Verwalten von Nutzer:innen und Gruppen

Leitfaden zur Verwaltung von Nutzer:innen und Gruppen

Auf der Registerkarte „Nutzer“ können Sie Ihre Nutzer:innen und Gruppen verwalten, Administrator:innen zuweisen und verschiedene Sicherheitsrollen erstellen und zuweisen. Informieren Sie sich mithilfe der nachstehenden Links über die verschiedenen administrativen Steuerelemente der Registerkarte „Nutzer“.

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Verwalten und Bearbeiten von Nutzer:innen

Zuweisen und Widerrufen von AdministratorberechtigungenSicherheitsrollenVerwalten von Gruppen

Hinzufügen von Nutzer:innen

Sie haben vier Optionen, Nutzer:innen zu importieren:

  1. Schnellimport
  2. CSV-Import
  3. Nutzerbereitstellung
  4. Erstellen von Einzelnutzer:innen

Navigieren Sie mithilfe der obenstehenden Links zu den entsprechenden Abschnitten oder Artikeln, um mehr über die einzelnen Optionen zu erfahren.

Optional können Sie auch in den Kontoeinstellungen die Einstellung Registrierung von Nutzer:innen zulassen aktivieren, damit Nutzer:innen automatisch hinzugefügt werden, wenn sie sich für ihre eigenen Konten registrieren. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.

Hinweis: Nutzer:innen, die der Konsole hinzugefügt werden, werden außerdem für jede Trainingskampagne registriert, bei der die Option „Automatische Registrierung neuer Nutzer:innen aktivieren“ aktiviert ist. Prüfen Sie vor dem Hinzufügen von Nutzer:innen die Einstellungen der Kampagnen, um diese Option bei Bedarf zu deaktivieren.

 

Schnellimport

Sie können Nutzer:innen über einen Schnellimport hinzufügen. Mit dieser Methode können Sie auch die E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer:innen importieren. Wenn Sie weitere Informationen zu Ihren Nutzer:innen importieren möchten, sollten Sie einen CSV-Import oder die Nutzerbereitstellung verwenden.

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte Nutzer und klicken Sie auf Nutzer:innen importieren.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Nutzer:innen manuell in das Textfeld ein oder kopieren Sie sie dorthin. Achten Sie auf das Format, das rechts neben dem Textfeld angegeben ist. Geben Sie nur eine E-Mail-Adresse pro Zeile ein.
    Hinweis: In den meisten Fällen werden beim Import nur E-Mail-Adressen der Domain akzeptiert, die mit der Domain Ihrer Organisation übereinstimmt. Wenn Sie in Ihrer Organisation mehrere E-Mail-Domains verwenden, finden Sie weitere Informationen im Artikel So fügen Sie Domains hinzu und verifizieren diese.
  3. Nach dem Import werden Ihre Nutzer:innen aufgefordert, ein eigenes Passwort zu erstellen. Diese Aufforderung wird bei der ersten Anmeldung zu einem Training angezeigt. Wenn Sie ein einziges Passwort für alle importierten Nutzer:innen festlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwort für Nutzer:innen festlegen.
    Hinweis: Diese Option sollte nur im Ausnahmefall verwendet werden. Sie können das neue Kontrollkästchen Nutzer:innen müssen von Administrator:innen festgelegte Passwörter zurücksetzen aktivieren, um Nutzer:innen nach der ersten Anmeldung aufzufordern, ihr Passwort zu ändern.
  4. Wenn Sie die importierten Nutzer:innen zu einer bestimmten Gruppe oder Gruppen hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppen für Nutzer:innen auswählen. Wählen Sie dann mindestens eine Gruppe im Drop-down-Menü aus.

Wenn Sie Nutzer:innen und weitere Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf Nutzer:innen importieren.

Wichtig: Stellen Sie bei einem Schnellimport sicher, dass Sie nur gültige E-Mail-Adressen einzelner Nutzer:innen importieren. Importieren Sie keine Verteilerlisten oder generischen E-Mail-Adressen, z. B. post@, info@ usw.

 

CSV-Import

Mithilfe der Funktion für den CSV-Import können Sie sehr viele Nutzer:innen gleichzeitig importieren und weitere Angaben zu diesen Nutzer:innen hinzufügen. Diese Funktion finden Sie im Abschnitt Nutzer auf der Registerkarte Nutzer:innen importieren.

Weitere Informationen zum Importieren von Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei und zu zulässigen Felder für Nutzerinformationen finden Sie in unserem Artikel: CSV-Import: Wie importiere ich Nutzer:innen mit einer CSV-Datei?

Nutzerbereitstellung

Mithilfe der Active Directory-Integration (ADI) oder SCIM können Sie sehr viele Nutzer:innen gleichzeitig importieren und weitere Angaben zu diesen Nutzer:innen hinzufügen.  Weitere Informationen finden Sie im Artikel Active Directory-Integration (ADI) oder im Leitfaden für die SCIM-Konfiguration.

Erstellen von Einzelnutzer:innen

Sie können einzelne Nutzer:innen mit Details wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Stellenbezeichnung manuell hinzufügen. Öffnen Sie zum Hinzufügen eines Nutzers bzw. einer Nutzerin die Registerkarte Nutzer. Klicken Sie im Auswahlmenü Nutzer:innen hinzufügen auf die Option Einzelnutzer:in erstellen.

Verwalten und Bearbeiten von Nutzer:innen

Auf der Registerkarte Nutzer werden all Ihre Nutzer:innen aufgeführt. Über diese Liste können Sie Nutzer:innen zu Gruppen hinzufügen oder aus Gruppen entfernen, Administratorrechte vergeben oder widerrufen, grundlegende Profilinformationen bearbeiten und eine Liste Ihrer Nutzer:innen in eine CSV-Datei exportieren.

  1. Nutzer:innen hinzufügen: Über dieses Auswahlmenü können Sie eine:n Einzelnutzer:in erstellen oder einen Massenimport mehrerer Nutzer:innen durchführen. Beim Erstellen eines neuen Nutzers bzw. einer neuen Nutzerin können Sie Details wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Stellenbezeichnung hinzufügen.
  2. Filter: Zu den verfügbaren Filteroptionen gehören Status, Nutzertyp, Anzeige von Endnutzer:innen, Administrator:innen oder beiden Nutzertypen oder Nutzer:innen nach zugewiesener Gruppe oder zugewiesenen Gruppen.
    • Unter dem Filter Gruppen können Sie Keine Gruppen auswählen, um nach Nutzer:innen zu filtern, die derzeit keiner Gruppe zugewiesen sind.
  3. Kombiniert archivieren: Durch Klicken auf diese Option wir das Fenster Kombiniert archivieren geöffnet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Wie archiviere oder lösche ich Nutzer:innen.
  4. CSV erstellen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine CSV-Datei zu erstellen. Nachdem die CSV-Datei erstellt wurde, können Sie diese im Download Center herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zum Download Center
Hinweis: Falls Sie über mehr als 51.000 Nutzer:innen verfügen, wird Ihr Download in mehrere CVS-Dateien mit maximal 50.000 Nutzer:innen pro Datei unterteilt.
  1. Suche: Verwenden Sie die Suchleiste, um die Liste nach E-Mail-Adresse oder Nutzernamen zu filtern.
  2. Nutzer-E-Mail-Adresse, Name und Symbol: Klicken Sie auf den Namen einer Nutzerin oder eines Nutzers, um weitere Details anzuzeigen. Die Symbole zeigen verschiedene Informationen zu einem:einer Nutzer:in an. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Symbole.
    • Wenn die ADI aktiviert ist, wird mit den Symbolen darauf hingewiesen, ob Nutzer:innen direkt zur Konsole hinzugefügt wurden () oder ob diese über die ADI verwaltet werden ().
    • Wenn SCIM aktiviert ist, deutet ein Symbol () darauf hin, dass die Nutzerin oder der Nutzer über SCIM verwaltet wird.
    • Das Phish-Symbol () weist darauf hin, dass Nutzer:innen Zugriff auf die PhishER-Plattform haben. Weitere Informationen finden Sie im PhishER-Produkthandbuch.
  3. PA (%): Hierbei handelt es sich um den Phish-prone Percentage. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Wie wird der Phish-prone Percentage berechnet?
  4. Risiko: Weitere Informationen finden Sie in unserem Risk Score-Leitfaden.
  5. Aktionen: Sie können mithilfe der verfügbaren Optionen den entsprechenden Nutzer:innen bearbeiten, archivieren oder dessen Administratorrechte ändern.

 

Bearbeiten von Nutzer:innen

Sie können auf die E-Mail-Adresse eines beliebigen Nutzers bzw. einer beliebigen Nutzerin klicken, um detaillierte Informationen zu dessen Trainingsverlauf und Phishing-Ergebnissen anzuzeigen. Dort können Sie auch alle Informationen, die zu diesem:dieser Nutzer:in in das System importiert worden sind, manuell bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Nutzerprofil-Leitfaden.

Archivieren und Löschen von Nutzer:innen

Sie haben die Möglichkeit, Nutzer:innen zu archivieren, wiederherzustellen und zu löschen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Wie archiviere oder lösche ich Nutzer?

Zuweisen und Widerrufen von Administratorberechtigungen

Administrator:innen haben Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen in der Konsole. Auf der Registerkarte Nutzer:innen können Sie diesen Administratorrechte zuweisen oder entziehen. Nutzer:innen mit Administratorrechten werden in der Liste Nutzer blau hinterlegt. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So weisen Sie Administratorrechte zu und entfernen diese.

Sicherheitsrollen

Platinum- und Diamond-Kunden steht die Funktion „Sicherheitsrollen“ zur Verfügung, um bestimmten Nutzergruppen zusätzlichen Zugriff auf Bereiche in der Konsole zu gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So verwenden Sie Sicherheitsrollen bzw. im gleichnamigen Video.

Verwalten von Gruppen

Mithilfe des effektiven Einsatzes von Gruppen holen Sie das Beste aus Ihrer KnowBe4-Konsole heraus. Fügen Sie beispielsweise Nutzer:innen in Gruppen zusammen, denen Sie bestimmte Phishing- oder Trainingskampagnen zuweisen möchten. Navigieren Sie zur Registerkarte Nutzer, um Ihre Gruppen anzuzeigen oder zu verwalten. Wählen Sie dann die Registerkarte Gruppen aus.

  1. +Neue Gruppe erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um eine neue Gruppe zu erstellen.
  2. Filter „Status“ und „Typ“: Ihnen stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung: nach Gruppenstatus – entweder „Aktiv“ oder „Archivieren“ – sowie nach Gruppentyp. Hierzu gehören folgende Optionen: „Konsole“, „Smart“, „Per SCIM verwaltet“ und „Per ADI verwaltet“.
  3. CSV erstellen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine CSV-Datei zu erstellen. Nachdem die CSV-Datei erstellt wurde, können Sie diese im Download Center herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zum Download Center.
  4. Archivieren: Mit dieser Option wird die Gruppe entfernt, ohne dass sie aus der Konsole gelöscht wird. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Archivieren von Gruppen.
  5. Suche: Verwenden Sie die Suchleiste, um die Tabelle nach Gruppennamen zu filtern.
  6. Gruppenname und Symbol: Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe, um weitere Details anzuzeigen. Die Symbole weisen darauf hin, ob es sich bei der Gruppe um eine über die Konsole verwaltete Gruppe, eine per ADI verwaltete Gruppe oder eine Smart Group handelt.
  7. Risk Booster: Hier werden aktuelle Informationen über den Risk Booster dieser Gruppe angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Risk Boosters-Leitfaden.
  8. Aktionen: Im Drop-down-Menü finden Sie Informationen zum klonen, bearbeiten oder archivieren einer Gruppe. Sie haben auch die Option, alle Nutzer:innen aus der Gruppe zu entfernen oder alle Nutzer:innen innerhalb der Gruppe zu archivieren.

Erstellen von Gruppen

Es sind keine Gruppen eingerichtet. Wenn Sie mit Gruppen arbeiten möchten, müssen Sie diese selbst erstellen. Sie können eine Gruppe direkt in Ihrer KnowBe4-Konsole über einen CSV-Import oder die Active Directory-Integration erstellen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel Wie erstelle ich eine neue Gruppe?

Hinzufügen von Nutzer:innen zu Gruppen

Sie können Nutzer:innen nach dem Importieren zu Gruppen hinzufügen. Wählen Sie beispielsweise Abteilung, Standort, Domains oder ein beliebiges anderes Merkmal aus. Nutzer:innen können beliebig vielen Gruppen hinzugefügt werden. Es gibt keine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Gruppen, die erstellt werden können. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Wie füge ich eine:n Nutzer:in zu einer Gruppe hinzu oder entferne ihn aus dieser?

 

Klonen von Gruppen

Sie können von jeder vorhandenen Gruppe eine Kopie erstellen, indem Sie sie klonen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So klonen Sie eine Gruppe.

 

Archivieren von Gruppen

Wenn Sie eine Gruppe nicht mehr benötigen, können Sie diese archivieren. Nach der Archivierung kann eine Gruppe nicht mehr verwendet werden, die darin enthaltenen Nutzer:innen bleiben jedoch erhalten. Sie können die Archivierung einer Gruppe jederzeit wieder aufheben. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Gruppe zu archivieren:

So archivieren Sie eine Gruppe:

  1. Navigieren Sie in Ihrer KnowBe4-Konsole zu Nutzer:innen > Gruppen.
  2. Suchen Sie in der Liste der Gruppen nach der Gruppe, die Sie archivieren möchten.
  3. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Drop-down-Menü neben der gewünschten Gruppe und wählen Sie Archivieren aus.
  4.  

Anzeigen archivierter Gruppen

Sie können archivierte Gruppen anzeigen, indem Sie über das Drop-down-Menü Status über der Liste mit Gruppen die Option Archiviert auswählen. 

Wiederherstellen archivierter Gruppen

Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben der gewünschten Gruppe und wählen Sie Wiederherstellen aus.

Löschen von Gruppen

Wenn Sie eine Gruppe nicht mehr benötigen, können Sie diese löschen. Beim Löschen einer Gruppe wird diese jedoch dauerhaft aus der Konsole entfernt.

Hinweis: Beim Löschen einer Gruppe bleiben die Nutzerdaten innerhalb der Gruppe unverändert. Es wird lediglich die Gruppe dauerhaft aus der KnowBe4-Konsole entfernt.
  1. Bevor Sie eine Gruppe löschen können, müssen Sie diese zunächst archivieren. Zeigen Sie dann Ihre archivierten Gruppen an, indem Sie im Drop-down-Menü Status über der Liste mit Gruppen die Option Archiviert auswählen.

  1. Klicken Sie unter der Gruppenliste auf die rote Schaltfläche Löschen
    1. Zwei Optionen werden angezeigt: Auswahl löschen und Kombiniert aus CSV löschen. Bei beiden Optionen wird die Gruppe dauerhaft gelöscht. Beim Löschen einer Gruppe bleiben die Nutzerdaten innerhalb der Gruppe unverändert.
      1. Mit der Option Auswahl löschen werden die ausgewählten Gruppen dauerhaft gelöscht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Gruppe oder den Gruppen, die Sie löschen möchten.
      2. Wenn Sie alle zu löschenden Gruppen ausgewählt haben, klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen und wählen Sie Auswahl löschen aus.
    2. Um die Option Kombiniert aus CSV löschen verwenden zu können, müssen Sie vorab eine CSV-Datei mit allen archivierten Gruppen, die gelöscht werden sollen, vorbereiten. In der CSV aufgeführte Gruppen, die nicht archiviert sind, werden nicht gelöscht.
      1. Wenn Sie die CSV-Datei vorbereitet haben, klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen und wählen Sie Kombiniert aus CSV löschen aus Folgendes Fenster wird geöffnet:

      1. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die von Ihnen vorbereitete CSV-Datei auszuwählen und hochzuladen.
      2. Wählen Sie aus, welche Nutzer:innen über diesen Löschvorgang benachrichtigt werden sollen (bei Bedarf). Klicken Sie dann auf Gruppen löschen, um die in der CSV-Datei aufgeführten Gruppen dauerhaft zu löschen.

Smart Groups

Platinum- und Diamond-Kunden können mithilfe der Smart Groups-Funktion dynamische Gruppen anhand spezifischer, selbst definierter Kriterien erstellen. Solche Gruppen sind hilfreich für Phishing-Tests, Trainingskampagnen und zum Erstellen verschiedener Reports.

Weitere Informationen zu Smart Groups finden Sie in den Artikeln unserer Wissensdatenbank über Smart Groups.

 

Gruppen und Phishing-Kampagnen

Wenn Sie in Ihren Phishing-Kampagnen Gruppen verwenden, können Sie einer Auswahl von Nutzer:innen einer Gruppe spezifische Phishing-Vorlagen senden. Senden Sie beispielsweise Phishing-E-Mails nur an bestimmte Abteilungen oder starten Sie einen Spear-Phishing-Versuch bei zentralen Mitarbeitenden. Sie können in einer einzigen Phishing-Kampagne auch mehrere Gruppen ansprechen. Mithilfe von Gruppen können Sie Phishing-Kampagnen für bestimmte Regionen oder Standorte durchführen. Sie erhalten dann gruppenspezifische Kennzahlen für diese Kampagne.

Wir empfehlen, Gruppen für verschiedene Standorte, wiederholte Klicker, das Management und andere Gruppen von Nutzer:innen mit hohem Risiko zu erstellen. Die Smart Groups-Funktion hilft Ihnen beim Erstellen solcher Gruppen. Weitere Informationen zu Smart Groups (nur Platinum- und Diamond-Kunden) erhalten Sie im Artikel Übersicht über Smart Groups.

Sie können Kennzahlen für diese Gruppen (z. B. Phish-prone Percentage und Anzahl der Fehler/Klicks bei Phishing-Versuchen) aufrufen, indem Sie zu Phishing > Reports navigieren und die Funktion Reporting verwenden.

Gruppen und Trainingskampagnen

Wenn Sie eine Trainingskampagne einrichten, können Sie alle Nutzer:innen oder bestimmte Nutzergruppen für diese Kampagne registrieren.

Sie können auch ein automatisiertes unterstützendes Training für die Gruppe der „Klicker“ einrichten, um Nutzer:innen, die häufig bei Phishing-Tests durchfallen, weitere Trainingsmodule anzubieten. Nach dem Abschluss des unterstützenden Trainings können Sie die entsprechenden Nutzer:innen wieder aus der Gruppe der „Klicker“ entfernen. Wenn diese Nutzer:innen später wieder bei einem Phishing-Test durchfallen, können Sie ihnen erneut Trainings zuweisen. Weitere Informationen zum unterstützenden Training finden Sie im Artikel Verwenden von Gruppen für unterstützendes Training.

Sie können Gruppen verwenden, um Trainingsfortschritte besser zu verfolgen und Reports zu verschiedenen Nutzergruppen zu erstellen. Beispielweise können Sie ermitteln, wie viele Mitglieder der Gruppe der „Klicker“ einen bestimmten Kurs begonnen, jedoch noch nicht abgeschlossen haben. Jeder trainingsrelevante Report lässt sich auch nach Gruppe filtern. Gruppenreports befinden sich auf der Registerkarte Reports. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Reporting.

Anhand von Gruppen können Sie auch den Trainingsfortschritt von Nutzer:innen in einem bestimmten Abstand oder einer bestimmten Reihenfolge nachverfolgen. Sie könnten beispielsweise in einem Jahr vier Kampagnen (also eine Kampagne in jedem Quartal) einrichten. Jede Kampagne kann zu Beginn eines Quartals starten, wobei sich die Kampagne Q1 an alle Nutzer:innen richtet. Die folgenden drei Kampagnen können sich an die Gruppen Q2, Q3 und Q4 richten. Nutzer:innen mit Status „Abgeschlossen“ der Kampagne Q1 können zur Gruppe Q2 hinzugefügt werden, Nutzer:innen mit Status „Abgeschlossen“ der Kampagne Q2 zur Gruppe Q3 usw. Auf diese Weise werden Nutzer:innen nur dann für die nachfolgenden Kurse registriert, wenn sie die Kurse der vorherigen Kampagne abgeschlossen haben.

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