Importieren von Nutzern mit einer CSV-Datei
Mithilfe der Funktion für den CSV-Import können Sie sehr viele Nutzer:innen gleichzeitig importieren und Informationen zu Nutzern hinzufügen oder ändern. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Nutzer:innen mit einer CSV-Datei importieren.
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So importieren Sie Nutzer:innen mit einer CSV-Datei
Tipps für CSV-Dateiimporte
Verfügbare Felder für Nutzerinformationen
So importieren Sie Nutzer:innen mit einer CSV-Datei
Gehen Sie wie folgt vor, um Nutzer:innen mit einer CSV-Datei zu importieren:
- Bereiten Sie eine CSV-Datei für den Import vor. Informationen zu den Pflichtfeldern und optionalen Feldern der CSV-Datei finden Sie im Abschnitt Verfügbare Felder für Nutzerinformationen dieses Artikels. Bei Verwendung von Microsoft Excel muss die bearbeitete CSV-Datei im Format „CSV UTF-8“ gespeichert werden.
Hinweis: Wenn Sie die Informationen bereits vorhandener Nutzer:innen aktualisieren, verwenden Sie nur Kopfzeilen derjenigen Felder, die überschrieben werden sollen. Wenn Sie eine Zelle leer lassen, werden durch diese Aktion die entsprechenden Nutzerinformationen in der Konsole gelöscht. Sie können jedoch den Inhalt einer Zelle löschen, um Nutzerinformationen kombiniert zu löschen.
- Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Nutzer > Nutzer:innen importieren > CSV-Import.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
- Um Administrator:innen über den CSV-Dateiimport zu benachrichtigen, wählen Sie im Dropdown-Menü Benachrichtigen, wenn der Import abgeschlossen ist die Namen der Administrator:innen aus. Standardmäßig erhalten beim Import von Nutzern alle Administrator:innen eine E-Mail.
- Wenn Sie ebenfalls eine Importbenachrichtigung erhalten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Importbenachrichtigungen senden an (Ihre E-Mail-Adresse).
- Klicken Sie nach dem Aktualisieren der Einstellungen unten auf der Seite auf die Schaltfläche Nutzer:innen importieren.
Hinweis:
Nutzer:innen, die der Konsole hinzugefügt werden, werden für jede Phishing- oder Trainingskampagne registriert, bei der die Einstellung Automatische Registrierung neuer Nutzer:innen aktivieren aktiviert ist. Bevor Sie Nutzer:innen mit einer CSV-Datei importieren, sollten Sie die Einstellungen aller Ihrer Kampagnen überprüfen und diese Funktion nach Bedarf deaktivieren.
Tipps für CSV-Dateiimporte
Beachten Sie beim Importieren Ihrer Nutzer:innen mithilfe einer CSV-Datei die Tipps in den folgenden Abschnitten.
CSV-Beispieldateien herunterladen
Wenn Ihnen keine CSV-Datei zur Verfügung steht, können Sie eine unserer CSV-Beispieldateien von Ihrer KnowBe4-Konsole herunterladen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine unserer CSV-Dateien herunterzuladen:
- Melden Sie sich bei Ihrer KnowBe4-Konsole an und navigieren Sie zu Nutzer > Nutzer:innen importieren > CSV-Import.
- Klicken Sie in dem blauen Feld rechts auf der Seite auf die gewünschte CSV-Datei. Sie können eine CSV-Datei auswählen, die nur E-Mail-Adressen enthält, eine CSV-Datei mit E-Mail-Adressen und Gruppenmitgliedschaften oder eine CSV-Datei mit allen Feldern.
- Nachdem Sie auf den Link für die gewünschte CSV-Datei geklickt haben, klicken Sie auf Beispiel-CSV herunterladen.
Pflichtfelder
Achten Sie darauf, im Feld Email der CSV-Datei Daten einzutragen. Das Feld Email ist das einzige Pflichtfeld in der CSV-Datei.
Beim ersten Importieren von Nutzer:innen sollten Sie zudem im Feld First Name den Vornamen und im Feld Last Name den Nachnamen der Nutzer:innen eingeben. Tragen Sie in die anderen Felder nur dann etwas ein, wenn diese Angaben beim Import benötigt werden.
Zulässige Domains
Für einen erfolgreichen Import müssen die E-Mail-Adressen in der CSV-Datei mit einer Ihrer zulässigen Domains übereinstimmen.
Sofern Ihre Nutzer:innen über mehrere Domains verteilt sind, müssen Sie alle Domains zu Ihrem Konto hinzufügen, bevor Sie mit dem Phishing oder Training dieser Nutzer:innen beginnen können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel So fügen Sie zulässige Domains hinzu und überprüfen diese.
Nutzerinformationen aktualisieren
Sie können die Informationen Ihrer Nutzer:innen aktualisieren, indem Sie eine CSV-Datei importieren. Durch den Import dieser CSV-Datei werden alle neuen Daten hinzugefügt oder geänderte Daten aktualisiert.
Sie können mit dieser Methode auch Nutzer:innen zu bestehenden Gruppen oder neuen Gruppen hinzufügen. Mehr zu Ergänzungen von Gruppen erfahren Sie im folgenden Abschnitt Verfügbare Felder für Nutzerinformationen.
Beim Importieren zusätzlicher CSV-Dateien werden die über die Nutzer:innen erfassten Verlaufsdaten nicht gelöscht.
Verfügbare Felder für Nutzerinformationen
Mit der CSV-Dateiimportfunktion können Sie mehrere Nutzer:innen gleichzeitig importieren und Informationen über diese Nutzer:innen hinzufügen.
Weitere Informationen zu den verfügbaren CSV-Feldern finden Sie in der folgenden Tabelle:
Wichtig! Für einen erfolgreichen Import müssen die Kopfzeilenfelder in der CSV-Datei exakt mit den Informationen der Spalte „CSV-Dateifeld“ in der nachstehenden Tabelle „Felder der CSV-Importdatei“ übereinstimmen.
Werden Microsoft Excel-Arbeitsblätter als CSV-Datei exportiert, wird kommagetrennter Text automatisch in Anführungszeichen gesetzt. Prüfen Sie, ob Ihre CSV-Datei den im Folgenden aufgeführten Formatierungsanforderungen entspricht.
Felder der CSV-Importdatei |
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| CSV-Dateifeld | Beschreibung | Formatierungsanforderungen | Zeichenbeschränkung | ||||||||
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Email (Required) |
Geschäftliche E-Mail-Adresse der Nutzer Hinweis: Dieses Feld ist das einzige Pflichtfeld für einen CSV-Dateiimport. |
ihrnutzer@ihredomain.de E-Mail-Domains für private E-Mail-Adressen wie yahoo.de oder gmail.com werden nicht akzeptiert. Die E-Mail-Domain muss mit einer zulässigen Domain in Ihrem Konto übereinstimmen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel So fügen Sie zulässige Domains hinzu und überprüfen diese. |
k. A.
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First Name |
Vorname der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Last Name |
Nachname der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Phone Number |
Geben Sie die Telefonnummer der Nutzer:innen für zusätzliche Funktionen wie z. B. AIDA ein. Diese Angaben sind nicht erforderlich, wenn Sie AIDA nicht verwenden. |
Für Nutzer:innen in den USA muss die Ortsvorwahl angegeben werden. Folgende Formatierungsoptionen sind zulässig:
Für Nutzer:innen außerhalb der USA müssen Telefonnummern gemäß E.164-Richtlinie formatiert sein:
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k. A. |
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Extension |
Durchwahl der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Group |
Über das Feld „Group“ können Sie den:die entsprechende:n Nutzer:in automatisch zu einer neuen oder bereits vorhandenen Gruppen hinzufügen. |
Gruppennamen müssen zwischen 2 und 64 Zeichen lang sein. Wenn Sie eine:n Nutzer:in zu einer bereits vorhandenen Gruppe hinzufügen, muss der Name der vorhandenen Gruppe exakt eingegeben werden. Weitere Informationen zum Feld „Group“ finden Sie im folgenden Abschnitt Verwenden des Felds „Group“. |
2–64 Zeichen |
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|
Location |
Standort der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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|
Division |
Geschäftsbereich der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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|
Manager Name |
Name des Managers der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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|
Manager Email |
E-Mail-Adresse des Managers der Nutzer |
managername@ihredomain.de E-Mail-Domains für private E-Mail-Adressen wie yahoo.de oder gmail.com werden nicht akzeptiert. Die E-Mail-Domain muss mit einer zulässigen Domain in Ihrem Konto übereinstimmen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel So fügen Sie zulässige Domains hinzu und überprüfen diese. |
k. A. |
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|
Employee Number |
Mitarbeiternummer der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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|
Job Title |
Stellenbezeichnung der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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|
Password |
Geben Sie ein optionales Passwort für Ihre Nutzer:innen ein. |
Die Mindestlänge ist abhängig von der in Ihren Kontoeinstellungen festgelegten Mindestlänge für Passwörter. Richten Sie für zusätzliche Sicherheit eine Multi-Faktor-Authentifizierung ein. Hinweis: Ein Passwort sollte nur in Ausnahmefällen hinzugefügt werden. Ihre Nutzer:innen werden zur Eingabe eines eigenen Passworts aufgefordert, wenn sie sich zum ersten Mal bei ihrem Konto anmelden. |
8–128 Zeichen |
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Mobile Number |
Geben Sie die Mobiltelefonnummer der Nutzer:innen für zusätzliche Funktionen wie z. B. AIDA ein. Diese Angaben sind nicht erforderlich, wenn Sie AIDA nicht verwenden. |
Für Nutzer:innen in den USA muss die Ortsvorwahl angegeben werden. Folgende Formatierungsoptionen sind zulässig:
Für Nutzer:innen außerhalb der USA müssen Telefonnummern gemäß E.164-Richtlinie formatiert sein:
|
k. A. |
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Provisioning Managed |
Bei der Verwendung der Nutzerbereitstellung können Sie über dieses Feld einstellen, dass Nutzer:innen von der Nutzerbereitstellung verwaltet werden. Weitere Informationen zur Nutzerbereitstellung finden Sie im Leitfaden für die Konfiguration der Active Directory-Integration (ADI) oder im Leitfaden für die SCIM-Konfiguration. |
FALSE = Nicht von der Nutzerbereitstellung verwaltet. Wenn Ihr Identitätsanbieter Informationen dieses Nutzers bzw. dieser Nutzerin ändert, wirken sich diese Änderungen in der KnowBe4-Konsole nicht auf den oder die Nutzer:in aus. TRUE = Von der Nutzerbereitstellung verwaltet. Wenn Ihr Identitätsanbieter Informationen dieses Nutzers bzw. dieser Nutzerin ändert, werden die Informationen Ihres Nutzers oder Ihrer Nutzerin in der KnowBe4-Konsole automatisch aktualisiert. |
k. A. |
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Date Format |
Vom bzw. von der Nutzer:in gewünschtes Datums- und Uhrzeitformat. Mehr über Datumsformate erfahren Sie in unserem Artikel Ändern des Standardformats für Datum/Uhrzeit. |
1 = Standardformat für Datum/Uhrzeit wird auf MM/TT/JJJJ hh:mm AM/PM (12-Stunden-Format) festgelegt. 2 = Standardformat für Datum/Uhrzeit wird auf TT/MM/JJJJ hh:mm (24-Stunden-Format) festgelegt. |
k. A. |
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Risk Booster |
Fügt einen Risk Booster für die Nutzer:innen hinzu. Weitere Informationen zu Risk Boosters finden Sie in unserem Risk Boosters-Leitfaden. |
Optionen: Niedrig, Normal, Hoch, Höchstes. Alternative Eingaben: Sehr geringes Risiko, Hohes Risiko oder Höchstes Risiko. |
k. A. |
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Organization |
Organisation der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Department |
Abteilung der Nutzer |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Language |
Muttersprache der Nutzer |
Der Eintrag muss jedoch mit den im ModStore aufgeführten Sprachen übereinstimmen. Klicken Sie hier, um eine Liste der verfügbaren Sprachen herunterzuladen. |
k. A. |
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Comment |
Optionaler Kommentar |
k. A. |
0–1024 Zeichen |
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Employee Start Date |
Startdatum der Nutzer |
Folgende Optionen sind zulässig: M/T/JJ – Beispiel: 6/1/18 Wenn Sie keine Uhrzeit angeben, ist der Standardwert dieses Feldes „9:00“. Die Zeitzone entspricht der Standard-Zeitzone in den Kontoeinstellungen. |
k. A. |
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Custom Field 1 Custom Field 2 Custom Field 3 Custom Field 4 |
Sie können bis zu vier benutzerdefinierte Eingabefelder für Ihre Nutzer:innen hinzufügen. |
k. A. |
0–255 Zeichen |
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Custom Date 1 Custom Date 2 |
Sie können bis zu zwei benutzerdefinierte Datumsfelder für Ihre Nutzer:innen hinzufügen. |
Folgende Optionen sind zulässig: M/T/JJ – Beispiel: 6/1/18 Ein benutzerdefiniertes Datum enthält keine Uhrzeit. Wenn Sie jedoch ein Datum in einem der oben aufgeführten Formate importieren, erkennt das System das enthaltene Datum. |
k. A. |
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Time zone |
Zeitzone der Nutzer |
Beispiel:
Klicken Sie hier, um eine Liste aller Zeitzonen im richtigen Format herunterzuladen. Wahlweise können Sie die folgende Zeitzone verwenden. Achten Sie darauf, Klammern zu verwenden: (GMT+12:00) |
k. A. |
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Admin Console Language |
Bevorzugte Sprache der Nutzer:innen für den Zugriff auf die KnowBe4-Administratorkonsole. |
Verwenden Sie einen der Sprachcodes, die in unserem Leitfaden für die Lokalisierung aufgeführt sind. Hinweis: Sie können die Sprachen der Administratorkonsole für Ihre Nutzer:innen manuell, aber nicht kombiniert aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprachen für einzelne Nutzer:innen festlegen in unserem Leitfaden für die Lokalisierung. |
k. A. |
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Phishing Language |
Bevorzugte Sprache der Nutzer:innen für Phishing Security Test-E-Mails. |
Verwenden Sie einen der Sprachcodes, die in unserem Leitfaden für die Lokalisierung aufgeführt sind. |
k. A. |
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Training Language |
Bevorzugte Sprache der Nutzer:innen für Training Content und Benachrichtigungen. |
Verwenden Sie einen der Sprachcodes, die in unserem Leitfaden für die Lokalisierung aufgeführt sind. Hinweis: Sie können die Trainingssprachen für Ihre Nutzer:innen manuell, aber nicht kombiniert aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sprachen für einzelne Nutzer:innen festlegen in unserem Leitfaden für die Lokalisierung. |
k. A. |
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Email Alias |
Alternative E-Mail-Adressen der Nutzer:innen. Über diese E-Mail-Adressen kann eine Anmeldung entweder mithilfe eines Passworts oder über SAML-Single Sign-On erfolgen. Ersetzen Sie die Kopfzeile „Email Alias“ durch „Email Aliases“, um mehrere Aliasse in einer Zeile zu importieren. |
E-Mail-Domains für private E-Mail-Adressen wie yahoo.de oder gmail.com werden nicht akzeptiert. Die E-Mail-Domain muss mit einer zulässigen Domain in Ihrem Konto übereinstimmen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel So fügen Sie zulässige Domains hinzu und überprüfen diese. Bei Verwendung der Kopfzeile „Email Aliases“ müssen die Aliasse durch Kommas getrennt und in Anführungszeichen gesetzt werden. Beispiel: „beispiel1@knowbe4.com,beispiel2@knowbe4.com“. Wenn in einer CSV-Datei sowohl die Kopfzeile „Email Alias“ als auch die Kopfzeile „Email Aliases“ verwendet wird, wird „Email Aliases“ ignoriert. Wenn Sie alle zugewiesenen Aliasse für eine:n Nutzer:in löschen möchten, geben Sie die folgende Syntax in das Feld „Email Alias“ ein: *clear-all-aliases*. Hinweis: Die Funktion zum Löschen aller zugewiesenen Aliasse kann nicht im Feld „E-Mail-Aliasse“ verwendet werden. |
k. A. |
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Verwenden des Felds „Group“
Über das Feld Group können Sie den:die entsprechende:n Nutzer:in automatisch zu einer neuen oder bereits vorhandenen Gruppe hinzufügen. Wenn Sie einen Gruppennamen angeben, der noch nicht vorhanden ist, wird beim Import der CSV-Datei automatisch eine Gruppe erstellt.
Mit Kopieren und Einfügen des ersten Eintrags können Sie eine:n Nutzer:in mehreren Gruppen hinzufügen. Ändern Sie dann das Feld „Group“, um den:die Nutzer:in einer anderen Gruppe zuzuordnen. Dieses Verfahren muss für alle Gruppen wiederholt werden, denen der:die Nutzer:in hinzugefügt werden soll. Um z. B. den:die Nutzer:in fünf Gruppen zuzuordnen, führen Sie diesen in fünf Zeilen der CSV-Datei auf und geben in jeder Zeile eine andere Gruppe an. Alle anderen Informationen bleiben gleich.
Wahlweise können Sie auch mehrere Gruppen in einer einzigen Zeile importieren. Ersetzen Sie die Kopfzeile „Group“ durch „Groups“, um mehrere Gruppen in einer Zeile zu importieren. Bei Verwendung der Kopfzeile „Groups“ müssen die Gruppen durch Kommas getrennt werden. Beispiel: Gruppe1,Gruppe2. Wenn in einer CSV-Datei sowohl die Kopfzeile „Group“ als auch die Kopfzeile „Groups“ verwendet wird, wird „Groups“ ignoriert.
Wenn Sie alle zugewiesenen Gruppen für eine:n Nutzer:in löschen möchten, geben Sie folgende Syntax in das Feld „Group“ des Nutzers oder der Nutzerin ein: *clear-all-groups*.
Hinweis: Es ist nicht möglich, alle zugewiesenen Gruppen im Feld „Groups“ zu löschen.
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