editar las versiones existentes de la política y cambiar la opción de idioma de la política predeterminada. El idioma predeterminado es el primer idioma que se muestra en el menú desplegable que ven los usuarios antes de abrir la política.

Cuando haya hecho los cambios en la política, haga clic en Actualizar política.

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Estados de políticas

Su política puede estar en uno de estos tres estados: Borrador, Publicada o Archivada. Puede cambiar estos estados en cualquier momento editando su política.

Para obtener más información sobre cada uno de estos estados, consulte la siguiente tabla:

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Asignar políticas

Cuando haya añadido una política a su cuenta, puede crear una campaña de formación para asignar y distribuir la política a sus usuarios.

Para crear una campaña de formación para su política, siga los siguientes pasos:

1. Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y diríjase a Formación > Campañas.
2. Haga clic en +Crear campaña de formación.
3. Seleccione la política que desee añadir en el menú desplegable Contenido.
   Nota: Puede asignar las políticas y el contenido de formación en la misma campaña.
4. Configure el resto de su campaña de formación como desee. Para obtener más información sobre la creación de una campaña de formación, consulte nuestro artículo Creación y gestión de campañas de formación.
5. Una vez que haya creado su campaña, haga clic en Crear campaña.

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Supervisar aceptaciones de políticas 

Una vez iniciada su campaña, podrá supervisar las aceptaciones de la política por parte de sus usuarios, así como cualquier otro contenido de formación incluido en la campaña.

Para consultar los detalles sobre su campaña, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su consola de KnowBe4 y diríjase a Formación > Campañas.
2. Haga clic en el nombre de la campaña que desee consultar para acceder a la página Resumen de la campaña.

En la página Resumen, verá qué contenido y políticas se asignaron a la campaña, el estado de esta, cuántos usuarios se inscribieron y mucho más. Para obtener más información sobre la página Resumen, consulte el apartado Información general de campaña individual de nuestro artículo Creación y gestión de campañas de formación.

También puede supervisar las aceptaciones de políticas de usuarios específicos en la subpestaña Usuarios. En esta página, verá información específica sobre un usuario concreto, como el contenido asignado a este usuario, si ha completado su contenido y mucho más. Para obtener más información sobre la subpestaña Usuarios, consulte nuestro artículo Progreso de la formación de usuario.

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Experiencia de usuario 

Si ha configurado notificaciones de campaña para recordar a sus usuarios que acepten una política, estos podrán hacer clic en el enlace de la notificación para acceder a su cuenta.

Como administrador de cuenta, puede personalizar las notificaciones que envíe a sus usuarios. Puede enviar estas notificaciones a sus usuarios, a los gerentes de usuarios y a los gerentes de cuentas en la frecuencia que elija. Para obtener más información sobre la creación y personalización de las notificaciones de campañas de formación, consulte nuestro artículo Notificaciones de la campaña de formación y nuestro artículo Personalizar notificaciones de formación.

Cuando sus usuarios inicien sesión en su cuenta verán las campañas activas en las que estén inscritos. Pueden hacer clic en Iniciar para abrir y ver su asignación de políticas.

Al hacer clic en Iniciar, la política se abrirá en una nueva ventana.

Si ha añadido diferentes versiones de idiomas de la política, sus usuarios podrán hacer clic en el menú desplegable del Mundo para seleccionar el idioma que prefieran.

Cuando sus usuarios hagan clic en Iniciar, podrán ver su política en el Visor de políticas.

En el Visor de políticas, sus usuarios podrán navegar por la política haciendo clic en la flecha de navegación hacia delante. Si ha solicitado a los usuarios que acepten todas las páginas de la política, deberán seleccionar la casilla de aceptación antes de que pasen a la siguiente página de la política.

Si no lo ha solicitado, estos podrán navegar por toda la política y seleccionarán la casilla de aceptación de la última página.

Si ha habilitado la función Permitir descarga, sus usuarios podrán hacer clic en el botón de Descargar que aparece en la parte superior del Visor de políticas para guardar una copia del archivo PDF.

Si ha establecido Minutos de revisión requeridos para la política, los usuarios deberán dedicar este tiempo revisando la política antes de aceptarla. Si los usuarios intentan seleccionar la casilla de aceptación final antes de haber revisado la política durante el tiempo requerido, les aparecerá un mensaje de advertencia.

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Preguntas frecuentes

1. Pregunta: ¿Aparecerán en la política las modificaciones que haga si ya he añadido la política a una campaña?

   Respuesta: Sí. Cualquier modificación que realice en la política aparecerá automáticamente en la campaña de la política, así como cualquier versión de idioma adicional que añada.

2. Pregunta: ¿Se puede generar una vista previa de todas las versiones en diferentes idiomas de la política?

   Respuesta: Solo puede generar una vista previa de la versión predeterminada de la política en la consola. Si desea generar una vista previa del resto de versiones en otros idiomas, cambie temporalmente la versión predeterminada de la política a la versión del idioma que desee previsualizar.

3. Pregunta: ¿Puedo organizar el orden de los contenidos que asigne a través de las campañas de formación?

   Respuesta: Sí. En la página Crear nueva campaña de formación, arrastre y suelte el contenido en el orden deseado. Cuando sus usuarios inicien sesión para completar su formación o aceptar políticas verán el contenido en el orden que haya establecido. En el siguiente gif verá un ejemplo de cómo reestructurar el contenido.

   

4. Pregunta: ¿Por qué no puedo ver ni seleccionar mi política cuando creo una campaña de formación?

   Respuesta: Antes de añadir la política a una campaña de formación, la política debe estar en el estado Publicada. Para cambiar el estado de una política, haga clic en la flecha desplegable que encontrará en el extremo derecho del nombre de la política. Seleccione Editar. A continuación, seleccione Publicada del menú desplegable Estado y haga clic en Actualizar política.

5. Pregunta: ¿Por qué los informes «Usuarios que no aceptaron las políticas del curso» y «Usuarios que aceptaron las políticas del curso» de la subpestaña Informes no incluyen a los usuarios de mi campaña de políticas?

   Respuesta: Estos informes específicos están relacionados con el método alternativo de exigir la aceptación de políticas a través de su consola. Si desea que los informes de sus campañas de formación incluyan políticas en PDF, consulte el apartado Supervisar aceptaciones de política de este artículo.

6. Pregunta: ¿Puedo asignar roles de seguridad a un usuario que quiero que se encargue de la gestión, la distribución y la aceptación de las políticas?

   Respuesta: Sí. Puede añadir uno o más usuarios a un grupo en su consola para asignar los roles de seguridad necesarios para la gestión de políticas. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo utilizar los roles de seguridad.

7. Pregunta: ¿Hay un tamaño de archivo máximo para los archivos PDF de políticas?

   Respuesta: No, pero puede que se agote el tiempo del sistema si el archivo PDF pesa demasiado. Ante dicha situación, intente reducir el tamaño del archivo y súbalo de nuevo.

8. Pregunta: He incluido enlaces en mi política y no puedo hacer clic en ellos. ¿A qué se debe?

   Respuesta: Si usa un MacBook y desea incluir enlaces sobre los que se pueda hacer clic en su política, debe utilizar un archivo PDF que se haya creado en Adobe Acrobat.

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