Mit unserer Funktion „Richtlinienverwaltung“ können Sie Kenntnisnahmen der Richtlinien Ihrer Organisation speichern, bereitstellen und verfolgen. Mit dieser Funktion können Sie Richtlinien und Training Content in derselben Trainingskampagne zuweisen, während Sie den Fortschritt der Richtlinien-Kenntnisnahme durch die Nutzer verfolgen.

In der KnowBe4-Konsole können Sie Ihre Richtlinie entweder als PDF-Datei oder als URL hinzufügen. Nach dem Hinzufügen der Richtlinie können Sie eine Trainingskampagne erstellen, um die Richtlinie den Nutzern zuzuweisen. Nachdem Sie die Richtlinie einer Kampagne zugewiesen haben, können Sie den Fortschritt und die Kenntnisnahmen der Nutzer verfolgen.

Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um mehr über die Richtlinienfunktion zu erfahren. Wenn Sie Videotutorials bevorzugen, sehen Sie sich unser Video Hinzufügen von Richtlinien zur KnowBe4-Konsole oder Zuweisen und Überwachen von Richtlinien in einer Kampagne an.

Hinzufügen von PDF-Richtlinien

Sie können die Richtlinien Ihrer Organisation entweder als PDF-Datei oder als URL in die Konsole hochladen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Richtlinie als PDF-Datei hochzuladen:

1. Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Training > Richtlinien.
2. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü +Richtlinie hinzufügen.
3. Wählen Sie PDF aus.
4. Füllen Sie die Felder auf der Seite PDF-Richtlinie hinzufügen aus.

Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie in der nachstehenden Liste.

1. Titel der Richtlinie: Geben Sie den Titel der Richtlinie oder Vereinbarung an. Wir empfehlen, im Titel die Version der Richtlinie oder das Erstellungsdatum zu erwähnen. Dieser Titel wird auf der Oberfläche angezeigt, die die Nutzer beim Lesen der Richtlinie sehen.
2. Status: Wählen Sie den Status der Richtlinie aus. Zur Auswahl stehen Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert. Weitere Informationen zum jeweiligen Status finden Sie im Abschnitt Richtlinienstatus dieses Artikels.
3. Minimaler Zeitaufwand: (Optional) Geben Sie an, wie viele Minuten die Nutzer zum Durchlesen der Richtlinie mindestens aufwenden müssen, bevor sie die Kenntnisnahme bestätigen können.
4. Download zulassen: (Optional) Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können die Nutzer die Richtlinie von der Richtlinien-Viewer-Oberfläche herunterladen. Weitere Informationen zum Richtlinien-Viewer finden Sie im Abschnitt Nutzerbereich dieses Artikels.
5. Beschreibung: (Optional) In diesem Feld können Sie zu Informationszwecken eine Beschreibung der Richtlinie eingeben.
6. +Sprache hinzufügen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Version Ihrer Richtlinie hinzuzufügen. Nach dem Klicken werden Sie zur Seite Sprache hinzufügen weitergeleitet.
   Wichtig: Sie können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens beliebig viele Sprachversionen der Richtlinie hinzufügen. Die erste zur Richtlinie hinzugefügte Version wird allen Nutzern als Standardversion angezeigt.

Nachdem Sie alle oben aufgeführten Felder ausgefüllt haben, füllen Sie die Felder auf der Seite Sprache hinzufügen aus. Weitere Informationen zu den Feldern auf der Seite Sprache hinzufügen finden Sie in der nachstehenden Liste.

1. Richtlinienname: Geben Sie einen Namen für Ihre Richtlinie ein. Dieser Name wird den Nutzern angezeigt.
2. Richtliniendatei: Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine PDF-Datei Ihrer Richtlinie hochzuladen.
   Wichtig: Wenn Sie eine von DocuSign heruntergeladene PDF-Datei hochladen möchten, muss diese Datei unsigniert sein. Signierte PDF-Dateien von DocuSign können nicht hochgeladen werden.
3. Zustimmungsanforderungen: Wählen Sie die gewünschten Anforderungen für die Kenntnisnahme aus. Sie können vorgeben, dass die Nutzer jeder Seite oder lediglich die letzte Seite der Richtlinie quittieren müssen.
4. Sprache: Wählen Sie die Sprache der Richtlinie aus. Die erste zur Richtlinie hinzugefügte Sprache wird allen Nutzern als Standardauswahl angezeigt.
5. Text für Zustimmung: (Optional) Geben Sie den Text ein, der neben dem Kontrollkästchen für die Zustimmung bzw. Kenntnisnahme angezeigt werden soll, wenn die Nutzer einer Richtlinie zustimmen.
6. Text für Zustimmung pro Seite: (Optional) Geben Sie den Text ein, der auf allen Seiten der Richtlinie außer der letzten Seite angezeigt werden soll.
7. Text für Zustimmung letzte Seite: (Optional) Geben Sie den Text ein, der auf der letzten Seite der Richtlinie angezeigt werden soll.
8. Speichern: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um diese Sprachversion der Richtlinie zu speichern.

Sie können beliebig viele Sprachversionen der Richtlinie hinzufügen. Nachdem Sie alle Sprachversionen der Richtlinie hinzugefügt und die Richtlinieneinstellungen angepasst haben, klicken Sie auf Erstellen.

Hinzufügen von URL-Richtlinien

Sie können die Richtlinien Ihrer Organisation entweder als PDF-Datei oder als URL in die Konsole hochladen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine URL-Richtlinie hinzuzufügen:

1. Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Training > Richtlinien.
2. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü +Richtlinie hinzufügen.
3. Wählen Sie URL aus.
4. Füllen Sie die Felder auf der Seite URL-Richtlinie hinzufügen aus.

Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie in der nachstehenden Liste.

1. Titel der Richtlinie: Geben Sie den Titel der Richtlinie oder Vereinbarung an. Wir empfehlen, im Titel die Version der Richtlinie oder das Erstellungsdatum zu erwähnen. Dieser Titel wird auf der Oberfläche angezeigt, die die Nutzer beim Lesen der Richtlinie sehen.
2. Status: Wählen Sie den Status der Richtlinie aus. Zur Auswahl stehen Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert. Weitere Informationen zu dem jeweiligen Status finden Sie im nachstehenden Unterabschnitt Richtlinienstatus.
3. Erforderliche Review: (Optional) Sie können diese Einstellung aktivieren, damit die Nutzer die URL aufrufen müssen, bevor sie der Richtlinie zustimmen können.
4. Beschreibung: (Optional) Geben Sie zu Informationszwecken eine Beschreibung der Richtlinie ein.
5. +Sprache hinzufügen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Sprachversion Ihrer Richtlinie hinzuzufügen. Die erste zur Richtlinie hinzugefügte Version wird allen Nutzern als Standardversion angezeigt.

Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Sprachversion finden Sie in der nachstehenden Liste.

1. Richtlinienname: Geben Sie einen Namen für Ihre Richtlinie ein. Dieser Name wird den Nutzern angezeigt.
2. Richtlinien-URL: Geben Sie die URL für die Richtlinie ein.
   Wichtig: Es sind nur Fully Qualified Domain Names (FQDNs) zulässig. Geben Sie eine vollständige URL und keine verkürzte Version der URL ein.
3. Sprache: Wählen Sie die Sprache der Richtlinie aus. 
4. Text für Zustimmung: (Optional) Geben Sie den Text ein, der neben dem Kontrollkästchen für die Zustimmung bzw. Kenntnisnahme angezeigt werden soll, wenn die Nutzer einer Richtlinie zustimmen.
5. Speichern: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um diese Sprachversion der Richtlinie zu speichern.

Sie können beliebig viele Sprachversionen der Richtlinie hinzufügen. Nachdem Sie alle Sprachversionen der Richtlinie hinzugefügt und die Richtlinieneinstellungen angepasst haben, klicken Sie auf Erstellen.

Bearbeiten von Richtlinien

Nachdem Sie eine Richtlinie erstellt haben, können Sie die Richtlinie bearbeiten oder nach Bedarf zusätzliche Sprachversionen der Richtlinie hinzufügen.

Änderungen an der Richtlinie treten sofort in Kraft. Nutzer, denen die Richtlinie bereits zugewiesen wurde, können die Änderungen sehen, wenn sie die Richtlinie das nächste Mal aufrufen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Richtlinie zu bearbeiten:

1. Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Training > Richtlinien.
2. Suchen Sie die gewünschte Richtlinie in der Liste der Richtlinien.
3. Klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil neben der Richtlinie, die bearbeitet werden soll.
4. Wählen Sie Bearbeiten aus.

Auf der Bearbeitungsseite der Richtlinie können Sie die Richtliniendetails ändern, der Richtlinie zusätzliche Sprachversionen hinzufügen, bestehende Sprachversionen der Richtlinie bearbeiten und die Option für die Standardsprache der Richtlinie ändern. Die Standardsprache ist die erste angezeigte Sprache im Drop-down-Menü, das die Nutzer vor dem Öffnen der Richtlinie sehen.

Klicken Sie auf Richtlinie aktualisieren, nachdem Sie die Richtlinie geändert haben.

Richtlinienstatus

Als Status der Richtlinie stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert. Der Status kann durch Bearbeiten der Richtlinie jederzeit geändert werden.

Weitere Informationen zum jeweiligen Status finden Sie in der nachstehenden Tabelle.

Zuweisen von Richtlinien

Nach dem Hinzufügen einer Richtlinie zu Ihrem Konto können Sie eine Trainingskampagne erstellen, um die Richtlinie den Nutzern zuzuweisen und bereitzustellen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Trainingskampagne für die Richtlinie zu erstellen.

1. Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Training > Kampagnen.
2. Klicken Sie auf +Trainingskampagne erstellen.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Content die Richtlinie aus, die hinzugefügt werden soll.
   Hinweis: Sie können einer Kampagne sowohl Richtlinien als auch Training-Content zuweisen.
4. Richten Sie den Rest der Trainingskampagne wie gewünscht ein. Weitere Informationen zum Erstellen einer Trainingskampagne finden Sie in unserem Artikel Erstellen und Verwalten von Trainingskampagnen.
5. Nachdem Sie die Kampagne erstellt haben, klicken Sie auf Kampagne erstellen.

Überwachen von Richtlinien-Kenntnisnahmen 

Nach dem Start Ihrer Kampagne können Sie sowohl die Richtlinien-Kenntnisnahmen der Nutzer als auch anderen in der Kampagne enthaltenen Training-Content überwachen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Details zur Kampagne anzuzeigen:

1. Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Training > Kampagnen.
2. Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Kampagne, um die Seite Übersicht der Kampagne aufzurufen.

Auf der Seite Übersicht der Kampagne können Sie einsehen, welcher Content und welche Richtlinien der Kampagne zugewiesen wurden. Außerdem ist es möglich, den Status der Kampagne, wie viele Nutzer in der Kampagne registriert waren usw. anzuzeigen. Weitere Informationen zur Seite Übersicht finden Sie im Abschnitt Übersicht über individuelle Kampagnen des Artikels Erstellen und Verwalten von Trainingskampagnen.

Auf der Registerkarte Nutzer können Sie auch die Richtlinien-Kenntnisnahmen bestimmter Nutzer überwachen. Auf dieser Seite werden spezifische Informationen zu bestimmten Nutzern angezeigt, wie z. B. der ihnen zugewiesenen Content, ob sie den Content abgeschlossen haben usw. Weitere Informationen zur Registerkarte Nutzer finden Sie im Artikel Nutzer-Trainingsfortschritt.

Nutzerbereich 

Wenn Sie eine Kampagnen-Benachrichtigung eingerichtet haben, um Nutzer an die Kenntnisnahme einer Richtlinie zu erinnern, können die Nutzer durch Klicken auf den Link in der Benachrichtigung auf ihr Konto zugreifen.

Als Kontoadministrator können Sie die Benachrichtigungen an Ihre Nutzer anpassen. Sie können diese Benachrichtigungen so oft, wie Sie möchten, an die Nutzer, die Manager der Nutzer und an Kontoadministratoren senden. Weitere Informationen zum Erstellen und Anpassen von Benachrichtigungen in Trainingskampagnen finden Sie im Artikel Benachrichtigungen zur Trainingskampagne und Anpassen von Trainings-Benachrichtigungen.

Wenn sich die Nutzer bei ihrem Konto anmelden, werden die aktiven Kampagnen angezeigt, für die sie registriert sind. Wenn die Nutzer dann auf Starten klicken, wird das Richtlinien-Trainingsmodul angezeigt.

Beim Klicken auf Starten wird die Richtlinie in einem neuen Fenster geöffnet.

Wenn Sie mehrere Sprachversionen der Richtlinie hinzugefügt haben, können die Nutzer auf das Dropdown-Menü Globus klicken und die bevorzugte Sprache auswählen.

Sobald die Nutzer auf Starten klicken, können Sie die Richtlinie im Richtlinien-Viewer anzeigen.

Im Richtlinien-Viewer können die Nutzer mit einem Klick auf den Vorwärts-Navigationspfeil in der Richtlinie navigieren. Wenn Sie vorgegeben haben, dass die Nutzer jeder Seite der Richtlinie zustimmen müssen, müssen diese das Kontrollkästchen aktivieren, bevor sie die nächste Seite der Richtlinie aufrufen können.

Wenn Sie nicht vorgegeben haben, dass die Nutzer jeder Seite der Richtlinie zustimmen müssen, navigieren die Nutzer durch die gesamte Richtlinie und aktivieren dann das Kontrollkästchen für die Zustimmung bzw. Kenntnisnahme auf der letzten Seite.

Wenn Sie die Funktion Download zulassen aktiviert haben, können die Nutzer auf die Schaltfläche Herunterladen oben im Richtlinien-Viewer klicken, um eine Kopie der PDF-Datei zu speichern.

Wenn Sie für die Richtlinie unter Erforderliche Review eine Minutenangabe festgelegt haben, müssen die Nutzer diese Zeit für das Durchlesen der Richtlinie aufwenden, bevor sie zustimmen können. Wenn Nutzer vor Ablauf dieser Zeit das letzte Kontrollkästchen für die Zustimmung bzw. Kenntnisnahme aktivieren möchten, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Frage: Werden Änderungen an der Richtlinie in der Richtlinie angezeigt, wenn ich die Richtlinie bereits einer Kampagne zugewiesen habe?

   Antwort: Ja. Alle Änderungen an der Richtlinie werden automatisch in der Richtlinien-Kampagne wiedergegeben. Hierzu gehören auch weitere durch Sie hinzugefügte Sprachversionen der Richtlinie.

2. Frage: Kann ich alle Sprachversionen der Richtlinie in einer Vorschau anzeigen?

   Antwort: In der Konsole kann nur die Standardversion der Richtlinie in einer Vorschau angezeigt werden. Wenn Sie eine Vorschau der restlichen Sprachversionen wünschen, wechseln Sie von der Standardversion der Richtlinie vorübergehend zur gewünschten Sprachversion.

3. Frage: Kann ich die Reihenfolge des Content ändern, den ich über Trainingskampagnen zuweise?

   Antwort: Ja. Verschieben Sie den Content auf der Seite Neue Trainingskampagne erstellen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Wenn sich die Nutzer zum Absolvieren ihres Trainings oder zur Kenntnisnahme von Richtlinien anmelden, wird der Content in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge angezeigt. In der nachstehenden GIF-Datei finden Sie ein Beispiel für die Neuanordnung von Content.

4. Frage: Warum kann ich meine Richtlinie beim Erstellen einer Trainingskampagne nicht sehen oder auswählen?

   Antwort: Bevor Sie die Richtlinie einer Trainingskampagne hinzufügen können, muss sich die Richtlinie im Status Veröffentlicht befinden. Um den Status einer Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil ganz rechts neben dem Namen der Richtlinie. Wählen Sie Bearbeiten aus. Wählen Sie dann im Drop-down-Menü Status die Option Veröffentlicht aus und klicken Sie auf Richtlinie aktualisieren.

5. Frage: Warum befinden sich die Nutzer meiner Richtlinien-Kampagne auf der Registerkarte Reports nicht unter „Nutzer, die die Richtlinien zum Kurs nicht zur Kenntnis genommen haben“ oder „Nutzer, die die Richtlinien zum Kurs zur Kenntnis genommen haben“?

   Antwort: Diese spezifischen Reports beziehen sich auf eine alternative Methode für verbindliche Richtlinien-Kenntnisnahmen über die Konsole. Wenn Sie möchten, dass Reports für Ihre Trainingskampagnen auch PDF-Richtlinien enthalten, lesen Sie in diesem Artikel den Abschnitt Überwachen von Richtlinien-Kenntnisnahmen.

6. Frage: Kann ich Nutzern, die sich um Richtlinienverwaltung, -bereitstellung und -kenntnisnahme kümmern sollen, Sicherheitsrollen zuweisen?

   Antwort: Ja. Sie können einer Gruppe in Ihrer Konsole einen oder mehrere Nutzer hinzufügen, damit notwendige Sicherheitsrollen für die Richtlinienverwaltung zugewiesen werden können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So verwenden Sie Sicherheitsrollen.

7. Frage: Ist die Dateigröße für Richtliniendateien im PDF-Format beschränkt?

   Antwort: Nein. Bei sehr großen PDF-Dateien kommt es möglicherweise zu einer Zeitüberschreitung des Systems. Versuchen Sie bei einer Zeitüberschreitung des Systems, die Dateigröße zu reduzieren, und laden Sie die Datei erneut hoch.

8. Frage: In der Richtlinie befinden sich Links, auf die nicht geklickt werden kann. Warum kann ich nicht auf die Links klicken?

   Antwort: Wenn Sie ein MacBook verwenden und klickbare Links in der Richtlinie einfügen möchten, muss die PDF-Datei mit Adobe Acrobat erstellt werden.