Campañas de formación

Creación y gestión de campañas de formación

En la pestaña Formación de su consola de KnowBe4 puede crear campañas de formación, editar las plantillas de notificaciones de formación, elaborar políticas para que las acepten los usuarios y ver los informes de formación. Las campañas de formación le permiten seleccionar el contenido que sus usuarios verán en su Experiencia de aprendizaje.

Utilice los siguientes enlaces para saber cómo crear y gestionar campañas. Si prefiere ver un videotutorial, consulte los vídeos Establecer una campaña de formación y Gestionar campañas de formación.

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Prepararse para una campaña de formaciónCrear una campaña de formaciónGestionar y editar campañas de formaciónInformación general de campaña individual

Prepararse para una campaña de formación

Antes de crear una campaña de formación, le recomendamos que siga estos pasos:

  1. Personalice su Experiencia de aprendizaje (LX, por sus siglas en inglés). Para obtener más información, consulte nuestra Guía de experiencia de aprendizaje.
  2. Si desea que sus usuarios acepten alguna política, añádala a la consola de KnowBe4. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo crear y gestionar políticas en su consola de KnowBe4.
  3. Añada el contenido de formación a la Biblioteca o suba su propio contenido. Para más información, consulte la Guía de ModStore y Biblioteca y el artículo Cómo subir contenido personalizado a la plataforma KnowBe4.
  4. Revise nuestras notificaciones de formación o personalice las suyas propias. Consulte nuestro artículo Notificaciones de la campaña de formación o el artículo Personalización de notificaciones de formación para obtener más información.

Crear una campaña de formación

Para crear una campaña de formación, inicie sesión en su consola de KnowBe4 y haga clic en la pestaña Formación. Luego, haga clic en el botón + Crear campaña de formación en la esquina superior derecha de la página. Después de hacer clic en este botón, verá la página Crear nueva campaña de formación.

Nombre de campaña, Contenido e Inscribir grupos son los únicos obligatorios para crear una campaña. No obstante, le animamos a personalizar la configuración de la campaña tanto como desee. Una vez que esté conforme con la configuración de la campaña, haga clic en el botón Crear campaña en la esquina inferior izquierda de la página.

Para obtener más información sobre un campo específico, haga clic en el nombre del campo que está en la siguiente lista desplegable.

Nota: Puede crear una campaña de formación para asignar tareas a sus usuarios. Para instrucciones específicas sobre cómo configurar una campaña de formación para asignar evaluaciones, consulte el artículo Cómo utilizar las evaluaciones.
1. Nombre de campaña

Asigne a su campaña un nombre descriptivo, como "Formación de teletrabajo" o "Formación correctiva". El nombre de la campaña puede ayudarle a recordar la finalidad o el alcance de la campaña.

Nota: Los usuarios inscritos verán el nombre de campaña en la pestaña Formación de su Experiencia de aprendizaje (LX) y en algunas notificaciones de formación.
2. Fecha de comienzo

Configure la fecha y hora en que quiere que empiece la campaña. Este campo resulta práctico si desea crear una campaña que empezará en el futuro.

Nota: De forma predeterminada, las campañas de formación se regirán por la zona horaria establecida en Configuración de cuenta. Si quiere que la campaña use una zona horaria diferente, puede seleccionar la zona horaria deseada en el menú desplegable. Para obtener más información sobre cómo establecer la zona horaria en la Configuración de la Cuenta, consulte el artículo Cómo editar la Configuración de la Cuenta.
3. Fecha de finalización

Seleccione la fecha en la que debe haberse completado la formación. Existen tres opciones de fecha de finalización:

  • Fecha específica: seleccione una fecha y hora específicas para la finalización de la campaña. La formación debe haberse completado en esta fecha, independientemente de cuándo se inscriban los usuarios en la campaña.
  • Duración relativa (recomendado): esta opción establece la fecha límite en función de cuándo se ha inscrito a los usuarios en la campaña. La duración se puede establecer en días, semanas o meses. Por ejemplo, si se inscribe a un usuario en una campaña el 1 de marzo y la duración relativa está establecida en tres semanas, el usuario tendrá hasta el 21 de marzo para completar la formación de la campaña.
  • Sin fecha de finalización: seleccione esta opción si no desea indicar una fecha de finalización de la campaña.Si ha habilitado la opción Aprendizaje opcional en Configuración de la cuenta, esta campaña de formación se considerará opcional. El contenido de formación seleccionado se añadirá a la pestaña Biblioteca en la Experiencia de aprendizaje (LX) de cada usuario. Consulte nuestra Guía de aprendizaje opcional para obtener más información.
Nota: Si modifica la fecha de finalización de una campaña una vez iniciada, afectará a las notificaciones de formación basadas en la fecha de finalización. Por ejemplo, si amplía la fecha de vencimiento de la campaña después de haber enviado el Recordatorio de la fecha de vencimiento, los usuarios recibirán notificaciones adicionales.
4. Tareas tras la fecha límite
Seleccione la casilla Permitir completar las tareas después de la fecha límite para que los usuarios puedan completar sus tareas tras la fecha límite. Cuando esta opción está habilitada, aparece un icono de reloj junto a la duración de la campaña en la subpestaña Campañas (haga clic aquí para verla).
Nota:Si ha habilitado la opción Permitir completar las tareas después de la fecha límite y su campaña está completada, los usuarios aún podrán completar su formación después de la fecha límite. Si la campaña está completada y habilita esta opción, si lo desea, puede seguir enviando notificaciones después de la fecha límite a los usuarios. Sin embargo, si ha habilitado la opción Permitir completar las tareas después de la fecha límite y su campaña está cerrada, los usuarios no podrán completar su formación después de la fecha límite. Si la campaña se ha cerrado, los usuarios no recibirán notificaciones tras la fecha límite. Para obtener más información sobre los distintos estados de una campaña, consulte el apartado Gestionar y editar campañas de formación a continuación.
Para obtener más información sobre esta opción, consulte el artículo Cómo modificar las fechas límite de las formaciones.
5. Contenido

Use el menú desplegable Contenido para añadir contenido a la campaña. Puede seleccionar las políticas que haya añadido y el contenido de formación que se haya añadido a su Biblioteca.

Consejo: Si quiere añadir contenido a su biblioteca, puede hacer clic en el enlace Visitar ModStore. Este enlace abrirá la subpestaña ModStore en una nueva pestaña del navegador, en la que podrá añadir contenido a su biblioteca. Cuando haya añadido contenido, vuelva a la página Crear nueva campaña de formación y haga clic en el botón Actualizar para actualizar el contenido disponible.

En el menú desplegable, puede ordenar el contenido por título, duración y fecha de publicación. También puede escribir una palabra clave en el campo Buscar para filtrar contenido (haga clic aquí para verlo).

De forma predeterminada, el contenido de formación retirado no aparecerá en el menú desplegable. Para ver contenido retirado, seleccione la casilla Incluir contenido retirado en el menú desplegable.

Una vez que haya seleccionado el contenido, haga clic fuera del menú desplegable para ver la lista de su contenido. Si desea modificar el orden del contenido, haga clic en los títulos de los contenidos y arrastre y suelte en el orden en que le gustaría que los usuarios vieran la formación.

Nota: Una vez que comience una campaña, no podrá añadir ni eliminar contenido. Incluya toda la formación necesaria y las políticas antes de iniciar la campaña. Si olvida incluir algún contenido, puede asignarlo usando otra campaña de formación.
6. Cómo habilitar una encuesta de contenido

Si selecciona la casilla Habilitar encuesta de contenido, se solicitará a los usuarios que realicen una encuesta tras completar cada tarea de formación. La opción Habilitar encuestas permite a los usuarios proporcionar comentarios sobre su plan de formación. Si selecciona la casilla Permitir a los usuarios añadir comentarios, los usuarios podrán dejar comentarios en las encuestas. Consulte el artículo Cómo utilizar las encuestas para obtener más información.  

7. Cómo permitir la introducción de comentarios en la encuesta
Seleccione la casilla Permitir que los usuarios dejen comentarios para permitir que los usuarios añadan un comentario adicional a su opinión de la encuesta. Deje esta función deshabilitada si no quiere permitir los comentarios de texto.
8. Cómo llevar un seguimiento de las puntuaciones
Seleccione la casilla Llevar un seguimiento de las puntuaciones para guardar las puntuaciones individuales de los usuarios en todo el contenido apto de la campaña. Per ver estas puntuaciones, acceda a la subpestaña Usuarios de la campaña de formación o la subpestaña Cronología de usuario del perfil del usuario.
9. Cómo inscribir usuarios

Utilice la opción Inscribir usuarios para inscribir a usuarios en esta campaña. Para inscribir a todos sus usuarios, haga clic en Todos los usuarios. Para inscribir usuarios específicos, haga clic en Usuarios específicos y seleccione cualquier grupo de usuarios del menú desplegable que se muestra.

Consejo: Si quiere crear un grupo para inscribir usuarios específicos, puede hacer clic en el enlace Ver todos los grupos. Este enlace abrirá la subpestaña Usuarios en una nueva pestaña del navegador, en la que podrá crear un nuevo grupo. Cuando haya creado un grupo, vuelva a la página Crear nueva campaña de formación y haga clic en el botón Actualizar para actualizar los grupos disponibles.
10. Cómo realizar una inscripción con un archivo CSV

Haga clic en el botón Examinar para seleccionar un archivo CSV con el que inscribir usuarios en masa. Esta opción le permite inscribir varios usuarios con un archivo CSV y solo está disponible si ha seleccionado Usuarios específicos.

Nota: Solo puede adjuntar un archivo CSV cada vez. Si elimina o sustituye su archivo CSV existente, cuando comience la campaña únicamente se inscribirán los usuarios del nuevo archivo CSV. Si elimina o sustituye su archivo CSV existente durante una campaña activa, se añadirán nuevos usuarios, pero no se eliminarán los usuarios existentes.
11. Cómo inscribir automáticamente a los nuevos usuarios

Seleccione la casilla Habilitar la inscripción automática para los nuevos usuarios para inscribir automáticamente en la campaña a los usuarios que se añadan a un grupo inscrito en la campaña.

Si opta por inscribir a todos los usuarios, se inscribirá automáticamente en la campaña a cualquier usuario añadido a la consola una vez comenzada la campaña.

12. Cómo habilitar el restablecimiento del progreso para la formación correctiva

Habilitar el restablecimiento del progreso para la formación correctiva solo debe aplicarse a las campañas de formación correctiva. Esta opción restablece el progreso de formación original del usuario si se inscribe de nuevo en la campaña. Consulte nuestro artículo Usar grupos para formación correctiva para obtener más información.

13. Cómo añadir usuarios con la formación completada

Tiene la opción de añadir a los usuarios que completen la formación de la campaña a un grupo específico. Para hacerlo, seleccione el grupo deseado del menú desplegable Añadir usuarios con la formación completada a.

Consejo: Si quiere crear un grupo, puede hacer clic en el enlace Visitar todos los grupos situado encima del menú desplegable Inscribir grupos. Este enlace abrirá la subpestaña Usuarios en una nueva pestaña del navegador, en la que podrá crear un nuevo grupo. Cuando haya creado un grupo, vuelva a la página Crear nueva campaña de formación y haga clic en el botón Actualizar para actualizar los grupos disponibles.

Puede utilizar esta opción para asegurarse de que los usuarios reciban correos electrónicos de phishing en cuanto finalicen el curso de forma que refuercen las habilidades que han adquirido con la formación.Por ejemplo, puede crear una campaña de phishing continua dirigida al grupo Usuarios que han recibido formación. A continuación, en sus campañas de formación, puede utilizar esta configuración para añadir a los usuarios con la formación completada a dicho grupo una vez que completen la formación asignada.

14. Cómo eliminar usuarios con la formación completada

Tiene la opción de eliminar a los usuarios que completen la formación de un grupo específico. Para hacerlo, seleccione el grupo deseado del menú desplegable Eliminar usuarios con la formación completada de.

Puede utilizar esta opción como ayuda para las campañas de formación correctiva y para asignar la formación de una manera escalonada u ordenada.Para obtener más información sobre cómo utilizar los grupos con las campañas de formación de forma eficaz, consulte la sección Grupos y campañas de formación del artículo Usuarios y grupos.

15. Notificaciones

En la sección Notificaciones, tiene la opción de establecer el envío de notificaciones automáticas a usuarios, managers y administradores en su cuenta. No hay un límite establecido con respecto al número de notificaciones que se pueden establecer. Para configurar notificaciones para una campaña, haga clic en el botón + Añadir notificación.A continuación se muestra una vista general de las opciones de notificación. Para obtener más información acerca de esta sección, consulte el artículo Notificaciones de campañas de formación.

a. Tipo de notificación: en este menú desplegable, seleccione cuándo quiere que se envíe la notificación. Seleccione entre las siguientes opciones: Bienvenida, Recordatorio después de la inscripción, Recordatorio antes de la fecha límite, Finalización de campaña o Fecha límite.

b. Seleccionar destinatarios y plantillas: seleccione la casilla apropiada para enviar notificaciones a los destinatarios que desee. Seleccione entre las siguientes opciones: Usuario, Gerente o Administrador, o una combinación de las tres opciones.

c. Seleccionar plantilla: en el menú desplegable, seleccione la plantilla de notificación que desee enviar a cada tipo de destinatario. Para obtener una vista previa de la plantilla seleccionada, haga clic en el icono de ojo a la derecha del campo.

Nota: Si ha habilitado el inicio de sesión sin contraseña en la Configuración de la cuenta, asegúrese de seleccionar las notificaciones de formación etiquetadas como "(Sin contraseña)".

d. Gestionar plantillas de notificaciones de formación: haga clic en este enlace para ver las plantillas de notificaciones disponibles en una nueva ventana. Puede escoger entre varias plantillas de correo electrónico del sistema. Puede hacer clic en esta opción para personalizar nuestras notificaciones o crear las suyas propias.

Cuando esté conforme con la configuración de su notificación, haga clic en el botón Guardar. Para añadir otra notificación, vuelva a hacer clic en el botón + Añadir notificación.

Gestionar y editar campañas de formación

Para gestionar y editar sus campañas de formación, vaya a la pestaña Formación de su consola de KnowBe4 y, a continuación, haga clic en la subpestaña Campañas.

  1. Utilice estos botones para filtrar los tipos de campañas que quiere ver haciendo clic en Activa, Inactiva o Todas.
  2. Esta tabla muestra las campañas de formación ordenadas por nombre. Para cada campaña, puede ver los grupos inscritos, el contenido incluido y el porcentaje de usuarios que han completado la formación.
  3. Sobre el nombre de la campaña, verá un banner que muestra el estado de la campaña. La campaña puede tener los estados Creada, En curso, Completada o Cerrada. Por ejemplo, la campaña en la captura anterior está En curso. Para obtener más información sobre los estados de las campañas, consulte la siguiente lista:
    • Creada: la campaña aún no se ha iniciado.
    • En curso: la campaña está activa y en curso porque aún no se ha alcanzado la fecha de finalización o porque tiene una duración relativa. Podrá registrar usuarios adicionales si la campaña sigue teniendo este estado. 
      Nota: Las campañas con una duración relativa aparecerán siempre como En progreso, incluso aunque el porcentaje de finalización sea del 100 %. Estas campañas están activas para que pueda registrar usuarios en la campaña con posterioridad.
    • Completada: la campaña está inactiva porque ha sobrepasado su fecha de finalización.
      Nota: Si la casilla Permitir completar las tareas después de la fecha límite está marcada y la campaña tiene el estado Completada, los usuarios registrados aún podrán completar su formación y recibir notificaciones de formación para la campaña.
    • Cerrada: la campaña está inactiva porque un administrador ha cerrado la campaña de modo manual. Los usuarios no recibirán notificaciones de formación para esta campaña.
  4. Haga clic en el nombre de una campaña para ver los detalles de esta. Para obtener más información, consulte el siguiente apartado titulado Información general de campaña individual.
  5. Haga clic en la flecha desplegable de la columna del extremo derecho para ver las acciones disponibles para una campaña. Entre estas acciones se incluyen las siguientes:
    • Editar: haga clic en Editar para abrir la pantalla Editar campaña de formación, que es similar a la pantalla de creación de nueva campaña. Edite las opciones según sea necesario y haga clic en el botón Actualizar campaña en el extremo inferior izquierdo de la página para guardar los cambios. Las opciones en gris no se pueden modificar.
      • Si edita o añade notificaciones automatizadas, estas no se enviarán retroactivamente. Por ejemplo, si añade una notificación de bienvenida, los usuarios que ya estuvieran inscritos en la formación no recibirán la nueva notificación. Le recomendamos que envíe notificaciones de formación de forma manual para una campaña en curso.
    • Clonar: haga clic en Clonar para crear una copia de una campaña existente. La nueva campaña tendrá la misma configuración y contenido que la original, pero con una nueva fecha de comienzo y la palabra "Clon" añadida al nombre de campaña. Al hacer clic en Clonar, se le redireccionará a la pantalla Editar campaña de formación, donde puede modificar el nombre de la campaña y otras opciones antes de guardar la campaña clonada.
    • Cerrar: haga clic en Cerrar para finalizar una campaña y guardar los datos de finalización de los usuarios.
      Nota:Una campaña cerrada no es lo mismo que una campaña completada. Para obtener más información sobre la diferencia entre ambos estados de campaña, consulte el apartado tres anterior.
    • Eliminar: haga clic en Eliminar para eliminar de forma permanente una campaña de formación y todos los datos asociados, incluidos los datos de finalización de todos los usuarios inscritos.
      Importante:Asegúrese de querer eliminar la campaña de formación y todos los datos asociados a ella antes de hacer clic en Eliminar.
    • Inscribir usuarios: haga clic en Inscribir usuarios para inscribir usuarios adicionales de forma individual en la campaña. Para más información, consulte nuestro artículo ¿Puedo inscribir usuarios a una campaña de formación en curso?
      Nota: Esta opción solo se mostrará para campañas de formación activas que estén en curso.

    Información general de campaña individual

    Desde la pestaña Campañas, haga clic en el nombre de una campaña para ver la subpestaña Información general de la campaña. Para obtener más información sobre la información general de la campaña, consulte nuestro vídeo Gestión de campañas de formación o lea la información a continuación.

    1. La subpestaña Usuarios proporciona información más detallada de cada usuario y su progreso durante la campaña de formación. También puede modificar de forma manual el progreso de un usuario, enviar notificaciones y descargar los certificados de finalización. Para obtener más información, consulte el artículo Progreso de formación de usuarios.
    2. La subpestaña Resultados de encuesta solo se mostrará si ha habilitado las encuestas de contenido para la campaña de formación. En esta pestaña se exponen los resultados de estas encuestas. Consulte el artículo Cómo utilizar las encuestas para obtener más información.
    3. En la sección Contenido de la campaña, puede ver una lista de todo el contenido incluido en la campaña junto con el porcentaje de finalización de cada uno.
    4. De forma similar a la subpestaña Usuarios, el botón Progreso de usuario conduce a una página con los datos específicos del usuario para esa tarea de formación. Para obtener más información, consulte el artículo Progreso de formación de usuarios.
    5. El botón Resultados de evaluación solo se mostrará si se ha asignado una evaluación del nivel de concienciación en materia de seguridad (SAPA) o una encuesta de cultura de seguridad (SCS) a los usuarios. Haga clic en este botón para ver los resultados de la evaluación. Consulte el artículo Cómo utilizar evaluaciones para obtener más información.
    6. Haga clic en el botón Notificar a los usuarios para enviar notificaciones de formación manuales a los usuarios, gerentes o administradores de cuenta.
    7. La sección Resumen de campaña incluye un gráfico que muestra los usuarios que han completado todo el contenido de la campaña. En esta sección también se muestra el estado, la fecha de comienzo, la duración relativa, el número de usuarios, la opción de inscripción automática y las notificaciones programadas para la campaña.

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