El aprovisionamiento de usuarios de Google es un método automatizado para importar usuarios desde su entorno de Google Workspace directamente a la consola KnowBe4. Gracias a este integración, podrá utilizar los datos de Google Workspace para crear y gestionar usuarios en su consola KnowBe4. Los cambios que realice en la información o el estado de los usuarios en Google Workspace se sincronizarán de manera automática con su consola KnowBe4. Una vez configurada la integración, podrá gestionar a todos los usuarios desde un único lugar.

Para configurarla, es necesario disponer de una cuenta de superadministrador de Google. Esta cuenta debe contar con los permisos necesarios para configurar los seis ámbitos de Google que requiere esta integración. En el apartado Información necesaria de este artículo podrá consultar la lista completa de los ámbitos necesarios. Si no utiliza Google, KnowBe4 ofrece otros métodos de aprovisionamiento de usuarios automatizado. Para obtener más información sobre otros métodos de aprovisionamiento de usuarios, consulte la Guía de configuración de SCIM o la Guía de configuración de la integración con Active Directory (ADI).

Funcionamiento del aprovisionamiento de usuarios de Google

Para establecer una conexión directa entre su entorno de Google Workspace y su consola KnowBe4, utilice su ID de cliente de Google y el ID de cliente de KnowBe4. Una vez establecida la conexión, podrá decidir qué grupos y usuarios de Google Workspace se sincronizarán en su consola KnowBe4. Los cambios que realice en los usuarios en Google Workspace aparecerán reflejados automáticamente en su consola KnowBe4.

La sincronización se ejecuta de manera automática varias veces al día, con una frecuencia mínima de cada seis horas. Además, la sincronización es unidireccional: los cambios que se realicen en los usuarios en la consola KnowBe4 no se sincronizarán en el entorno de Google Workspace. Cualquier cambio en los usuarios que se realice directamente en la consola KnowBe4 se sobrescribirá con los datos que haya en Google Workspace. Los usuarios que existan en la consola KnowBe4, pero no en Google Workspace, quedarán archivados durante la siguiente sincronización del aprovisionamiento de usuarios de Google.

Requisitos previos

• Debe contar con acceso de administrador a la consola KnowBe4 de su organización.
• Debe disponer de los permisos de superadministrador en Google Workspace.

Configuración de la conexión con Google Workspace

Para configurar el aprovisionamiento de usuarios de Google, debe vincular su consola KnowBe4 con su instancia de Google Workspace.

Información necesaria

Debe reunir el ID de cliente de KnowBe4 y los seis ámbitos de permisos necesarios de la Configuración de la cuenta de KnowBe4 para poder completar la conexión a Google Workspace. Encontrará estos datos en Configuración de la cuenta. Para ello, seleccione Gestión de usuarios > Aprovisionamiento de usuarios y, a continuación, active el botón Google, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Además, necesitará su ID de cliente de Google y la dirección de correo electrónico del usuario superadministrador para configurar la conexión en Configuración de la cuenta de KnowBe4. Esta información la encontrará en la consola de administración de Google. Para localizarla, inicie sesión en admin.google.com admin.google.com (el enlace se abrirá en una nueva ventana) y, a continuación, seleccione Account (Cuenta) > Account Settings (Configuración de la cuenta). Encontrará el ID de cliente en la parte superior de la lista.

Cuando tenga esta información, podrá comenzar a configurar la conexión con Google Workspace.

Configuración de Google Workspace

Para vincular Google Workspace con su consola KnowBe4, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en admin.google.com admin.google.com (el enlace se abrirá en una nueva ventana).
2. Desde la página de inicio de la consola de administración de Google, seleccione Security (Seguridad) > Access and data control (Control de acceso y de datos) > API controls (Controles de API).

3. Seleccione Manage Domain Wide Delegation (Gestionar delegación de todo el dominio).

   

4. En la próxima pantalla, seleccione Add New (Añadir nuevo).

   

5. Introduzca el ID de cliente de KnowBe4 (disponible en la Configuración de la cuenta) junto con la lista de los seis ámbitos de permisos.

   Nota: Cada ámbito debe ir separado por una coma.

   

   Una vez introducida esta información, seleccione Authorize (Autorizar). Compruebe que el aprovisionamiento de usuarios de Google de KnowBe4 aparezca en la lista Clientes de API.

Configuración de la cuenta de KnowBe4

Una vez completados los pasos anteriores, podrá establecer la conexión entre su consola KnowBe4 y su entorno de Google Workspace.

1. Inicie sesión en su consola KnowBe4.
2. En Configuración de la cuenta, haga clic en su nombre de usuario y seleccione Configuración de la cuenta en el menú desplegable.
3. Seleccione Gestión de usuarios > Aprovisionamiento de usuarios y active el botón Google.

4. Introduzca sus datos en los campos ID de cliente de Google Workspace y Dirección de correo electrónico de administrador de Google Workspace. Si necesita ayuda para localizar su ID de cliente de Google Workspace, consulte el apartado Configuración de la conexión con Google Workspace anterior.

   

5. Una vez que haya introducido la información, seleccione Guardar.

   

   Si la conexión se establece correctamente, verá el mensaje «Conexión guardada» que se muestra en la captura de pantalla anterior. A continuación, seleccione Configurar la selección de usuarios del aprovisionamiento de Google para empezar a definir qué usuarios desea importar en su consola KnowBe4. Para obtener más información, consulte el paso 1 del siguiente apartado.

Configuración del aprovisionamiento de Google

Ahora que su consola KnowBe4 está vinculada a su entorno de Google Workspace, ya puede iniciar el proceso de aprovisionamiento de usuarios. Si aún no ha establecido la conexión con Google Workspace, consulte primero el apartado Configuración de la conexión con Google Workspace.

Antes de iniciar la primera sincronización, le recomendamos encarecidamente que mantenga su consola KnowBe4 en modo de prueba para confirmar que los resultados son los esperados. Con el modo de prueba, podrá visualizar qué usuarios se incluirán en la sincronización antes de añadirlos a su consola KnowBe4. Esto permite realizar los ajustes necesarios en la configuración antes de iniciar el aprovisionamiento de usuarios. Para obtener más información sobre cómo activar el modo de prueba en su consola, consulte el apartado Aprovisionamiento de usuarios del artículo Configuración de la cuenta de la consola KnowBe4: gestión de usuarios.

Selección de usuarios

Para comenzar a configurar la selección de usuarios, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su consola KnowBe4 y acceda a Usuarios > Aprovisionamiento.

2. En la esquina superior derecha, seleccione el botón Configurar el aprovisionamiento de Google.

   

Antes de continuar, debe decidir de qué manera quiere sincronizar los usuarios en su consola KnowBe4: por dominio y pertenencia a grupos, mediante la selección de unidades organizativas o con una combinación de estos dos métodos. Por norma general, recomendamos a los clientes que comiencen añadiendo un dominio y, después, configuren los usuarios y grupos que quieran sincronizar. Este es el único método que permite sincronizar la información de pertenencia a grupos en su consola KnowBe4.

Si desea sincronizar usuarios añadiendo un dominio y configurando grupos, consulte el apartado Sincronización por dominio y pertenencia a grupos que encontrará a continuación. Si prefiere sincronizar los usuarios seleccionando unidades organizativas, acceda al apartado Sincronización mediante selección de unidades organizativas.

Sincronización por dominio y pertenencia a grupos

Este método permite sincronizar grupos de usuarios o usuarios individuales. Puede optar por incluir o excluir grupos o usuarios, o por sincronizar la información sobre pertenencia a grupos de sus usuarios en su consola KnowBe4.

1. Haga clic en el botón +Añadir dominio.

   

   Esta opción le permitirá seleccionar un dominio desde el que importar usuarios. Para poder importar un usuario en su consola KnowBe4, es necesario seleccionar el dominio de Google en el que esté registrado. Los dominios disponibles actualmente aparecerán en un menú desplegable.

2. Cuando haya seleccionado un dominio, haga clic en Guardar.

   Nota: El dominio debe ser un dominio permitido en su cuenta. Para obtener más información sobre cómo añadir dominios permitidos, consulte nuestro artículo Añadir y verificar dominios.

   

3. El dominio aparecerá incluido en el apartado Selección de usuarios. Seleccione la flecha situada junto al nombre del dominio para expandir el menú desplegable.

   

   Aquí verá las opciones para configurar los usuarios y grupos que desea incluir en la sincronización. También verá la opción para excluir grupos y usuarios de la sincronización. La exclusión de un grupo o usuario tiene prioridad frente a su inclusión. Por ejemplo, si incluye un grupo en la sincronización, pero excluye a un usuario concreto que pertenezca a dicho grupo, se aprovisionará al resto de los usuarios del grupo, salvo el excluido.

   1. Gestionar grupos: con este botón podrá seleccionar grupos de su entorno de Google Workspace. Podrá especificar qué grupos desea incluir en la sincronización y decidir cuáles excluir, lo que resulta de utilidad si existen grupos anidados que prefiera excluir de un grupo más grande. Un grupo anidado es un grupo de Google que forma parte de otro grupo y, de manera predeterminada, se incluirá en la sincronización, salvo que se excluya manualmente.

      Los nombres de los grupos deben ser únicos para poder sincronizarlos en la consola KnowBe4, aunque se encuentren en diferentes dominios.

      Nota: Para poder seleccionar un grupo de los menús desplegables con el fin de excluirlo o incluirlo, debe escribir primero su nombre. Asimismo, debe introducir al menos dos caracteres para que aparezca en el menú.

      

      Cuando haya terminado de configurar los grupos incluidos y excluidos, seleccione Guardar.

   2. Gestionar usuarios: con este botón podrá seleccionar usuarios de su entorno de Google Workspace. Podrá especificar qué usuarios desea incluir en la sincronización y decidir cuáles excluir. La casilla de verificación Sincronizar todos los usuarios de este dominio le permite aprovisionar todos los usuarios que estén asociados a ese dominio, salvo aquellos que haya excluido de la sincronización.

      Nota: Para poder seleccionar una persona usuaria de los menús desplegables con el fin de excluirlo o incluirlo, debe escribir primero la dirección de correo electrónico de dicha persona. Asimismo, debe introducir al menos cinco caracteres para que aparezca en el menú.

      

      Cuando haya terminado de configurar los usuarios incluidos y excluidos, seleccione Guardar.

4. Cuando haya terminado de configurar los grupos y usuarios, seleccione Guardar configuración.

   

5. El botón cambiará a Sincronizar ahora. Si no necesita configurar la selección de unidades organizativas ni la asignación de campos, además de la configuración de usuarios y grupos, puede seleccionar este botón para iniciar la sincronización de sus usuarios de Google Workspace. Si quiere configurar también la selección de unidades organizativas o la asignación de campos, además de la configuración por pertenencia a grupos, continúe leyendo los siguientes apartados.

Sincronización mediante selección de unidades organizativas

Si quiere configurar el aprovisionamiento de usuarios de Google para sincronizar usuarios mediante unidades organizativas, seleccione el botón Habilitar selección de unidades organizativas. Con esta opción, podrá especificar qué unidades organizativas de su entorno de Google Workspace desea incluir en la sincronización. Puede usar la selección de unidades organizativas de manera independiente o combinándola con la configuración de usuarios y grupos en la sincronización.

La selección de unidades organizativas admite el anidamiento al buscar usuarios. Por ejemplo, si incluye una unidad organizativa en la sincronización, el aprovisionamiento de usuarios de Google incluirá a todos los usuarios que formen parte de esa unidad, así como a los que se encuentren en las unidades organizativas anidadas dentro de esa unidad original. Si opta por sincronizar usuarios únicamente mediante la selección de unidades organizativas, la información sobre la pertenencia a grupos no se sincronizará en su consola KnowBe4. Si quiere sincronizar la información sobre la pertenencia a grupos desde Google Workspace, deberá especificar la información de los usuarios y grupos, tal y como se explica más arriba en el apartado Sincronización por dominio y pertenencia a grupos.

Para configurar la selección de unidades organizativas para sus usuarios, siga estos pasos:

1. Seleccione el botón de alternancia Habilitar selección de unidades organizativas.

   

2. Con esta opción se habilitarán menús para las unidades organizativas incluidas o excluidas. Seleccione las unidades organizativas que desee incluir o excluir de la sincronización.

   

3. Cuando haya terminado de configurar las unidades organizativas, seleccione Guardar configuración.

   

4. Cuando esté conforme con la configuración definida, seleccione Sincronizar ahora para ejecutar la sincronización.

Si prefiere configurar la asignación de campos para sus usuarios antes de iniciar la primera sincronización, consulte el apartado Asignación de campos que encontrará a continuación antes de continuar.

Asignación de campos

La sincronización del aprovisionamiento de usuarios de Google permite transferir los atributos estándar de los usuarios de Google a su consola KSAT. La configuración de la asignación de campos es opcional. De manera predeterminada, la sincronización del aprovisionamiento de usuarios de Google incluirá y asignará los siguientes atributos de Google a los atributos correspondientes de KSAT:

Si desea modificar los atributos predeterminados incluidos en la sincronización, siga estos pasos:

1. Acceda a la página Configuración del aprovisionamiento de Google, tal y como se indica más arriba en los pasos 1 y 2 del apartado Selección de usuarios.

2. En el apartado Asignación de campos, seleccione la flecha desplegable que encontrará junto a Reglas de asignación.

   

3. Esta opción le permitirá ampliar el apartado Asignación de campos.

   

   1. Atributo del directorio de Google: en esta columna aparecen los datos y los atributos de sus usuarios, tal y como aparecen definidos en su entorno de Google Workspace. Puede seleccionar la flecha desplegable que aparece junto al nombre de un atributo del directorio de Google para abrir el menú desplegable con los atributos adicionales disponibles. El atributo que seleccione a la izquierda de la pantalla se asignará al atributo de KSAT correspondiente de la derecha. Actualmente, solo se admiten tipos de atributos primarios para la sincronización.

   2. Atributo de KSAT: en esta columna se muestran los atributos de los usuarios tal y como aparecerán en la subpestaña Información del usuario de su consola KnowBe4. Los atributos que seleccione en la columna Atributo del directorio de Google se asignarán a estos atributos.

      Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, el atributo «workPhone» de Google Workspace se asignará al atributo Número de teléfono en la consola KnowBe4.

      

      Puede asignar cualquier atributo del directorio de Google disponible al atributo de KSAT que prefiera cambiando simplemente el atributo del directorio de Google en el menú desplegable, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

      

4. Cuando haya terminado de seleccionar las asignaciones de campos, seleccione el botón Guardar configuración que encontrará en la esquina superior derecha de la página.

   

5. El botón cambiará a Sincronizar ahora. Haga clic en este botón para ejecutar la sincronización, tal y como se muestra en el paso 6 del apartado Selección de usuarios.

   Nota: Cuando esté conforme con los resultados obtenidos en el modo de prueba del aprovisionamiento de usuarios de Google, deberá deshabilitar este modo en la Configuración de la cuenta para iniciar la sincronización de usuarios de Google en su consola KnowBe4.

Resolución de problemas

En esta sección encontrará mensajes de error relacionados con el aprovisionamiento de usuarios de Google y sus posibles causas.

Si tiene alguna pregunta o le surge algún problema con su configuración, envíe una solicitud de asistencia técnica envíe una solicitud de asistencia técnica (el enlace se abrirá en una nueva ventana).